Enregistrement des appels téléphoniques professionnels : méthodes et outils

Vous avez noté « envoyer un devis révisé », mais le client n'a pas seulement demandé un nouveau prix. Il souhaitait également que l'installation soit comprise et que la livraison ait lieu avant la fin du mois. Avant de préparer l'offre, vous devez vérifier précisément ce qu'il a dit.

L'enregistrement des appels professionnels permet à votre équipe de disposer d'un enregistrement audio auquel se référer lorsque les notes ne sont pas suffisamment claires. Certains outils génèrent également des transcriptions et des résumés, ce qui facilite la recherche d'une demande sans avoir à réécouter l'intégralité de la conversation.

Pour commencer, il ne suffit pas de trouver le bouton d'enregistrement. Vous devez savoir si le logiciel enregistre les deux interlocuteurs, quel type de consentement est requis et où le fichier sera enregistré.

Voici comment enregistrer des appels téléphoniques professionnels, les points à vérifier avant d'enregistrer sans consentement, et comment choisir un système téléphonique d'entreprise permettant d'enregistrer les appels. Nous comparerons également sept outils et vous expliquerons quelles formules incluent les fonctionnalités d'enregistrement dont votre équipe a besoin.

En quoi consiste l'enregistrement des appels téléphoniques professionnels ?

L'enregistrement des appels professionnels permet de capturer le son d'une conversation de travail afin de pouvoir la réécouter ultérieurement. En fonction de votre configuration, vous pouvez lancer l'enregistrement au cours d'un appel individuel ou configurer l'enregistrement automatique pour les lignes prises en charge.

L'enregistrement doit permettre d'entendre clairement les deux interlocuteurs. Une fois l'appel terminé, le fichier peut apparaître dans l'historique des appels de la plateforme téléphonique ou être accessible via un CRM connecté. L'emplacement de stockage, les personnes autorisées à l'ouvrir et la durée de disponibilité dépendent du service et de vos paramètres.

L'enregistrement, la transcription et la synthèse donnent lieu à des résultats différents :

✔️ Enregistrement des appels: L'enregistrement audio proprement dit. Réécoutez-le pour vérifier la formulation, le ton ou le contexte d'un échange.

✔️ Transcription de l'appel: une version écrite de la conversation. Effectuez une recherche pour trouver un détail, puis écoutez l'enregistrement si le texte n'est pas clair.

✔️ Résumé de l'appel généré par l'IA: un résumé concis de la discussion. Utilisez-le pour vous mettre à jour, tout en conservant la source à disposition pour vérification.

L'achat d'un outil permettant de générer des comptes-rendus de réunion ne vous offre pas forcément la possibilité d'enregistrer des appels téléphoniques courants. De même, un système téléphonique professionnel qui enregistre les appels peut facturer séparément les services de transcription ou les fonctionnalités d'IA.

💡 Conseil CRM d’ folk : avant de choisir un logiciel, déterminez quelles conversations vous devez enregistrer : les appels passés par chaque commercial, les appels entrants sur un numéro partagé, ou les deux. Vérifiez ensuite que la fonctionnalité d’enregistrement prend en charge ces lignes et les appareils utilisés par votre équipe.

Pourquoi les entreprises enregistrent-elles les appels téléphoniques ?

Un enregistrement permet à votre équipe de se référer à un support concret lorsqu'une demande n'est pas claire ou que deux personnes ont une version différente de la conversation. Il permet également de disposer d'échanges précis à des fins de formation, de passation de service et de suivi.

1. Vérifier les demandes des clients avant d'élaborer une offre

→ Un prospect peut aborder les quantités, les dates de livraison et les services optionnels au cours d’un même appel. Avant d’envoyer un devis, le commercial peut réécouter le passage concerné et vérifier les éléments à inclure dans l’offre.

Cela s'avère particulièrement utile lorsque le client a posé une condition : « Nous avons besoin de 20 unités, à condition que vous puissiez les livrer en une seule fois. » Les notes qui ne mentionnent que la quantité ne reflètent qu'une partie de la demande.

2. Respecter ses engagements

→ Les enregistrements aident les conseillers à retrouver ce qu’ils ont promis d’envoyer ou à approfondir une question. Une transcription, lorsqu’elle est disponible, peut faciliter la recherche de ces passages.

