Transformez Gmail en CRM : 5 étapes simples

Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont essentiels pour suivre les interactions avec les clients, gérer les relations commerciales et stocker les informations clients. Mais même s'il existe de nombreuses solutions CRM, les petites entreprises et les indépendants peuvent préférer une approche plus simple et plus rentable.

Utiliser Gmail comme CRM peut être un moyen économique de gérer vos relations clients directement depuis votre boîte de réception.

Voici un guide pratique pour transformer votre compte Gmail en un CRM efficace, ainsi que quelques alternatives.

Comment configurer votre compte Gmail pour une utilisation CRM

Vous vous demandez comment tirer le meilleur parti de votre compte Gmail ? Même s'il ne s'agit pas d'un CRM puissant, il peut tout de même vous aider dans certaines tâches basiques. Nous avons élaboré un guide étape par étape pour vous montrer comment l'utiliser au mieux.

Étape 1 : Organisez votre boîte de réception à l'aide d'étiquettes et de filtres

Utilisez le système d'étiquetage de Gmail pour marquer les e-mails en fonction des noms des clients ou des étapes du processus de vente, telles que « prospect », « en négociation » ou « conclu ». Configurez des filtres pour étiqueter automatiquement les e-mails entrants en fonction de l'expéditeur ou de mots-clés.

Étape 2 : Utilisez un système d'étoiles et de drapeaux

Utilisez le système d'étoiles pour hiérarchiser les interactions urgentes. Par exemple, utilisez une étoile pour les demandes urgentes des clients. Vous pouvez également marquer les e-mails que vous souhaitez consulter ultérieurement si vous êtes en déplacement.

Étape 3 : Améliorer avec Google Contacts

Conservez des archives détaillées dans Google Contacts. Lorsque vous recevez un e-mail, ajoutez l'expéditeur à Google Contacts et ajoutez des notes sur chaque interaction, ce qui peut s'avérer très utile pour maintenir une communication personnalisée. Vous pouvez accéder aux notes en vous rendant dans le profil d'un contact, en cliquant sur « Modifier » en haut à droite et en faisant défiler vers le bas.

Étape 4 : Utilisez les tâches et le calendrier Google

Tirez le meilleur parti de votre compte Google Workspace en utilisant les intégrations Gmail.

• Google Tasks: créez des tâches directement à partir d'e-mails pour assurer le suivi. Cela permet de s'assurer qu'aucune demande ou suivi client n'est oublié.
• Google Agenda: utilisez Google Agenda pour planifier des réunions et des appels directement à partir d'e-mails. Définissez des rappels et invitez vos clients à des événements, afin que toutes les parties prenantes restent informées.

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Étape 5 : Mettez régulièrement à jour et sauvegardez vos coordonnées.

Mettez régulièrement à jour vos coordonnées et vos journaux d'interaction. Pensez également à sauvegarder vos données Gmail afin d'éviter toute perte d'informations importantes.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de Gmail comme CRM

Si vous n'êtes pas prêt à utiliser un logiciel CRM dédié, il existe tout de même certains avantages et inconvénients à tirer le meilleur parti de votre boîte de réception Gmail.

Avantages:

• Faible coût et facile à démarrer.
• Intégration transparente avec les autres services Google.
• Une interface familière qui réduit le temps de formation.

Inconvénients:

• Expérience utilisateur peu intuitive. Rend plus difficile le partage des coordonnées avec votre équipe.
• Il manque certaines fonctionnalités CRM avancées telles que les rapports détaillés et la segmentation de la clientèle.
• Peut devenir encombré s'il n'est pas bien organisé.
• Dépend de l'intégration Gmail tierce pour bénéficier de toutes les fonctionnalités CRM.
  

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Cependant, vous constaterez peut-être qu'il s'agit davantage d'une solution à court terme, en particulier pour les équipes commerciales en pleine croissance comptant entre 20 et 50 personnes qui ont besoin de meilleures fonctionnalités de collaboration.

Gmail est-il un CRM efficace ?

