Zoho CRM vs monday: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Lo que les cuesta es mantener una ejecución coherente del proceso mientras se garantiza que la entrega se realiza según lo previsto. En un entorno en el que las interacciones con los clientes se dispersan entre correos electrónicos, reuniones y diversos sistemas de gestión de tareas, el riesgo de perder el seguimiento y de que las responsabilidades no estén claras se convierte en una realidad. Un CRM para agencias debe optimizar el proceso de ventas y garantizar al mismo tiempo que se pueda acceder fácilmente al historial de los clientes para facilitar las renovaciones, las ventas adicionales y las recomendaciones.

Zoho CRM y monday.com ofrecen soluciones distintas a este reto, cada una con sus propias ventajas a la hora de gestionar las relaciones con los clientes y los procesos de ventas. Zoho CRM está diseñado para agencias que necesitan amplias capacidades y flexibilidad en ventas, operaciones y generación de informes, mientras que monday.com ofrece un marco personalizable que integra los procesos de ventas con la gestión de proyectos para un enfoque holístico.

La elección correcta depende de las necesidades específicas de su agencia, incluyendo la complejidad de sus procesos, el grado de personalización requerido y el nivel de gestión continua que su equipo está preparado para asumir.

¿Por qué las agencias necesitan un CRM en 2026?

Las agencias no pierden ingresos por falta de demanda. Los ingresos se pierden cuando la información sobre los clientes potenciales se dispersa entre bandejas de entrada, calendarios, hilos de Slack y hojas de cálculo, y cuando el seguimiento depende de la memoria en lugar de un sistema. Un CRM crea una única fuente de información veraz para clientes potenciales, clientes, socios y renovaciones, de modo que los siguientes pasos permanecen visibles y la responsabilidad está clara.

✔️ Visibilidad y previsión del flujo de trabajo sin hojas de cálculo.

✔️ Contexto centralizado de clientes potenciales y clientes en correos electrónicos, llamadas y reuniones.

✔️ Seguimientos, traspasos y próximos pasos estandarizados en todo el equipo.

✔️ Claridad en la propiedad de cada cliente potencial, acuerdo y cuenta para evitar pérdidas.

✔️ Seguimiento del rendimiento por fuente, línea de servicio y conversión por etapa.

En 2026, las agencias gestionan más canales, ciclos de decisión más cortos y más partes interesadas por cada acuerdo, y los clientes esperan tiempos de respuesta más rápidos y una coordinación más estrecha. Sin un CRM, las propuestas se estancan, los clientes potenciales se enfrían, las renovaciones se retrasan y las referencias se gestionan de forma inconsistente porque el equipo no puede ver el historial completo y el plan actual en un solo lugar.

¿Qué es Zoho CRM?

Zoho CRM es una herramienta versátil de gestión de relaciones con los clientes que opera dentro del amplio ecosistema de software empresarial de Zoho. Es ideal para agencias que buscan una gestión eficiente del flujo de trabajo, seguimiento de actividades, automatización y generación de informes, al tiempo que permite la integración con otras aplicaciones de Zoho según sea necesario. Con la capacidad de crear múltiples flujos de trabajo y diseños, es compatible con diversas líneas de servicio o estrategias de ventas. Las extensiones e integraciones del mercado facilitan las conexiones con herramientas externas, lo que mejora su funcionalidad. Esta solución suele ser la preferida por las agencias que requieren amplias capacidades combinadas con flexibilidad en las ventas, las operaciones y la generación de informes.

¿Qué es monday.com?

monday CRM es una solución CRM personalizable basada en los tableros de monday.com, con columnas y vistas ajustables para modelar eficazmente los flujos de trabajo de ventas y cuentas. Está dirigida a agencias que ya utilizan monday.com para la gestión de proyectos y tiene como objetivo integrar las ventas, la incorporación y las operaciones con los clientes en un espacio de trabajo unificado. Con las vistas de canalización y los paneles de control, los usuarios obtienen información valiosa, mientras que las automatizaciones agilizan los traspasos y envían recordatorios basados en los cambios de estado. Las integraciones con herramientas de marketing, formularios y comunicación mejoran su aplicabilidad según las necesidades específicas. Esta plataforma se suele elegir cuando se da prioridad a la flexibilidad y al modelado de procesos frente a las funciones tradicionales de CRM.

