Existe um momento certo para migrar para um CRM?

A resposta curta é sim. Se tem usado o Excel, porque evita investir num CRM simplesmente por não querer enfrentar um custo extra, não tem a certeza de como deve ser um bom CRM e não suporta os longos tempos de implementação, não está sozinho. 

Mas, à medida que o seu negócio cresce, a sua rede cresce com ele. É provável que, mais cedo ou mais tarde, tenha de considerar um sistema de CRM. Especialmente quando começar a perceber quanto tempo levam tarefas administrativas como atualizar manualmente informações de contacto, as frustrações em partilhar contactos com a sua equipa e muito mais.

O que irá aprender

Para ajudá-lo, nesta publicação do blogue abordaremos tudo o que precisa saber sobre os conceitos básicos de CRM:

• O que é um CRM?
• Quando é o momento certo para mudar do Excel para um CRM?
• Principais características de um bom sistema de CRM
• Como escolher o CRM certo para o seu negócio
• Desafios comuns ao adotar um CRM
• Por que folk a melhor escolha para pequenas empresas

O que é um CRM?

Um CRM (gestão de relacionamento com o cliente) é uma forma de armazenar, organizar e utilizar informações de clientes de forma eficaz e segura. Em vez de folhas de cálculo dispersas ou intermináveis trocas de e-mails, um CRM reúne tudo num único local.

Veja como um CRM pode ajudá-lo:

• Armazenamento e organização de detalhes de contacto.
• Acompanhamento das conversas e interações com os clientes.
• Gerir vendas, negócios e tarefas de forma eficiente.

Pense nisso como uma única fonte de verdade para todas as informações dos seus clientes, ajudando a sua equipa a poupar tempo e a trabalhar de forma mais inteligente.

Quando é o momento certo para deixar o Excel e migrar para um CRM?

Com o seu baixo custo, a transição do Excel como equipa de vendas pode parecer assustadora. No entanto, um CRM pode ser exatamente o que precisa quando começar a perceber quanto tempo as suas tarefas diárias consomem, especialmente para equipas de vendas de 20 a 50 pessoas que gerem grandes volumes de leads e potenciais clientes.

Você saberá que é o momento certo para deixar o Excel quando perceber que:

• Demasiado trabalho manual: tarefas repetitivas, como atualizar informações de contacto, afastam-no de prioridades mais importantes que precisam da sua atenção.
• As coisas parecem confusas: gerir tudo em folhas de cálculo torna-se cada vez mais difícil.
• Sem visão global: acompanhar os pipelines de vendas ou as interações com os clientes parece uma batalha difícil.
• A colaboração é complicada: várias versões de ficheiros criam confusão e tornam as atualizações da equipa frustrantes.

Quais são as principais diferenças entre o Excel e um CRM?

Sente as limitações do Excel, mas não tem a certeza se um CRM é a escolha certa? Nós entendemos — mudanças podem ser assustadoras. Aqui estão cinco diferenças fundamentais entre o Excel e o CRM para ajudá-lo a decidir.

1. Objetivo e funcionalidade

Embora seja possível fazer uma gestão básica de contactos no Excel, um CRM tem funcionalidades mais específicas que ajudam a otimizar as suas tarefas e o seu fluxo de trabalho. Verá que:

• CRM: Concebido especificamente para gerir relações com clientes, automatizar tarefas e fornecer informações sobre dados.
• Excel: uma ferramenta de folha de cálculo de uso geral para organizar, calcular e analisar dados manualmente.

2. Gestão de dados

Embora ambos pareçam ser capazes de realizar a mesma tarefa, por exemplo, gestão de informações de contacto, um CRM é projetado para ser um local mais seguro para os dados dos seus clientes. Você descobrirá que:

• Um CRM: Centraliza as informações dos clientes (por exemplo, detalhes de contacto, histórico de interações, pipelines de vendas) num local acessível e seguro.
• Excel: Requer introdução manual e organização dos dados, resultando frequentemente em várias folhas de cálculo para diferentes tarefas.

3. Automação

Quando se trata de automação, um CRM é claramente o vencedor. Você descobrirá que:

• CRM: Automatiza tarefas repetitivas, como acompanhamentos, lembretes e sincronização de dados entre equipas.
• Excel: Não possui automação integrada para tarefas relacionadas com clientes; requer esforço manual ou macros complexas.

4. Colaboração

Existem certas limitações quando se trata da colaboração no Excel que um CRM pode oferecer, incluindo permissões de utilizador. Você descobrirá que:

• CRM: Permite a colaboração em tempo real entre os membros da equipa, com permissões de utilizador e atualizações visíveis instantaneamente para todos.
• Excel: A colaboração é limitada e muitas vezes requer a partilha de ficheiros, levando a problemas de controlo de versões.

5. Relatórios e análises

Embora ambos ofereçam recursos de relatórios, os utilizadores do Excel podem achar a interface mais complicada em comparação com um CRM. Você descobrirá que:

• CRM: Fornece painéis e análises prontos para uso para acompanhar o desempenho, o comportamento do cliente e as métricas de vendas.
• Excel: Os relatórios e análises requerem configuração manual, fórmulas e criação de gráficos.

Quais são as principais características de um bom sistema de CRM?

