Já sentiu que enviar e-mails em massa é uma tarefa interminável? Copiar e colar, acompanhar respostas e evitar confusões: é uma receita para perder tempo.

É aí que a mala direta muda o jogo. Com o Outlook, pode enviar e-mails personalizados em massa, sem confusão. Sem mais trabalho manual, sem mais erros.

Descubra o tutorial passo a passo sobre como fazer mala direta no Outlook, além de cinco ferramentas alternativas que podem atender ainda melhor às necessidades da sua equipa de vendas.

O que é a mala direta no Outlook?

A mala direta no Outlook permite enviar e-mails em massa personalizados sem precisar copiar e colar manualmente.

Ele extrai dados de uma lista de contactos (Excel, Word ou Contactos do Outlook) e insere nomes, endereços ou outros detalhes em cada e-mail. Isso economiza tempo e garante que cada mensagem pareça personalizada para os seus potenciais clientes.

Como fazer uma mala direta no Outlook: 4 passos fáceis

A fusão de e-mails do Outlook é um recurso para enviar mensagens de e-mail personalizadas para todos na sua lista de clientes potenciais.

Passo 1: Prepare os seus dados para a mala direta do Outlook

Se quiser enviar e-mails personalizados para vários clientes potenciais, primeiro precisa de ter uma base de dados dos seus contactos em formato Excel.

Certifique-se de que cada categoria, como nome, endereço de e-mail, empresa e outras, esteja correta e categorizada em colunas separadas.

Passo 2: Comece um novo e-mail

Para aceder ao assistente de mala direta no Outlook, é necessário iniciar um novo e-mail em branco:

1. Clique em «Novo e-mail» no separador Página inicial.
2. Vá para o menu da faixa de opções.
3. Clique em «Correspondências».
4. Selecione «Iniciar mala direta».
5. Selecione «Mensagens de e-mail».

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Passo 3: Insira os campos que deseja mesclar no Outlook

1. Clique em «Selecionar destinatários» para escolher o seu livro de endereços.
2. Na guia «Mailings», clique em «Inserir campo de mesclagem» para selecionar os campos que deseja integrar no seu e-mail, como nome ou empresa.

Agora é possível começar a criar mensagens com variáveis. Ao clicar em Linhas de saudação, pode adicionar Linhas de saudação a um documento.

O campo de formatação permite que introduza qualquer texto que desejar!

Passo 4: Pré-visualizar e concluir

1. Visualize os seus e-mails clicando em «Visualizar resultados».

Isso lhe dará uma amostra de como os seus e-mails ficarão depois de enviados aos seus clientes potenciais.

1. Clique em «Concluir e mesclar» quando terminar de visualizar e rever todos os campos.

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Limites de e-mail do Outlook Mail Merge

Embora seja muito útil, a mala direta do Outlook tem várias limitações para as equipas de vendas:

• Sem análises, rastreamento ou maneira de ver quais clientes potenciais abriram, clicaram ou responderam
• É compatível apenas com endereços de e-mail do Outlook e não pode ser usado com contas do Gmail.
• É limitado ao uso individual, o que significa que os resultados não podem ser partilhados com outros colegas da equipa de vendas e, portanto, não é colaborativo.
• A experiência do utilizador está desatualizada e é pouco prática.
• Você precisa alternar entre três aplicativos diferentes (Microsoft Word, Excel e Outlook) para enviar e-mails combinados.
• Você precisará optar por uma assinatura do Office 365 (que custa a partir de US$ 12,50/usuário por mês para uso comercial) ou usar versões proprietárias do software (US$ 249,99 para um computador) para usar a mala direta do Outlook.

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Por que usar a mala direta no Outlook?

A personalização é fundamental quando se trata de divulgação de vendas. Ao usar ferramentas de mala direta e variáveis como [primeiro nome], [sobrenome], [nome da empresa] e [cargo], podemos criar mensagens personalizadas e direcionadas que fazem com que o cliente potencial se sinta especial e valorizado.

Quando um e-mail parece personalizado, é mais provável que chame a atenção do leitor e o incentive a interagir com o conteúdo. Isso pode levar a taxas de abertura e cliques mais altas e, por fim, a mais conversões para a sua equipa de vendas.

