Já sentiu que enviar e-mails em massa é uma tarefa interminável? Copiar e colar, rastrear respostas e evitar confusões: é uma receita para perder tempo.

É aí que mail merge muda o jogo. Com o Outlook, você pode enviar e-mails personalizados em massa, sem o caos. Chega de trabalho manual, chega de erros.

Descubra o tutorial passo a passo sobre como fazer mail merge no Outlook, além de cinco ferramentas alternativas que podem atender ainda melhor às suas necessidades.

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O que é Mala Direta no Outlook?

A mala direta no Outlook permite que você envie e-mails em massa personalizados sem copiar e colar manualmente.

Ela extrai dados de uma lista de contatos (Excel, Word ou Contatos do Outlook) e insere nomes, endereços ou outros detalhes em cada e-mail. Isso economiza tempo e garante que cada mensagem pareça personalizada.

Como usar a Mala Direta no Outlook: 4 Passos Fáceis!

A mala direta do Outlook é um recurso para enviar mensagens de email personalizadas para todos na sua lista.

Passo 1: Prepare seus dados para mala direta do Outlook

Se você deseja enviar e-mails personalizados para vários destinatários, primeiro precisa ter um banco de dados de seus contatos em formato Excel.

Certifique-se de que cada categoria, como nome, endereço de e-mail, localização e mais, esteja correta e categorizada em colunas separadas.

Passo 2: Iniciar um Novo Email

Para acessar o assistente de mala direta no Outlook, você precisa iniciar um novo email em branco:

1. Clique em “Novo Email” na guia Início.
2. Vá para o menu da faixa de opções.
3. Clique em “Correspondências”.
4. Selecione “Iniciar mala direta”.
5. Escolha “Mensagens de e-mail”.

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Etapa 3: Insira os campos que você deseja mesclar no outlook

1. Clique em “Selecionar Destinatários” para escolher seu catálogo de endereços.
2. Na guia Correspondências, clique em “Inserir Campo de Mesclagem” para selecionar os campos que você deseja integrar ao seu e-mail, como nome ou localização.

Agora é possível começar a criar mensagens com variáveis. Ao clicar em Linhas de Saudação, você pode adicionar Linhas de Saudação a um documento.

O campo de formatação permite que você insira qualquer texto que desejar!

Passo 4: Visualizar e Finalizar

1. Visualize seus e-mails clicando em “Visualizar Resultados”.

Isso lhe dará uma amostra de como seus e-mails aparecerão uma vez que forem enviados.

1. Clique em “Finalizar & Mesclar” quando você terminar de visualizar e revisar todos os campos.

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Limites do envio de e-mails em mala direta do Outlook

Embora seja muito útil, a mala direta do Outlook tem várias limitações:

• Sem análises, rastreamento ou forma de ver quais destinatários abriram, clicaram ou responderam
• É compatível apenas com endereços de e-mail do Outlook e não pode ser usada com contas do Gmail
• É limitada ao uso individual, o que significa que os resultados não podem ser compartilhados com outros colegas de equipe e, portanto, não é colaborativa
• A experiência do usuário é desatualizada e complicada
• Você deve alternar entre três aplicativos diferentes (Microsoft Word, Excel e Outlook) para enviar e-mails mesclados
• Você precisará optar por uma assinatura do Office 365 (que começa em $12,50/usuário por mês para uso comercial) ou usar versões proprietárias do software ($249,99 para um computador) para usar a mala direta do Outlook

Por que usar mala direta no Outlook?

A personalização é fundamental quando se trata de marketing por e-mail. Ao usar ferramentas de mala direta e variáveis como [firstname], [lastname], [companyname] e [jobtitle], podemos criar mensagens personalizadas e direcionadas que fazem o destinatário se sentir especial e valorizado.

Quando um e-mail parece personalizado, é mais provável que chame a atenção do leitor e o incentive a interagir com o conteúdo. Isso pode levar a taxas de abertura mais altas, taxas de cliques e, em última análise, mais conversões.

Se você deseja levar seu marketing por e-mail para o próximo nível, considere usar ferramentas de mala direta e variáveis de personalização para criar campanhas mais eficazes e envolventes.

As Melhores Ferramentas de Mala Direta para Outlook

Existem várias ferramentas de mala direta para Outlook que você pode usar. As mais populares são Gmass, folk, Yamm, Mixmax e Streak.

folk

⭐⭐⭐⭐⭐

folk é um sistema de CRM simples com uma ferramenta de mala direta incorporada.

Principais características

• Sincronização de contatos, para que você possa importar contatos de qualquer fonte, como Gmail, Microsoft Outlook, LinkedIn, Twitter, arquivos csv, integrações personalizadas, ou qualquer outra fonte de dados
• Enriquecimento de contatos, que preenche informações de contato faltantes em instantes
• Organizar listas de contatos, criar grupos de contatos para categorizá-los da sua maneira
• Suporte de IA, crie campos personalizados, como um quebra-gelo, linha de saudação, uma linha de assunto personalizada, ou qualquer outra coisa que você precisar, gerada em segundos com IA
• Gerenciamento de pipeline, crie pipelines personalizados a partir de uma lista existente de contatos
• Email marketing, use a função de mala direta para acessar todos os seus contatos e criar sequências de e-mails
• Rastrear interações sincronizadas (como mensagens de e-mail ou eventos de calendário) diretamente no folk
• Colaboração em equipe, construa sobre as anotações uns dos outros para criar uma única fonte de verdade em sua equipe, defina lembretes, veja as últimas interações e mais

Para mala direta, ao personalizar seu e-mail no folk, é muito fácil inserir campos variáveis, como mostrado na imagem abaixo

Utilize o recurso de IA do folk, Magic Field, para ir além de apenas usar um primeiro nome. Aproveite os dados que você tem sobre seus contatos para personalizar mensagens.

