Vous avez déjà eu l'impression que l'envoi d'e-mails en masse était une corvée sans fin ? Copier-coller, suivre les réponses, éviter les confusions : autant de tâches qui font perdre du temps.

C'est là que le publipostage change la donne. Avec Outlook, vous pouvez envoyer des e-mails personnalisés en masse, sans chaos. Plus de travail manuel, plus d'erreurs.

Découvrez le tutoriel étape par étape sur la façon d'effectuer un publipostage dans Outlook, ainsi que cinq outils alternatifs qui pourraient encore mieux répondre aux besoins de votre équipe commerciale.

Qu'est-ce que le publipostage dans Outlook ?

La fusion de courrier dans Outlook vous permet d'envoyer des e-mails personnalisés en masse sans avoir à copier-coller manuellement.

Il extrait les données d'une liste de contacts (Excel, Word ou Outlook Contacts) et insère les noms, adresses ou autres détails dans chaque e-mail. Cela permet de gagner du temps et garantit que chaque message semble personnalisé pour vos prospects.

Comment effectuer un publipostage dans Outlook : 4 étapes faciles

Le publipostage Outlook est une fonctionnalité permettant d'envoyer des e-mails personnalisés à toutes les personnes figurant sur votre liste de prospects.

Étape 1 : Préparez vos données pour le publipostage Outlook

Si vous souhaitez envoyer des e-mails personnalisés à de nombreux prospects, vous devez d'abord disposer d'une base de données de vos contacts au format Excel.

Assurez-vous que chaque catégorie, telle que le nom, l'adresse e-mail, la société, etc., est correcte et classée dans des colonnes distinctes.

Étape 2 : Créer un nouvel e-mail

Pour accéder à l'assistant de fusion et publipostage dans Outlook, vous devez créer un nouvel e-mail vierge :

1. Cliquez sur « Nouveau message » dans l'onglet Accueil.
2. Accédez au menu ruban.
3. Cliquez sur « Mailings ».
4. Sélectionnez « Démarrer le publipostage ».
5. Sélectionnez « Messages électroniques ».

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Étape 3 : Insérez les champs que vous souhaitez fusionner dans Outlook.

1. Cliquez sur « Sélectionner les destinataires » pour choisir votre carnet d'adresses.
2. Dans l'onglet « Mailings », cliquez sur « Insert Merge Field » (Insérer un champ de fusion) pour sélectionner les champs que vous souhaitez intégrer à votre e-mail, tels que le nom ou la société.

Il est désormais possible de commencer à créer des messages avec des variables. En cliquant sur « Lignes d'accueil », vous pouvez ajouter des lignes d'accueil à un document.

Le champ de formatage vous permet d'entrer le texte de votre choix !

Étape 4 : Prévisualisation et finalisation

1. Prévisualisez vos e-mails en cliquant sur « Prévisualiser les résultats ».

Cela vous donnera un aperçu de l'apparence de vos e-mails une fois qu'ils auront été envoyés à vos prospects.

1. Cliquez sur « Terminer et fusionner » lorsque vous avez terminé de prévisualiser et de vérifier tous les champs.

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Limites des e-mails dans Outlook Mail Merge

Bien que très utile, la fusion de courrier Outlook présente plusieurs limites pour les équipes commerciales :

• Aucune analyse, aucun suivi ni aucun moyen de voir quels prospects ont ouvert, cliqué ou répondu
• Il est uniquement compatible avec les adresses e-mail Outlook et ne peut pas être utilisé avec les comptes Gmail.
• Son utilisation est limitée à un usage individuel, ce qui signifie que les résultats ne peuvent pas être partagés avec d'autres membres de l'équipe commerciale et qu'il ne s'agit donc pas d'un outil collaboratif.
• L'expérience utilisateur est obsolète et peu pratique.
• Vous devez basculer entre trois applications différentes (Microsoft Word, Excel et Outlook) pour envoyer des e-mails fusionnés.
• Vous devrez souscrire à un abonnement Office 365 (à partir de 12,50 $ par utilisateur et par mois pour un usage professionnel) ou utiliser des versions propriétaires du logiciel (249,99 $ pour un ordinateur) pour utiliser la fonction de fusion et publipostage d'Outlook.

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Pourquoi utiliser le publipostage dans Outlook ?

La personnalisation est essentielle dans le domaine de la prospection commerciale. En utilisant des outils de fusion de courrier et des variables telles que [prénom], [nom], [nom de l'entreprise] et [fonction], nous pouvons créer des messages personnalisés et ciblés qui donnent au prospect le sentiment d'être spécial et apprécié.

Lorsqu'un e-mail semble personnalisé, il est plus susceptible d'attirer l'attention du lecteur et de l'inciter à s'intéresser au contenu. Cela peut se traduire par des taux d'ouverture et des taux de clics plus élevés, et finalement, par davantage de conversions pour votre équipe commerciale.

