Comment utiliser Gmail comme un CRM

Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont essentiels pour suivre les interactions avec les clients, gérer les relations commerciales et stocker les informations des clients. Mais même s'il existe de nombreuses solutions CRM disponibles, les petites entreprises et les travailleurs indépendants pourraient préférer une approche plus simplifiée et économique.

Utiliser Gmail comme votre CRM peut être un moyen économique de gérer vos relations clients directement depuis votre boîte de réception. Voici un guide pratique sur la façon de transformer votre Gmail en un CRM efficace ainsi que quelques alternatives.

Comment configurer votre Gmail pour une utilisation CRM

Vous vous demandez comment tirer le meilleur parti de votre compte Gmail ? Bien qu'il ne soit pas un CRM puissant, il y a encore certaines choses de base avec lesquelles il peut aider. Nous avons rassemblé un guide étape par étape pour vous montrer comment en tirer le meilleur parti.

Étape 1 : Organisez votre boîte de réception en utilisant des étiquettes et des filtres

Utilisez le système d'étiquetage de Gmail pour marquer les e-mails en fonction des noms des clients ou des étapes du processus de vente telles que prospect, en négociation, conclu. Configurez des filtres pour étiqueter automatiquement les e-mails entrants en fonction de l'expéditeur ou des mots-clés.

Étape 2 : Utilisez un système d'étoiles et de drapeaux

Utilisez le système d'étoiles pour prioriser les interactions urgentes. Par exemple, utilisez une étoile pour les demandes urgentes des clients. Vous pouvez également marquer les e-mails que vous pourriez vouloir revoir plus tard si vous êtes en déplacement.

Étape 3 : Améliorez avec Google Contacts

Tenez des dossiers détaillés dans Google Contacts. Lorsque vous recevez un e-mail, ajoutez l'expéditeur à Google Contacts et incluez des notes sur chaque interaction, ce qui peut être inestimable pour maintenir une communication personnalisée. Vous pouvez accéder aux notes en allant dans le profil d'un contact et en cliquant sur modifier en haut à droite et en faisant défiler vers le bas.

Étape 4 : Utilisez les tâches et le calendrier Google

Tirez le meilleur parti de votre compte Google Workspace en utilisant les intégrations Gmail.

• Google Tasks : Créez des tâches directement à partir des e-mails pour les suivis. Cela peut aider à s'assurer qu'aucune question ou suivi client n'est manqué.
• Google Calendar : Utilisez Google Calendar pour planifier des réunions et des appels directement à partir des e-mails. Définissez des rappels et invitez des clients à des événements, en tenant tous les intervenants informés.

Étape 5 : Mettez régulièrement à jour et sauvegardez vos informations de contact

Mettez régulièrement à jour les informations de contact et les journaux d'interaction. En outre, envisagez de sauvegarder vos données Gmail pour éviter de perdre des informations importantes.

Avantages et inconvénients d'utiliser Gmail comme CRM

Si vous n'êtes pas prêt à utiliser un logiciel CRM dédié, il y a encore des avantages et des inconvénients à tirer le meilleur parti de votre boîte de réception Gmail.

Avantages:

• Coût faible et facile à démarrer.
• Intégration transparente avec d'autres services Google.
• Une interface familière qui réduit le temps de formation.

Inconvénients:

• Expérience utilisateur encombrante. Rend plus difficile le partage des informations de contact avec votre équipe.
• Manque de certaines fonctionnalités CRM avancées comme des rapports détaillés et la segmentation des clients.
• Peut devenir encombré si mal organisé.
• Dépend de l'intégration Gmail tierce pour une fonctionnalité CRM complète.
  

Cependant, vous pourriez constater que cela est plutôt une alternative à court terme.

Gmail est-il efficace en tant que CRM ?

Si votre entreprise n'est pas prête à se développer, utiliser Gmail comme un système CRM de base peut être un moyen utile de vous lancer. Quant aux raisons pour lesquelles vous pourriez le considérer, il y a quelques raisons, y compris :

1. Coût-efficace : Pour les petites entreprises ou les particuliers utilisant déjà Gmail, il n'y a aucun coût supplémentaire impliqué.
2. Interface familière : La plupart des utilisateurs sont déjà familiers avec l'interface de Gmail, ce qui réduit la courbe d'apprentissage.
3. Intégration : Gmail s'intègre facilement avec d'autres applications Google et de nombreux outils tiers, améliorant ainsi la fonctionnalité.