Comparación de características de Zoho CRM y monday

Etapas multipipeline y personalizadas

Zoho CRM ofrece compatibilidad con múltiples canales de ventas, lo que permite a los equipos renombrar, añadir, eliminar y reordenar las etapas del canal a medida que evolucionan sus procesos. Los canales se pueden vincular a diseños, lo que ayuda a mantener la separación entre los diferentes movimientos de ventas mientras se utiliza el mismo módulo de Ofertas. Los cambios en las etapas se gestionan dentro de la configuración del canal, y cualquier etapa eliminada sigue siendo accesible en el generador de etapas. Esta función es especialmente beneficiosa para las agencias que requieren una lógica de etapas distinta para cada línea de servicio o movimiento.

En monday CRM, la configuración del proceso de ventas suele realizarse en el panel de operaciones, donde estas avanzan a través de una serie de etapas claramente definidas. Estas etapas se pueden personalizar para adaptarlas al proceso de ventas de la agencia, y la vista del proceso de ventas ofrece una representación visual del progreso por etapas. Las agencias pueden modelar diferentes flujos de trabajo organizando los paneles y las estructuras de las etapas según las necesidades de sus cuentas, lo que garantiza que la lógica de las etapas esté estrechamente vinculada a la configuración del panel y sus columnas.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

El seguimiento de actividades de Zoho CRM gira en torno a tareas, eventos y llamadas, todos los cuales se pueden revisar fácilmente en las vistas de CRM y en las listas relacionadas con los registros. Las vistas de actividades en Zoho CRM están organizadas por fecha de creación, lo que permite a los usuarios abrir una actividad para acceder a detalles relacionados, como notas, historial, archivos adjuntos, acciones pendientes y conversaciones por correo electrónico. Además, la lista de actividades cerradas muestra las tareas, llamadas y reuniones completadas asociadas a un registro, lo que garantiza un registro completo de las acciones pasadas y los planes futuros.

En monday CRM, el seguimiento de actividades se facilita a través de correos electrónicos y actividades, lo que permite la integración con Gmail o Outlook para registrar las comunicaciones y visualizarlas en una línea de tiempo. Esta función admite el registro y seguimiento de correos electrónicos, y abarca varios tipos de actividades, incluidas reuniones, resúmenes de llamadas y notas. Los usuarios también pueden añadir actividades personalizadas para adaptar el registro de actividades a la documentación de su agencia sobre las interacciones con los clientes, lo que convierte la línea de tiempo en una herramienta esencial para revisar eventos pasados y planes futuros.

Automatización y flujos de trabajo

En Zoho CRM, las funciones de generación de informes incluyen informes estándar organizados por módulos, junto con la opción de personalizar los informes para satisfacer necesidades empresariales específicas. Utilice paneles de control y análisis para realizar un seguimiento de su canalización y evaluar las métricas de ventas, incluidos los conceptos de previsión descritos en los recursos de análisis de Zoho. Para obtener informes más detallados, Zoho Analytics se integra perfectamente con los datos de Zoho CRM para desarrollar informes y paneles de control adicionales, ofreciendo opciones para compartir y programar en función de su configuración. La visibilidad de su canal de ventas depende de cómo se estructuren los acuerdos, las etapas y las actividades.

En monday CRM, las reglas de automatización emplean recetas de activación-acción que responden a cambios tales como actualizaciones de estado, fechas de vencimiento, creación de elementos y movimientos entre tableros. Estas automatizaciones pueden facilitar notificaciones, asignar propietarios, actualizar campos y generar elementos basados en condiciones específicas. Esta funcionalidad es particularmente útil para estandarizar transiciones cuando un acuerdo avanza a través de etapas o para configurar tareas de seguimiento a medida que se acercan las fechas límite. Los resultados específicos dependen de la receta seleccionada y la configuración de las columnas.

Informes y análisis

Zoho CRM ofrece informes estándar clasificados por módulos, además de la flexibilidad de personalizar los informes según las necesidades específicas de cada negocio. Sus paneles de control y funciones de análisis permiten a los usuarios realizar un seguimiento de su cartera de clientes potenciales y analizar las métricas de ventas, incluidos los conceptos de previsión descritos en los recursos de análisis de Zoho. Para obtener informes más completos, Zoho Analytics puede integrarse con los datos de Zoho CRM para generar informes y paneles adicionales, lo que ofrece opciones para compartir y programar en función de las preferencias del usuario. La visibilidad del proceso de ventas se ve influida por la configuración de los acuerdos, las etapas y las actividades.