Après avoir pris connaissance de la conversation, créez une tâche de suivi dans folk en indiquant le responsable désigné et la date limite convenus. Le fait de garder cet engagement bien en vue dans la fiche de contact aide l'équipe à y donner suite avant le prochain appel.

3. Fournir des informations de contexte à ses collègues lors d'un passage de relais

→ Lorsqu’un compte change de responsable, le nouveau commercial doit en savoir plus que le simple stade actuel du pipeline. Il peut avoir besoin de savoir pourquoi le client a rejeté la première proposition ou quels sont les points qui restent en suspens.

Partagez l'enregistrement concerné avec vos collègues autorisés et ajoutez une brève note expliquant ce qu'il faut écouter. Cela leur fournit un point de départ utile sans qu'ils aient à écouter tous les appels précédents.

4. Entraîner les représentants à l'aide d'échanges spécifiques

→ Un responsable peut écouter la manière dont un commercial a répondu à une question sur les tarifs, géré une interruption ou conclu la conversation. Les commentaires peuvent alors porter sur un échange concret : quelle question est restée sans réponse et que pourrait demander le commercial la prochaine fois ?

Écoutez l'enregistrement pour bien comprendre le contexte avant de porter un jugement sur la réponse. Un résumé peut mettre en évidence une objection tout en omettant l'explication qui l'a précédée.

5. Faire le point sur les divergences concernant ce qui a été dit

→ Si un client remet en cause un engagement, l'enregistrement peut aider à « clarify r » la discussion initiale. Écoutez l'échange qui entoure la phrase litigieuse ainsi que celle-ci elle-même.

Son utilité dépend de ce qui a été enregistré et de la clarté de l'enregistrement. Un enregistrement audio doit tout de même faire l'objet d'une interprétation minutieuse, en particulier lorsque la conversation porte sur des projets ou des conditions encore provisoires.

Une entreprise peut-elle enregistrer des appels téléphoniques sans consentement ?

Dans certaines situations, une entreprise peut enregistrer un appel sans le consentement de l'autre interlocuteur. La réponse dépend de la législation applicable à la conversation. Le fait d'utiliser un téléphone professionnel ne constitue pas une dérogation générale.

Aux États-Unis, la réglementation fédérale autorise généralement l'enregistrement avec le consentement d'un seul participant, sous réserve de certaines exceptions. Les lois des États peuvent être plus strictes :

👉 Consentement d'une seule partie : un seul participant donne son consentement, qui peut être la personne qui effectue l'enregistrement.

👉 Consentement de toutes les parties : les règles applicables exigent le consentement de toutes les personnes concernées.

Pour les appels transfrontaliers (au niveau régional ou national), vérifiez les exigences applicables en fonction de la localisation des participants. Les appels internationaux peuvent également être soumis à des obligations en matière de confidentialité et de surveillance des employés.

Une demande claire permet de bien définir les modalités de l'enregistrement : «Puis-je enregistrer cet appel afin que notre équipe puisse examiner vos besoins et préparer la proposition ?»

Obtenez le consentement requis avant l'enregistrement et consignez-le conformément à votre procédure approuvée. Une annonce automatisée ne suffit pas à elle seule à garantir le respect des règles partout. Si un client refuse lors d'un appel commercial ordinaire, poursuivez la conversation sans l'enregistrer et prenez des notes.

Comment enregistrer des appels téléphoniques professionnels

Commencez par les appels que votre équipe passe réellement. Un commercial qui appelle depuis une application mobile et un agent du service client qui répond sur une ligne partagée peuvent avoir besoin de paramètres d'enregistrement différents.

Testez l'ensemble du processus avant de vous en servir pour vos échanges avec les clients : enregistrez les deux interlocuteurs, récupérez l'enregistrement audio et vérifiez qui peut y accéder.