Si vous souhaitez passer à la vitesse supérieure en matière de prospection commerciale, pensez à utiliser des outils de fusion de courrier et des variables de personnalisation pour créer des campagnes plus efficaces et plus attrayantes.

Les meilleurs outils de fusion de courrier pour Outlook

Il existe divers outils de fusion de courrier pour Outlook que les équipes commerciales peuvent utiliser. Les plus populaires sont Gmass, folk, Yamm, Mixmax et Streak.

folk

⭐⭐⭐⭐⭐

folk est la meilleure solution pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes qui ont besoin d'un système CRM simple doté de puissantes fonctionnalités de fusion de courrier. Il est spécialement conçu pour les équipes de taille moyenne qui ont dépassé le stade des outils de base, mais qui n'ont pas besoin de la complexité des solutions d'entreprise.

Caractéristiques principales

• Synchronisation des contacts, afin que vous puissiez importer des contacts depuis n'importe quelle source, comme Gmail, Microsoft Outlook, LinkedIn, Twitter, des fichiers CSV, des intégrations personnalisées ou toute autre source de données.
• Enrichissement des coordonnées, qui complète les informations manquantes en quelques instants
• Organisez vos listes de contacts, créez des groupes de contacts afin de les classer à votre guise.
• Assistance IA, créez des champs personnalisés, tels qu'une phrase pour briser la glace, une formule de salutation, un objet personnalisé ou tout autre élément dont vous avez besoin, générés en quelques secondes grâce à l'IA.
• Gestion des pipelines, créez des pipelines personnalisés à partir d'une liste de contacts existante
• Marketing par e-mail : utilisez la fonction de fusion et publipostage pour accéder à tous vos contacts et créer des séquences d'e-mails.
• Suivez les interactions synchronisées (telles que les e-mails ou les événements du calendrier) directement dans folk.
• Collaboration en équipe, appuyez-vous sur les notes de vos collègues pour créer une source d'informations unique pour toute votre équipe, définissez des rappels, consultez les dernières interactions et bien plus encore.

Pour le publipostage, lorsque vous personnalisez votre e-mail sur folk, il est très facile d'insérer des champs variables, comme le montre l'image ci-dessous.

Utilisez la fonctionnalité d'IA Folk, Magic Field, pour aller au-delà de la simple utilisation du prénom. Exploitez les données dont vous disposez sur vos contacts pour personnaliser vos messages et obtenir de meilleurs résultats commerciaux.

Obtenez toutes les informations nécessaires sur chaque contact afin de faciliter l'envoi de courriers personnalisés. Suivez les interactions, y compris les e-mails, les événements du calendrier et autres détails que vous ajoutez manuellement.

Il est également facile de suivre les résultats des campagnes en consultant les taux d'ouverture, de clics et de rebonds.

Essayez les nouvelles séquences d'e-mails dans la dernière mise à jour folk. Créez des parcours d'e-mails au sein de la plateforme CRM. Utilisez-les pour la prospection commerciale, la recherche de nouveaux clients ou la fidélisation de la clientèle.

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Avantages

• Interface facile à utiliser (similaire à Notion)
• Retrouvez rapidement les adresses e-mail manquantes grâce à l'enrichissement
• Offre un forfait gratuit sans limite de temps
• S'intègre à Outlook et Gmail
• Fournit des analyses détaillées sur les ouvertures et les clics dans les e-mails.
• Collaboratif, adapté aux équipes ou aux utilisateurs individuels
• Intégré à un CRM qui comprend la gestion du pipeline, le suivi des e-mails, les rappels, les notes et plus encore.
• La fonctionnalité IA appelée « Magic Field » vous aide à rédiger plus rapidement des e-mails personnalisés.
• Déduplication automatique des contacts 
• Automatisez les tâches manuelles telles que le regroupement des contacts.
• Nouvelle fonctionnalité de séquence d'e-mails

Inconvénients

• Crédits limités pour le forfait gratuit

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Gmass

⭐⭐⭐

Gmass est un outil de marketing par e-mail qui vous permet d'envoyer facilement des e-mails personnalisés en masse. Il dispose d'une interface conviviale et s'intègre facilement à Gmail, mais ne prend pas en charge Outlook.

Caractéristiques principales

• Transforme Gmail en plateforme d'email marketing et d'emails à froid
• test A/B
• Personnalisation du publipostage avec Google Sheets

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Avantages

• Interface facile à utiliser
• Peut envoyer des courriers personnalisés
• Peut suivre les ouvertures et les clics dans les e-mails
• Prend en charge l'envoi d'e-mails de suivi
• Propose des tarifs abordables

Inconvénients

• Intégration limitée avec d'autres plateformes
• Pas de fonctionnalité CRM intégrée

Yamm

⭐⭐⭐

Yamm (Yet Another Mail Merge) est un outil de fusion de courrier pour Gmail qui vous permet d'envoyer des e-mails personnalisés en masse. C'est un excellent outil pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leur processus de communication par e-mail.

