Alternativas asequibles al uso de Excel como CRM

¿Sigues utilizando Excel como CRM porque no ha encontrado una alternativa asequible?

Cuando Excel deja de ser suficiente

Lo entendemos. Es probable que aún no disponga del presupuesto necesario para invertir en un CRM tradicional. Aunque Excel es una herramienta de gestión de datos muy versátil, es posible que, a medida que crezcan sus operaciones comerciales, el uso de Excel comience a restarle tiempo que necesita dedicar a otras prioridades empresariales. 

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Con todos los datos que hay que actualizar manualmente, el formato condicional que hay que tener en cuenta y las reglas de validación de datos. Todos estos factores, además de las tareas repetitivas que se acumulan, pueden resultar abrumadores. Especialmente si no se cuenta con el apoyo adecuado por parte del equipo técnico. 

Pero, afortunadamente, invertir en un CRM no significa necesariamente que vaya a tener que hacer frente a una factura elevada.

En esta entrada del blog, trataremos los siguientes temas: 

• Por qué las pequeñas empresas podrían seguir utilizando Excel como CRM.
• Desafíos de depender de Excel para CRM,
• Las mejores alternativas asequibles a Excel CRM, incluyendo folk.

¿Por qué las pequeñas empresas utilizan Excel como CRM?

Excel suele ser el favorito de las pequeñas empresas que necesitan un lugar donde recopilar información de contacto básica. 

Las funciones personalizables y la facilidad de uso de Excel lo convierten en una herramienta accesible para las empresas que gestionan pequeños volúmenes de datos de clientes. Con un diseño sencillo y fórmulas integradas, permite a los usuarios realizar un seguimiento de los clientes potenciales, gestionar los procesos de ventas y analizar métricas básicas de los clientes.

4 retos del uso de Excel como CRM

Aunque Excel puede ser una solución rentable para la gestión de datos a pequeña escala, a medida que las empresas crecen y los datos se vuelven más complejos, las limitaciones de Excel se hacen evidentes. Es entonces cuando se empieza a notar cómo le cuesta satisfacer las demandas de una empresa en crecimiento. A continuación se presentan algunos retos comunes que hay que tener en cuenta.

1. Procesos manuales y automatización limitada.

A diferencia de los CRM especializados, Excel carece de flujos de trabajo automatizados, recordatorios y sincronización de datos con otras herramientas.

La mayoría de las tareas, como enviar correos electrónicos de seguimiento o realizar un seguimiento de la actividad, requieren una intervención manual, lo que aumenta el riesgo de errores humanos. Especialmente cuando hay muchas interacciones, notas y recordatorios que actualizar. 

2. Limitaciones de integración que afectan a todo y en todas partes.

Excel no se integra fácilmente con el correo electrónico, los calendarios u otras herramientas, lo que da lugar a flujos de trabajo aislados. Esto significa que es probable que tengas cientos de pestañas abiertas, una experiencia de usuario poco fluida y dificultades a la hora de colaborar con tus compañeros. 

3. Riesgos para la seguridad de los datos

Los datos confidenciales de los clientes almacenados en Excel son más vulnerables al acceso no autorizado si no se aplican medidas de seguridad robustas. Al utilizar CRM como folk, sabrás que los datos de tus clientes estarán en buenas manos. Incluso cuenta con la certificación SOC2, por lo que sabes folk solo habla por hablar. 

4. Dificultades para colaborar

Desde dificultades en la colaboración en tiempo real hasta limitaciones en la visualización de datos. Descubrirás que, aunque Excel tiene tablas y gráficos, crear elementos como dashboards habilidades avanzadas y tiempo extra que nadie tiene. 

Las 3 mejores alternativas asequibles a Excel CRM 

1. folk

Ideal para: propietarios de pequeñas empresas y profesionales independientes que gestionan entre 20 y 50 contactos.

folk es una de las soluciones CRM más rápidas de implementar del mercado, lo que la hace perfecta para propietarios de pequeñas empresas y profesionales autónomos que necesitan dejar de usar Excel sin la complejidad de las soluciones empresariales. Como resultado folk muy apreciado por más de 3000 empresas de todo el mundo gracias a su interfaz fácil de usar y sus integraciones inteligentes. Para equipos que gestionan entre 20 y 50 contactos, folk ofrece el equilibrio perfecto entre funcionalidad y simplicidad, lo que le permite ir más allá de Excel sin sobrecargar su flujo de trabajo. Además, ofrece planes de precios razonables, por lo que no tendrá que preocuparse por sorpresas desagradables. 

Características principales

• Gestión de contactos con etiquetas y filtros personalizables.
• Integración con herramientas como WhatsApp para una comunicación fluida.
• Automatización del flujo de trabajo para recordatorios y seguimientos.
• Canales compartidos para la colaboración en tiempo real.
• Mensajes y secuencias basados en inteligencia artificial.
• Análisis e informes.

Planes de precios

Anualmente, los planes de precios son los siguientes.

• Estándar: 20 $/usuario/mes.
• Premium: 40 $/usuario/mes .
• Personalizado: desde 80 $/usuario/mes.

HubSpot

Ideal para: Equipos centrados en la generación de clientes potenciales y la automatización del marketing.