Se quiser levar o seu alcance de vendas para o próximo nível, considere usar ferramentas de mala direta e variáveis de personalização para criar campanhas mais eficazes e envolventes.

As melhores ferramentas de mala direta para o Outlook

Existem várias ferramentas de mala direta para o Outlook que as equipas de vendas podem usar. As mais populares são Gmass, folk, Yamm, Mixmax e Streak.

folk

⭐⭐⭐⭐⭐

folk é a melhor solução para equipas de vendas de 20 a 50 pessoas que precisam de um sistema CRM simples com recursos poderosos de mala direta. Ele foi projetado especificamente para equipas de médio porte que superaram as ferramentas básicas, mas não precisam da complexidade empresarial.

Principais características

• Sincronização de contactos, para que possa importar contactos de qualquer fonte, como Gmail, Microsoft Outlook, LinkedIn, Twitter, ficheiros csv, integrações personalizadas ou qualquer outra fonte de dados
• Enriquecimento de contactos, que preenche as informações de contacto em falta em poucos instantes
• Organize listas de contactos, crie grupos de contactos para categorizá-los à sua maneira
• Suporte de IA, crie campos personalizados, como uma frase para quebrar o gelo, uma saudação, um assunto personalizado ou qualquer outra coisa que precisar, gerados em segundos com IA.
• Gestão de pipelines, crie pipelines personalizados a partir de uma lista existente de contactos
• Marketing por e-mail: use a função de mala direta para acessar todos os seus contactos e criar sequências de e-mails.
• Acompanhe interações sincronizadas (como mensagens de e-mail ou eventos do calendário) diretamente no folk
• Colaboração em equipa, aproveite as notas uns dos outros para criar uma fonte única de verdade em toda a sua equipa, defina lembretes, veja as últimas interações e muito mais.

Para a mala direta, ao personalizar o seu e-mail no folk, é muito fácil inserir campos variáveis, conforme mostrado na imagem abaixo.

Utilize o recurso de IA Folk, Magic Field, para ir além do uso apenas do primeiro nome. Aproveite os dados que você tem sobre os seus contactos para personalizar mensagens e obter melhores resultados de vendas.

Obtenha o contexto completo de cada contacto para facilitar o envio de correspondências personalizadas. Acompanhe as interações, incluindo e-mails, eventos do calendário e outros detalhes adicionados manualmente.

Também é fácil acompanhar os resultados das campanhas, visualizando as taxas de abertura, cliques e rejeições.

Experimente as novas sequências de e-mail na última atualização folk. Crie jornadas de e-mail dentro da plataforma de CRM. Use-as para divulgação de vendas, prospecção ou fidelização de clientes.

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Prós

• Interface fácil de usar (semelhante ao Notion)
• Encontre rapidamente endereços de e-mail ausentes com o enriquecimento
• Oferece um plano gratuito sem limite de tempo
• Integra-se com o Outlook e o Gmail
• Oferece análises detalhadas sobre aberturas e cliques em e-mails
• Colaborativo, adequado para equipas ou utilizadores individuais
• Incorporado a um CRM que inclui gestão de pipeline, rastreamento de e-mails, lembretes, notas e muito mais
• O recurso de IA chamado "Magic Field" ajuda você a escrever e-mails personalizados mais rapidamente.
• Desduplicação automática de contactos 
• Automatize tarefas manuais, como agrupar contactos
• Novo recurso de sequência de e-mails

Contras

• Créditos limitados para o plano gratuito

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Gmass

⭐⭐⭐

O Gmass é uma ferramenta de marketing por e-mail que permite enviar e-mails em massa personalizados com facilidade. Possui uma interface intuitiva e integra-se facilmente ao Gmail, mas não possui integração com o Outlook.

Principais características

• Transforma o Gmail numa plataforma de marketing por e-mail e e-mails não solicitados
• Teste AB
• Personalização de mala direta com o Google Sheets

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Prós

• Interface fácil de usar
• Pode enviar correspondências personalizadas
• Pode rastrear aberturas e cliques de e-mails
• Suporta o envio de e-mails de acompanhamento
• Tem um plano de preços acessível

Contras

• Integração limitada com outras plataformas
• Sem funcionalidade CRM integrada

Yamm

⭐⭐⭐

O Yamm (Yet Another Mail Merge) é uma ferramenta de mala direta para o Gmail que permite enviar e-mails personalizados em massa. É uma excelente ferramenta para empresas que desejam otimizar o seu processo de divulgação por e-mail.