1. Déterminez quels appels doivent être enregistrés. Définissez l'objectif de l'enregistrement, par exemple pour vérifier les besoins des clients ou analyser les appels à des fins de formation. Identifiez les utilisateurs concernés, les numéros et les types d'appels.
2. Vérifiez les exigences applicables. Déterminez comment les participants seront informés, comment le consentement requis sera obtenu et ce que les représentants doivent faire si une personne refuse.
3. Choisissez un outil d'appel compatible. Assurez-vous qu'il permet d'enregistrer les appels sur les appareils et les lignes utilisés par votre équipe. Vérifiez si vous devez passer par son application pour passer des appels, transférer un numéro ou valider votre numéro actuel.
4. Configurez l'enregistrement manuel ou automatique. Les commandes manuelles permettent aux commerciaux de lancer l'enregistrement de chaque appel. L'enregistrement automatique capture les appels concernés en fonction de vos paramètres ; veillez donc à vérifier son champ d'application avant de l'activer.
5. Effectuez un appel test. Écoutez les deux interlocuteurs. Testez le casque ou la connexion Bluetooth habituellement utilisés par les conseillers, et vérifiez le bon fonctionnement des transferts d'appel si ceux-ci font partie de votre processus de travail.
6. Définissez des règles d'accès et de conservation. Déterminez qui a besoin des enregistrements et pendant combien de temps ils doivent être conservés. Vérifiez les autorisations de téléchargement et les options de suppression, y compris pour les copies exportées.
7. Associez l'enregistrement au client. Si vous utilisez une intégration CRM, vérifiez que le fichier audio ou le lien vers l'enregistrement apparaît bien sous le bon contact. Ajoutez une brève note précisant l'objet de l'appel et la prochaine étape convenue.

💡 Astuce CRM d’ folk : après un appel client, vérifiez que l’enregistrement est bien disponible avant de supposer qu’il a été sauvegardé. Si une transcription ou un résumé est généré, passez en revue les informations que vous comptez utiliser dans un devis ou un suivi. Créez ensuite les tâches correspondantes dans folk afin que les engagements restent visibles lorsque vous revenez sur le compte.

Comment choisir un système téléphonique professionnel permettant d'enregistrer les appels

Avant de comparer les forfaits, vérifiez si le système enregistre les appels dont votre équipe a besoin. La prise en charge d'un numéro partagé ne signifie pas nécessairement que les mêmes options d'enregistrement sont disponibles sur les lignes individuelles ou les appareils mobiles.

Comparez l'ensemble du processus d'enregistrement, y compris la récupération et le stockage. Un prix d'abonnement bas ne vous apprend pas grand-chose si les fonctionnalités dont vous avez besoin nécessitent une autre formule.

Pour les équipes commerciales, il vaut la peine de tester l'intégration avec le CRM. Enregistrez un bref appel, ouvrez la fiche du contact et vérifiez ce qui a été enregistré. Une entrée indiquant « appel sortant effectué » n'est pas la même chose que de pouvoir réécouter la conversation.

Les 7 meilleurs outils pour enregistrer les appels téléphoniques professionnels en 2026

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1. folk

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folk permet aux commerciaux de préparer, passer, enregistrer et réécouter leurs appels depuis son application mobile. Vous utilisez votre propre numéro de téléphone vérifié, ce qui en fait une solution intéressante si votre équipe souhaite enregistrer ses appels sans avoir à créer un nouveau numéro professionnel.

À l'issue de la conversation, folk met à votre disposition une transcription que vous pouvez consulter à nouveau et partager avec vos collègues. Cela permet à la personne qui prendra le relais sur ce dossier d'accéder à des détails qui pourraient ne pas figurer dans une note succincte.

Fonctions d'enregistrement

• Enregistrement des appels mobiles : passez et enregistrez vos appels via folk sur iOS et Android.
• Votre propre numéro : vérifiez votre numéro de téléphone actuel pour passer des appels.
• Analyse des conversations : consultez les enregistrements des appels et leurs transcriptions.
• Partage au sein de l'équipe : partagez les transcriptions afin que vos collègues puissent se tenir au courant de la discussion.
• Contexte CRM : Gérez vos contacts, vos notes et vos tâches de suivi sur une seule et même plateforme.

Tarification

• Formule standard : 24 $ par membre et par mois, facturés annuellement, ou 30 $ facturés mensuellement.
• Premium: 48 $ par membre et par mois, facturés annuellement, ou 60 $ facturés mensuellement.
• Formule Entreprise : à partir de 80 $ par membre et par mois, facturés annuellement, ou 100 $ facturés mensuellement.
• Essai gratuit : 14 jours, sans carte bancaire.

