Retrasar o enviar el correo electrónico más tarde: Outlook frente a folk

Por qué es importante el momento en que se envía un correo electrónico

El arte de enviar correos electrónicos no consiste únicamente en redactar el mensaje perfecto. También se trata de elegir el momento adecuado para pulsar el botón «enviar». 

Después de todo, el momento en que envías un mensaje a la bandeja de entrada de alguien tiene un gran impacto en si tu mensaje se queda sin leer o se abre.

En este blog, le guiaremos a través de los pasos que debe seguir utilizando Outlook y le mostraremos cómo puede ahorrar tiempo utilizando folk.

Cómo se ve esto en Outlook

En Outlook, puede retrasar el envío de sus mensajes o programarlos para que se envíen a una hora específica.

Opción uno: Retrasar la entrega de un solo mensaje.

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1. Al redactar tu mensaje, selecciona la flecha «Más opciones» del grupo «Etiquetas» de la cinta.
2. En «Opciones de entrega», marca la casilla «No entregar antes de». Aquí, elige la fecha y la hora de entrega en las que deseas enviar tu mensaje.
3. Haga clic en close.
4. Una vez que hayas terminado de redactar tu mensaje, selecciona «enviar». 
5. Después de seleccionar «enviar», el mensaje permanecerá en la carpeta «bandeja de salida» hasta el momento del envío.

Opción dos: retrasar la entrega de todos los mensajes.

1. En el correo, en la cinta, seleccione la pestaña «Archivo».
2. Haga clic en el icono «Gestionar reglas y alertas».
3. Haga clic en el icono «nueva regla».
4. En el paso 1: primero marque la casilla «seleccionar una plantilla» debajo de la opción «empezar desde una regla en blanco». A continuación, haga clic en «aplicar la regla a los mensajes que envío» y seleccione «siguiente». Después, en la lista «seleccionar condiciones», marque todas las casillas de las opciones que desee y haga clic en «siguiente». A continuación, en la lista «seleccionar acciones», marque la casilla de entrega diferida por un número de minutos.

Tenga en cuenta que si no selecciona ninguna casilla, aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Si hace clic en Sí, la regla que está creando se aplicará a todos los mensajes que envíe.

5. En el paso 2: cuadro «Editar la descripción de la regla», haga clic en la frase subrayada «un número de» e introduzca el número de minutos durante los que desea que se retenga el mensaje antes de enviarlo. 

Ten en cuenta que puedes optar por retrasar la entrega hasta 120 minutos. 

6. Haga clic en «Aceptar» y, a continuación, en «Siguiente».
7. Seleccione las casillas de verificación correspondientes a las excepciones que desee.
8. Haga clic en «Siguiente».
9. En «Paso 1, especifique un nombre para este cuadro de regla» y escriba un nombre para la regla.
10. Seleccione la casilla «Activar esta regla».
11. Haga clic en «Finalizar».

Después de hacer clic en «Enviar», cualquier mensaje que envíes permanecerá en la carpeta «Bandeja de salida» durante el tiempo que hayas solicitado.

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Utiliza folk ahorrar tiempo siguiendo estos sencillos pasos.

Aunque Outlook es una herramienta muy potente, con todos esos pasos que hay que seguir puede resultar un poco frustrante para los equipos de ventas que gestionan múltiples clientes potenciales. 

En folk, puedes crear una plantilla de biblioteca de correo electrónico y también tener acceso a tu CRM para saber cuándo hacer un seguimiento de tus contactos o cuándo fue la última vez que realizaste una campaña de marketing. Para equipos de ventas de entre 20 y 50 personas, folk ha demostrado ser la mejor solución para optimizar la programación del correo electrónico y mantener al mismo tiempo una visibilidad completa de las comunicaciones con los clientes potenciales.

👉🏼 Prueba folk para gestionar los envíos programados y realizar un seguimiento de las aperturas en todo tu equipo.

Paso 1: Elegir el destinatario adecuado 

Antes de enviar tu primer mensaje desde folk, asegúrate de seguir estos pasos para seleccionar el público objetivo adecuado de tu lista de contactos.