Principais características

• Enviar com um alias, cc e bcc
• Crie inquéritos por e-mail, como sondagens simples, que os destinatários podem responder a partir da sua caixa de entrada.
• Biblioteca de modelos, incluindo modelos prontos a usar e e-mails HTML avançados

Prós

• Integra-se com o Google Sheets
• Envia e-mails personalizados
• Pode rastrear aberturas e cliques de e-mails
• Oferece um plano gratuito

Contras

• Integrações limitadas com outras plataformas
• O plano gratuito tem funcionalidades limitadas
• Requer uma conta Google para utilizar
• Sem mala direta do Outlook
• Interface desajeitada

Mixmax

⭐⭐⭐⭐

O Mixmax é uma ferramenta de rastreamento e automação de e-mails que se integra ao Gmail. Oferece uma ampla gama de funcionalidades, como agendamento de e-mails, acompanhamento automatizado e integração com CRM.

Principais características:

• Foco nas vendas e no sucesso do cliente
• A integração com o Salesforce permite criar um gatilho que atualiza o Salesforce sem a necessidade de inserir dados.

Prós

• Integra-se com CRMs populares
• Envia e-mails personalizados
• Pode rastrear aberturas e cliques de e-mails
• Oferece um plano gratuito

Contras

• Integrações limitadas com outras plataformas
• Um pouco complexo demais, pesado
• O plano gratuito tem funcionalidades limitadas
• Pode ser caro

Sequência

⭐⭐⭐⭐

O Streak é uma ferramenta de CRM que se integra ao Gmail. Permite-lhe gerir o seu pipeline de vendas, acompanhar e-mails e colaborar com a sua equipa.

Principais características

• Integração com o Gmail, integra-se perfeitamente com o seu Gmail, permitindo-lhe gerir o seu CRM dentro da interface de e-mail.
• Rastreamento de e-mails, para ver quando os destinatários leem os e-mails, ajudando a avaliar o momento certo para fazer o acompanhamento e o nível de interesse.
• Aplicação móvel, registe chamadas e envie contactos para o seu telemóvel

Prós:

• Integra-se com o Gmail
• Interface fácil de usar
• Gerencia o pipeline de vendas
• Oferece um plano gratuito

Contras:

• Integrações limitadas com outras plataformas
• Sem aplicação web, só é possível utilizá-la diretamente a partir da interface do Gmail.
• Pode não ter todas as funcionalidades de outras ferramentas de CRM
• O plano gratuito tem funcionalidades limitadas

Conclusão

A mala direta é uma forma eficaz de enviar e-mails personalizados para vários clientes potenciais sem perder tempo e esforço. Mas pode ser difícil fazer uma mala direta com os contactos do Outlook através de um processo simples.

Com os passos simples acima e a comparação de ferramentas fornecida, pode facilmente realizar uma mala direta no Outlook ou escolher a ferramenta que melhor se adapta à sua equipa de vendas. Dessa forma, pode enviar e-mails personalizados para clientes potenciais e existentes, além de dedicar seu tempo e atenção a outras atividades de vendas urgentes.

Perguntas frequentes

Como faço uma mala direta no Outlook?

Prepare os contactos no Excel. No Word: Correspondência → Iniciar mala direta → Mensagens de e-mail. Selecione os destinatários, insira os campos de mala direta, escreva a mensagem e, em seguida, clique em Concluir e mesclar para enviar pelo Outlook.

O Outlook Mail Merge pode enviar anexos?

Não. A mala direta do Word/Outlook não permite anexar ficheiros. Use um complemento ou um CRM que suporte anexos e rastreamento, como o folk.

Quais são os limites de envio da mala direta do Outlook?

Os limites variam. No Exchange Online: cerca de 10.000 destinatários/dia, 500 destinatários/mensagem e ~30 mensagens/min. Envios grandes podem ser limitados; envios em lote e atrasos adicionais para entrega.

Como é que as aberturas e os cliques podem ser rastreados na mala direta do Outlook?

A mala direta nativa não possui análises. Para rastrear aberturas, cliques e respostas, use um suplemento ou um CRM com rastreamento, como o folk. Essas ferramentas também permitem agendar e automatizar acompanhamentos.