Il s'agit des tarifs d'abonnement au CRM. Vérifiez les quotas d'appels et les droits d'accès à l'enregistrement applicables à votre configuration avant de choisir une formule.

Le plus adapté

Les équipes commerciales qui souhaitent enregistrer les appels passés depuis leur téléphone portable en utilisant leur numéro actuel et conserver les informations relatives au client pour les suivis.

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2. Aircall

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Aircall associe l'enregistrement des appels à des fonctionnalités de téléphonie d'entreprise telles que les numéros partagés, le routage et les files d'attente d'appels. Cette solution convient aux équipes chargées de traiter les appels clients et composées de plusieurs représentants ou agents.

Les enregistrements peuvent être consultés, tandis que la transcription permet aux utilisateurs de retrouver des passages précis d'une conversation. La version « Professional » inclut des résumés générés par l'IA et des fonctionnalités d'analyse des conversations.

Fonctions d'enregistrement

• Enregistrement des appels : inclus dans les formules « Essentials » et supérieures.
• Mettre en pause et reprendre : contrôler l'enregistrement pendant une conversation.
• Transcription des appels : incluse dans les formules de base.
• Intégrations CRM : reliez l'activité d'appel aux outils professionnels pris en charge.
• Accès aux enregistrements : les délais de récupération et la disponibilité de l'dashboard s varient selon la formule choisie.

Tarification

• Offre « Essentials » : à partir de 30 $ par licence et par mois, facturation annuelle.
• Formule Professionnelle : à partir de 50 $ par licence et par mois, facturation annuelle.
• Entreprise : tarification personnalisée.
• Nombre minimum de licences : trois pour les éditions Essentials et Professional ; 25 pour l'édition Enterprise.

La formule « Essentials » comprend l'enregistrement et la transcription. La formule « Professional » inclut en plus des résumés générés par IA et des analyses de conversations. Les numéros supplémentaires et certains services entraînent des frais supplémentaires.

Le plus adapté

Les équipes commerciales et d'assistance qui ont besoin d'un système d'enregistrement en plus du routage des appels, des files d'attente et du partage des conversations avec les clients.

3. Clavier numérique

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Dialpad Connect est un système téléphonique professionnel proposant des fonctionnalités d'enregistrement, de transcription et de résumés d'appels générés par l'IA. Les chargés de clientèle peuvent se référer à la conversation originale pour vérifier certains détails avant de partager un résumé ou de préparer un suivi.

Les paramètres d'enregistrement varient selon qu'il s'agit de lignes individuelles ou partagées; vérifiez donc la configuration requise avant d'activer l'enregistrement automatique.

Fonctions d'enregistrement

• Enregistrement manuel : enregistrez des appels individuels.
• Enregistrement automatique sur les lignes partagées : enregistrez les appels d'équipe pris en charge selon vos paramètres.
• Transcription et résumés générés par l'IA : vérification du contenu des appels enregistrés et des résumés générés.
• Historique des appels : consultez les détails de la conversation après l'appel.
• Options de produit distinctes : Dialpad Sell et Dialpad Support proposent des fonctionnalités d'enregistrement et des formules différentes.

Tarification

Pour Dialpad Connect:

• Formule Standard : 15 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement, ou 27 $ facturés mensuellement.
• Formule Pro : 25 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement, ou 35 $ facturés mensuellement.
• Entreprise : Custom pricing.
• Essai gratuit : 14 jours.

Connect prend en charge l'enregistrement manuel et l'enregistrement automatique sur les lignes partagées. La disponibilité de l'enregistrement automatique sur les lignes individuelles varie selon les produits Dialpad.

Le plus adapté

Les entreprises à la recherche de solutions d'appels professionnels incluant la transcription et des résumés générés par l'IA, en particulier lorsque l'enregistrement sur ligne partagée répond à leurs besoins.

4. Quo

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Quo regroupe les appels et les messages professionnels dans des fils de conversation partagés. Vous pouvez enregistrer les appels manuellement avec la formule Starter, tandis que les formules Business et Scale intègrent l'enregistrement automatique.

