Fundamentos de CRM: Tudo o que você precisa saber para começar

Existe um momento certo para migrar para um CRM?

A resposta curta é sim. Se você tem usado Excel, ao evitar a necessidade de investir em um CRM simplesmente porque não quer enfrentar um custo extra, está inseguro sobre como deve ser um bom CRM e não suporta os longos tempos de implementação. Você não está sozinho. 

Mas à medida que seu negócio cresce, e sua rede junto com ele. É provável que você tenha que considerar um sistema de CRM mais cedo ou mais tarde. Especialmente quando você começa a notar quanto tempo as tarefas administrativas, como atualizar manualmente as informações de contato, levam, frustrações em compartilhar contatos com sua equipe, e mais.

Para te ajudar, neste post do blog, cobriremos tudo o que você precisa saber sobre os fundamentos do CRM:

• O que é um CRM?
• Quando é o momento certo para migrar do Excel para um CRM?
• Recursos principais de um bom sistema de CRM
• Como escolher o CRM certo para o seu negócio
• Desafios comuns ao adotar um CRM
• Por que folk é uma escolha top para pequenas empresas

O que é um CRM?

Um CRM (gestão de relacionamento com o cliente) é uma maneira de armazenar, organizar e usar informações de clientes de forma eficaz e segura. Em vez de planilhas espalhadas ou intermináveis conversas por e-mail, um CRM reúne tudo em um só lugar.

Aqui está o que um CRM pode ajudar você:

• Armazenar e organizar detalhes de contato.
• Rastrear conversas e interações com clientes.
• Gerenciar vendas, negócios e tarefas de forma eficiente.

Pense nisso como uma única fonte de verdade para todas as suas informações de clientes, ajudando sua equipe a economizar tempo e trabalhar de forma mais inteligente.

Quando é o momento certo para mudar do Excel para um CRM?

Com seu baixo custo, a transição do Excel como uma pequena empresa pode parecer intimidadora. No entanto, um CRM pode ser exatamente o que você precisa assim que começar a perceber quanto tempo suas tarefas diárias consomem.

Você saberá que é o momento certo para mudar do Excel quando notar:

• Trabalho manual demais: Tarefas repetitivas, como atualizar informações de contato, o afastam de prioridades mais altas que precisam da sua atenção.
• As coisas parecem bagunçadas: Gerenciar tudo em planilhas se torna cada vez mais ingovernável.
• Sem uma visão geral: Rastrear pipelines de vendas ou interações com clientes parece uma batalha difícil.
• Colaboração é um incômodo: Múltiplas versões de arquivos criam confusão e tornam as atualizações da equipe frustrantes.

Quais são as principais diferenças entre o Excel e um CRM?

Sentindo as limitações do Excel, mas incerto se um CRM é o caminho certo? Nós entendemos—mudar pode ser assustador. Aqui estão cinco principais diferenças entre o Excel e o CRM para ajudá-lo a decidir.

1. Propósito e Funcionalidade

Embora você possa fazer gerenciamento básico de contatos no Excel, um CRM possui recursos mais distintos que ajudam a otimizar suas tarefas e fluxo de trabalho. Você descobrirá que:

• CRM: Projetado especificamente para gerenciar relacionamentos com clientes, automatizar tarefas e fornecer insights de dados.
• Enquanto o Excel: Uma ferramenta de planilha de uso geral para organizar, calcular e analisar dados manualmente.

2. Gestão de Dados

Embora ambos pareçam ser capazes de realizar a mesma tarefa, por exemplo, a gestão de informações de contato. Um CRM é projetado para ser um lugar mais seguro para os dados dos seus clientes. Você descobrirá que:

• Um CRM: Centraliza as informações dos clientes (por exemplo, detalhes de contato, histórico de interações, funis de vendas) em um local acessível e seguro.
• Enquanto o Excel: Requer entrada manual e organização dos dados, muitas vezes resultando em várias planilhas para diferentes tarefas.

3. Automação

Quando se trata de automação, um CRM é o claro vencedor. Você descobrirá que:

• CRM: Automatiza tarefas repetitivas como acompanhamentos, lembretes e sincronização de dados entre equipes.
• Excel: Sem automação integrada para tarefas relacionadas a clientes; requer esforço manual ou macros complexas.

4. Colaboração

Existem certas limitações quando se trata de colaboração no Excel que um CRM pode fornecer, incluindo permissões de usuário. Você encontrará que:

• CRM: Permite colaboração em tempo real entre os membros da equipe, com permissões de usuário e atualizações visíveis instantaneamente para todos.
• Excel: A colaboração é limitada e muitas vezes requer o compartilhamento de arquivos, levando a problemas de controle de versão.

