CRM ou base de données : quelle est la différence ?

Si vous pensez qu'un CRM et une base de données sont la même chose, vous n'êtes pas le seul, mais vous vous trompez.

Bien sûr, les deux stockent des données. Mais c'est là que s'arrêtent les similitudes.

Un CRM est un système vivant, conçu pour les relations.

A base de données n'est... que des données.

Dans ce guide, nous allons vous expliquer en détail la différence entre un CRM et une base de données, à l'aide d'exemples clairs, de cas d'utilisation et de conseils pour vous aider à choisir la solution la mieux adaptée à votre entreprise.

Que vous soyez fondateur d'une start-up, responsable commercial ou chargé des opérations clients dans une agence, ce guide vous apporte toute la clarté dont vous avez besoin.

CRM ou base de données : la réponse rapide

En bref :

• Une base de données est un ensemble structuré de données, souvent utilisé pour le stockage, la récupération et une organisation minimale.
• Un système CRM (gestion de la relation client) est spécialement conçu pour gérer les interactions et entretenir les relations avec les prospects, les clients, les partenaires et les autres parties prenantes.

Alors qu'une base de données vous aide à stocker des informations, un CRM vous aide à exploiter ces informations pour développer votre activité.

Qu'est-ce qu'une base de données ?

Une base de données est comme un classeur numérique. Elle est structurée, logique et extrêmement utile pour stocker de grands volumes de données brutes, telles que les noms des clients, les adresses e-mail, les journaux de transactions ou les stocks de produits.

Les bases de données peuvent être relationnelles (comme les bases de données SQL) ou non relationnelles (comme NoSQL, MongoDB, etc.). Certains outils légers tels que Google Sheets, Airtable ou Notion tables sont souvent utilisés comme bases de données improvisées par les petites équipes.

Avantages d'une base de données

• Stockage évolutif: idéal pour organiser les données en lignes et en colonnes.
• Schémas personnalisés: créez et structurez vos propres champs et relations.
• Recherche rapide: récupérez rapidement des ensembles de données spécifiques à l'aide de filtres et de requêtes.

Inconvénients pour les utilisateurs professionnels

• Manque de contexte: vous pouvez enregistrer le nom d'un contact, mais pas l'historique de vos communications avec lui.
• Pas d'automatisation: pas de rappels, de suivi des e-mails ou de gestion des tâches.
• Entretien manuel: nécessite une mise à jour et un nettoyage constants.
• Peu propice à la collaboration: les équipes travaillent souvent en silos, ce qui entraîne une duplication des données et une perte de contexte.

Qu'est-ce qu'un CRM ?

Un CRM est conçu pour faire plus que simplement stocker des informations de contact. Il s'agit d'un outil dynamique de gestion des relations qui aide les équipes commerciales à suivre les interactions, à gérer les pipelines, à automatiser la prospection et à collaborer sur les opportunités.

Avec un CRM, vous ne savez pas seulement qui est votre contact, vous savez aussi ce qui l'intéresse, quand vous lui avez parlé pour la dernière fois et ce qu'il faut faire ensuite.

Ce qui rend les CRM si puissants

• Enregistrements centralisés des contacts: chaque interaction, e-mail, note et fichier est associé à un profil de contact.
• Workflows automatisés: planifiez des suivis, attribuez des tâches ou déclenchez l'envoi d'e-mails.
• Outils de collaboration: partagez les mises à jour, identifiez les membres de l'équipe et suivez les activités en temps réel.
• Pipelines visuels: gérez vos prospects et vos transactions en toute simplicité grâce à la fonction glisser-déposer.
• Rapports et informations: suivez les conversions, la vitesse des transactions, les performances de l'équipe, et plus encore.

Les plateformes CRM populaires telles que folk, Salesforce ou Pipedrive sont largement utilisées par les équipes commerciales, marketing, RH et de réussite client.

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CRM vs base de données : tableau comparatif des fonctionnalités

Quand vous avez besoin d'un CRM (et pas seulement d'une base de données)

Il est courant de commencer avec un tableur ou une base de données simple, en particulier pour les petites équipes commerciales. Mais à mesure que les opérations prennent de l'ampleur, des frictions apparaissent.

Vous savez qu'il est temps de passer à un CRM lorsque :

• Vous manquez des suivis car il n'y a pas de système de rappel.
• Votre équipe commerciale ne peut pas voir les dernières interactions de chacun avec un client.
• Les prospects passent entre les mailles du filet en raison d'un manque de hiérarchisation des priorités.
• Vous passez des heures à mettre à jour manuellement des lignes.