Pour une équipe partageant un même numéro, cet historique permet aux collaborateurs de consulter la dernière conversation avant de rappeler le client.

Fonctions d'enregistrement

• Saisie manuelle : disponible dans la formule Starter.
• Enregistrement automatique : inclus dans les formules « Business » et « Scale ».
• Transcriptions et résumés des appels : fournis pour les appels d'équipe enregistrés concernant les thèmes « Business » et « Scale ».
• Historique des conversations partagées : conservez les enregistrements des appels et des messages échangés avec le client.
• Portabilité des numéros : transférez un numéro existant éligible ou choisissez-en un nouveau.

Tarification

• Formule Starter : 15 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement, ou 19 $ facturés mensuellement.
• Formule Entreprise : 23 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement, ou 33 $ facturés mensuellement.
• Tarif : 35 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement, ou 47 $ facturés mensuellement.
• Essai gratuit : 7 jours.

Choisissez la formule « Business » ou une formule supérieure si vous avez besoin d'un enregistrement automatique et de transcriptions des appels de votre équipe. Les taxes, frais et services supplémentaires applicables sont facturés en sus.

Le plus adapté

Les petites équipes qui souhaitent disposer de numéros professionnels partagés, d'un historique des appels accessible et de la possibilité de choisir entre un enregistrement manuel et un enregistrement automatique.

5. RingCentral

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RingCentral RingEX combine les appels professionnels, la messagerie et les réunions. Ses options d'enregistrement conviennent aux entreprises qui souhaitent gérer à la fois les utilisateurs individuels et les services au sein d'un même système téléphonique.

Vous pouvez enregistrer des appels à la demande ou configurer l'enregistrement automatique sur les forfaits éligibles. Les administrateurs peuvent également définir des messages d'annonce d'enregistrement.

Fonctions d'enregistrement

• Enregistrement à la demande : disponible dans les formules Core, Advanced et Ultra.
• Enregistrement automatique : disponible sur les formules « Advanced » et « Ultra ».
• Enregistrement des messages d'accueil : configurez les messages d'accueil pour les appels enregistrés.
• Consultation des enregistrements : accédez aux conversations enregistrées pour les écouter.
• Contrôles administratifs : gérer les paramètres d'enregistrement pour l'ensemble des utilisateurs et des services pris en charge.

Tarification

• Core : Le tarif dépend de la durée de facturation et du nombre d'utilisateurs.
• Formule avancée : le tarif dépend de la durée de facturation et du nombre d'utilisateurs ; comprend l'enregistrement automatique.
• Ultra : le prix dépend de la durée de facturation et du nombre d'utilisateurs ; comprend l'enregistrement automatique.
• Essai gratuit : 14 jours pour les nouveaux abonnés éligibles.

Vérifiez le devis RingEX actuel correspondant à la taille de votre équipe. La formule « Core » prend en charge l'enregistrement à la demande ; l'enregistrement automatique nécessite la formule « Advanced » ou « Ultra ».

Le plus adapté

Les entreprises qui ont besoin d'une plateforme de communication plus complète, dotée de paramètres d'enregistrement gérés de manière centralisée.

6. CloudTalk

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CloudTalk est une plateforme de téléphonie professionnelle proposant des outils d'enregistrement, de routage des appels et d'appels sortants. Les équipes peuvent utiliser les enregistrements pour analyser les conversations avec les clients en les croisant avec l'historique des appels et les balises.

Les forfaits d'appels varient selon les régions. Vérifiez les destinations couvertes par votre abonnement ainsi que les fonctionnalités incluses dans la formule choisie.

Fonctions d'enregistrement

• Enregistrement des appels : inclus dans les formules du système téléphonique.
• Historique des appels et balises : aident à organiser les conversations en vue de leur consultation ultérieure.
• Acheminement et transferts : traiter les appels via des flux configurés.
• Intégrations CRM : la disponibilité varie selon la formule choisie.
• Intelligence conversationnelle : disponible sous forme de module complémentaire pour des analyses supplémentaires basées sur l'IA.

