Zoho CRM vs folk: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Lo que les cuesta es mantener la coherencia en la ejecución del proceso y garantizar que la entrega se realice según lo previsto. Cuando la información sobre los clientes potenciales se encuentra dispersa entre bandejas de entrada, calendarios y hojas de cálculo, se pierden los seguimientos, se interrumpen los traspasos y las previsiones se convierten en conjeturas. Un CRM para agencias debe permitir que los nuevos negocios avancen rápidamente, al tiempo que conserva suficiente historial de cuentas para respaldar las renovaciones, las ventas adicionales y las referencias.

En este artículo, exploraremos dos soluciones CRM destacadas, Zoho CRM y Folk, que se adaptan específicamente a las necesidades de las agencias. Zoho CRM es una herramienta robusta diseñada para integrarse a la perfección en el ecosistema más amplio de Zoho, que ofrece amplias funciones para la gestión y automatización de procesos. Por otro lado, Folk aprovecha la inteligencia artificial para optimizar la organización de los contactos y la comunicación, lo que la convierte en una opción atractiva para las agencias que buscan simplicidad y eficacia. Cada plataforma aborda el reto del CRM desde diferentes ángulos, y comprender sus puntos fuertes únicos le ayudará a determinar cuál es la más adecuada para las necesidades operativas de su agencia.

La elección correcta depende de la complejidad del proceso, la personalización necesaria y el grado de implicación que la agencia pueda dedicar a la configuración y la administración.

¿Por qué las agencias necesitan un CRM en 2026?

Las agencias no pierden ingresos por falta de demanda. Los ingresos se pierden cuando la información sobre los clientes potenciales se dispersa entre bandejas de entrada, calendarios, hilos de Slack y hojas de cálculo, y cuando el seguimiento depende de la memoria en lugar de un sistema. Un CRM crea una única fuente de información veraz para clientes potenciales, clientes, socios y renovaciones, de modo que los siguientes pasos permanecen visibles y la responsabilidad está clara.

✔️ Visibilidad y previsión del flujo de trabajo sin hojas de cálculo.

✔️ Contexto centralizado de clientes potenciales y clientes en correos electrónicos, llamadas y reuniones.

✔️ Seguimientos, traspasos y próximos pasos estandarizados en todo el equipo.

✔️ Claridad en la propiedad de cada cliente potencial, acuerdo y cuenta para evitar pérdidas.

✔️ Seguimiento del rendimiento por fuente, línea de servicio y conversión por etapa.

En 2026, las agencias gestionan más canales, ciclos de decisión más cortos y más partes interesadas por cada acuerdo, y los clientes esperan tiempos de respuesta más rápidos y una coordinación más estrecha. Sin un CRM, las propuestas se estancan, los clientes potenciales se enfrían, las renovaciones se retrasan y las referencias se gestionan de forma inconsistente porque el equipo no puede ver el historial completo y el plan actual en un solo lugar.

¿Qué es Zoho CRM?

Zoho CRM es una herramienta versátil de gestión de relaciones con los clientes que se integra perfectamente en el amplio ecosistema de software empresarial de Zoho. Es ideal para agencias que buscan sólidas capacidades de gestión de canalizaciones, seguimiento de actividades, automatización y generación de informes, al tiempo que permite la conectividad con otras aplicaciones de Zoho según sea necesario. Con soporte para múltiples canalizaciones y diseños, se adapta a diversas líneas de servicio o procesos de ventas. Las extensiones e integraciones del mercado mejoran aún más su funcionalidad al conectarse con herramientas externas fuera de la suite Zoho. Las agencias suelen elegir Zoho CRM por sus amplias funciones y su flexibilidad en ventas, operaciones y generación de informes.

¿Qué es el folk?

