Zoho CRM vs Insightly: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Lo que les cuesta es mantener un flujo de trabajo fluido en el que las ventas y la entrega al cliente estén estrechamente interrelacionadas. Cuando la información crítica del cliente se dispersa en diferentes plataformas, como correos electrónicos, calendarios y hojas de cálculo, a menudo se producen fallos en el seguimiento, interrupciones en los traspasos y previsiones impredecibles. Un CRM para agencias debe facilitar el rápido desarrollo del negocio, al tiempo que conserva los historiales de cuentas esenciales necesarios para las renovaciones, las ventas adicionales y las referencias.

Al explorar opciones como Zoho CRM e Insightly, vemos dos enfoques distintos para resolver estos retos. Zoho CRM es una herramienta integral que hace hincapié en la gestión y automatización del flujo de trabajo, proporcionando a las agencias la flexibilidad necesaria para adaptar sus procesos a medida que crecen. Por otro lado, Insightly se adapta a entornos basados en proyectos al vincular las actividades de ventas con la entrega, lo que garantiza que todas las fases de la interacción con el cliente estén interconectadas.

La elección adecuada entre estos sistemas CRM depende de las necesidades específicas de la agencia, incluyendo la complejidad de los procesos, el nivel de personalización requerido y los recursos disponibles para la gestión y optimización continuas.

¿Qué es Zoho CRM?

Zoho CRM es una herramienta versátil de gestión de relaciones con los clientes integrada en el amplio ecosistema de software empresarial de Zoho. Es ideal para agencias que buscan gestión de canalizaciones, seguimiento de actividades, reglas de automatización y generación de informes, al tiempo que ofrece conectividad con otras aplicaciones de Zoho cuando es necesario. Con la capacidad de crear múltiples canalizaciones y diseños, puede adaptarse a diversas líneas de servicio o estrategias de ventas. Además, las extensiones e integraciones del mercado permiten a los usuarios conectarse con herramientas externas más allá de la suite Zoho, lo que la convierte en una opción popular para las agencias que buscan una amplia funcionalidad y flexibilidad en las ventas, las operaciones y la generación de informes.

¿Qué es Insightly?

Insightly es un CRM que incorpora funciones orientadas a proyectos, vinculando los registros de ventas con las actividades de entrega y posventa. Esto lo hace especialmente beneficioso para las agencias en las que la gestión de acuerdos y la entrega al cliente deben permanecer interconectadas, especialmente en los compromisos basados en proyectos. Sus canales de ventas realizan un seguimiento eficaz de las oportunidades, mientras que las tareas y los conjuntos de actividades ayudan a estandarizar los procesos internos en las distintas etapas. Una vez configurados, los informes y los paneles de control proporcionan visibilidad tanto de las métricas de ventas como de las de ejecución. Este CRM suele ser elegido por agencias que buscan una solución que conecte a la perfección los flujos de trabajo de ventas y entrega.

Comparación de características de Zoho CRM e Insightly

Etapas multipipeline y personalizadas

Zoho CRM permite gestionar múltiples canales de ventas, lo que permite a los equipos renombrar, añadir, eliminar y reordenar etapas a medida que evolucionan sus procesos. Estos canales se pueden vincular a diseños específicos, lo que garantiza que las distintas operaciones de ventas se mantengan diferenciadas al tiempo que se utiliza el mismo módulo de Ofertas. Los cambios en las etapas se gestionan dentro de la configuración del canal, y se puede seguir accediendo a cualquier etapa eliminada en el generador de etapas. Esta función es ideal para agencias que requieren una lógica de etapas única adaptada a cada línea de servicio u operación.

