Como usar o Gmail como um CRM

Sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) são essenciais para rastrear interações com clientes, gerenciar relacionamentos comerciais e armazenar informações de clientes. Mas, mesmo que haja muitas soluções de CRM disponíveis, pequenas empresas e freelancers podem preferir uma abordagem mais simplificada e econômica.

Usar o Gmail como seu CRM pode ser uma maneira econômica de gerenciar seus relacionamentos com clientes diretamente da sua caixa de entrada. Aqui está um guia prático sobre como transformar seu Gmail em um CRM eficaz, bem como algumas alternativas.

Como configurar seu Gmail para uso em CRM

Se perguntando como você pode aproveitar ao máximo sua conta do Gmail? Embora não seja um CRM poderoso, ainda há algumas coisas básicas com as quais ele pode ajudar. Reunimos um guia passo a passo para mostrar como aproveitar ao máximo.

Passo 1: Organize sua caixa de entrada usando etiquetas e filtros

Use o sistema de etiquetagem do Gmail para marcar e-mails com base nos nomes dos clientes ou etapas no processo de vendas, como lead, em negociação, fechado. Configure filtros para etiquetar automaticamente e-mails recebidos com base no remetente ou palavras-chave.

Passo 2: Use um sistema de estrelas e bandeiras

Use o sistema de estrelas para priorizar interações urgentes. Por exemplo, use uma estrela para solicitações urgentes de clientes. Você também pode sinalizar e-mails que pode querer revisar mais tarde se estiver em movimento.

Passo 3: Aprimore com Google Contacts

Mantenha registros detalhados no Google Contacts. Quando você receber um e-mail, adicione o remetente ao Google Contacts e inclua notas sobre cada interação, que podem ser inestimáveis para manter uma comunicação personalizada. Você pode acessar as notas entrando no perfil de um contato e clicando em editar no canto superior direito e rolando para baixo.

Passo 4: Utilize as tarefas e o Calendário do Google

Aproveite ao máximo sua conta do Google Workspace utilizando integrações do Gmail.

• Tarefas do Google: Crie tarefas diretamente de e-mails para acompanhamentos. Isso pode ajudar a garantir que nenhuma consulta ou acompanhamento de cliente seja perdido.
• Calendário do Google: Utilize o Calendário do Google para agendar reuniões e chamadas diretamente de e-mails. Defina lembretes e convide clientes para eventos, mantendo todos os interessados informados.

Passo 5: Atualize e faça backup regularmente de suas informações de contato

Atualize regularmente as informações de contato e os registros de interação. Além disso, considere fazer backup dos seus dados do Gmail para evitar perder informações importantes.

Prós e contras de usar o Gmail como um CRM

Se você não está pronto para usar um software de CRM dedicado, ainda há alguns prós e contras em aproveitar ao máximo sua caixa de entrada do Gmail.

Prós:

• Baixo custo e fácil de começar.
• Integração perfeita com outros serviços do Google.
• Uma interface familiar que reduz o tempo de treinamento.

Contras:

• Experiência do usuário desajeitada. Torna mais difícil compartilhar informações de contato com sua equipe.
• Falta algumas funcionalidades avançadas de CRM, como relatórios detalhados e segmentação de clientes.
• Pode ficar desorganizado se não for bem organizado.
• Dependente da integração com o Gmail de terceiros para funcionalidade completa de CRM.
  

No entanto, você pode achar que isso é mais uma alternativa de curto prazo.

O Gmail é eficaz como CRM?

Se o seu negócio não está pronto para escalar, usar o Gmail como um sistema CRM básico pode ser uma maneira útil de começar. Quanto ao motivo pelo qual você pode considerá-lo, há algumas razões, incluindo:

1. Custo-efetivo: Para pequenas empresas ou indivíduos que já usam o Gmail, não há custo adicional envolvido.
2. Interface Familiar: A maioria dos usuários já está familiarizada com a interface do Gmail, reduzindo a curva de aprendizado.
3. Integração: O Gmail se integra facilmente com outros aplicativos do Google e muitas ferramentas de terceiros, aumentando a funcionalidade.

