Augmentez vos taux de réponse aux e-mails grâce à la fusion de courrier Outlook

Pourquoi le publipostage Outlook est important pour les équipes commerciales

L'utilisation de la fonctionnalité de fusion et publipostage dans Outlook peut transformer la manière dont les équipes commerciales de 20 à 50 personnes gèrent les campagnes par e-mail et interagissent avec leurs contacts Outlook. Cela est particulièrement utile si vous cherchez un moyen d'envoyer des e-mails personnalisés à grande échelle pour vos activités commerciales.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Qu'est-ce que le publipostage Outlook ?
• Les principaux avantages pour les équipes commerciales
• Une alternative assistée par IA pour envoyer des e-mails personnalisés en masse

Qu'est-ce que le système de fusion et publipostage d'Outlook ?

L'assistant de fusion et publipostage d'Outlook est une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de créer un modèle d'e-mail et de l'envoyer à plusieurs destinataires avec des éléments personnalisés. Vous pouvez les personnaliser en insérant un champ de fusion pour sélectionner les champs que vous souhaitez intégrer à votre e-mail, comme le nom ou l'emplacement.

Il y a quatre étapes rapides pour démarrer le publipostage pour vos messages électroniques en masse :

1. Créez une base de données de vos contacts dans un tableur Excel,
2. Créez un nouvel e-mail à l'aide de l'assistant de fusion et publipostage.
3. Choisissez les destinataires de votre fusion de courrier,
4. Prévisualisez le corps de votre e-mail, modifiez les e-mails individuels et modifiez la liste des destinataires.
   

Nous avons un guide étape par étape sur la façon d'utiliser les champs de fusion ici.

5 avantages de l'utilisation du publipostage dans Outlook

D'une personnalisation améliorée à une efficacité accrue. L'utilisation du système de fusion et publipostage dans votre compte Outlook présente plusieurs avantages pour les équipes commerciales. En voici quelques-uns supplémentaires.

1. Personnalisation améliorée pour les campagnes d'e-mails en masse

Mail merge allows you to create a mail merge field for each variable you want to personalize in your sales outreach. This means you can go beyond {First Name} and a generic template and make room for more details such as:

• En référence à des achats ou des réunions récents,
• Mentionner des intérêts spécifiques.

Ce niveau de détail montre aux prospects que vous reconnaissez et appréciez leurs préférences uniques et leur historique avec votre organisation, ce qui augmente considérablement les chances d'engagement et de réponses.

2. Efficacité accrue

Au lieu de rédiger manuellement des e-mails commerciaux individuels, vous pouvez préparer un modèle qui se remplit automatiquement avec les données individuelles de plusieurs destinataires. Cela vous permet de gagner un temps considérable et de réduire vos efforts, vous permettant ainsi de vous concentrer sur d'autres priorités commerciales.

3. Plusieurs cas d'utilisation pour les e-mails les plus importants

En plus d'envoyer des e-mails commerciaux en masse, vous pouvez utiliser le publipostage pour plusieurs cas d'utilisation, notamment les e-mails en masse, les lettres, les étiquettes et les enveloppes. Vous devrez préparer un document Microsoft Word et l'utiliser pour intégrer certaines données dans votre publipostage, telles que :

• Pour les lettres : pour inclure une salutation personnalisée. Chaque lettre est imprimée sur une feuille de papier distincte.
• Pour les e-mails : afin que l'adresse de chaque destinataire soit la seule adresse figurant dans la ligne « À » et que l'e-mail soit envoyé directement depuis Microsoft Office Word.
• Pour les enveloppes ou les étiquettes : lorsque les noms et adresses proviennent de votre source de données.
• Pour une fusion de catalogue : répertorie un ensemble d'informations pour chaque élément de votre source de données. Utilisez-le pour imprimer votre liste de contacts ou pour répertorier des groupes d'informations.

4. Précision améliorée

Grâce au publipostage, le risque d'erreurs telles que les fautes d'orthographe dans les noms ou la saisie d'informations erronées est considérablement réduit. Les données sont extraites directement de votre base de données connectée, ce qui garantit que chaque destinataire reçoit les informations correctes.

5. Suivi amélioré

Les outils de fusion de courrier sont également pratiques pour aider à configurer des identifiants uniques pour chaque e-mail, tels que des lignes d'objet spécifiques ou des liens de suivi intégrés. Cela facilite le suivi et la gestion des réponses. Vous pouvez rapidement identifier quelle campagne ou quel e-mail suscite le plus d'engagement et adapter votre approche en fonction des commentaires et des résultats en temps réel.

