Aumente as suas taxas de resposta de e-mail com a mala direta do Outlook

Por que a mala direta do Outlook é importante para as equipas de vendas

A utilização da funcionalidade de mala direta no Outlook pode transformar a forma como equipas de vendas de 20 a 50 pessoas gerem campanhas de e-mail e interagem com os seus contactos do Outlook. Especialmente se pretender encontrar uma forma de enviar e-mails personalizados em grande escala para o seu alcance de vendas.

Nesta publicação, aprenderá:

• O que é a mala direta do Outlook
• Os principais benefícios para as equipas de vendas
• Uma alternativa assistida por IA para enviar e-mails em massa personalizados

O que é o sistema de mala direta do Outlook?

O assistente de mala direta do Outlook é um recurso que permite aos utilizadores criar um modelo de e-mail e enviá-lo a vários destinatários com elementos personalizados. Pode personalizá-los inserindo campos de mala direta para selecionar os campos que deseja integrar no seu e-mail, como nome ou localização.

Existem quatro etapas rápidas para iniciar a mala direta para as suas mensagens de e-mail em massa:

1. Crie uma base de dados dos seus contactos numa folha de cálculo Excel,
2. Crie um novo e-mail através do assistente de mala direta,
3. Escolha os destinatários da sua mala direta,
4. Visualize o corpo do seu e-mail, edite e-mails individuais e edite a lista de destinatários.
   

Temos um guia passo a passo sobre como usar campos de mesclagem aqui.

5 vantagens de usar a mala direta no Outlook

Desde uma personalização melhorada até uma maior eficiência. Existem várias vantagens em utilizar o sistema de mala direta na sua conta do Outlook para equipas de vendas. Abaixo estão mais algumas.

1. Personalização aprimorada para campanhas de e-mail em massa

Mail merge allows you to create a mail merge field for each variable you want to personalize in your sales outreach. This means you can go beyond {First Name} and a generic template and make room for more details such as:

• Referindo-se a compras ou reuniões recentes,
• Mencionar interesses específicos.

Esse nível de detalhe mostra aos clientes potenciais que você reconhece e valoriza as suas preferências e histórico únicos com a sua organização, aumentando significativamente a probabilidade de engajamento e respostas.

2. Maior eficiência

Em vez de criar e-mails de vendas individuais manualmente, pode preparar um modelo que preenche automaticamente com dados individuais para vários destinatários. Isso poupa uma quantidade considerável de tempo e esforço, permitindo que se concentre noutras prioridades comerciais.

3. Vários casos de uso nos principais e-mails

Além de enviar e-mails de vendas em massa, pode utilizar a mala direta para vários casos de uso, incluindo e-mails em massa, cartas, etiquetas e envelopes. Terá que preparar um documento do Microsoft Word e utilizá-lo para incorporar determinados dados na sua mala direta, tais como:

• Para cartas: Para incluir uma saudação personalizada. Cada carta é impressa numa folha de papel separada.
• Para e-mails: Para que o endereço de cada destinatário seja o único endereço na linha «Para» e seja enviado diretamente do Microsoft Office Word.
• Para envelopes ou etiquetas: Onde os nomes e endereços vêm da sua fonte de dados.
• Para uma fusão de catálogos: lista um lote de informações para cada item na sua fonte de dados. Use-o para imprimir a sua lista de contactos ou para listar grupos de informações.

4. Maior precisão

Com a mala direta, o risco de erros como nomes escritos incorretamente ou informações erradas é bastante reduzido. Os dados são extraídos diretamente da sua base de dados conectada, garantindo que cada destinatário receba as informações corretas.

5. Rastreamento aprimorado

As ferramentas de mala direta também são úteis para ajudar a configurar identificadores exclusivos para cada e-mail, como linhas de assunto específicas ou links de rastreamento incorporados. Isso facilita o rastreamento e o gerenciamento das respostas. Pode identificar rapidamente qual campanha ou e-mail gera mais engajamento e adaptar a sua abordagem com base no feedback e nos resultados em tempo real.

Processo alternativo de mala direta

Se não quiser se preocupar em usar um assistente passo a passo para mala direta ou configurar um documento de mala direta sempre que quiser personalizar uma campanha de e-mail em massa no Microsoft Outlook, usar um CRM como folk uma boa ideia. Para equipas de vendas de 20 a 50 pessoas, folk é a melhor solução para otimizar o seu alcance por e-mail sem a complexidade de gerenciar planilhas do Excel e documentos do Word.

