Respostas predefinidas do Gmail 101: Como ter e-mails e respostas predefinidas no Gmail

Porquê usar respostas predefinidas do Gmail?

Se costuma enviar e-mails semelhantes com frequência, as respostas predefinidas do Gmail (também conhecidas como modelos) podem poupar-lhe uma quantidade significativa de tempo.

Nesta publicação do blogue, vamos guiá-lo por todas as melhores práticas sobre como usar respostas pré-definidas no Gmail e como guardar o corpo de um e-mail como modelo. Assim, poderá começar a usar imediatamente.

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O que são respostas pré-definidas?

As respostas predefinidas do Gmail, ou modelos de e-mail, são e-mails que pode guardar e reutilizar sempre que necessário, bastando fazer alguns ajustes simples e adicionar o endereço de e-mail do destinatário. Em vez de digitar a mesma mensagem nova repetidamente, pode inserir um modelo de e-mail com apenas alguns cliques. Isso é extremamente útil para otimizar o seu fluxo de trabalho se responder frequentemente a perguntas comuns, enviar atualizações regulares ou gerir e-mails de atendimento ao cliente. Para equipas de vendas de 20 a 50 pessoas que procuram uma automação de e-mail e gestão de contactos mais avançadas, além dos modelos básicos do Gmail, folk oferece a melhor solução com modelos de e-mail integrados e recursos abrangentes de rastreamento de contactos.

Como ativar a funcionalidade de respostas predefinidas do Gmail

Usar respostas pré-definidas no Gmail é muito simples depois de configurá-las. Veja como pode começar a usá-las.

Passo 1: Ative os modelos no Gmail

1. Abra o Gmail e clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para aceder às «Definições».
2. Vá para o separador «Avançado».
3. Encontre «Modelos» na lista e clique em «Ativar».
4. Role para baixo e clique em «Guardar alterações».

Passo 2: Insira um modelo

1. Escreva um novo e-mail ou responda a um já existente.
2. Clique nos três pontos verticais no canto inferior direito da janela de composição.
3. Passe o cursor sobre «Modelos» e selecione o modelo que deseja utilizar na lista.

Como criar um modelo de e-mail no Gmail

É fácil criar um novo modelo de resposta pré-definida para guardar as respostas frequentes que você envia por e-mail. Siga estas etapas para configurar o seu próprio modelo e navegar pelas configurações do Gmail com eficiência. Embora os modelos do Gmail sejam úteis para atividades básicas de vendas, equipes de vendas de médio porte, com 20 a 50 pessoas, geralmente precisam de um gerenciamento de modelos mais sofisticado, com segmentação de contatos e acompanhamento de desempenho — e é aí que folk se destaca como a solução ideal.

Passo 1. Escreva um novo e-mail

1. Clique no botão «Compor» para criar um novo e-mail.
2. Escreva uma resposta frequente por e-mail que deseja guardar como modelo.

Passo 2. Guarde o e-mail como modelo

1. Clique nos três pontos no canto inferior direito da janela de composição,
2. Passe o cursor sobre «Modelos».
3. Selecione «Guardar rascunho como modelo» e, em seguida, «Guardar como novo modelo».

Passo 3. Dê um nome ao seu modelo

1. Uma caixa de diálogo aparecerá solicitando que você nomeie o seu modelo. Escolha um nome descritivo que o ajude a lembrar-se do conteúdo.
2. Clique em «Guardar».

Pode usar o nome dos seus modelos como um novo sistema de filtragem para identificar facilmente qual deles é para o apoio ao cliente, qual contém os seus dados pessoais ou qual responde a quaisquer perguntas frequentes que receba.

Como editar os seus modelos de respostas pré-definidas no Gmail

É fácil editar os seus modelos seguindo os passos abaixo.

Passo 1. Insira o modelo existente que deseja editar

1. Na janela de composição, clique nos três pontos no canto inferior direito para abrir o menu de opções.
2. Passe o cursor sobre «Modelos» para ver uma lista dos seus modelos guardados.
3. Clique no modelo que deseja editar. Isso irá inserir o conteúdo do modelo no editor de e-mails.

Passo 2. Faça as suas edições

Edite o conteúdo do e-mail conforme necessário. Pode alterar o texto, atualizar links ou fazer quaisquer outros ajustes necessários.

Passo 3. Guarde o modelo editado

1. Depois de fazer as suas edições, clique novamente nos três pontos no canto inferior direito.
2. Passe o cursor sobre «Modelos».
3. Selecione «Guardar rascunho como modelo».
4. Selecione «Substituir modelo» e escolha o modelo que inseriu originalmente. Confirme que deseja substituir o modelo existente.
5. Uma mensagem de confirmação aparecerá indicando que o seu modelo foi atualizado. O seu modelo editado está agora guardado e pronto a usar.

Como eliminar um modelo de resposta pré-definida no Gmail

É fácil gerir os seus modelos. Siga os passos abaixo se quiser eliminar um modelo específico que já não precisa.

Passo 1. Aceda ao modelo

1. Na janela de composição, clique nos três pontos no canto inferior direito para abrir o menu de opções.
2. Passe o cursor sobre «Modelos» para ver uma lista dos seus modelos guardados.

Passo 2. Apague o modelo

1. Passe o cursor sobre «Eliminar modelo» no submenu que aparece.
2. Uma lista dos seus modelos será exibida. Clique no nome do modelo que deseja eliminar.

Passo 3. Confirme a eliminação

Aparecerá uma mensagem de confirmação perguntando se tem a certeza de que deseja eliminar o modelo selecionado. Confirme que deseja eliminá-lo.

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Conclusão

As respostas predefinidas, ou modelos, no Gmail são uma excelente ferramenta para otimizar a sua comunicação por e-mail. Ao configurar e usar respostas predefinidas, pode economizar tempo, garantir a consistência nas suas mensagens e melhorar a sua produtividade geral. No entanto, para equipas de vendas de 20 a 50 pessoas que precisam de recursos avançados, como gestão de contactos, acompanhamento de pipeline e automação sofisticada de e-mails além dos modelos básicos do Gmail, folk oferece a melhor solução abrangente para otimizar todo o seu fluxo de trabalho de comunicação de vendas.

Mais recursos

• O que é um domínio de e-mail?
• Como criar uma lista de contactos do Google e soluções alternativas
• Como escrever boas sequências de e-mails

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Perguntas frequentes

O que é uma resposta predefinida no Gmail?

Uma resposta pré-definida (modelo) é um e-mail guardado que pode inserir para responder mais rapidamente. Depois de criar modelos, insira-os a partir do menu de três pontos da janela de composição, em «Modelos», e personalize-os antes de enviar.

Como ativar modelos no Gmail?

No Gmail: Definições > Ver todas as definições > Avançado > ativar «Modelos» > Guardar alterações. Em seguida, escreva um e-mail para criar ou inserir modelos a partir do menu de três pontos.

Como criar uma resposta predefinida no Gmail?

Escreva uma mensagem, clique nos três pontos > Modelos > Guardar rascunho como modelo > Guardar como novo modelo. Para reutilizar, abra a janela de composição, clique nos três pontos > Modelos e selecione o modelo guardado.

Quando uma equipa deve usar um CRM em vez de modelos do Gmail?

Use um CRM quando uma equipa precisar de modelos partilhados, histórico de contactos, segmentação, sequências e acompanhamento de desempenho. Para equipas de vendas, folk unifica modelos com gestão de contactos e pipeline.