En monday CRM, los informes se diseñan principalmente a través de paneles que agregan datos de uno o más tableros y los presentan mediante widgets como gráficos y tablas. Estos paneles facilitan la supervisión en tiempo real, mientras que los informes ofrecen análisis en profundidad generados bajo demanda según el flujo de trabajo. La visibilidad del proceso se determina mediante la estructura del tablero de Oportunidades y las métricas que se muestran en el panel. Las capacidades de acceso y uso compartido se rigen por los permisos de la cuenta y las configuraciones del panel.

Integraciones y limpieza de datos

Se puede acceder a las integraciones en Zoho CRM a través de Zoho Marketplace y su capa de integración, que muestra conectores y extensiones clasificados por caso de uso. La plataforma ofrece herramientas de gestión de duplicados, que incluyen comprobaciones de duplicados, funciones de fusión y una herramienta de deduplicación con fusión automática para identificar y fusionar coincidencias exactas, con opciones para la resolución manual de conflictos cuando sea necesario. Además, el enriquecimiento de datos de Zia puede mejorar los registros añadiendo campos de contexto de la empresa basados en asignaciones configuradas, dependiendo de la configuración del usuario. Estas funciones están diseñadas para minimizar los duplicados y mejorar la integridad de los registros a lo largo del tiempo.

En monday CRM, las integraciones se pueden implementar a través de conectores nativos y plataformas de automatización de terceros como Zapier, lo que permite una sincronización perfecta de los elementos y la activación de flujos de trabajo en diversas aplicaciones. La documentación destaca que la integración del CRM es esencial para sincronizar los datos de los clientes entre las herramientas empresariales, lo que reduce la introducción manual de datos. Para mantener la higiene de los datos, monday.com ofrece una función de gestión de duplicados para identificar y resolver los elementos duplicados en los tableros, lo cual es crucial cuando se importan o integran clientes potenciales. La limpieza de los datos depende en gran medida del diseño de la estructura del tablero y del flujo de datos entrantes.

folk: ¡El mejor CRM para agencias en 2026!

folk es un CRM basado en inteligencia artificial diseñado para optimizar la gestión de contactos, conversaciones y contexto de acuerdos sin convertir la configuración en un proyecto abrumador. Se adapta perfectamente a los equipos de agencias en los que varios miembros interactúan con la misma cuenta a lo largo de la prospección, la incorporación, la entrega y las renovaciones. Este sistema mantiene un registro visible del historial de relaciones, lo que garantiza que los traspasos no dependan de la memoria o de notas desorganizadas.

• Etapas personalizadas y multipipeline adaptadas a los distintos procesos de las agencias.
• Cronologías unificadas de contactos y transacciones que consolidan el historial de interacciones.
• Sincronización del correo electrónico y el calendario para conectar las conversaciones con los registros correspondientes.
• Gestión de tareas, recordatorios y seguimiento para estandarizar los siguientes pasos.
• Funciones de enriquecimiento de contactos para completar la información faltante sobre empresas y contactos.
• Herramientas de deduplicación para fusionar duplicados y mantener una base de datos limpia.
• Informes sencillos sobre el proceso para realizar un seguimiento del estado de las etapas y la progresión de las operaciones.
• Integraciones y conectores de automatización que minimizan las actualizaciones manuales.

Para las agencias, la principal ventaja reside en lograr claridad operativa en múltiples relaciones. Los canales pueden representar diversas fuentes de ingresos, como anticipos, proyectos, asociaciones y referencias, mientras que las tareas y los recordatorios garantizan un seguimiento coherente en todo el equipo. Las funciones de limpieza de datos, como el enriquecimiento y la deduplicación, ayudan a eliminar los registros duplicados y a rellenar los campos que faltan, lo que hace que los informes de los canales sean fiables a lo largo del tiempo.

Conclusión

En resumen, Zoho CRM destaca por ofrecer amplias capacidades y flexibilidad para las complejas necesidades de las agencias, mientras que monday.com ofrece un marco personalizable que integra los procesos de ventas con la gestión de proyectos. Sin embargo, para las agencias que dependen en gran medida de la integración del correo electrónico, la automatización y la secuenciación, folk destaca como la opción óptima. Sus funciones basadas en inteligencia artificial, la compatibilidad con múltiples canales y la sincronización perfecta con el correo electrónico y los calendarios garantizan el seguimiento y la organización de todas las interacciones, lo que facilita un seguimiento eficiente y mantiene la claridad operativa en las relaciones con los clientes.

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