Avez-vous déjà l'impression que l'envoi d'e-mails en masse est un tracas sans fin ? Copier-coller, suivre les réponses et éviter les confusions : c'est une recette pour perdre du temps.

C'est là que mail merge change la donne. Avec Outlook, vous pouvez envoyer des e-mails personnalisés en masse, sans le chaos. Fini le travail manuel, fini les erreurs.

Découvrez le tutoriel étape par étape sur comment faire un mail merge dans Outlook, plus cinq outils alternatifs qui pourraient encore mieux répondre à vos besoins.

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Qu'est-ce que la fusion de courrier dans Outlook ?

La fusion de courrier dans Outlook vous permet d'envoyer des e-mails en masse personnalisés sans copier-coller manuellement.

Elle extrait des données d'une liste de contacts (Excel, Word ou Contacts Outlook) et insère des noms, des adresses ou d'autres détails dans chaque e-mail. Cela fait gagner du temps et garantit que chaque message semble personnalisé.

Comment utiliser le publipostage dans Outlook : 4 étapes faciles !

Le publipostage Outlook est une fonctionnalité pour envoyer des messages email personnalisés à tous les membres de votre liste.

Étape 1 : Préparez vos données pour le publipostage Outlook

Si vous souhaitez envoyer des e-mails personnalisés à de nombreux destinataires, vous devez d'abord avoir une base de données de vos contacts au format Excel.

Assurez-vous que chaque catégorie comme le nom, l'adresse e-mail, la localisation, et plus encore sont correctes et classées dans des colonnes séparées.

Étape 2 : Commencer un nouvel e-mail

Pour accéder à l'assistant de publipostage dans Outlook, vous devez commencer un nouvel e-mail vierge :

1. Cliquez sur « Nouvel e-mail » dans l'onglet Accueil.
2. Allez dans le menu du ruban.
3. Cliquez sur « Publipostages ».
4. Sélectionnez « Démarrer le publipostage ».
5. Choisissez « Messages électroniques ».

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Étape 3 : Insérez les champs que vous souhaitez fusionner dans outlook

1. Cliquez sur “Sélectionner les destinataires” pour choisir votre carnet d'adresses.
2. Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur “Insérer un champ de fusion” pour sélectionner les champs que vous souhaitez intégrer dans votre email, comme le nom ou la localisation.

Il est maintenant possible de commencer à créer des messages avec des variables. En cliquant sur Lignes de salutation, vous pouvez ajouter des Lignes de salutation à un document.

Le champ de formatage vous permet d'entrer n'importe quel texte que vous souhaitez !

Étape 4 : Prévisualiser et Terminer

1. Prévisualisez vos emails en cliquant sur “Aperçu des résultats”.

Cela vous donnera un aperçu de l'apparence de vos emails une fois qu'ils seront envoyés.

1. Cliquez sur “Terminer & Fusionner” lorsque vous avez terminé de prévisualiser et de revoir tous les champs.

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Limites de la fusion de courriels Outlook

Bien que très utile, la fusion de courriels Outlook présente plusieurs limitations :

• Pas d'analytique, de suivi ou de moyen de voir quels destinataires ont ouvert, cliqué ou répondu
• Il est uniquement compatible avec les adresses e-mail Outlook et ne peut pas être utilisé avec des comptes Gmail
• Il est limité à un usage individuel, ce qui signifie que les résultats ne peuvent pas être partagés avec d'autres coéquipiers, et donc ce n'est pas collaboratif
• L'UX est obsolète et encombrante
• Vous devez basculer entre trois applications différentes (Microsoft Word, Excel et Outlook) pour envoyer des e-mails fusionnés
• Vous devrez vous abonner à un abonnement Office 365 (qui commence à 12,50 $/utilisateur par mois pour un usage professionnel) ou utiliser des versions propriétaires du logiciel (249,99 $ pour un ordinateur) pour utiliser la fusion de courriels Outlook

Pourquoi utiliser le publipostage dans Outlook ?

