Fundamentos de CRM: Todo lo que necesitas saber para comenzar

¿Existe un momento adecuado para mudarse a un CRM?

La respuesta corta es sí. Si has estado usando Excel, al evitar la necesidad de invertir en un CRM simplemente porque no quieres enfrentar un costo adicional, no estás seguro de cómo debería ser un buen CRM y no soportas los largos tiempos de implementación. No estás solo. 

Pero a medida que tu negocio crece, y tu red junto con él. Es probable que tengas que considerar un sistema CRM más temprano que tarde. Especialmente cuando comienzas a notar cuánto tiempo llevan las tareas administrativas, como actualizar manualmente la información de contacto, las frustraciones al compartir contactos con tu equipo, y más.

Para ayudarte, en esta publicación de blog cubriremos todo lo que necesitas saber sobre los conceptos básicos de CRM:

• ¿Qué es un CRM?
• ¿Cuándo es el momento adecuado para pasar de Excel a un CRM?
• Características principales de un buen sistema CRM
• Cómo elegir el CRM adecuado para tu negocio
• Desafíos comunes al adoptar un CRM
• Por qué folk es una excelente opción para pequeñas empresas

¿Qué es un CRM?

Un CRM (gestión de relaciones con clientes) es una forma de almacenar, organizar y utilizar la información del cliente de manera efectiva y segura. En lugar de hojas de cálculo dispersas o hilos de correo electrónico interminables, un CRM reúne todo en un solo lugar.

Esto es lo que un CRM puede ayudarte:

• Almacenar y organizar detalles de contacto.
• Rastrear conversaciones e interacciones con clientes.
• Gestionar ventas, acuerdos y tareas de manera eficiente.

Piénsalo como una única fuente de verdad para toda tu información de clientes, ayudando a tu equipo a ahorrar tiempo y trabajar de manera más inteligente.

¿Cuándo es el momento adecuado para pasar de Excel a un CRM?

Con su bajo costo, hacer la transición de Excel como pequeña empresa puede parecer abrumador. Sin embargo, un CRM podría ser exactamente lo que necesitas una vez que empieces a darte cuenta de cuánto tiempo consumen tus tareas diarias.

Sabrás que es el momento adecuado para alejarte de Excel cuando notes:

• Demasiado trabajo manual: Las tareas repetitivas, como actualizar la información de contacto, te alejan de las prioridades más importantes que necesitan tu atención.
• Las cosas se sienten desordenadas: Gestionar todo en hojas de cálculo se vuelve cada vez más ingobernable.
• Sin una visión general: Rastrear los embudos de ventas o las interacciones con los clientes se siente como una batalla cuesta arriba.
• La colaboración es un problema: Múltiples versiones de archivos crean confusión y hacen que las actualizaciones del equipo sean frustrantes.

¿Cuáles son las principales diferencias entre Excel y un CRM?

¿Sientes las limitaciones de Excel pero no estás seguro si un CRM es el movimiento correcto? Lo entendemos: el cambio puede ser desalentador. Aquí hay cinco diferencias clave entre Excel y CRM para ayudarte a decidir.

1. Propósito y Funcionalidad

Aunque puedes hacer gestión básica de contactos en Excel, un CRM tiene características más distintas que te ayudan a optimizar tus tareas y flujo de trabajo. Encontrarás que:

• CRM: Diseñado específicamente para gestionar relaciones con clientes, automatizar tareas y proporcionar información de datos.
• Mientras que Excel: Una herramienta de hoja de cálculo de propósito general para organizar, calcular y analizar datos manualmente.

2. Gestión de Datos

Mientras que ambos parecen ser capaces de realizar la misma tarea, p. ej., gestión de información de contacto. Un CRM está diseñado para ser un lugar más seguro para los datos de tus clientes. Encontrarás que:

• Un CRM: Centraliza la información del cliente (p. ej., detalles de contacto, historial de interacciones, embudos de ventas) en un lugar accesible y seguro.
• Mientras que Excel: Requiere la entrada manual y organización de datos, lo que a menudo resulta en múltiples hojas de cálculo para diferentes tareas.

3. Automatización

Cuando se trata de automatización, un CRM es un claro ganador. Encontrarás que:

• CRM: Automatiza tareas repetitivas como seguimientos, recordatorios y sincronización de datos entre equipos.
• Excel: Sin automatización incorporada para tareas relacionadas con el cliente; requiere esfuerzo manual o macros complejas.