Obtenha o contexto completo de cada contato para facilitar o envio de malas diretas personalizadas. Rastreie interações, incluindo e-mails, eventos de calendário e outros detalhes que você adicionar manualmente.

É também fácil rastrear os resultados das campanhas visualizando taxas de abertura, cliques e rejeições.

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Prós

• Interface fácil de usar (semelhante ao Notion)
• Pode encontrar endereços de e-mail faltantes rapidamente com enriquecimento
• Oferece um plano gratuito sem limite de tempo
• Integra-se com Outlook e Gmail
• Oferece análises detalhadas sobre aberturas e cliques de e-mail
• Colaborativo, adequado para equipes ou usuários individuais
• Integrado a um CRM que inclui gerenciamento de pipeline, rastreamento de e-mails, lembretes, notas e mais
• Recurso de IA chamado ‘Magic Field’ ajuda você a escrever e-mails personalizados mais rápido
• Desduplicação automática de contatos 
• Automatizar tarefas manuais, como agrupar contatos
• Novo recurso de sequência de e-mail

Contras

• Créditos limitados para o plano gratuito

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Gmass

⭐⭐⭐

Gmass é uma ferramenta de marketing por email que permite enviar emails em massa personalizados com facilidade. Possui uma interface amigável e integra-se facilmente com o Gmail, mas não tem integração com o Outlook.

Principais características

• Transforma o Gmail em uma plataforma de marketing por email e email frio
• Teste AB
• Personalização de mala direta com Google Sheets

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Prós

• Interface fácil de usar
• Pode enviar mesclagens de e-mail personalizadas
• Pode rastrear aberturas e cliques de e-mail
• Suporta o envio de e-mails de acompanhamento
• Tem um plano de preços acessível

Contras

• Integração limitada com outras plataformas
• Sem funcionalidade de CRM integrada

Yamm

⭐⭐⭐

Yamm (Yet Another Mail Merge) é uma ferramenta de mala direta para Gmail que permite enviar e-mails personalizados em massa. É uma excelente ferramenta para empresas que buscam otimizar seu processo de envio de e-mails.

Principais características

• Enviar com um alias, cc e bcc
• Criar pesquisas por e-mail, como enquetes simples que os destinatários podem responder diretamente da caixa de entrada
• Biblioteca de templates, incluindo templates prontos para uso e e-mails HTML avançados

Prós

• Integra-se com o Google Sheets
• Envia e-mails personalizados
• Pode rastrear aberturas e cliques de e-mail
• Oferece um plano gratuito

Contras

• Integrações limitadas com outras plataformas
• O plano gratuito tem recursos limitados
• Requer uma conta do Google para usar
• Sem mala direta do Outlook
• Interface desajeitada

Mixmax

⭐⭐⭐⭐

Mixmax é uma ferramenta de rastreamento e automação de e-mails que se integra ao Gmail. Oferece uma ampla gama de recursos, como agendamento de e-mails, seguimentos automatizados e integração com CRM.

Principais características:

• Foco em vendas e sucesso do cliente
• A integração com Salesforce permite que você crie um gatilho que atualiza o Salesforce sem entrada de dados

Prós

• Integra-se com CRMs populares
• Envia e-mails personalizados
• Pode rastrear aberturas e cliques de e-mails
• Oferece um plano gratuito

Contras

• Integrações limitadas com outras plataformas
• Um pouco complexo, pesado
• O plano gratuito tem recursos limitados
• Pode ser caro

Streak

⭐⭐⭐⭐

Streak é uma ferramenta de CRM que se integra com o Gmail. Ela permite que você gerencie seu funil de vendas, rastreie e-mails e colabore com sua equipe.

Principais recursos

• Integração com Gmail, integra-se perfeitamente ao seu Gmail permitindo que você gerencie seu CRM dentro da interface de email
• Rastreamento de email, para ver quando os destinatários leem os emails ajudando a medir o momento para acompanhamentos e nível de interesse
• Aplicativo móvel, registre chamadas e envie contatos para seu telefone

Prós:

• Integra-se com o Gmail
• Interface fácil de usar
• Gerencia o pipeline de vendas
• Oferece um plano gratuito

Contras:

• Integrações limitadas com outras plataformas
• Sem aplicativo web, só é possível usá-lo diretamente da interface do Gmail
• Pode não ter todos os recursos de outras ferramentas de CRM
• O plano gratuito tem recursos limitados

Conclusão

A mala direta é uma maneira eficaz de enviar e-mails personalizados para numerosos destinatários sem desperdiçar tempo e esforço. Mas pode ser difícil fazer mala direta com contatos do Outlook em um processo simples.

Com os passos simples acima e a comparação de ferramentas fornecida, você pode facilmente realizar uma mala direta no Outlook ou escolher a ferramenta que melhor se adapta a você. Assim, você consegue enviar e-mails personalizados para clientes, prospects e outros destinatários, e também dedicar seu tempo e atenção a outros compromissos urgentes.