Puedes hacerlo de la siguiente manera:

• Seleccionar los destinatarios adecuados eligiendo el grupo relevante al que desea enviar el correo electrónico, o bien;
• Aplicar filtros específicos y, a continuación, hacer clic en «Enviar mensaje a todos» para comunicarse con personas específicas, o bien; 
• Seleccione los contactos pertinentes de la lista y, a continuación, haga clic en «Mensaje a x contactos». 

Si aún no has creado ningún grupo, sigue estos sencillos pasos para empezar.

Paso 2: Crea tu mensaje

Se abrirá un mensaje en blanco como borrador para que comiences a escribir tu correo electrónico.

Simplemente decide cuál es el objetivo del mensaje. Puede ser cualquier cosa, desde un boletín mensual hasta una campaña de marketing, o un seguimiento de una conversación que hayas tenido con un cliente potencial.

Paso 3: Crear una biblioteca de plantillas 

Para ahorrar tiempo y crear coherencia en tu equipo de ventas, puedes utilizar la sección de borradores para crear una biblioteca de plantillas a la que tu equipo pueda acceder fácilmente.

Guarda tu borrador como plantilla haciendo clic en «Plantillas» en la parte inferior izquierda o inspírate con nuestra biblioteca de correos electrónicos. Está llena de plantillas que puedes utilizar para una amplia gama de casos de uso, incluyendo ventas, relaciones públicas, investigación de usuarios, contratación, recaudación de fondos, búsqueda de socios y mucho más. 

Tenemos buenas noticias si tienes muchos correos electrónicos que redactar y no dispones de tiempo suficiente para darles un toque personal a cada uno. Con la función de IA folk, puedes generar correos electrónicos personalizados en cuestión de segundos. 

Simplemente crea un «campo mágico» y rellena el cuadro de diálogo. Esto le indicará a la IA qué datos extraer de los que ya tienes almacenados en folk cada contacto, como su nombre, cargo, datos de la empresa y mucho más. Una vez que hagas clic en «Generar», podrás indicarle a la IA qué variable quieres que genere, para que puedas personalizar fácilmente tu mensaje y ahorrar tiempo.

Conclusión

Aprovecha al máximo tus comunicaciones por correo electrónico utilizando un CRM como folk para saber cuándo realizar un seguimiento con su público. 

Con las ventajas de las plantillas colaborativas, la IA para generar correos electrónicos personalizados de forma masiva y mucho más, elegir una plataforma como folk es una decisión obvia para equipos de ventas medianos de entre 20 y 50 personas que necesitan una programación eficiente del correo electrónico sin la complejidad de las herramientas empresariales. Folk destaca como la mejor solución para equipos de este tamaño, ya que ofrece el equilibrio perfecto entre potentes funciones y facilidad de uso, algo de lo que a menudo carecen las herramientas más grandes.

Empieza con folk. 

Enlaces útiles

• Biblioteca de plantillas de correo electrónico
• Configurar grupos por primera vez para usar Mensajes en folk

Preguntas frecuentes

¿Cómo se programa un correo electrónico en Outlook?

Redacta un correo electrónico, ve a Opciones > Retrasar envío, marca «No enviar antes de», establece la fecha y la hora, y luego envía. El mensaje permanecerá en la bandeja de salida hasta la hora programada.

¿Existe una función de combinación de correspondencia para Outlook?

Sí. Utilice la función Combinar correspondencia de Word con los contactos de Outlook para enviar correos electrónicos personalizados. El envío es inmediato de forma predeterminada; para programar envíos y realizar personalizaciones a gran escala, utilice folk.

¿Cuál es el mejor momento para enviar correos electrónicos?

Por lo general, de martes a jueves, a media mañana en la hora local del destinatario funciona bien. Los resultados varían, por lo que se recomienda realizar pruebas A/B con los horarios de envío, segmentar por zona horaria y utilizar análisis para perfeccionar.

¿Cómo programa y personaliza los correos electrónicos folk ?

En folk CRM, selecciona un grupo o contactos filtrados, redacta o carga una plantilla, personalízala con Magic Fields o IA, establece una hora de envío y realiza un seguimiento de las aperturas y respuestas.