Descubra folk o CRM para empresas impulsionadas por pessoas
O problema: fluxos de trabalho dispersos dos clientes
As agências funcionam com base em relações. Mas sem uma estratégia clara de estratégia de CRM, mesmo as melhores equipas de 20 a 50 pessoas perdem visibilidade, falham ou perdem oportunidades de crescimento.
Pontos de atrito comuns:
- Gerir dezenas de clientes, prazos, partes interessadas e acompanhamentos em várias ferramentas cria atrito.
- As folhas de cálculo ficam confusas
- As conversas perdem-se
- Fugas de receitas
Uma estratégia sólida de CRM para agências transforma operações dispersas num sistema simplificado. Centraliza os dados dos clientes, alinha as equipas, automatiza os pontos de contacto e mantém todas as relações no caminho certo — desde o primeiro contacto até à renovação.
1. O que é uma estratégia de CRM para agências?
Uma estratégia de CRM para agências é uma abordagem estruturada para gerir todas as interações com clientes e potenciais clientes ao longo de todo o seu ciclo de vida — desde o primeiro contacto até à retenção a longo prazo. Ao contrário das estratégias de CRM para equipas de vendas ou startups, o CRM para agências concentra-se menos em fechar negócios rápidos e mais em construir relações sólidas e duradouras em vários pontos de contacto.
As agências normalmente lidam com dezenas de partes interessadas por cliente, threads de comunicação dispersas, cronogramas sobrepostos e resultados altamente personalizados. Sem um sistema centralizado, o caos é garantido.
Uma estratégia de CRM bem concebida permite às agências:
- Acompanhe a comunicação com os clientes num único local
- Atribuir responsabilidades claras às equipas de contas e de entrega
- Automatize tarefas rotineiras, como acompanhamentos ou atualizações de estado
- Personalize o alcance em grande escala
- Monitorar a satisfação do cliente e a saúde do projeto
Não se trata apenas de armazenar contactos, mas sim de criar um centro de comando colaborativo para todas as operações relacionadas com os seus clientes.
2. Por que as agências precisam de uma estratégia de CRM forte
Uma agência média, com 20 a 50 membros na equipa, gere 15 a 30 contas de clientes ativas em qualquer momento, com várias partes interessadas por projeto. Acrescente a isso potenciais clientes, leads inativos, subcontratados e parceiros, e você terá uma receita para fluxos de trabalho fragmentados, perda de dados e equipas esgotadas.
O CRM já não é apenas algo "bom de se ter". É essencial.
- A comunicação é descentralizada: e-mails, conversas no Slack, notas de reuniões, WhatsApp e folhas de cálculo contêm informações críticas, mas raramente num único local.
- Os prazos de entrega são apertados: as agências trabalham sob pressão. Um acompanhamento perdido ou uma revisão atrasada podem destruir a confiança.
- Oportunidades de vendas adicionais são perdidas: sem visibilidade sobre a satisfação do cliente ou os marcos do contrato, não é possível expandir as contas.
- A retenção de clientes está a impulsionar o crescimento: de acordo com a HubSpot, as agências que utilizam CRM para personalizar a comunicação aumentam a retenção de clientes em 26%.
E aqui está o assassino silencioso: a maioria das agências espera demasiado tempo para implementar uma estratégia de CRM. Elas crescem rapidamente, juntam sistemas improvisados e só corrigem as coisas quando a entrega começa a desmoronar-se.
3. Um modelo de 5 etapas para construir a sua estratégia de CRM
Não é necessário ter um doutorado em operações para criar uma excelente configuração de CRM. Mas é preciso ter estrutura. Aqui está uma estrutura simples de 5 etapas para ajudar agências com equipas de 20 a 50 pessoas a criar uma estratégia de CRM que realmente funcione e se adapte à sua crescente base de clientes.
Passo 1: Mapeie o ciclo de vida do seu cliente
Os seus clientes passam por fases previsíveis — e o seu CRM também deve passar por elas. Comece por delinear toda a jornada:
- Geração de leads
- Chamada de descoberta
- Proposta e conclusão
- Início e integração
- Entrega do projeto
- Feedback e relatórios
- Renovação ou upsell
Cada uma dessas etapas merece campos claros, lembretes e responsabilidade dentro do seu CRM. Não é possível otimizar o que não foi mapeado.
💡 Dica de especialista: crie um pipeline personalizado para cada oferta de serviço (por exemplo, web design, SEO, compra de mídia) para acompanhar as etapas específicas do projeto.
Passo 2: Defina os objetivos e KPIs do CRM
Não implemente um CRM "apenas porque sim". Defina os resultados que espera. Para as agências, isso geralmente significa:
- Aumentar a retenção de clientes
- Reduzir o tempo de integração
- Melhorar a satisfação do cliente (NPS)
- Acompanhe a rentabilidade da conta
Não precisa de 30 métricas. Basta algumas que reflitam o desempenho e a saúde do cliente.
💡 Dica de especialista: comece a monitorizar os KPIs manualmente antes de automatizá-los no seu CRM. Isso ajuda a sua equipa a entender o que é importante antes de confiar nos dashboards.
Passo 3: Segmente os seus clientes
Nem todos os clientes são iguais — e o seu CRM deve refletir isso. Use a segmentação para priorizar onde a sua equipa deve concentrar os seus esforços.
