El mejor CRM para la gestión de eventos

Como organizador de eventos, sabes que gestionar a los asistentes, coordinar a los proveedores y llevar un control de innumerables detalles puede resultar abrumador. Para optimizar tus esfuerzos y garantizar el éxito del evento, necesitas un sistema CRM adaptado a las exigencias específicas de la gestión de eventos.

Un CRM te ayuda a gestionar contactos de manera eficiente, automatizar seguimientos, realizar un seguimiento de la venta de entradas y analizar la participación, todo desde una única plataforma.

En esta entrada del blog, exploraremos las mejores opciones de CRM para organizadores de eventos como tú, destacando las características que te ayudarán a mantenerte organizado, mejorar la experiencia de los asistentes e impulsar el éxito de tus eventos.

Por qué necesitas un CRM

La gestión de eventos puede resultar abrumadora sin las herramientas adecuadas. Un CRM puede transformar tu flujo de trabajo y crear coherencia en tu estrategia de comunicación, lo cual es crucial tanto para la promoción de eventos como para el seguimiento tras el éxito de uno.

Desafíos sin un CRM

A continuación se enumeran algunos retos a los que quizá ya se enfrente como gestor de eventos sin darse cuenta. Suelen ser problemas comunes entre los organizadores de eventos que trabajan sin un CRM adecuado en su infraestructura tecnológica.

• Desorganización: el seguimiento manual de los datos de los clientes, la inscripción a eventos y la logística de los mismos provoca caos y errores.
• Oportunidades perdidas: sin un sistema, es fácil pasar por alto clientes potenciales y seguimientos.
• Procesos ineficientes: las tareas manuales que requieren mucho tiempo reducen la productividad y aumentan los costes.
• Falta de información: la insuficiencia de los informes y los análisis dificulta la toma de decisiones estratégicas.
• Comunicación inconsistente: sin un sistema centralizado, la comunicación con los clientes y los miembros del equipo se vuelve fragmentada y poco fiable.

Ventajas de un CRM

Si te estás preguntando si es el momento de invertir en un CRM, a continuación te presentamos algunas ventajas que demuestran cómo contar con la herramienta adecuada puede tener un impacto directo en tus operaciones comerciales diarias.

• Información centralizada: todos los datos de los clientes y eventos se almacenan en un solo lugar, lo que garantiza un fácil acceso y organización.
• Mayor eficiencia: la automatización de tareas repetitivas ahorra tiempo y reduce los errores, lo que le permite centrarse en actividades de mayor valor.
• Mejora de las relaciones con los clientes: realice un seguimiento de las interacciones y preferencias de los clientes para ofrecer un servicio personalizado y establecer relaciones más sólidas.
• Mejor toma de decisiones: el acceso a informes y análisis detallados le ayuda a tomar decisiones informadas y optimizar sus estrategias.
• Aumento de las ventas: una gestión eficiente de los clientes potenciales y unos procesos de seguimiento eficaces se traducen en mayores tasas de conversión y más oportunidades de negocio.
• Comunicación coherente: las herramientas de comunicación optimizadas garantizan que todos los miembros del equipo y los clientes estén en sintonía, lo que mejora la colaboración y la satisfacción.
  

Cómo mejorar tu proceso de gestión de eventos con un CRM

A continuación se indican algunas formas en las que un CRM puede mejorar la gestión de sus eventos, tanto antes como después de estos.

👉🏼 Prueba folk para mapear los procesos de los eventos y realizar un seguimiento de cada etapa, desde la consulta hasta la ejecución.

1. Trazado del proceso

Definir y realizar un seguimiento de las etapas de su proceso es fundamental para optimizar la gestión de eventos. Identifique las etapas clave, como la consulta inicial del cliente, la creación de la propuesta, la firma del contrato, la planificación del evento, la ejecución y el seguimiento posterior al evento. Utilice un CRM para crear un canal visual que realice un seguimiento del progreso de cada evento y campos personalizados para segmentar sus datos, lo que garantiza que no se pase por alto ningún detalle y mejora la eficiencia general.