Caractéristiques principales

• Envoyer avec un alias, cc et cci
• Créez des sondages par e-mail, tels que des sondages simples auxquels les destinataires peuvent répondre depuis leur boîte de réception.
• Bibliothèque de modèles, comprenant des modèles prêts à l'emploi et des e-mails HTML avancés

Avantages

• S'intègre à Google Sheets
• Envoie des e-mails personnalisés
• Peut suivre les ouvertures et les clics dans les e-mails
• Propose un forfait gratuit

Inconvénients

• Intégrations limitées avec d'autres plateformes
• Le forfait gratuit offre des fonctionnalités limitées.
• Nécessite un compte Google pour pouvoir l'utiliser.
• Pas de fusion Outlook
• Interface peu pratique

Mixmax

⭐⭐⭐⭐

Mixmax est un outil de suivi et d'automatisation des e-mails qui s'intègre à Gmail. Il offre un large éventail de fonctionnalités telles que la planification des e-mails, les suivis automatisés et l'intégration CRM.

Caractéristiques principales :

• Priorité aux ventes et à la réussite client
• L'intégration Salesforce vous permet de créer un déclencheur qui met à jour Salesforce sans saisie de données.

Avantages

• S'intègre aux CRM populaires
• Envoie des e-mails personnalisés
• Peut suivre les ouvertures et les clics dans les e-mails
• Propose un forfait gratuit

Inconvénients

• Intégrations limitées avec d'autres plateformes
• Un peu trop complexe, lourd
• Le forfait gratuit offre des fonctionnalités limitées.
• Peut être coûteux

Série

⭐⭐⭐⭐

Streak est un outil CRM qui s'intègre à Gmail. Il vous permet de gérer votre pipeline commercial, de suivre vos e-mails et de collaborer avec votre équipe.

Caractéristiques principales

• Intégration Gmail : s'intègre parfaitement à votre compte Gmail, vous permettant ainsi de gérer votre CRM depuis l'interface de messagerie électronique.
• Suivi des e-mails, pour voir quand les destinataires lisent les e-mails, ce qui permet d'évaluer le moment opportun pour les relances et le niveau d'intérêt.
• Application mobile, enregistrer les appels et envoyer les contacts vers votre téléphone

Avantages :

• S'intègre à Gmail
• Interface facile à utiliser
• Gère le pipeline des ventes
• Propose un forfait gratuit

Inconvénients :

• Intégrations limitées avec d'autres plateformes
• Pas d'application web, uniquement utilisable directement depuis l'interface Gmail
• Peut ne pas disposer de toutes les fonctionnalités des autres outils CRM.
• Le forfait gratuit offre des fonctionnalités limitées.

Conclusion

Le publipostage est un moyen efficace d'envoyer des e-mails personnalisés à de nombreux prospects sans perdre de temps ni d'efforts. Mais il peut être difficile de fusionner les contacts Outlook avec un processus simple.

Grâce aux étapes simples ci-dessus et à la comparaison des outils fournie, vous pouvez facilement effectuer un publipostage dans Outlook ou choisir l'outil qui convient le mieux à votre équipe commerciale. Vous pouvez ainsi envoyer des e-mails personnalisés à vos prospects et clients, et consacrer votre temps et votre attention à d'autres activités commerciales urgentes.

FAQ

Comment faire un publipostage dans Outlook ?

Préparez vos contacts dans Excel. Dans Word : Courrier → Commencer le publipostage → Messages électroniques. Sélectionnez les destinataires, insérez les champs de fusion, rédigez le message, puis cliquez sur Terminer et fusionner pour envoyer via Outlook.

La fusion de courrier Outlook peut-elle envoyer des pièces jointes ?

Non. Le publipostage Word/Outlook ne permet pas de joindre des fichiers. Utilisez un complément ou un CRM qui prend en charge les pièces jointes et le suivi, tel que folk.

Quelles sont les limites d'envoi des publipostages Outlook ?

Les limites varient. Dans Exchange Online : environ 10 000 destinataires/jour, 500 destinataires/message et environ 30 messages/minute. Les envois volumineux peuvent être limités ; les envois par lots et les délais d'ajout peuvent affecter la délivrabilité.

Comment suivre les ouvertures et les clics dans le publipostage Outlook ?

La fusion native ne dispose d'aucune fonctionnalité d'analyse. Pour suivre les ouvertures, les clics et les réponses, utilisez un complément ou un CRM avec suivi, tel que folk. Ces outils permettent également de planifier et d'automatiser les suivis.