Os segmentos comuns incluem:
- Retentor vs. baseado em projeto
- Estratégico vs. pontual
- Setores verticais da indústria (por exemplo, fintech, SaaS, comércio eletrónico)
- Tamanho do cliente / MRR
Fluxos de trabalho e comunicação personalizados ajudam a reduzir a rotatividade e melhorar o potencial de vendas adicionais.
💡 Dica de especialista: use tags de CRM para revelar o contexto principal (por exemplo, «cliente VIP», «prazos urgentes», «fonte de referência») durante qualquer interação.
Passo 4: Automatize tarefas repetitivas
As agências têm um ritmo acelerado. Cada minuto conta. Um CRM moderno ajuda a liberar horas de trabalho manual por meio de automações:
- Envio automático de e-mails de boas-vindas após a assinatura
- Lembrete de agendamento antes dos prazos de entrega
- Atribuir tarefas após o envio de formulários (como questionários de integração)
- Acionar inquéritos de check-in 30 dias após o projeto
Comece pequeno e depois expanda.
💡 Dica de especialista: use a lógica «se isto, então aquilo» para acionar fluxos de trabalho com base na fase do pipeline ou na etiqueta (por exemplo, «Integração → enviar documento inicial + atribuir PM»).
Passo 5: Sincronize o seu CRM com as ferramentas da agência
O seu CRM deve funcionar como um centro de operações, e não como um silo. Integre o seu CRM com as ferramentas que já utiliza:
- Slack: receba atualizações ou lembretes dos clientes
- Notion / ClickUp: vincule projetos e tarefas
- Google Calendar: sincronizar reuniões e acompanhamentos
- Gmail / Outlook: acompanhe o histórico de comunicações
- Zapier: automatize fluxos de trabalho entre ferramentas
Isso garante que nada seja esquecido, sem alterar a forma como a sua equipa trabalha.
💡 Dica de especialista: crie uma conexão bidirecional entre o seu CRM e as ferramentas de gestão de tarefas. Quando um cliente mudar de fase, atualize automaticamente o status do projeto no ClickUp ou no Notion.
5. Escolhendo o CRM certo para agências
Teste antes de se comprometer: se um novo membro da equipa não conseguir encontrar o estado do cliente e atribuir uma tarefa em menos de um minuto, a ferramenta não é adequada.
6. Principais ferramentas de CRM para agências (2025)
Aqui está uma lista selecionada dos melhores CRMs para agências em 2025.
7. Por que folk é o melhor CRM para agências
folk foi desenvolvido especificamente para agências modernas com 20 a 50 membros na equipa que precisam de clareza, rapidez e colaboração, sem complexidade. Ele ajuda equipas em crescimento a centralizar dados de clientes, otimizar a comunicação e gerir várias contas sem perder o contexto ou sobrecarregar os seus processos.
Configuração rápida
Não é necessário um administrador a tempo inteiro. folk é intuitivo, rápido de adotar e funciona como uma folha de cálculo inteligente — para que a sua equipa realmente o utilize.
Concebido para a colaboração
Partilhe listas de contactos, identifique clientes por projeto ou prioridade e acompanhe as atividades dos gestores de contas em tempo real. Todos ficam alinhados.
Integrado com a sua pilha
Ligue o Gmail, LinkedIn, Outlook, Slack, WhatsApp e milhares de ferramentas através do Zapier. O seu CRM torna-se a fonte central de verdade.
Gestão automatizada de clientes
Automatize acompanhamentos, e-mails de integração e enriquecimento de dados com IA, para que a sua equipa se concentre em trabalhos de alto impacto.
Preços flexíveis
Sem preços exorbitantes para empresas. Comece com um teste gratuito de 14 dias e escolha um plano adequado ao tamanho e ao fluxo de trabalho da sua agência.
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Conclusão
Uma estratégia de CRM forte para agências transforma operações fragmentadas num sistema escalável. Ao mapear a jornada do cliente, automatizar fluxos de trabalho importantes, acompanhar as métricas certas e escolher ferramentas criadas para colaboração, agências com 20 a 50 membros na equipa podem reduzir a rotatividade, aumentar a retenção e desbloquear o crescimento a longo prazo. folk torna essa mudança simples, intuitiva e adaptada à forma como as agências modernas trabalham hoje.
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Perguntas frequentes
O que é uma estratégia de CRM para agências?
Uma estratégia de CRM para agências é um plano para gerir todas as interações com clientes e potenciais clientes. Ela centraliza dados, atribui responsabilidades, automatiza acompanhamentos e monitoriza a satisfação ao longo do ciclo de vida para melhorar a retenção e o crescimento das contas.
Por que as agências precisam de uma estratégia de CRM?
As agências lidam com muitas contas e partes interessadas. Sem um CRM, as informações se dispersam, os acompanhamentos são perdidos e as vendas adicionais são perdidas. Uma estratégia clara unifica a comunicação, padroniza os fluxos de trabalho e revela os riscos, melhorando a entrega e a retenção.
Como implementar uma estratégia de CRM numa agência?
Mapeie a jornada do cliente, defina KPIs, segmente clientes, defina automações essenciais e integre e-mail, calendário e tarefas. Faça um teste piloto com uma equipa, documente os manuais, analise mensalmente e, em seguida, amplie. Ferramentas como folk speed facilitam a configuração.
O que as agências devem procurar ao escolher um CRM?
Priorize uma interface intuitiva, visualizações de contactos partilhadas, campos personalizados, sincronização de e-mail/calendário/tarefas, automação leve e integrações com as ferramentas que a equipa utiliza. Evite CRMs exclusivamente voltados para vendas que não oferecem rastreamento de entregas ou exigem muita administração.
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