Tarification

Tarifs en dollars américains publiés pour les principales formules :

• Formule « Starter » : 25 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement, ou 34 $ facturés mensuellement.
• Formule Essential : 29 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement, ou 39 $ facturés mensuellement.
• Formule Expert : 49 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement, ou 69 $ facturés mensuellement.
• Nombre minimum de places : une pour les formules « Starter » et « Essential » ; trois pour la formule « Expert ».

Les tarifs peuvent varier selon la région et le contrat. CloudTalk propose également une formule « Lite » dans certaines configurations tarifaires. Vérifiez la disponibilité locale et l'accès aux intégrations avant de faire votre choix. Les fonctionnalités d'IA et les services d'appel supplémentaires peuvent entraîner des frais supplémentaires.

Le plus adapté

Les équipes commerciales et d'assistance qui ont besoin de fonctionnalités d'enregistrement, ainsi que de routage et d'appels sortants.

7. JustCall

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JustCall combine les appels professionnels, la messagerie et les intégrations CRM. Les paramètres d'enregistrement peuvent être configurés par numéro de téléphone, et les agents peuvent mettre en pause et reprendre l'enregistrement pendant les appels en direct pris en charge.

Cela permet aux équipes de choisir les conversations à enregistrer, tout en conservant les enregistrements pour pouvoir les consulter ultérieurement.

Fonctions d'enregistrement

• Enregistrement automatique : activez l'enregistrement via les paramètres de numérotation.
• Mise en pause et reprise : permettez aux agents de contrôler l'enregistrement en cours d'appel.
• Accès aux enregistrements : consultez les appels enregistrés à partir du journal des appels.
• Téléchargements : la fonctionnalité de téléchargement des enregistrements via JustCall AI est disponible à partir de la formule « Team » et des formules supérieures.
• Transcription : Les tarifs actuels pour les États-Unis et le Canada indiquent le nombre de minutes de transcription par IA dans les formules « Team » et supérieures.

Tarification

En ce qui concerne les programmes annuels publiés pour les États-Unis et le Canada :

• Formule « Équipe » : 29 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement.
• Formule Pro : 49 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement.
• Pro Plus : 89 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement.
• Entreprise : Tarification sur mesure.
• SalesPro : Tarification personnalisée.
• Nombre minimum de licences : deux pour les versions Team, Pro, Pro Plus et SalesPro ; dix pour la version Business.

AI Review Assist est une extension disponible dans les versions Team et Pro, et incluse dans la version Pro Plus. Vérifiez les quotas d'appels et les éventuels services supplémentaires lorsque vous comparez le coût total.

Le plus adapté

Les équipes commerciales et d'assistance qui souhaitent disposer de fonctionnalités d'enregistrement, de messagerie et d'intégrations CRM au sein d'une seule et même plateforme d'appels.

Les erreurs à éviter en matière d'enregistrement des appels professionnels

Testez le fonctionnement de l'enregistrement avant de l'intégrer à la routine de votre équipe. Un paramètre qui semble correct dans l'dashboard e peut se comporter différemment sur un autre appareil ou une autre ligne.

❌ Activer l'enregistrement automatique sans procédure de consentement. Les conseillers doivent savoir dans quelles circonstances l'enregistrement est autorisé, comment obtenir le consentement requis et comment réagir si un participant refuse.

❌ En partant du principe que tous les appels sont enregistrés. Testez les appels entrants et sortants, les lignes individuelles et partagées, ainsi que tous les transferts que votre équipe effectue régulièrement.

❌ Ne pas confondre les transcriptions et les enregistrements audio. Un outil peut générer du texte sans conserver de fichier audio lisible. Vérifiez quels fichiers resteront disponibles par la suite.

❌ Donner accès à tout le monde. Définissez les autorisations en fonction des personnes qui ont besoin de cette conversation dans le cadre de leur travail, y compris l'accès aux téléchargements et aux liens partagés.

❌ Conserver des enregistrements sans fixer de délai de conservation. Définir la durée de conservation des fichiers, en tenant compte des obligations applicables.

❌ Oublier les copies exportées. Veillez à inclure dans votre processus de suppression les fichiers audio téléchargés, les transcriptions et les fichiers envoyés vers d'autres applications.