5. Relatórios e Análises

Embora ambos ofereçam recursos de relatórios, os usuários do Excel podem achar a interface mais complicada em comparação com um CRM. Você encontrará que:

• CRM: Fornece painéis e análises prontos para rastrear desempenho, comportamento do cliente e métricas de vendas.
• Excel: Relatórios e análises exigem configuração manual, fórmulas e criação de gráficos.

Quais são os recursos principais de um bom sistema de CRM?

No seu núcleo, um CRM é sobre ajudar seu negócio a funcionar de maneira mais suave. Mas nem todos os CRMs são construídos da mesma forma, mas a maioria dos bons compartilha esses recursos:

• Gerenciamento de contatos: Armazene informações de clientes como e-mails, números de telefone e notas em um só lugar.
• Acompanhamento de vendas: Visualize seu pipeline de vendas e acompanhe onde os leads estão no processo.
• Automação: Configure fluxos de trabalho para lidar com tarefas repetitivas, como enviar e-mails de acompanhamento.
• Análise: Veja o que está funcionando (e o que não está) com ferramentas de relatórios integradas.
• Integrações: Conecte seu CRM com ferramentas que você já usa, como aplicativos de e-mail ou calendário.

Como avaliar e selecionar um CRM

Selecionar o CRM certo para o seu negócio é uma decisão importante, especialmente se você está explorando opções pela primeira vez. Com tantas escolhas disponíveis, é importante prestar atenção às coisas que se alinham com suas necessidades atuais e crescimento futuro durante seu processo de seleção e pesquisa. 

Abaixo estão algumas coisas que você deve considerar.

1. Tempo de implementação

Isso se refere ao período que leva para configurar, ajustar e integrar completamente o sistema CRM nos fluxos de trabalho de uma empresa. Inclui todas as etapas necessárias para garantir que o CRM esteja operacional e alinhado com os objetivos da organização.

2. Escalabilidade

Enquanto alguns CRMs, como o HubSpot, são atraentes com seu plano gratuito para sempre. Você pode descobrir que, uma vez que esteja pronto para atualizar, isso se torna caro. Para evitar que seu tempo seja tomado por mais um processo de implementação, você vai querer prestar atenção aos planos de preços. Por exemplo, os planos de preços da folk são projetados para escalar com você à medida que sua equipe cresce, com sua capacidade de apoiar solopreneurs, equipes pequenas a médias e grandes empresas.

3. Facilidade de uso

Um CRM é tão eficaz quanto a capacidade da sua equipe de usá-lo. Procure uma interface intuitiva e fluxos de trabalho simples que minimizem a curva de aprendizado. Uma ferramenta que é muito complexa pode desencorajar sua equipe de adotá-la completamente, reduzindo seu valor para o seu negócio. Teste o CRM durante um período de teste para ver se parece natural de usar.

4. Capacidades de integração

Seu CRM deve funcionar perfeitamente com as ferramentas que sua equipe possui em sua pilha de tecnologia, como e-mail, calendários, plataformas de marketing e software de contabilidade. Isso garante que os dados fluam suavemente entre os sistemas, economizando tempo e reduzindo o trabalho manual. Verifique se o CRM suporta integrações com as ferramentas que são mais importantes para o seu negócio.

5. Suporte ao cliente

Seja durante a implementação ou no uso diário, um suporte confiável é crucial. Procure por CRMs que ofereçam múltiplos canais de suporte, como chat ao vivo, e-mail ou uma base de conhecimento, para ajudá-lo a resolver problemas rapidamente. Um atendimento ao cliente responsivo pode fazer toda a diferença em quão suavemente seu CRM funciona para sua equipe.

6. Agende uma demonstração

Embora as coisas pareçam ótimas no papel, pode não estar sempre alinhado com sua própria experiência. Certifique-se de agendar demonstrações para qualquer CRM que você selecionar, para que possa fazer perguntas relevantes à equipe de vendas e ver como é a plataforma pessoalmente. Comece agendando uma demonstração do folk aqui. 

Conclusão

Embora a transição de uma solução econômica como o Excel para um CRM possa parecer assustadora. Os benefícios a longo prazo compensam. É uma maneira de construir relacionamentos mais fortes e duradouros com seus clientes. Se você está procurando um CRM que equilibre recursos amigáveis ao usuário com um gerenciamento de contatos poderoso, folk pode ser o CRM ideal para você. Experimente folk hoje, grátis. 

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