Cómo crear una base de datos de contactos centralizada

Hoy en día, lo importante no es lo que sabes, sino a quién conoces. Desarrollar una estrategia eficaz de gestión de contactos es fundamental para que los equipos de ventas de entre 20 y 50 personas puedan cultivar sus relaciones comerciales.

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El reto: datos de contacto dispersos

¿Cuál es el problema? Múltiples bases de datos de contactos debido al aumento del número de direcciones de correo electrónico, plataformas de redes sociales y plataformas de marketing por correo electrónico que utiliza su equipo. Y no existe una única plataforma independiente de gestión de contactos que las controle todas.

En esta guía, aprenderás:

• Conceptos básicos para almacenar y mantener datos de contacto
• Funciones de gestión de contactos para priorizar
• Por qué un CRM es la mejor manera de mantenerse organizado y colaborar

¿Qué es una base de datos de contactos centralizada?

Una base de datos de contactos centralizada es un sistema unificado que consolida toda la información de contacto en una única plataforma, como un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Sirve como columna vertebral para cualquier organización que desee mantener registros actualizados de clientes, proveedores e información interna sobre los clientes. Existen varios tipos de sistemas CRM diseñados como herramienta de gestión de contactos. Algunos sistemas CRM están diseñados para equipos específicos, mientras que otros son herramientas todo en uno. También hay otros más centrados en las operaciones.

Ventajas de un sistema centralizado de gestión de contactos

Un CRM ayuda a simplificar la gestión de datos y también garantiza la coherencia y la precisión en todos los niveles de la organización. A continuación se enumeran algunas de las ventajas que puede esperar.

1. Mejora de la colaboración entre funciones.

No hace falta decir que cuando toda la información de contacto se encuentra en un solo lugar, los diferentes departamentos pueden trabajar juntos de manera más eficaz. Los equipos de ventas pueden acceder a la información más reciente de los clientes, mientras que el departamento de marketing puede utilizar la misma base de datos para sus campañas, lo que garantiza que los mensajes sean coherentes y estén actualizados.

Nuestro consejo principal: Si está buscando este tipo de sistema CRM, busque una configuración todo en uno. Algunos CRM solo admiten funciones empresariales específicas. Un buen CRM puede ayudarle con las interacciones con los clientes, las campañas de marketing, el proceso de ventas y mejorar su experiencia general con los clientes.

2. Una única fuente de verdad

Sin un sistema centralizado, las notas se duplican y resulta difícil encontrar información sobre contactos específicos. Los CRM, especialmente aquellos con sistemas multifuncionales de gestión de contactos, pueden ayudarte a crear una única fuente de información veraz.

Con toda la información de tus clientes en un solo lugar, un CRM te facilita la creación de una lista de contactos para una campaña, te mantiene al día con los nuevos datos de contacto y viene con herramientas de gestión de contactos que te ayudan a evitar el proceso de introducción manual de datos.

Nuestro consejo principal: busca un CRM que permita a tu equipo crear notas colaborativas y sincronizar tus datos de contacto en tiempo real. De esta forma, si tienes información de contacto en Google Contacts, Microsoft Outlook o plataformas de redes sociales, podrás acceder a toda ella desde un solo lugar.

3. Mejores relaciones con los clientes

Con datos de contacto fácilmente accesibles, los equipos de ventas pueden gestionar las relaciones con los clientes de forma más eficaz sin tener que cambiar constantemente de contexto solo para obtener información de contacto básica de una cuenta de correo electrónico concreta. O revisar todas las tarjetas de visita que obtienen en los eventos de networking.

Nuestro mejor consejo: busca un software de gestión de contactos que pueda sincronizar tus contactos de varios dominios en una sola base de datos.

Cómo crear una base de datos de contactos centralizada utilizando un CRM todo en uno

Es difícil encontrar el software de gestión de contactos adecuado en un mercado tan saturado. Pero folk destaca como la mejor solución para equipos de ventas de entre 20 y 50 personas que necesitan una plataforma todo en uno. Es compatible con múltiples funciones empresariales y puede ayudarte en tus esfuerzos de marketing, canal de ventas y atención al cliente con funciones que automatizan las tareas repetitivas.

Paso 1. Importa tus contactos y fusiona todas tus cuentas de correo electrónico.

Empieza por conectar tu folk con cualquier correo electrónico desde el que necesites sincronizar contactos. De esta forma, podrás obtener información en tiempo real y mantener actualizada la información de contacto de todos, independientemente del lugar desde el que la actualices. A diferencia de otros CRM del mercado, folk compatible tanto con los contactos de Google como con Microsoft Outlook. También puedes utilizar Zapier para importar contactos desde otras aplicaciones de terceros, como Stripe, Typeform, Calendly, Webflow y muchas más.