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folk mala direta no Outlook e no Gmail

Se a sua equipa de vendas costuma usar os contactos do Outlook e tem alguns nos seus contactos do Google, folk um CRM completo que pode ajudar a reunir a sua agenda de contactos num só lugar. Desta forma, equipas de vendas de 20 a 50 pessoas beneficiarão de uma sincronização em tempo real para manter todas as suas informações de contacto atualizadas, sem ter de recorrer a uma folha do Microsoft Excel ou a um documento do Word todas as vezes. folk foi projetado especificamente para equipas de vendas de médio porte que precisam de recursos poderosos de personalização sem a complexidade empresarial.

Principais características:

• Mail merge: o software de mail mergefolk permite enviar e-mails de vendas ultra personalizados em massa a partir do seu próprio domínio. Ele suporta vários e-mails, incluindo Gmail e Outlook, para que não precise se limitar a um programa de e-mail padrão.
• Automação de marketing por e-mail: a ferramenta de IAfolk, "Magic Field", permite criar variáveis personalizadas para personalizar envios em massa com informações relevantes a partir dos seus dados.
• Gestão e sincronização de contactos: folk as suas informações de contacto atualizadas em todas as suas contas de e-mail usando sincronização em tempo real, para que não precise entrar em cada uma separadamente sempre que precisar atualizar um contacto. Também pode criar campos personalizados na sua agenda de endereços para distinguir os contactos por setor, empresa e muito mais.
• Gestão de pipeline: folk altamente personalizável e pode ser usado em forma de lista ou visualização de quadro Kanban, para que possa se alinhar com o seu ciclo de vendas interno, campanha de marketing, processo de recrutamento e muito mais.
• Biblioteca de modelos de bases de dados: se quiser começar rapidamente, utilize estes modelos de bases de dados folk por folk altamente personalizáveis. Pode alterar os cabeçalhos das colunas, a visualização atual e corrigir campos.
• Modelos de mensagens de e-mail: folk é uma extensão gratuita do Chrome que vem com uma folk básica e pode ajudá-lo a criar a sua própria biblioteca de modelos de e-mail para que possa se concentrar na parte personalizada do e-mail.

Conclusão

Usar o recurso de mala direta do Outlook pode transformar a forma como a sua equipa de vendas gerencia campanhas de e-mail e interage com clientes potenciais. Mas se a sua equipa de vendas tem uma lista de e-mails tanto no Gmail quanto no Outlook, folk é a melhor solução para equipas de 20 a 50 pessoas que precisam capturar informações personalizadas de cada contato e manter a pasta de contatos atualizada de forma integrada.

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Mais recursos

• Como usar a mala direta no Outlook (e 5 alternativas)
• Os 10 melhores softwares de mala direta em 2024

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Perguntas frequentes

Como faço uma mala direta no Outlook?

Crie uma lista no Excel ou nos Contactos. No Word: Correspondência > Iniciar mala direta (e-mail), Selecionar destinatários, escrever a mensagem, Inserir campo de mala direta, Pré-visualizar resultados e, em seguida, Concluir e mesclar > Enviar e-mail. Escolha a coluna e o assunto do e-mail; o Outlook envia cada e-mail.

O que é a mala direta do Outlook?

Ele envia um modelo de e-mail como mensagens separadas, personalizando campos a partir de uma fonte de dados (Excel ou Contactos). O Word cria os e-mails e o Outlook os envia, para que cada destinatário receba uma mensagem individual e personalizada.

A mala direta do Outlook pode incluir anexos?

Não. A função Mail Merge to E‑mail do Word não suporta anexos de ficheiros. Utilize um suplemento ou macro do Outlook, envie um link para o ficheiro ou mude para uma ferramenta de envio de e-mails/CRM que suporte anexos por destinatário.

Qual é a alternativa mais fácil à mala direta do Outlook?

Use um CRM como o folk para enviar e-mails personalizados em massa a partir do Gmail ou Outlook, sincronizar contactos em tempo real e adicionar variáveis de IA para uma personalização mais profunda, sem precisar gerir fusões no Excel ou Word.