Si votre entreprise n'est pas prête à se développer, utiliser Gmail comme système CRM de base peut être un moyen utile pour vous lancer. Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez envisager cette solution :

1. Rentable: pour les petites entreprises ou les particuliers qui utilisent déjà Gmail, cela n'entraîne aucun coût supplémentaire.
2. Interface familière: la plupart des utilisateurs connaissent déjà l'interface de Gmail, ce qui réduit la courbe d'apprentissage.
3. Intégration: Gmail s'intègre facilement à d'autres applications Google et à de nombreux outils tiers, améliorant ainsi ses fonctionnalités.

Le principal inconvénient de l'adoption d'un système CRM Gmail est de devoir effectuer manuellement des tâches qu'un CRM traditionnel vous aiderait à automatiser, vous faisant ainsi gagner du temps. Cela devient particulièrement difficile pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes qui ont besoin de processus rationalisés et de fonctionnalités de collaboration d'équipe que Gmail ne peut tout simplement pas fournir.

Les 5 meilleurs CRM pour Gmail en 2026 !

Une fois que vous êtes prêt à passer à un tout nouveau système CRM, nous avons sélectionné ci-dessous certains des meilleurs CRM qui peuvent évoluer avec vous sans vous ruiner.

1. folklore

Idéal pour : CRM tout-en-un prenant en charge les utilisateurs Gmail et Microsoft Outlook

Pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes qui souhaitent passer de Gmail à un CRM adapté, folk CRM est la solution idéale. Contrairement aux configurations Gmail de base, folk offre les fonctionnalités de collaboration d'équipe, de gestion du pipeline et d'automatisation dont les équipes commerciales en pleine croissance ont besoin. Il s'intègre parfaitement à Gmail tout en offrant les fonctionnalités avancées dont les équipes ont besoin pour développer efficacement leurs activités. Des équipes commerciales au service client, en passant par le marketing et la collecte de fonds, folk est hautement personnalisable et peut soutenir vos équipes et créer une source unique d'informations à partir de laquelle elles peuvent collaborer. Il peut également prendre en charge plusieurs clients de messagerie.

Caractéristiques principales

• Capturez des contacts : importez des prospects depuis LinkedIn, Instagram et X à l'aide de l'extension folkX.
• Recherche commerciale : Trouvez des adresses e-mail en un clic, identifiez les contacts les plus pertinents et importez les données du site Web de vos prospects grâce à l'IA.
• Communication personnalisée à grande échelle : planifiez vos e-mails et automatisez les séquences.
• Plus de 6 000 intégrations : connectez vos e-mails, votre calendrier, vos plateformes sociales et des milliers d'autres outils.
• Suivi IA : identifiez les meilleurs prospects à suivre en fonction de vos conversations passées grâce à l'IA.

2. NetHunt CRM

Idéal pour : les équipes qui utilisent Gmail et ont besoin de plus d'automatisation et de flexibilité

NetHunt CRM est un CRM natif de Gmail conçu pour les équipes qui souhaitent gérer leurs ventes directement depuis leur boîte de réception. Contrairement aux extensions de barre latérale, NetHunt est entièrement intégré à Gmail, ce qui permet aux utilisateurs de travailler sur des transactions, des contacts, des flux de travail et des tâches sans changer d'outil.

Sa principale force réside dans sa flexibilité : NetHunt offre une automatisation avancée des flux de travail, une personnalisation approfondie des pipelines et des champs, ainsi qu'une prise en charge de la communication multicanale au-delà des e-mails.

Caractéristiques principales

• CRM natif à Gmail: gérez vos transactions, vos contacts, vos tâches et vos flux de travail directement dans Gmail, sans barre latérale.
• Automatisation des flux de travail: créez des automatisations en plusieurs étapes pour le routage des prospects, les suivis, les tâches et les mises à jour du pipeline.
• Hautement personnalisable: pipelines, champs, workflows et logique flexibles qui s'adaptent à vosprocessus‍
• Communication multicanale: capturez et gérez les communications provenant des e-mails, des appels, de WhatsApp, d'Instagram, de Telegram, de Messenger et plus encore dans une seule chronologie client.