Folk es un CRM basado en inteligencia artificial diseñado para unificar contactos, conversaciones y contextos de negocios sin necesidad de una configuración extensa. Está dirigido a agencias que gestionan numerosas relaciones paralelas con clientes, socios y prospectos, donde la información relevante se encuentra dispersa en correos electrónicos, calendarios y plataformas de mensajería. Funciones como el enriquecimiento de contactos y la deduplicación garantizan que los registros se mantengan limpios y sean procesables a pesar de provenir de diversas fuentes. Además, sus procesos estructurados y la gestión de tareas ayudan a realizar un seguimiento eficaz de los nuevos negocios, las renovaciones y las referencias. Esto convierte a Folk en la opción perfecta para las agencias que buscan una solución CRM sencilla pero eficaz para la coordinación y el seguimiento, sin la complejidad de una configuración operativa intrincada.

Comparación de características de Zoho CRM y folk

Etapas personalizadas y múltiples canalizaciones

Zoho CRM permite múltiples canales de ventas, lo que permite a los equipos renombrar, añadir, eliminar y reordenar las etapas del canal a medida que se desarrollan sus procesos. Cada canal se puede vincular a diseños específicos, lo que garantiza que las diferentes acciones de ventas sigan siendo distintas mientras se utiliza el mismo módulo de Ofertas. Los cambios en las etapas se gestionan a través de la configuración del canal, y cualquier etapa eliminada sigue siendo accesible en el generador de etapas. Esta función es especialmente útil para las agencias que requieren una lógica de etapas única para cada línea de servicio o acción de ventas.

Folk permite a las agencias organizar flujos de trabajo en torno a diversas fuentes de ingresos, como contratos de retención, proyectos, asociaciones o contrataciones. Las etapas se pueden adaptar para reflejar los traspasos reales y los criterios de calificación, lo que garantiza que el flujo de trabajo represente con precisión el flujo de acuerdos. Al mantener flujos de trabajo separados, las agencias pueden mantener los informes organizados por línea de servicio y evitar que un proceso imponga limitaciones a todo el equipo. Las actualizaciones ligeras garantizan que el CRM evolucione a la perfección con el crecimiento de la agencia.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

El seguimiento de actividades en Zoho CRM gira en torno a tareas, eventos y llamadas, todos los cuales se pueden revisar fácilmente en las vistas de CRM y las listas relacionadas con los registros. Las vistas de actividades en Zoho CRM están organizadas por fecha de creación, lo que permite a los usuarios abrir una actividad para acceder a detalles relacionados, como notas, historial, archivos adjuntos, acciones pendientes y conversaciones por correo electrónico. Además, las listas de actividades cerradas muestran las tareas, llamadas y reuniones completadas asociadas a un registro, lo que proporciona un registro claro de los eventos pasados y los planes futuros.

Folk garantiza que el contexto de la relación permanezca vinculado al contacto y al acuerdo adecuados, sincronizando el historial de comunicaciones y las actividades en una línea de tiempo unificada. Esta visibilidad de las notas, tareas, recordatorios e interacciones pasadas dentro del espacio de trabajo del equipo minimiza los momentos de «¿dónde está el contexto?» durante los traspasos. Esta organización respalda los flujos de trabajo de las agencias en los que varios miembros del equipo interactúan con la misma cuenta a lo largo de las ventas, la incorporación, la entrega y las renovaciones. El objetivo final es proporcionar un acceso rápido a lo que ha ocurrido, lo que es importante y las acciones que hay que llevar a cabo.

Automatización y flujos de trabajo

En Zoho CRM, las funciones de generación de informes incluyen informes estándar organizados por módulos, así como opciones de personalización adaptadas a las necesidades específicas de cada empresa. Los usuarios pueden aprovechar los paneles de control y las herramientas de análisis para supervisar su canal de ventas y comparar métricas clave, incluidos los informes de previsión descritos en los recursos de análisis de Zoho. Para obtener informes completos, Zoho Analytics puede vincularse a los datos de Zoho CRM, lo que permite la creación de informes y paneles de control adicionales, junto con opciones personalizables de uso compartido y programación. La visibilidad del canal se ve influida por la configuración de las operaciones, las etapas y las actividades.