La configuración del proceso de Insightly facilita la creación de procesos y listas de etapas que se corresponden con diferentes movimientos de ventas. Las agencias pueden utilizar procesos separados para diferenciar sus procesos para nuevos negocios, renovaciones y referencias de socios, al tiempo que se aseguran de que las etapas sigan siendo únicas para cada proceso. A medida que los procesos evolucionan, las etapas se pueden ajustar en consecuencia, lo que garantiza que el seguimiento de las oportunidades refleje con precisión la calificación actual y los traspasos de entrega. Insightly aplica la lógica del proceso a nivel de registro, lo que garantiza que cada oportunidad se adhiera a un flujo de etapas definido.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

El seguimiento de actividades en Zoho CRM gira en torno a tareas, eventos y llamadas, a los que se puede acceder a través de vistas de CRM y listas relacionadas con registros. Las vistas de actividades en Zoho CRM clasifican los elementos por su hora de creación, lo que permite a los usuarios abrir una actividad y examinar información detallada, como notas, historial, archivos adjuntos, acciones pendientes y conversaciones por correo electrónico. La lista de actividades cerradas también muestra las tareas, llamadas y reuniones completadas asociadas a un registro, lo que garantiza un registro completo de las acciones pasadas y los planes futuros.

El seguimiento de actividades de Insightly se centra en tareas, eventos e interacciones registradas relacionadas con contactos, organizaciones y oportunidades. Con los conjuntos de actividades, Insightly permite a los usuarios crear secuencias repetibles de tareas y eventos basadas en una plantilla, lo que agiliza los seguimientos tras las llamadas de descubrimiento, las propuestas o los procesos de incorporación. Las líneas de tiempo y las listas relacionadas mantienen las acciones completadas y los siguientes pasos visibles dentro del registro, lo que facilita la revisión del historial de la cuenta y los compromisos actuales durante las transiciones internas.

Automatización y flujos de trabajo

Zoho CRM ofrece informes estándar organizados por módulos, junto con la flexibilidad de personalizar los informes según las necesidades de su empresa. Puede utilizar paneles de control y funciones de análisis para supervisar su canal de ventas y comparar métricas, incluidos los conceptos de previsión descritos en los recursos de análisis de Zoho. Para obtener informes más completos, Zoho Analytics puede integrarse con los datos de Zoho CRM para generar informes y paneles de control adicionales, con opciones para compartir y programar en función de su configuración. La visibilidad de su canal depende de cómo se configuren los acuerdos, las etapas y las actividades.

La automatización del flujo de trabajo de Insightly puede activar acciones cuando se cumplen criterios específicos de registro, como actualizar campos, asignar tareas o crear nuevas tareas. Esta automatización se puede integrar con procesos basados en el flujo de trabajo; por ejemplo, puede aplicar conjuntos de actividades cuando una oportunidad alcanza una determinada etapa en Insightly. La ejecución de los flujos de trabajo depende de cómo se establezcan los desencadenantes y las acciones en su cuenta, lo que facilita las transiciones rutinarias, como avanzar en un acuerdo para su incorporación y generar la lista de tareas correspondiente.

Informes y análisis

Zoho CRM ofrece informes estándar clasificados por módulo, junto con opciones de informes personalizables adaptadas a las necesidades de su empresa. Puede aprovechar los paneles de control y los análisis para realizar un seguimiento de su canal de ventas y comparar métricas de ventas, incluidos los conceptos de informes de previsión descritos en los recursos de análisis de Zoho. Para obtener informes más detallados, Zoho Analytics puede integrarse con los datos de Zoho CRM para generar informes y paneles de control adicionales, con opciones flexibles de uso compartido y programación basadas en su configuración. La visibilidad de su canal de ventas se ve influida por la forma en que se configuran los acuerdos, las etapas y las actividades.

Insightly ofrece funciones de generación de informes que incluyen paneles de control e informes personalizados derivados de objetos CRM, como oportunidades, actividades y proyectos. Puede filtrar estos informes por propietario, canalización, etapa y periodo de tiempo, y guardarlos para revisarlos periódicamente. Además, Insightly permite programar la generación de informes, lo que garantiza que las partes interesadas reciban actualizaciones puntuales sin necesidad de realizar exportaciones manuales. La precisión de los informes de canalización depende del uso coherente de las etapas y del registro exhaustivo de las actividades por parte del equipo.