4. Colaboración

Existen ciertas limitaciones en cuanto a la colaboración en Excel que un CRM puede proporcionar, incluidas las permisos de usuario. Encontrarás que:

• CRM: Permite la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo, con permisos de usuario y actualizaciones visibles al instante para todos.
• Excel: La colaboración es limitada y a menudo requiere compartir archivos, lo que lleva a problemas de control de versiones.

5. Informes y Análisis

Mientras que ambos proporcionan capacidades de informes, los usuarios de Excel pueden encontrar la interfaz más torpe en comparación con un CRM. Encontrarás que:

• CRM: Proporciona paneles y análisis listos para usar para rastrear el rendimiento, el comportamiento del cliente y las métricas de ventas.
• Excel: Los informes y análisis requieren configuración manual, fórmulas y creación de gráficos.

¿Cuáles son las características principales de un buen sistema CRM?

En su esencia, un CRM se trata de ayudar a que tu negocio funcione de manera más fluida. Pero no todos los CRMs están construidos de la misma manera, aunque la mayoría de los buenos comparten estas características:

• Gestión de contactos: Almacena la información del cliente como correos electrónicos, números de teléfono y notas en un solo lugar.
• Seguimiento de ventas: Visualiza tu embudo de ventas y rastrea en qué etapa se encuentran los leads en el proceso.
• Automatización: Configura flujos de trabajo para manejar tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos de seguimiento.
• Análisis: Ve lo que está funcionando (y lo que no) con herramientas de informes integradas.
• Integraciones: Conecta tu CRM con herramientas que ya utilizas, como aplicaciones de correo electrónico o calendario.

Cómo evaluar y seleccionar un CRM

Seleccionar el CRM adecuado para tu negocio es una decisión importante, especialmente si estás explorando opciones por primera vez. Con tantas opciones disponibles, es importante prestar atención a cosas que se alineen con tus necesidades actuales y el crecimiento futuro durante tu proceso de selección e investigación. 

A continuación, hay algunas cosas que deberías considerar.

1. Tiempo de implementación

Esto se refiere al período que toma configurar, ajustar e integrar completamente el sistema CRM en los flujos de trabajo de un negocio. Incluye todos los pasos necesarios para asegurar que el CRM esté operativo y alineado con los objetivos de la organización.

2. Escalabilidad

Mientras que algunos CRM como HubSpot son atractivos con su plan gratuito para siempre. Puede que descubras que una vez que estés listo para actualizar, se vuelve costoso. Para evitar que te quiten tiempo con otro proceso de implementación, querrás prestar atención a los planes de precios. Por ejemplo, los planes de precios de folk están diseñados para escalar contigo a medida que tu equipo crece, con su capacidad para apoyar a solopreneurs, equipos pequeños a medianos y grandes empresas.

3. Facilidad de uso

Un CRM es tan efectivo como la capacidad de su equipo para usarlo. Busque una interfaz intuitiva y flujos de trabajo simples que minimicen la curva de aprendizaje. Una herramienta que sea demasiado compleja podría desanimar a su equipo de adoptarla completamente, reduciendo su valor para su negocio. Pruebe el CRM durante un período de prueba para ver si se siente natural de usar.

4. Capacidades de integración

Tu CRM debería funcionar sin problemas con las herramientas que tu equipo tiene en su pila tecnológica, como correo electrónico, calendarios, plataformas de marketing y software de contabilidad. Esto asegura que los datos fluyan sin problemas entre los sistemas, ahorrando tiempo y reduciendo el trabajo manual. Verifica si el CRM admite integraciones con las herramientas que más importan a tu negocio.

5. Soporte al cliente

Ya sea durante la implementación o el uso diario, un soporte confiable es crucial. Busque CRMs que ofrezcan múltiples canales de soporte, como chat en vivo, correo electrónico o una base de conocimientos, para ayudarle a resolver problemas rápidamente. Un servicio al cliente receptivo puede marcar la diferencia en la fluidez con la que su CRM funciona para su equipo.

6. Reserva una demostración

Aunque las cosas parecen geniales sobre el papel, puede que no siempre se alineen con tu propia experiencia. Asegúrate de reservar demostraciones para cualquier CRM que selecciones, para que puedas hacer preguntas relevantes al equipo de ventas y ver cómo es la plataforma de primera mano. Comienza reservando una demostración de folk aquí. 

Conclusión

Aunque alejarse de una solución rentable como Excel a un CRM puede parecer desalentador. Los beneficios a largo plazo valen la pena. Es una forma de construir relaciones más fuertes y duraderas con tus clientes. Si estás buscando un CRM que equilibre características fáciles de usar con una gestión de contactos poderosa, folk podría ser el CRM para ti. Prueba folk hoy, gratis. 

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