HubSpot es una plataforma gratuita con numerosas funciones que incluye herramientas de marketing, automatización del correo electrónico y gestión del proceso de ventas. ¿El inconveniente? Actualizar a un plan de pago resultará costoso. Hay que tener en cuenta los costes adicionales de determinadas integraciones, así como los honorarios de consultoría para algunas de ellas. 

Características principales

• Plan gratuito con gestión de contactos, seguimiento de correos electrónicos y chat en vivo con marca de agua de HubSpot.
• Herramientas de automatización de marketing, como campañas de correo electrónico y páginas de destino.
• Seguimiento del proceso de ventas con etapas de negociación y previsiones.
• Amplias integraciones con aplicaciones de terceros.

Planes de precios

¿Listo para crecer? Prepárate para invertir. Los planes de Sales Hub de HubSpot son caros. 

• Sales Hub Professional: desde 90 $ al mes por usuario.
• Sales Hub Enterprise: desde 150 $ al mes por usuario.

Pipedrive

Ideal para: equipos de ventas que necesitan visibilidad del proceso de ventas.

Pipedrive es un CRM centrado en las ventas con un canal visual que facilita el seguimiento de las operaciones. Diseñado por equipos de ventas, para equipos de ventas. Pipedrive un canal visual que facilita el seguimiento de las operaciones.

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Características principales

• Canalización visual de ventas para el seguimiento de acuerdos.
• Etapas y actividades personalizables que se adaptan a los procesos de ventas.
• Integración del correo electrónico para realizar un seguimiento de las comunicaciones dentro de la plataforma.
• Asistente de ventas con tecnología de inteligencia artificial para recomendaciones prácticas.

Elegir el CRM adecuado para tu negocio

Pasar de Excel a un CRM específico puede parecer un gran paso, pero elegir la plataforma adecuada depende de tus necesidades. Deberás tener en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué grado de complejidad tienen los datos de sus clientes?
• ¿Necesitas funciones como la automatización y la colaboración en tiempo real?
• ¿La plataforma puede adaptarse al crecimiento de su negocio?
• ¿Se ajusta a tu presupuesto?
• ¿Tendrás que volver a actualizar a otra plataforma dentro de unos meses? 

Responder a estas preguntas puede ayudarte a identificar la mejor solución CRM para tu negocio y encaminarte hacia operaciones más optimizadas.

¿Por qué folk la mejor alternativa a Excel para gestionar contactos y flujos de trabajo?

Con su rápida implementación, folk como una alternativa ideal para propietarios de pequeñas empresas y profesionales independientes que desean dejar de usar Excel. Para empresas que gestionan entre 20 y 50 relaciones con clientes, folk ofrece la combinación perfecta de potentes funciones y un diseño fácil de usar, lo que elimina la complejidad que suelen presentar los sistemas CRM tradicionales. Con su interfaz intuitiva, folk optimizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración.

• Diseño intuitivo: la simplicidad folk facilita que los equipos puedan empezar a utilizarlo sin necesidad de una formación exhaustiva.
• Capacidades de automatización: Automatice los seguimientos y los flujos de trabajo para ahorrar tiempo y reducir errores.
• Integración con WhatsApp: comuníquese sin problemas con sus contactos directamente desde la plataforma.
• Escalable para el crecimiento: folk con tu negocio, ofreciéndote las herramientas que necesitas a medida que tus operaciones se expanden.

Conclusión

Excel ofrece un excelente punto de partida para gestionar los datos de los clientes, pero a medida que las empresas crecen, sus limitaciones se hacen más evidentes. Adoptar las mejores prácticas puede ayudar a maximizar su utilidad, pero la transición a un CRM dedicado como folk una mayor eficiencia y escalabilidad. Prueba folk , gratis. 

👉🏼 Prueba folk para no perderte nunca un seguimiento con los canales compartidos.

Más recursos

• 3 informes CRM esenciales que toda empresa necesita para impulsar su crecimiento
• Todo lo que necesitas saber sobre el uso de la IA para la gestión de clientes potenciales
• La guía definitiva para el seguimiento de correos electrónicos de ventas: plantillas y mejores prácticas

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los 4 tipos de CRM?

Operativo, analítico, colaborativo y estratégico. El operativo optimiza las ventas, el marketing y el servicio; el analítico convierte los datos en información útil; el colaborativo comparte la información de los clientes entre los equipos; el estratégico crea valor a largo plazo para los clientes.

¿Se puede utilizar Excel como CRM?

Sí, para listas sencillas y seguimiento básico. Pero carece de automatización, integraciones, colaboración en tiempo real y seguridad sólida. A medida que los datos y los equipos crecen, un CRM dedicado es más fiable, escalable y ahorra tiempo.

¿Cuál es una buena alternativa asequible a Excel como CRM?

folk ofrece gestión de contactos, canales compartidos, automatización e integración con WhatsApp. Los planes anuales comienzan en 20 $ por usuario al mes. Más detalles en folk.

¿Cómo elegir el CRM adecuado para sustituir a Excel?

Evalúa la complejidad de los datos, las necesidades de automatización y colaboración, la facilidad de migración, la escalabilidad y el costo total. Prueba las mejores opciones con datos reales y evalúa el tiempo de incorporación, las integraciones y la generación de informes antes de decidir.