Integraciones y limpieza de datos

Zoho CRM ofrece integraciones a través de Zoho Marketplace y su capa de integraciones, que presenta conectores y extensiones adaptados a casos de uso específicos. Cuenta con sólidas herramientas de gestión de duplicados, que incluyen comprobaciones de duplicados, funciones de fusión y una herramienta de deduplicación con fusión automática que identifica y fusiona de manera eficiente las coincidencias exactas, al tiempo que permite la resolución manual de conflictos cuando es necesario. Además, el enriquecimiento de datos de Zia mejora los registros añadiendo campos de contexto de la empresa basados en asignaciones establecidas, dependiendo de las funciones habilitadas. Estas herramientas funcionan conjuntamente para minimizar los duplicados y mejorar la integridad de los registros a lo largo del tiempo.

Se puede acceder a las opciones de integración de Insightly a través de su capa de integración y las aplicaciones conectadas, dependiendo del plan y la configuración elegidos. Sus capacidades de limpieza de datos incluyen flujos de trabajo de gestión de duplicados que ayudan a identificar y fusionar contactos, organizaciones o clientes potenciales duplicados, lo que garantiza que los registros permanezcan consolidados. El proceso de importación también puede afectar a los duplicados en función de las reglas de coincidencia aplicadas durante las cargas. Mantener registros limpios es fundamental para mejorar los informes posteriores y minimizar los conflictos durante la automatización.

folk: ¡El mejor CRM para agencias en 2026!

folk es un CRM basado en inteligencia artificial diseñado para consolidar contactos, conversaciones y contexto de acuerdos sin complicar el proceso de configuración. Es perfecto para equipos de agencias en los que varios miembros interactúan con la misma cuenta durante la prospección, la incorporación, la entrega y las renovaciones. Este sistema mantiene un historial de relaciones visible, lo que garantiza que los traspasos no dependan de la memoria o de notas dispersas.

• Etapas personalizadas y multipipeline adaptadas a los diferentes flujos de trabajo de las agencias.
• Contactos y plazos de negociación que organizan el historial de interacciones en un solo lugar.
• Sincronización del correo electrónico y el calendario para vincular las conversaciones con los registros correspondientes.
• Tareas, recordatorios y seguimiento para estandarizar los siguientes pasos.
• Enriquecimiento de contactos para complementar la información faltante sobre la empresa y los contactos.
• Herramientas de deduplicación para fusionar duplicados y mantener una base de datos limpia.
• Informes sencillos sobre el proceso para realizar un seguimiento del estado de las etapas y la progresión de las operaciones.
• Integraciones y conectores de automatización para minimizar las actualizaciones manuales.

Para las agencias, la ventaja esencial reside en la claridad operativa en múltiples relaciones. Los procesos pueden representar diversas fuentes de ingresos, como anticipos, proyectos, asociaciones y referencias, mientras que las tareas y los recordatorios garantizan un seguimiento coherente en todo el equipo. Las funciones de limpieza de datos, como el enriquecimiento y la deduplicación, ayudan a eliminar los registros duplicados y a rellenar los campos que faltan, lo que mantiene la fiabilidad de los informes de los procesos a lo largo del tiempo.

Conclusión

En conclusión, Zoho CRM destaca en la gestión y automatización del proceso de ventas, lo que lo hace ideal para agencias con estrategias de ventas diversas. Insightly destaca en entornos orientados a proyectos, ya que vincula a la perfección las ventas con la entrega para ofrecer una experiencia integral al cliente. Sin embargo, para los equipos que dan prioridad a la integración del correo electrónico, la automatización y la secuenciación optimizada, Folk destaca como la mejor opción. Sus funciones basadas en inteligencia artificial consolidan la comunicación, mejoran la higiene de los datos y proporcionan una visibilidad esencial en múltiples relaciones, lo que garantiza que su agencia siga siendo ágil y organizada.

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