Un CRM devient indispensable pour les équipes commerciales lorsque vous effectuez les tâches suivantes :

• Ventes sortantes: vous avez besoin d'un système pour suivre les prospects, les séquences et les résultats.
• Gestion des clients: enregistrez les préférences, l'historique, les documents et les commentaires des clients.
• Coordination de l'équipe: plusieurs commerciaux doivent pouvoir accéder à des données de contact partagées avec leur contexte.
• Collecte de fonds: les fondateurs suivent les conversations avec les investisseurs et assurent le suivi des présentations.

5 conseils d'experts pour passer d'une base de données à un CRM

Le passage d'un tableur ou d'une base de données à un CRM complet peut sembler intimidant pour les équipes commerciales. Voici comment procéder en douceur :

1. Commencez par l'essentiel: importez d'abord vos contacts les plus importants. Vous n'avez pas besoin de migrer l'intégralité de votre base de données dès le premier jour.

2. Ajoutez une structure: utilisez des balises, des champs personnalisés et des groupes pour organiser vos données dès le départ.

3. Automatisez dès le début: configurez des rappels, des modèles d'e-mails et des séquences de communication afin que votre équipe puisse en tirer immédiatement profit.

4. Formez votre équipe: ne vous contentez pas d'expliquer les fonctionnalités, montrez-leur comment le CRM permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs.

5. Maintenez une bonne hygiène: archivez régulièrement les contacts obsolètes et dédupliquez vos enregistrements afin de garantir l'efficacité du système.

Comment folk fait les deux (mieux)

folk est conçu pour les équipes commerciales modernes de 20 à 50 personnes qui recherchent la simplicité d'un tableur et la puissance d'un CRM, sans les inconvénients des outils traditionnels. Pour les organisations commerciales de taille moyenne, folk offre un équilibre parfait entre fonctionnalité et facilité d'utilisation.

Avec Folk, les équipes commerciales bénéficient :

• Une interface flexible qui semble familière aux utilisateurs de tableurs
• Vues de contacts personnalisées adaptées à vos workflows commerciaux
• Suivi approfondi des relations : notes, mentions, chronologies partagées
• Outils de communication tels que les séquences d'e-mails et les rappels
• Fonctionnalités de collaboration pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde

Contrairement aux CRM traditionnels, folk est conçu pour être facile à utiliser, rapide à adopter et flexible. Il est idéal pour les startups, les agences et les équipes commerciales de 20 à 50 personnes qui ont besoin d'agilité sans complexité.

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CRM ou base de données : que choisir ?

Le choix entre un CRM et une base de données se résume à une seule question : avez-vous simplement besoin de stocker des informations ou devez-vous agir en fonction de celles-ci ?

Si vous en êtes encore au stade précoce de vos activités et que vous n'avez besoin que d'un suivi minimal, une base de données peut suffire. Mais dès que votre équipe commerciale a besoin de coordonner, d'engager ou de développer des relations, en particulier pour les équipes de 20 à 50 personnes gérant des centaines de prospects,folk devient le choix incontournable pour faire évoluer efficacement vos opérations commerciales.

FAQ

Quelle est la différence entre un CRM et une base de données ?

Une base de données stocke des enregistrements structurés. Un CRM ajoute du contexte et des outils pour gérer les relations : calendriers d'activités, rappels, pipelines, collaboration et rapports. Les bases de données contiennent des données ; les CRM les transforment en actions.

Quand une entreprise doit-elle passer d'une base de données à un CRM ?

Changez lorsque les suivis sont manqués, que l'équipe manque de visibilité sur les interactions, que les prospects s'échappent ou que les mises à jour manuelles ralentissent le travail. Si vous coordonnez la communication avec de nombreux prospects ou rôles, un CRM fournit des rappels, des pipelines et un contexte partagé.

Comment migrer d'un tableur vers un CRM sans perdre de données ?

Nettoyez et dédupliquez les enregistrements, mappez les champs, importez d'abord les contacts clés, définissez des balises et des champs personnalisés, activez les rappels et les séquences, formez l'équipe et vérifiez la qualité des données chaque semaine. Commencez modestement, puis développez-vous.

Quel est le meilleur système CRM pour les petites entreprises ?

Cela dépend des besoins. Pour les petites équipes qui recherchent un pipeline simple et flexible avec des séquences d'e-mails et une collaboration, envisagez folk. Comparez les fonctionnalités, la facilité d'utilisation, les intégrations et le coût total avant de faire votre choix.