2. Calificación de clientes potenciales

Los métodos para evaluar y calificar a los clientes potenciales y actuales son esenciales para priorizar tus esfuerzos. Implementa criterios de puntuación dentro de tu CRM para evaluar a los clientes potenciales en función de factores como el tamaño del evento, el presupuesto y el calendario. Esto te ayudará a centrarte en los clientes con mayor potencial, optimizando tus recursos y aumentando las tasas de conversión.

3. Divulgación y seguimiento

Los ejemplos de campañas automatizadas por correo electrónico y LinkedIn dirigidas a clientes potenciales y actuales pueden mejorar significativamente sus esfuerzos de divulgación. Utilice su CRM para configurar secuencias de correo electrónico personalizadas que nutran a los clientes potenciales a través del embudo de ventas. Integre LinkedIn para enviar solicitudes de conexión específicas y mensajes de seguimiento, lo que garantiza una comunicación coherente y mejora el compromiso.

Cómo evaluar y elegir una plataforma CRM

Cuando evalúas opciones de CRM para tu equipo de gestión de eventos de entre 20 y 50 personas, es fundamental tener en cuenta plataformas que puedan adaptarse al crecimiento de tus operaciones y que sigan siendo intuitivas para tu equipo en expansión.

1. Defina sus requisitos.

Identifica las características clave que necesita tu negocio de gestión de eventos. Las funcionalidades esenciales pueden incluir la gestión de asistentes, el registro de eventos, la venta de entradas, el marketing por correo electrónico y el análisis en tiempo real. Considera la posibilidad de integrar otras herramientas que utilices, como plataformas de redes sociales y pasarelas de pago, para optimizar tu flujo de trabajo.

Características principales de un CRM para la gestión de eventos

• Procesos automatizados: agiliza las tareas mediante la automatización de flujos de trabajo repetitivos, lo que permite a tu equipo centrarse en actividades más estratégicas. La automatización puede encargarse de todo, desde el seguimiento de correos electrónicos hasta la asignación de tareas, lo que garantiza que nada se pase por alto.
• Enriquecimiento de contactos: encuentra automáticamente direcciones de correo electrónico e información de contacto de clientes potenciales y clientes, lo que mejora la eficiencia. Esta función le ayuda a crear una base de datos más completa sin necesidad de introducir datos manualmente, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
• Múltiples canales: realiza un seguimiento de los clientes potenciales y los clientes a través de etapas definidas, lo que garantiza la claridad y la eficacia del proceso. Un canal bien organizado le ayuda a visualizar el recorrido de cada cliente potencial, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y oportunidades de mejora.
• Combinación de correspondencia y secuencias de correo electrónico: aumenta la eficiencia de la comunicación con plantillas de seguimiento y secuencias automatizadas. Las secuencias de correo electrónico predefinidas garantizan una comunicación oportuna y coherente, lo que mejora su interacción con los clientes potenciales y actuales.
• Integración con redes sociales: importe fácilmente información de contacto desde LinkedIn, Instagram, Twitter y otras plataformas para aprovechar su red social con el fin de encontrar y fidelizar clientes potenciales directamente desde la plataforma.
• Análisis: proporciona análisis de datos esenciales y conocimientos predictivos para una mejor planificación. Los informes detallados y las herramientas de previsión le ayudan a tomar decisiones informadas, optimizar su estrategia y anticiparse a las tendencias futuras.
  

2. Consideraciones presupuestarias

Equilibrio entre el coste y el retorno de la inversión al utilizar un CRM para la gestión de eventos. Aunque algunas plataformas pueden ofrecer funciones avanzadas, asegúrese de que se ajustan a su presupuesto y proporcionan beneficios cuantificables. Busque opciones escalables que puedan crecer con su negocio y ofrezcan planes de precios flexibles.