La personnalisation est essentielle en matière de marketing par e-mail. En utilisant des outils de publipostage et des variables telles que [firstname], [lastname], [companyname] et [jobtitle], nous pouvons créer des messages personnalisés et ciblés qui font sentir au destinataire qu'il est spécial et apprécié.

Lorsqu'un e-mail semble personnalisé, il est plus susceptible d'attirer l'attention du lecteur et de l'encourager à interagir avec le contenu. Cela peut conduire à des taux d'ouverture plus élevés, des taux de clics plus élevés et, en fin de compte, à plus de conversions.

Si vous souhaitez amener votre marketing par e-mail au niveau supérieur, envisagez d'utiliser des outils de publipostage et des variables de personnalisation pour créer des campagnes plus efficaces et engageantes.

Les Meilleurs Outils de Publipostage pour Outlook

Il existe divers outils de publipostage pour Outlook que vous pouvez utiliser. Les plus populaires sont Gmass, folk, Yamm, Mixmax et Streak.

folk

⭐⭐⭐⭐⭐

folk est un système CRM simple avec un outil de publipostage intégré.

Fonctionnalités clés

• Synchronisation des contacts, afin que vous puissiez importer des contacts de n'importe quelle source, comme Gmail, Microsoft Outlook, LinkedIn, Twitter, fichiers csv, intégrations personnalisées, ou toute autre source de données
• Enrichissement des contacts, qui remplit les informations de contact manquantes en quelques instants
• Organiser les listes de contacts, créer des groupes de contacts afin de les catégoriser à votre manière
• Support AI, créer des champs personnalisés, tels qu'un brise-glace, une ligne de salutation, une ligne d'objet personnalisée, ou tout autre chose dont vous avez besoin, généré en quelques secondes avec l'AI
• Gestion de pipeline, créer des pipelines personnalisés à partir d'une liste de contacts existante
• Marketing par e-mail, utiliser la fonction de publipostage pour accéder à tous vos contacts et créer des séquences d'e-mails
• Suivre les interactions synchronisées (comme les messages e-mail ou les événements de calendrier) directement dans folk
• Collaboration d'équipe, s'appuyer sur les notes des autres pour créer une source de vérité au sein de votre équipe, définir des rappels, voir les dernières interactions et plus encore

Pour le publipostage, lors de la personnalisation de votre e-mail sur folk, il est très facile d'insérer des champs variables comme montré dans l'image ci-dessous

Utilisez la fonction AI de Folk, Magic Field, pour aller au-delà de l'utilisation d'un prénom. Exploitez les données que vous avez sur vos contacts pour personnaliser les messages.

Obtenez le contexte complet sur chaque contact pour faciliter l'envoi de publipostages personnalisés. Suivez les interactions, y compris les e-mails, les événements de calendrier et d'autres détails que vous ajoutez manuellement.

Il est également facile de suivre les résultats des campagnes en consultant les taux d'ouverture, de clics et de rebonds.

Essayez les nouvelles séquences d'e-mails dans la dernière mise à jour de folk. Créez des parcours d'e-mails au sein de la plateforme CRM. Utilisez-le pour les ventes, l'intégration, les événements ou le recrutement.

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Avantages

• Interface facile à utiliser (similaire à Notion)
• Peut rapidement trouver des adresses e-mail manquantes avec l'enrichissement
• Propose un plan gratuit sans limite de temps
• S'intègre avec Outlook et Gmail
• Offre des analyses détaillées sur les ouvertures et les clics des e-mails
• Collaboratif, adapté aux équipes ou aux utilisateurs individuels
• Intégré dans un CRM qui comprend la gestion des pipelines, le suivi des e-mails, des rappels, des notes et plus encore
• Fonctionnalité IA appelée ‘Magic Field’ vous aide à écrire des e-mails personnalisés plus rapidement
• Dé-duplication automatique des contacts 
• Automatiser les tâches manuelles telles que le regroupement de contacts
• Nouvelle fonctionnalité de séquence d'e-mails

Inconvénients

• Crédits limités pour le plan gratuit

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Gmass

⭐⭐⭐

Gmass est un outil de marketing par email qui vous permet d'envoyer des emails de masse personnalisés facilement. Il dispose d'une interface conviviale et s'intègre facilement avec Gmail mais n'a pas d'intégration avec Outlook.