Paso 2. Combina la información de contacto de tus cuentas de redes sociales.

Este paso es especialmente útil si tu equipo de ventas utiliza mucho LinkedIn para la prospección. En lugar de tener todos tus contactos en cuentas de redes sociales separadas, folk ofrece la solución ideal de gestión de contactos para equipos de ventas medianos de entre 20 y 50 personas, ya que permite fusionar todo lo que hay en Twitter, LinkedIn, LinkedIn Sales Navigator, Instagram y otras redes. Para importar tu información de contacto desde LinkedIn, aquí tienes tres sencillos pasos que puedes seguir para importar tus contactos de LinkedIn.

Paso 3. Importar un archivo CSV

Crear un CRM personalizado es fácil. En folk, puedes importar archivos de personas o empresas de tus grupos. Solo tienes que seleccionar la vista adecuada antes de importarlos (personas o empresas).

Para importar un archivo .CSV, simplemente:

1. Ve al grupo que quieras, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha y luego en «Importar CSV».
2. Seleccione el archivo que desee (en formato csv).
3. Haga coincidir los campos de su archivo con folk .
4. 1. Para cada columna de tu archivo, puedes emparejarla con el campo adecuado en folk,
   2. Si su columna no se puede hacer coincidir con ninguno de los folk existentes, puede crear el campo directamente durante la importación (se creará como un campo de texto). O bien, puede crear estos campos (de cualquier tipo) antes de la importación para que se reconozcan al hacer la coincidencia.
5. Revise sus datos y edítelos si es necesario.
6. Importar.

Paso 4. Utiliza la herramienta de exportación de comentarios folk

El exportador de comentarios de LinkedInfolk es una nueva extensión de Chrome diseñada para ayudarte a convertir tu interacción en LinkedIn en clientes potenciales. Te ayuda a extraer con un solo clic una lista de personas que han dado «Me gusta» o han comentado una publicación específica de LinkedIn.

Para empezar a convertir tu compromiso en clientes potenciales, simplemente:

1. Descarga la herramienta gratuita desde la tienda web de Chrome.
2. Ve a una publicación con buen rendimiento que acabes de publicar o busca en LinkedIn publicaciones relevantes para tu negocio.
3. Haga clic en «exportar clientes potenciales».
4. Recibirás un archivo .CSV en tu bandeja de entrada con la información de contacto de todas las personas que interactuaron con la publicación, incluyendo sus comentarios y tipo de reacción.
5. Activa tu lista con folk .

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Conclusión

Aunque pueda parecer intimidante, crear un sistema centralizado de gestión de contactos es fácil para los equipos de ventas. Además, al tener todos tus contactos en un solo lugar, podrás optimizar tu flujo de trabajo y aprovechar las funciones de automatización folk , lo que lo convierte en la opción perfecta para equipos de ventas de entre 20 y 50 personas que buscan una gestión de contactos completa. Además, el mejor software de gestión de contactos es fácil de usar desde el primer día, por lo que folk muy apreciado por su experiencia similar a Notion, lo que lo convierte en uno de los CRM más fáciles de usar del mercado. Prueba folk , gratis.

Más recursos

• Cómo exportar publicaciones, comentarios y «Me gusta» de LinkedIn
• Exportador de comentarios de LinkedIn

Preguntas frecuentes

¿Por qué debería centralizar mi base de datos de contactos?

La centralización mantiene todos los contactos en un solo lugar, elimina duplicados y crea una única fuente de información veraz. Los equipos acceden a los mismos registros actualizados, lo que agiliza la comunicación, reduce la introducción manual de datos y mejora la colaboración y la elaboración de informes.

¿Existe un Rolodex digital?

Sí. Un CRM moderno funciona como una agenda digital, almacenando registros de personas y empresas con notas, actividades y sincronización de correo electrónico/redes sociales. Herramientas como folk unifican los contactos de las bandejas de entrada y las redes en un único centro de búsqueda.

¿Cómo mantengo actualizada automáticamente una base de datos de contactos?

Conecta el correo electrónico, los calendarios y las fuentes sociales a tu CRM, habilita la sincronización bidireccional y deduplica de forma rutinaria. Utiliza automatizaciones de enriquecimiento e importación, y asigna propietarios de datos para que los cambios se actualicen en todo el equipo en tiempo real.

¿Qué características debe incluir un sistema de gestión de contactos?

Prioriza los registros de contactos compartidos, la sincronización bidireccional entre Google y Outlook, la importación desde LinkedIn, las notas colaborativas, las líneas de tiempo de actividades, los permisos, la deduplicación, la importación de CSV y la automatización sencilla para secuencias, tareas y seguimientos.