❌ Utilisation de résultats générés par l'IA sans vérification préalable. Vérifiez les montants importants, les dates et les conditions d'approbation avant de les copier dans une proposition ou dans un champ du CRM.

❌ Enregistrement de l'appel sous un contact incorrect. Vérifiez comment votre intégration gère les numéros partagés et les doublons.

❌ Conserver l'enregistrement mais oublier le suivi. Une fois que vous avez passé en revue la conversation, enregistrez les engagements confirmés sous forme de tâches dans folk afin que l'équipe puisse y donner suite.

Conclusion

L'enregistrement des appels professionnels permet aux commerciaux de vérifier les demandes, de revenir sur leurs engagements et d'associer des collègues à une conversation. Choisissez un outil capable d'enregistrer vos appels, mettez en place une procédure de consentement et veillez à ce que les enregistrements restent accessibles aux personnes qui en ont besoin.

folk Permet aux commerciaux de passer des appels et de les enregistrer depuis l'application mobile en utilisant leur propre numéro validé, puis de consulter et de partager les transcriptions. Conservez les besoins confirmés dans les notes du contact et attribuez l'étape suivante avant de passer à un autre compte.

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Foire aux questions

L'enregistrement des appels téléphoniques professionnels est-il légal ?

L'enregistrement des appels téléphoniques professionnels peut être légal lorsque la procédure d'enregistrement respecte les exigences applicables en matière de consentement, de protection de la vie privée et autres. Les règles varient en fonction des circonstances et de la localisation des participants. Le simple fait d'utiliser un système téléphonique professionnel ne rend pas automatiquement l'enregistrement légal.

Une entreprise peut-elle enregistrer des appels téléphoniques sans consentement ?

Il arrive parfois qu’une entreprise puisse enregistrer une conversation sans le consentement de l’autre interlocuteur. En vertu des règles applicables relatives au consentement d’une seule partie, la personne qui effectue l’enregistrement peut donner le consentement requis si elle participe à l’appel. D’autres juridictions exigent le consentement de toutes les parties. Vérifiez les règles applicables à la conversation, en particulier pour les appels interétatiques ou internationaux.

Comment enregistrer les appels téléphoniques professionnels ?

Utilisez une plateforme d'appel compatible, configurez ses paramètres d'enregistrement et obtenez les consentements nécessaires avant de procéder à l'enregistrement. Vérifiez que les deux interlocuteurs sont clairement captés. Ensuite, assurez-vous que l'enregistrement audio a bien été sauvegardé, définissez les droits d'accès appropriés et associez-le à la fiche client correspondante.

Un système téléphonique professionnel peut-il enregistrer automatiquement les appels ?

Oui. Certains systèmes téléphoniques professionnels enregistrent automatiquement les appels pris en charge dès qu'un administrateur active cette fonctionnalité. La disponibilité de cette fonctionnalité peut dépendre de l'abonnement, du type de ligne et de l'appareil. Vérifiez si ce paramètre s'applique aux appels entrants, aux appels sortants, aux numéros partagés et aux lignes individuelles.

Puis-je enregistrer des appels professionnels en utilisant mon numéro actuel ?

Oui, cela dépend du service. Certains opérateurs exigent que vous transfériez votre numéro vers leur réseau. D'autres, comme folk, vous permettent de passer et d'enregistrer des appels via leur application en utilisant votre propre numéro vérifié. Vérifiez les modalités de configuration avant de choisir une plateforme.

Combien de temps une entreprise doit-elle conserver les enregistrements d'appels ?

Il n'existe pas de délai de conservation universel. Définissez-en un en fonction de l'objectif de l'enregistrement et des exigences légales, contractuelles ou sectorielles applicables. Incluez les fichiers audio exportés et les transcriptions dans la politique, et tenez compte de toute obligation de conservation des enregistrements liés à un litige.

Quelle est la différence entre l'enregistrement des appels et la transcription ?

L'enregistrement des appels permet de capturer la conversation sous forme de fichier audio lisible. La transcription convertit la parole en texte écrit, ce qui facilite la recherche et la consultation des détails. Une transcription peut contenir des erreurs, tandis que l'enregistrement conserve les voix et le ton de la conversation. Certains services proposent une transcription sans conserver d'enregistrement lisible.