Processus alternatif de fusion et publipostage

Si vous ne souhaitez pas vous embêter à utiliser un assistant de fusion et publipostage étape par étape ou à configurer un document de fusion et publipostage chaque fois que vous souhaitez personnaliser une campagne d'e-mails en masse dans Microsoft Outlook, l'utilisation d'un CRM tel que folk une bonne idée. Pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes, folk est la meilleure solution pour rationaliser vos communications par e-mail sans la complexité de la gestion des feuilles de calcul Excel et des documents Word.

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folk fusion et folk dans Outlook et Gmail

Si votre équipe commerciale a tendance à utiliser les contacts Outlook et en possède certains dans vos contacts Google, folk un CRM tout-en-un qui peut vous aider à fusionner votre carnet d'adresses en un seul endroit. Ainsi, les équipes commerciales de 20 à 50 personnes bénéficieront d'une synchronisation en temps réel pour garder toutes vos informations de contact à jour sans avoir à se plonger dans un fichier Excel ou Word à chaque fois. folk est spécialement conçu pour les équipes commerciales de taille moyenne qui ont besoin de puissantes capacités de personnalisation sans la complexité d'une entreprise.

Caractéristiques principales :

• Fusion de courrier : le logiciel de fusion de courrierfolk vous permet d'envoyer en masse des e-mails commerciaux ultra-personnalisés depuis votre propre domaine. Il prend en charge plusieurs messageries, notamment Gmail et Outlook, vous n'êtes donc pas limité à un programme de messagerie par défaut.
• Automatisation du marketing par e-mail : l'outil d'IA « Magic Field »folk vous permet de créer des variables personnalisées afin de personnaliser vos envois en masse avec des informations pertinentes issues de vos données.
• Gestion et synchronisation des contacts : folk mettre à jour vos coordonnées sur tous vos comptes de messagerie grâce à une synchronisation en temps réel. Vous n'avez donc plus besoin d'accéder à chacun d'entre eux séparément chaque fois que vous devez mettre à jour un contact. Vous pouvez également créer des champs personnalisés dans votre carnet d'adresses afin de classer vos contacts par secteur d'activité, entreprise, etc.
• Gestion du pipeline : folk hautement personnalisable et peut être utilisé sous forme de liste ou de tableau Kanban afin de s'adapter à votre cycle de vente interne, à votre campagne marketing, à votre processus de recrutement, etc.
• Bibliothèque de modèles de bases de données : si vous souhaitez vous lancer rapidement, utilisez ces modèles de bases de données hautement personnalisables folk par folk . Vous pouvez modifier les en-têtes de colonnes, l'affichage actuel et corriger les champs.
• Modèles de messages électroniques : folk est une extension Chrome gratuite fournie avec un folk de base qui vous aide à créer votre propre bibliothèque de modèles de messages électroniques afin que vous puissiez vous concentrer sur la personnalisation de vos courriers.

Conclusion

L'utilisation de la fonctionnalité de fusion et publipostage dans Outlook peut transformer la manière dont votre équipe commerciale gère les campagnes par e-mail et interagit avec les prospects. Mais si votre équipe commerciale dispose d'une liste de diffusion à la fois dans Gmail et Outlook, folk est la meilleure solution pour les équipes de 20 à 50 personnes qui ont besoin de saisir des informations personnalisées pour chaque contact et de maintenir votre dossier de contacts à jour de manière transparente.

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Plus de ressources

• Comment utiliser le publipostage dans Outlook (et 5 alternatives)
• Les 10 meilleurs logiciels de fusion de courrier en 2024

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FAQ

Comment faire un publipostage dans Outlook ?

Créez une liste dans Excel ou Contacts. Dans Word : Courrier > Commencer le publipostage (e-mail), Sélectionner les destinataires, rédiger le message, Insérer un champ de fusion, Aperçu des résultats, puis Terminer et fusionner > Envoyer l'e-mail. Sélectionnez la colonne e-mail et l'objet ; Outlook envoie chaque e-mail.

Qu'est-ce que le publipostage Outlook ?

Il envoie un modèle d'e-mail sous forme de messages séparés, en personnalisant les champs à partir d'une source de données (Excel ou Contacts). Word crée les e-mails et Outlook les envoie, de sorte que chaque destinataire reçoit un message individuel et personnalisé.

La fusion de courrier Outlook peut-elle inclure des pièces jointes ?

Non. La fonction Fusion et publipostage vers e-mail de Word ne prend pas en charge les pièces jointes. Utilisez un complément ou une macro Outlook, envoyez plutôt un lien vers le fichier ou passez à un outil de messagerie/CRM qui prend en charge les pièces jointes par destinataire.

Quelle est l'alternative la plus simple au publipostage Outlook ?

Utilisez un CRM comme folk pour envoyer des e-mails personnalisés en masse depuis Gmail ou Outlook, synchroniser vos contacts en temps réel et ajouter des variables IA pour une personnalisation plus poussée, sans avoir à gérer les fusions Excel ou Word.