A principal desvantagem de adotar um sistema CRM no Gmail é ter que fazer manualmente coisas que um CRM tradicional ajudaria a automatizar, economizando tempo. Vamos entrar em mais detalhes sobre os prós e contras mais adiante.

Sistemas de CRM alternativos

Uma vez que você esteja pronto para atualizar para um novo sistema de CRM brilhante, selecionamos alguns dos melhores CRMs abaixo que podem escalar com você e não vão quebrar o banco.

1. folk

Melhor para: CRM tudo-em-um que suporta usuários do Gmail e Microsoft Outlook

Como uma pequena empresa, você pode estar procurando um CRM que possa suportar múltiplas funções de negócios para criar uma única fonte de verdade e dar fácil acesso às equipes. Desde equipes de vendas até atendimento ao cliente, marketing e captação de recursos – folk é altamente personalizável e pode apoiar suas equipes e criar uma única fonte de verdade para que elas colaborem. Ele também pode suportar múltiplos clientes de e-mail.

Principais recursos

• Capturar contatos: Importar leads do LinkedIn, Instagram e X usando a extensão folkX.
• Pesquisa de vendas:  Encontre e-mails com 1 clique, identifique a conexão mais forte de um lead e importe dados do site do seu prospect com IA.
• Contato pessoal, em escala: Agende e-mails e automatize sequências.
• 6.000+ Integrações: Conecte seus e-mails, calendário, plataformas sociais e milhares de outras ferramentas.
• Acompanhamentos com IA: Conheça os melhores leads para acompanhamento com base em suas conversas anteriores usando IA.

2. HubSpot CRM

Melhor para:  plano gratuito para sempre

HubSpot é uma opção para muitas pequenas empresas. No entanto, embora seja um CRM gratuito, algumas de suas principais desvantagens, como a incapacidade de escalar com você e o tempo que leva para entender suas ferramentas básicas de CRM, podem ser um fator decisivo para muitos.

Principais características

• Rico em recursos: O HubSpot está entre os CRMs mais maduros do mercado, portanto, possui uma vasta biblioteca de integrações e recursos básicos de CRM.
• Gerenciamento de Contatos: Crie registros de contatos, registre atividades de vendas e revise interações anteriores. 

• Marketing por e-mail: Teste A/B linhas de assunto, crie e desenhe campanhas de e-mail a partir do seu CRM. O hub de marketing do Hubspot é provavelmente um dos mais apreciados no mercado. 
• Acesso à comunidade: Para suporte e consultas gerais.

3. Copper CRM

Melhor para: usuários do Gmail

O Copper CRM é um CRM que vive no hub de e-mails do seu Gmail. Espere um feed de atividade ao vivo de cada interação nos perfis dos seus contatos. Seus recursos de gerenciamento de contatos são bastante limitados.

Principais características

• Automação de fluxo de trabalho: Desenhe fluxos de trabalho para automatizar tarefas repetitivas e receba notificações quando algo precisar ser feito.
• Gerenciamento de leads: Construa um processo de qualificação de leads repetível. 
• Gerenciamento de contatos: Categorize contatos por tipo.
• CRM do Google workspace: Tenha acesso ao G suite através de uma integração do Google que sugere anexos de arquivos com base na atividade de e-mail.

Conclusão

Embora usar as ferramentas do Google workspace possa ser uma maneira econômica de começar com necessidades básicas de CRM, esperamos que a lista tenha provado que integrar completamente o gmail ao seu CRM é viável com um orçamento. Ser econômico não precisa significar acesso limitado às funcionalidades que apoiarão sua equipe e ajudarão seu negócio a crescer. Experimente folk hoje, grátis.

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