Fonctionnalités clés

• Transforme Gmail en plateforme de marketing par e-mail et d'e-mails à froid
• Test A/B
• Personnalisation de fusion de courrier avec Google Sheets

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Avantages

• Interface facile à utiliser
• Peut envoyer des mailings personnalisés
• Peut suivre les ouvertures et les clics des e-mails
• Prend en charge l'envoi d'e-mails de suivi
• Dispose d'un plan tarifaire abordable

Inconvénients

• Intégration limitée avec d'autres plateformes
• Pas de fonctionnalité CRM intégrée

Yamm

⭐⭐⭐

Yamm (Yet Another Mail Merge) est un outil de publipostage pour Gmail qui vous permet d'envoyer des e-mails personnalisés en masse. C'est un excellent outil pour les entreprises cherchant à rationaliser leur processus de sensibilisation par e-mail.

Caractéristiques clés

• Envoyer avec un alias, cc et bcc
• Créer des sondages par email tels que des sondages simples auxquels les destinataires peuvent répondre depuis leur boîte de réception
• Bibliothèque de modèles, y compris des modèles prêts à l'emploi et des emails HTML avancés

Avantages

• S'intègre avec Google Sheets
• Envoie des emails personnalisés
• Peut suivre les ouvertures et les clics des emails
• Propose un plan gratuit

Inconvénients

• Intégrations limitées avec d'autres plateformes
• Le plan gratuit a des fonctionnalités limitées
• Nécessite un compte Google pour utiliser
• Pas de publipostage Outlook
• Interface peu conviviale

Mixmax

⭐⭐⭐⭐

Mixmax est un outil de suivi et d'automatisation des e-mails qui s'intègre à Gmail. Il offre une large gamme de fonctionnalités telles que la planification des e-mails, les relances automatisées et l'intégration CRM.

Caractéristiques clés :

• Concentration sur les ventes et le succès client
• L'intégration Salesforce vous permet de créer un déclencheur qui met à jour Salesforce sans saisie de données

Avantages

• S'intègre avec les CRM populaires
• Envoie des emails personnalisés
• Peut suivre les ouvertures et les clics des emails
• Propose un plan gratuit

Inconvénients

• Intégrations limitées avec d'autres plateformes
• Un peu trop complexe, lourd
• Le plan gratuit a des fonctionnalités limitées
• Peut être coûteux

Streak

⭐⭐⭐⭐

Streak est un outil CRM qui s'intègre à Gmail. Il vous permet de gérer votre pipeline de ventes, de suivre les e-mails et de collaborer avec votre équipe.

Fonctionnalités clés

• Intégration Gmail, s'intègre parfaitement avec votre Gmail vous permettant de gérer votre CRM dans l'interface de messagerie
• Suivi des e-mails, pour voir quand les destinataires lisent les e-mails aidant à évaluer le timing des relances et le niveau d'intérêt
• Application mobile, enregistrez des appels et envoyez des contacts sur votre téléphone

Avantages :

• S'intègre avec Gmail
• Interface facile à utiliser
• Gère le pipeline de ventes
• Propose un plan gratuit

Inconvénients :

• Intégrations limitées avec d'autres plateformes
• Pas d'application web, seulement possible de l'utiliser directement depuis l'interface Gmail
• Peut ne pas avoir toutes les fonctionnalités des autres outils CRM
• Le plan gratuit a des fonctionnalités limitées

Conclusion

La fusion de courrier est un moyen efficace d'envoyer des e-mails personnalisés à de nombreux destinataires sans perdre de temps ni d'efforts. Mais il peut être difficile de fusionner les contacts Outlook avec un processus simple.

Avec les étapes simples ci-dessus et la comparaison des outils fournie, vous pouvez facilement effectuer une fusion de courrier dans Outlook ou choisir l'outil qui vous convient le mieux. De cette façon, vous pouvez envoyer des e-mails personnalisés à des clients, des prospects et d'autres destinataires, et également consacrer votre temps et votre attention à d'autres engagements pressants.