Le principal inconvénient de l'adoption d'un système CRM Gmail est de devoir faire manuellement des tâches qu'un CRM traditionnel vous aidera à automatiser, vous faisant gagner du temps. Nous détaillons davantage les avantages et les inconvénients plus tard.

Systèmes CRM alternatifs

Une fois que vous êtes prêt à passer à un nouveau système CRM flambant neuf, nous avons sélectionné ci-dessous certains des meilleurs CRM qui peuvent évoluer avec vous et qui ne vous ruineront pas.

1. folk

Meilleur pour : CRM tout-en-un qui prend en charge les utilisateurs de Gmail et Microsoft Outlook

En tant que petite entreprise, vous pourriez rechercher un CRM qui peut prendre en charge plusieurs fonctions commerciales pour créer une source de vérité unique et donner un accès facile aux équipes. Des équipes de vente au service client, au marketing et à la collecte de fonds – folk est hautement personnalisable et peut soutenir vos équipes et créer une source de vérité unique pour qu'elles collaborent. Il peut également prendre en charge plusieurs clients de messagerie.

Fonctionnalités clés

• Capture de contacts : Importez des prospects depuis LinkedIn, Instagram et X en utilisant l'extension folkX.
• Recherche de ventes :  Trouvez des emails en 1 clic, identifiez la connexion la plus forte d'un prospect et importez des données depuis le site web de votre prospect avec l'IA.
• Approche personnelle, à grande échelle : Planifiez des emails et automatisez des séquences.
• 6 000+ Intégrations : Connectez vos emails, calendrier, plateformes sociales et des milliers d'autres outils.
• Relances IA : Sachez quels sont les meilleurs prospects à relancer en fonction de vos conversations passées grâce à l'IA.

2. HubSpot CRM

Meilleur pour :  plan gratuit à vie

HubSpot est un choix privilégié pour de nombreuses petites entreprises. Cependant, même s'il s'agit d'un CRM gratuit, certains de ses principaux inconvénients, tels que l'incapacité à évoluer avec vous et le temps nécessaire pour comprendre ses outils CRM de base, peuvent être des obstacles pour beaucoup.

Fonctionnalités clés

• Riche en fonctionnalités : HubSpot est l'un des CRM les plus matures du marché, donc ils disposent d'une vaste bibliothèque d'intégrations et de fonctionnalités CRM de base.
• Gestion des contacts : Créer des fiches de contact, enregistrer les activités de vente et examiner les interactions précédentes. 

• Marketing par e-mail : Tester A/B les lignes de sujet, créer et concevoir des campagnes par e-mail depuis votre CRM. Le hub marketing de Hubspot est probablement l'un des plus appréciés sur le marché. 
• Accès à la communauté : Pour le support et les demandes générales.

3. Copper CRM

Meilleur pour : utilisateurs de Gmail

Copper CRM est un CRM qui vit dans votre hub d'emails Gmail. Attendez-vous à un fil d'activité en direct de chaque interaction sur les profils de vos contacts. Ses fonctionnalités de gestion des contacts sont plutôt limitées.

Fonctionnalités clés

• Automatisation des flux de travail: Concevez des flux de travail pour automatiser les tâches répétitives et recevez des notifications lorsque quelque chose doit être fait.
• Gestion des prospects: Établissez un processus de qualification des prospects répétable. 
• Gestion des contacts: Catégorisez les contacts par type.
• CRM Google workspace: Accédez à G suite grâce à une intégration Google qui suggère des pièces jointes en fonction de l'activité par e-mail.

Conclusion

Bien que l'utilisation des outils Google workspace puisse être une solution économique pour commencer avec des besoins CRM de base, nous espérons que la liste a prouvé qu'intégrer pleinement gmail dans votre CRM est faisable avec un budget. Économique ne signifie pas nécessairement un accès limité aux fonctionnalités qui soutiendront votre équipe et aideront votre entreprise à croître. Essayez folk aujourd'hui, gratuitement.

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