Finalmente, o Outlook CRM que precisava

Não. O Outlook é um cliente de e-mail, calendário e contactos — armazena mensagens e registos de contactos, mas não dispõe de fases do funil de vendas, acompanhamento de negócios, pontuação de leads nem relatórios. Algumas pessoas utilizam-no como se fosse um CRM, atribuindo etiquetas a e-mails e pastas, mas essa abordagem deixa de funcionar quando o número de contactos ultrapassa um pequeno número, uma vez que não existe uma visualização partilhada pela equipa, nem automatização, nem um modelo de dados estruturado para um «negócio» ou «fase da relação».

É possível improvisar durante algum tempo — pastas categorizadas, e-mails marcados, grupos de contactos —, mas isso não funciona para mais do que uma pessoa ou um pequeno número de contactos. Não há forma de acompanhar as fases dos negócios, registar o resultado de uma chamada, atribuir tarefas de acompanhamento aos colegas de equipa ou ver um histórico partilhado de quem falou com quem. A maioria das equipas ultrapassa os limites desta abordagem poucas semanas depois de adicionar uma segunda pessoa ao processo de vendas.

O Outlook CRM é uma ferramenta de gestão de relações com os clientes que se sincroniza com a sua caixa de entrada, calendário e contactos do Outlook, integrando a gestão do pipeline, o acompanhamento de negócios e a colaboração em equipa nas mensagens de e-mail e reuniões que já tem. Em vez de substituir o Outlook, transforma a atividade existente na sua caixa de entrada em dados de CRM estruturados e partilháveis — registando automaticamente as mensagens de e-mail e as reuniões associadas ao contacto ou negócio correto.

Depende da dimensão e da complexidade da equipa. As equipas empresariais que necessitam de personalização avançada e governança costumam recorrer a Salesforce; já as equipas de pequenas e médias empresas que procuram algo leve, rápido de configurar e construído em torno das relações existentes no Outlook (em vez de uma estrutura pesada de operações de vendas) utilizam ferramentas como folk. Se a sua equipa tiver menos de cerca de 20 pessoas e pretender que esteja operacional no mesmo dia sem a necessidade de um administrador de sistemas, uma opção leve supera uma plataforma empresarial em termos de tempo de configuração e adoção.

Já não é assim. A Microsoft lançou uma ferramenta integrada chamada Outlook Customer Manager para utilizadores de pequenas empresas, mas retirou-a do mercado em 2019 e orientou os utilizadores para alternativas de terceiros. Desde então, o Outlook tem-se mantido como uma ferramenta de comunicação, e qualquer funcionalidade de CRM tem de provir de uma aplicação conectada.

folk liga-se diretamente à sua conta do Outlook para sincronizar contactos, eventos do calendário e conversas de e-mail em ambos os sentidos. Os e-mails e as reuniões são automaticamente registados junto do contacto ou negócio correspondente, sem necessidade de introdução manual de dados, e a sincronização é atualizada em tempo real; assim, se adicionar ou atualizar um contacto n folk , a alteração reflete-se no Outlook.