Na sua essência, um CRM tem como objetivo ajudar a sua equipa de vendas a funcionar de forma mais eficiente. Mas nem todos os CRMs são iguais, embora a maioria dos bons compartilhe estas características:

• Gestão de contactos: armazene informações de clientes, como e-mails, números de telefone e notas, num único local.
• Acompanhamento de vendas: visualize o seu pipeline de vendas e acompanhe em que ponto do processo os leads se encontram.
• Automação: Configure fluxos de trabalho para lidar com tarefas repetitivas, como enviar e-mails de acompanhamento.
• Análise: veja o que está a funcionar (e o que não está) com as ferramentas de relatórios integradas.
• Integrações: conecte o seu CRM com ferramentas que já utiliza, como aplicações de e-mail ou calendário.

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Como avaliar e selecionar um CRM

Selecionar o CRM certo para a sua equipa de vendas é uma decisão importante, especialmente se estiver a explorar opções pela primeira vez. Com tantas opções disponíveis, é importante prestar atenção aos aspetos que se alinham com as suas necessidades atuais e crescimento futuro durante o processo de seleção e pesquisa. 

Abaixo estão algumas coisas que deve considerar.

1. Tempo de implementação

Refere-se ao período necessário para instalar, configurar e integrar totalmente o sistema CRM nos fluxos de trabalho de uma equipa de vendas. Inclui todas as etapas necessárias para garantir que o CRM esteja operacional e alinhado com os objetivos da organização.

2. Escalabilidade

Embora alguns CRMs, como o HubSpot, sejam atraentes com o seu plano gratuito para sempre. Você pode descobrir que, quando estiver pronto para fazer o upgrade, ele se torna caro. Para evitar perder tempo com mais um processo de implementação, preste atenção aos planos de preços. Por exemplo, os planos de preços folk são projetados para se adequar perfeitamente a equipas de vendas de médio porte, com 20 a 50 pessoas, oferecendo o equilíbrio certo de recursos avançados sem a complexidade ou os custos de nível empresarial que podem sobrecarregar equipas de vendas em crescimento.

3. Facilidade de utilização

A eficácia de um CRM depende da capacidade da sua equipa em utilizá-lo. Procure uma interface intuitiva e fluxos de trabalho simples que minimizem a curva de aprendizagem. Uma ferramenta demasiado complexa pode dissuadir a sua equipa de a adotar totalmente, reduzindo o seu valor para as suas operações de vendas. Teste o CRM durante um período experimental para ver se a sua utilização parece natural.

4. Capacidades de integração

O seu CRM deve funcionar perfeitamente com as ferramentas que a sua equipa de vendas tem na sua pilha tecnológica, como e-mail, calendários, plataformas de marketing e software de contabilidade. Isso garante que os dados fluam suavemente entre os sistemas, economizando tempo e reduzindo o trabalho manual. Verifique se o CRM suporta integrações com as ferramentas mais importantes para as suas operações de vendas.

5. Apoio ao cliente

Seja durante a implementação ou no uso diário, um suporte confiável é crucial para as equipas de vendas. Procure CRMs que ofereçam vários canais de suporte, como chat ao vivo, e-mail ou uma base de conhecimento, para ajudá-lo a resolver problemas rapidamente. Um atendimento ao cliente ágil pode fazer toda a diferença no funcionamento do seu CRM para a sua equipa.

6. Marque uma demonstração

Embora tudo pareça ótimo no papel, isso nem sempre corresponde à sua experiência pessoal. Certifique-se de agendar demonstrações para todos os CRMs que você selecionar, para que possa fazer perguntas relevantes à equipa de vendas e ver como é a plataforma em primeira mão. Comece agendando uma demonstração do folk . 

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Conclusão

Embora possa parecer assustador deixar de usar uma solução económica como o Excel e passar para um CRM, os benefícios a longo prazo compensam. É uma forma de construir relações mais fortes e duradouras com os seus clientes. Para equipas de vendas de 20 a 50 pessoas que procuram expandir-se de forma eficiente, folk destaca-se como a solução ideal, oferecendo recursos poderosos de gestão de contactos projetados especificamente para equipas de vendas de médio porte, sem a complexidade avassaladora das plataformas empresariais. 

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Perguntas frequentes

Quando é o momento certo para mudar do Excel para um CRM?

Mude quando as atualizações manuais aumentarem, os dados ficarem confusos, o acompanhamento do pipeline não estiver claro e o compartilhamento de ficheiros causar problemas de versão. Um CRM centraliza os dados, automatiza os acompanhamentos e fornece visibilidade em tempo real.

Em que um CRM difere do Excel?

Um CRM centraliza contactos e histórico de atividades, automatiza tarefas, controla permissões, permite colaboração em tempo real e oferece painéis de controlo. O Excel é manual, baseado em ficheiros, com colaboração limitada e relatórios baseados em fórmulas.

Quais são as principais características de um bom CRM?

Gestão de contactos, acompanhamento de pipeline e negócios, automatização de tarefas e e-mails, análises e painéis, e integrações com e-mail, calendário e outras ferramentas.

Quais são os 4 princípios do CRM?

Identifique os clientes, diferencie-os por valor e necessidades, interaja em todos os pontos de contacto e personalize ofertas e experiências.