Les bases du CRM : Tout ce que vous devez savoir pour commencer

Y a-t-il un moment idéal pour passer à un CRM ?

La réponse courte est oui. Si vous utilisez Excel, en évitant d'investir dans un CRM simplement parce que vous ne voulez pas faire face à un coût supplémentaire, que vous n'êtes pas sûr de ce à quoi devrait ressembler un bon CRM, et que vous ne supportez pas les longs délais de mise en œuvre. Vous n'êtes pas seul. 

Mais à mesure que votre entreprise grandit, et votre réseau avec elle. Il est probable que vous devrez envisager un système CRM tôt ou tard. Surtout lorsque vous commencez à remarquer combien de temps les tâches administratives, comme la mise à jour manuelle des informations de contact, prennent, les frustrations liées au partage de contacts avec votre équipe, et plus encore.

Pour vous aider, dans cet article de blog, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir sur les bases du CRM :

• Qu'est-ce qu'un CRM ?
• Quand est le bon moment pour passer d'Excel à un CRM ?
• Fonctionnalités essentielles d'un bon système CRM
• Comment choisir le bon CRM pour votre entreprise
• Défis courants lors de l'adoption d'un CRM
• Pourquoi folk est un choix privilégié pour les petites entreprises

Qu'est-ce qu'un CRM ?

Un CRM (gestion de la relation client) est un moyen de stocker, organiser et utiliser les informations clients de manière efficace et sécurisée. Au lieu de tableurs éparpillés ou de fils de discussion par e-mail sans fin, un CRM regroupe tout au même endroit.

Voici ce qu'un CRM peut vous aider à faire :

• Stocker et organiser les coordonnées.
• Suivre les conversations et interactions avec les clients.
• Gérer les ventes, les affaires et les tâches de manière efficace.

Considérez-le comme une source unique de vérité pour toutes vos informations clients, aidant votre équipe à gagner du temps et à travailler plus intelligemment.

Quand est le bon moment pour passer d'Excel à un CRM ?

Avec son faible coût, la transition d'Excel en tant que petite entreprise peut sembler décourageante. Cependant, un CRM pourrait être exactement ce dont vous avez besoin une fois que vous commencez à réaliser combien de temps vos tâches quotidiennes consomment.

Vous saurez que c'est le bon moment pour passer d'Excel lorsque vous remarquerez :

• Trop de travail manuel : Les tâches répétitives, comme la mise à jour des informations de contact, vous éloignent des priorités plus importantes qui nécessitent votre attention.
• Les choses semblent désordonnées : Gérer tout dans des feuilles de calcul devient de plus en plus ingérable.
• Pas de vue d'ensemble : Suivre les pipelines de vente ou les interactions avec les clients ressemble à un combat de tous les instants.
• La collaboration est un casse-tête : Plusieurs versions de fichiers créent de la confusion et rendent les mises à jour de l'équipe frustrantes.

Quelles sont les principales différences entre Excel et un CRM ?

Ressentez-vous les limites d'Excel mais n'êtes pas sûr qu'un CRM soit la bonne solution ? Nous comprenons—le changement peut être intimidant. Voici cinq principales différences entre Excel et un CRM pour vous aider à décider.

1. Objectif et Fonctionnalité

Bien que vous puissiez faire une gestion de contact de base dans Excel, un CRM a des fonctionnalités plus distinctes qui vous aident à rationaliser vos tâches et votre flux de travail. Vous constaterez que :

• CRM : Conçu spécifiquement pour gérer les relations clients, automatiser les tâches et fournir des insights sur les données.
• Alors qu'Excel : Un outil de tableur polyvalent pour organiser, calculer et analyser les données manuellement.

2. Gestion des données

Bien que les deux semblent capables d'effectuer la même tâche, par exemple la gestion des informations de contact. Un CRM est conçu pour être un endroit plus sécurisé pour vos données clients. Vous constaterez que :

• Un CRM : Centralise les informations clients (par exemple, les coordonnées, l'historique des interactions, les pipelines de vente) dans un emplacement accessible et sécurisé.
• Alors qu'Excel : Nécessite une saisie manuelle et une organisation des données, entraînant souvent plusieurs feuilles de calcul pour différentes tâches.

3. Automatisation

En ce qui concerne l'automatisation, un CRM est un gagnant clair. Vous constaterez que :

• CRM : Automatise les tâches répétitives telles que les suivis, les rappels et la synchronisation des données entre les équipes.
• Excel : Pas d'automatisation intégrée pour les tâches liées aux clients ; nécessite un effort manuel ou des macros complexes.