3. HubSpot CRM

Idéal pour : forfait gratuit à vie

HubSpot est une solution incontournable pour de nombreuses petites entreprises. Cependant, même s'il s'agit d'un CRM gratuit, certains de ses principaux inconvénients, tels que son incapacité à s'adapter à votre croissance et le temps nécessaire pour comprendre ses outils CRM de base, peuvent être rédhibitoires pour beaucoup.

Caractéristiques principales

• Riche en fonctionnalités :HubSpot fait partie des CRM les plus aboutis du marché. Il dispose donc d'une vaste bibliothèque d'intégrations et de fonctionnalités CRM de base.
• Gestion des contacts : créezdes fiches de contact, enregistrez les activités commerciales et consultez les interactions précédentes. 

• Marketing par e-mail :testez les objets de vos e-mails à l'aide de tests A/B, créez et concevez des campagnes par e-mail à partir de votre CRM. Le centre marketing de Hubspot est probablement l'un des plus appréciés du marché. 
• Accès communautaire : pour obtenirde l'aide et pourtoute question d'ordre général.

4. CRM Copper

Idéal pour : les utilisateurs de Gmail

Copper CRM est un CRM qui s'intègre à votre messagerie Gmail. Il vous offre un flux d'activité en direct de toutes les interactions sur les profils de vos contacts. Ses fonctionnalités de gestion des contacts sont toutefois assez limitées.

Caractéristiques principales

• Automatisation des flux de travail : concevezdes flux de travail pour automatiser les tâches répétitives et recevoir des notifications lorsqu'une action doit être effectuée.
• Gestion des prospects : mettre en placeun processus reproductible de qualification des prospects. 
• Gestion des contacts : classezvos contacts par type.
• Google Workspace CRM : accédezà G Suite grâce à une intégration Google qui suggère des pièces jointes en fonction de l'activité de messagerie.

Conclusion

Même si l'utilisation des outils Google Workspace peut être un moyen économique de répondre à vos besoins CRM de base, nous espérons que cette liste vous aura convaincu qu'il est possible d'intégrer pleinement Gmail à votre CRM sans vous ruiner. Un budget limité ne signifie pas nécessairement un accès restreint aux fonctionnalités qui soutiendront votre équipe et aideront votre entreprise à se développer. Essayez Folk dès aujourd'hui, gratuitement.

Plus de ressources

Que vous soyez débutant ou que vous cherchiez à améliorer votre infrastructure technologique et votre stratégie de développement commercial, nous avons d'autres ressources à vous proposer :

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FAQ

Gmail dispose-t-il d'un CRM intégré ?

Gmail ne comprend pas de CRM natif. Vous pouvez vous en approcher à l'aide d'étiquettes, de filtres, d'étoiles, de Google Contacts, de tâches et de calendrier, ou ajouter une extension. Pour les pipelines, les rapports et le partage en équipe, un CRM dédié est nécessaire.

Comment utiliser Gmail comme un simple CRM ?

Créez des libellés et des filtres basés sur les étapes, marquez les e-mails prioritaires d'une étoile, ajoutez des notes dans Google Contacts, convertissez les e-mails en tâches, planifiez des suivis dans le calendrier et effectuez régulièrement des sauvegardes. Passez en revue les libellés chaque semaine pour garder le système bien organisé.

Gmail est-il un bon CRM pour les petites entreprises ?

Il convient aux entreprises en phase de démarrage ou aux travailleurs indépendants grâce à son faible coût et à sa facilité d'utilisation. Ses limites incluent la faiblesse des rapports, de la segmentation, de l'automatisation et de la collaboration. À mesure que le volume augmente ou que des équipes se forment, passez à un CRM pour gagner du temps et centraliser les données.

Quel est le meilleur CRM pour Gmail ?

Un CRM qui synchronise Gmail et Calendar, centralise les contacts et les transactions, et prend en charge les séquences et l'automatisation est le plus efficace. folk s'intègre à Gmail et s'adapte aussi bien aux utilisateurs individuels qu'aux équipes.