Folk mejora la productividad mediante seguimientos automatizados y traspasos internos fluidos a través de reglas de flujo de trabajo y conectores, que activan acciones basadas en etapas o actividades específicas. Las agencias pueden optimizar tareas repetitivas como asignar propietarios, crear tareas, enviar recordatorios y actualizar campos a medida que avanzan los acuerdos. Esto minimiza la carga de trabajo administrativo y garantiza una ejecución coherente entre los miembros del equipo. Los flujos de trabajo están diseñados para mejorar la eficiencia, permitiendo que la automatización agilice los procesos sin añadir complejidad innecesaria.

Informes y análisis

Los informes de Zoho CRM ofrecen informes estándar por módulo, junto con la flexibilidad de personalizar los informes para satisfacer las necesidades específicas de cada negocio. El uso de paneles de control y funciones de análisis permite a los usuarios supervisar el proceso de ventas y comparar métricas clave, incluidos los conceptos de previsión descritos en los recursos de análisis de Zoho. Para obtener informes más completos, Zoho Analytics se puede integrar con los datos de Zoho CRM, lo que permite crear informes y paneles de control adicionales, con opciones de uso compartido y programación basadas en las preferencias del usuario. La visibilidad del proceso depende de la configuración de los acuerdos, las etapas y las actividades.

Folk mejora la visibilidad del proceso, lo que permite realizar un seguimiento del progreso de las operaciones, el rendimiento de cada etapa y el impulso general, lo que permite a los líderes identificar los riesgos de forma temprana. Las agencias pueden analizar los patrones de conversión y la duración de los ciclos a nivel macro, para luego profundizar en los cuellos de botella específicos y sus causas. La generación de informes fomenta los debates sobre las previsiones, la planificación de la capacidad y la evaluación del rendimiento por fuente o línea de servicio, manteniendo el enfoque en la claridad y la toma de decisiones informadas, en lugar de abrumar con paneles de control.

Integraciones y limpieza de datos

Zoho CRM ofrece integraciones a través de Zoho Marketplace y su capa de integraciones, que muestra conectores y extensiones clasificados por caso de uso. Cuenta con sólidas herramientas de gestión de duplicados, que incluyen comprobaciones de duplicados, capacidades de fusión y una herramienta de fusión automática y eliminación de duplicados que identifica y fusiona coincidencias exactas, con opciones para la resolución manual de conflictos cuando es necesario. Además, el enriquecimiento de datos de Zia puede mejorar los registros añadiendo campos de contexto de la empresa basados en asignaciones configuradas, dependiendo de las funciones habilitadas. Estas herramientas están diseñadas para minimizar los duplicados y mejorar la integridad de los registros a lo largo del tiempo.

Folk da prioridad a los registros limpios facilitando el enriquecimiento, la deduplicación y los campos estructurados, lo que reduce significativamente la necesidad de introducir datos manualmente. Las integraciones agilizan las conexiones con las herramientas habituales de las agencias, lo que garantiza que los datos de contacto y actividad sean coherentes en todos los canales. Este enfoque ayuda a mitigar el problema habitual del deterioro del CRM causado por duplicados, información obsoleta y contexto faltante, lo que puede comprometer la precisión de los informes. Una base de datos más limpia no solo hace que la automatización sea más fiable, sino que también mantiene la usabilidad del proceso a gran escala.

Conclusión

En conclusión, aunque Zoho CRM destaca por sus amplias funciones y su sólida gestión del flujo de trabajo dentro de su ecosistema, puede resultar abrumador para las agencias debido a su compleja configuración. Por el contrario, Folk simplifica la coordinación con una organización de contactos y una comunicación basadas en la inteligencia artificial, lo que lo convierte en la opción ideal para equipos que buscan eficiencia sin complicaciones. El énfasis de Folk en registros limpios, contextos de relaciones unificados y una gestión de tareas fluida lo posiciona como la mejor alternativa de CRM para las agencias que buscan mejorar la ejecución del flujo de trabajo y mantener un crecimiento constante de los ingresos.

Comience su prueba gratuita de 14 días o reserve una demostración hoy mismo.