4. Collaboration

Il existe certaines limitations en matière de collaboration dans Excel qu'un CRM peut fournir, y compris les autorisations des utilisateurs. Vous constaterez que :

• CRM : Permet une collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe, avec des autorisations d'utilisateur et des mises à jour visibles instantanément pour tout le monde.
• Excel : La collaboration est limitée et nécessite souvent le partage de fichiers, ce qui entraîne des problèmes de contrôle de version.

5. Rapports et Analytique

Bien que les deux offrent des capacités de reporting, les utilisateurs d'Excel peuvent trouver l'interface plus encombrante par rapport à un CRM. Vous constaterez que :

• CRM : Fournit des tableaux de bord et des analyses prêts à l'emploi pour suivre la performance, le comportement des clients et les indicateurs de vente.
• Excel : Les rapports et l'analytique nécessitent une configuration manuelle, des formules et la création de graphiques.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un bon système CRM ?

Au cœur, un CRM vise à aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement. Mais tous les CRM ne sont pas construits de la même manière, la plupart des bons partagent ces fonctionnalités :

• Gestion des contacts : Stockez les informations clients comme les e-mails, les numéros de téléphone et les notes en un seul endroit.
• Suivi des ventes : Visualisez votre pipeline de ventes et suivez où en sont les prospects dans le processus.
• Automatisation : Configurez des flux de travail pour gérer les tâches répétitives, comme l'envoi d'e-mails de suivi.
• Analytique : Voyez ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas) avec des outils de reporting intégrés.
• Intégrations : Connectez votre CRM avec des outils que vous utilisez déjà, comme des applications de messagerie ou de calendrier.

Comment évaluer et établir une liste restreinte d'un CRM

Sélectionner le bon CRM pour votre entreprise est une décision importante, surtout si vous explorez des options pour la première fois. Avec tant de choix disponibles, il est important de prêter attention aux éléments qui correspondent à vos besoins actuels et à votre croissance future pendant votre processus de sélection et de recherche. 

Voici quelques éléments que vous devriez considérer.

1. Temps de mise en œuvre

Cela fait référence à la période nécessaire pour mettre en place, configurer et intégrer pleinement le système CRM dans les flux de travail d'une entreprise. Cela inclut toutes les étapes nécessaires pour garantir que le CRM est opérationnel et aligné avec les objectifs de l'organisation.

2. Scalabilité

Bien que certains CRM comme HubSpot soient attrayants avec leur plan gratuit à vie. Vous constaterez peut-être qu'une fois que vous êtes prêt à passer à un niveau supérieur, cela devient coûteux. Pour éviter de perdre du temps avec un autre processus d'implémentation, vous voudrez prêter attention aux plans tarifaires. Par exemple, les plans tarifaires de folk sont conçus pour évoluer avec vous à mesure que votre équipe grandit, avec la capacité de soutenir les solopreneurs, les petites et moyennes équipes et les grandes entreprises.

3. Facilité d'utilisation

Un CRM n'est aussi efficace que la capacité de votre équipe à l'utiliser. Recherchez une interface intuitive et des flux de travail simples qui minimisent la courbe d'apprentissage. Un outil trop complexe pourrait décourager votre équipe de l'adopter pleinement, réduisant ainsi sa valeur pour votre entreprise. Testez le CRM pendant une période d'essai pour voir s'il semble naturel à utiliser.

4. Capacités d'intégration

Votre CRM devrait fonctionner sans problème avec les outils que votre équipe utilise dans sa pile technologique, tels que les e-mails, les calendriers, les plateformes de marketing et les logiciels de comptabilité. Cela garantit que les données circulent sans heurts entre les systèmes, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le travail manuel. Vérifiez si le CRM prend en charge les intégrations avec les outils qui comptent le plus pour votre entreprise.

5. Support client

Que ce soit pendant l'implémentation ou l'utilisation quotidienne, un support fiable est crucial. Recherchez des CRM qui offrent plusieurs canaux de support, tels que le chat en direct, l'e-mail ou une base de connaissances, pour vous aider à résoudre rapidement les problèmes. Un service client réactif peut faire toute la différence dans le bon fonctionnement de votre CRM pour votre équipe.

6. Réservez une démo

Bien que les choses semblent excellentes sur le papier, cela ne correspond pas toujours à votre propre expérience. Assurez-vous de réserver des démos pour tous les CRM que vous présélectionnez, afin de pouvoir poser des questions pertinentes à l'équipe de vente et voir à quoi ressemble la plateforme de première main. Commencez par réserver une démo de folk ici. 

Conclusion

Bien que passer d'une solution économique comme Excel à un CRM puisse sembler décourageant. Les avantages à long terme en valent la peine. C'est un moyen de construire des relations plus solides et durables avec vos clients. Si vous recherchez un CRM qui équilibre des fonctionnalités conviviales avec une gestion des contacts puissante, folk pourrait bien être le CRM qu'il vous faut. Essayez folk aujourd'hui, gratuitement. 

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