3. Proceso de selección

Los pasos para investigar y elegir el proveedor de CRM adecuado incluyen leer reseñas, pedir recomendaciones a compañeros del sector y programar demostraciones. Evalúa a los proveedores en función de su experiencia en el sector de la gestión de eventos, la calidad de su atención al cliente y la solidez de sus medidas de seguridad.

4. Obtenga una demostración

Cómo probar y comparar diferentes plataformas CRM para la gestión de eventos. Empiece con versiones de prueba gratuitas o versiones demo para evaluar la usabilidad y el conjunto de funciones. Cree una lista de verificación con sus requisitos y califique cada CRM según estos criterios. Preste atención a la interfaz de usuario, la facilidad de integración y las opciones de personalización para asegurarse de que la plataforma elegida satisfaga sus necesidades específicas. Para ver cómo un CRM de primera categoría puede transformar la gestión de sus eventos, solicite una demo de Folk empezar.

3 consejos para implementar un CRM

Reduzca el tiempo que le lleva familiarizarse con su nuevo CRM teniendo en cuenta estas tres cosas.

1. Importa tus datos a tu nuevo CRM.

La transición a un nuevo CRM puede ser fluida si importas correctamente tus datos existentes. Empieza por exportar tus datos como un archivo CSV desde tu CRM actual. Esto garantiza que toda tu información de contacto, detalles de eventos e historial de comunicaciones se transfieran con precisión y estén listos para usar en tu nuevo sistema.

2. Crea tu primer pipeline

Configurar su primer proceso es un paso fundamental para personalizar su CRM para la gestión de eventos. Define las etapas que corresponden a tu proceso de planificación de eventos, como «Captura de clientes potenciales», «Contacto inicial», «Propuesta enviada», «Contrato firmado» y «Ejecución del evento». Este proceso personalizado te ayuda a realizar un seguimiento del estado de cada evento y garantiza que nada se pase por alto, proporcionando una visión general clara del ciclo de vida de tu evento de principio a fin.

3. Incorpora a tu equipo

Una vez configurado el CRM, es fundamental incorporar al equipo de manera eficaz. Ofrezca sesiones de formación para que se familiaricen con el nuevo sistema, haciendo hincapié en cómo mejorará su flujo de trabajo y la gestión de eventos. Anímeles a explorar las funciones del CRM y a compartir consejos sobre las mejores prácticas. Un equipo bien formado tendrá más confianza y será más eficiente, lo que se traducirá en una mejor colaboración y una ejecución satisfactoria de los eventos.

Los 5 mejores CRM para la gestión de eventos

1. folk

folk es una moderna plataforma CRM para gestionar contactos, flujos de trabajo y relaciones, que ofrece canales personalizables, herramientas basadas en inteligencia artificial e integraciones para mejorar la gestión de acuerdos y la prospección. Para equipos de gestión de eventos de entre 20 y 50 personas, folk destaca como la solución ideal, ya que combina una potente funcionalidad con la simplicidad necesaria para incorporar y gestionar de forma eficiente un equipo en crecimiento.

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Características principales

• Enriquecimiento de contactos: Enriquece automáticamente los datos de contacto buscando direcciones de correo electrónico y URL de LinkedIn, lo que permite una comunicación eficaz sin necesidad de introducir datos manualmente ni incurrir en costes adicionales por servicios de correo electrónico.
• Integración con redes sociales: importa fácilmente contactos de LinkedIn, Instagram, Twitter y otras redes sociales a folk, y utiliza plantillas para agilizar y optimizar la comunicación.
• Combinación de correspondencia: sincronización completa del correo electrónico, plantillas y funciones de seguimiento, lo que permite a los usuarios gestionar todas las comunicaciones directamente desde el CRM.
• Funciones basadas en inteligencia artificial: las herramientas de IA ayudan a gestionar los contactos y las relaciones, automatizan las tareas rutinarias y sugieren acciones para mejorar la productividad.
• Integraciones: folk perfectamente con más de 6000 aplicaciones, entre ellas Gmail, Zapier y Make, lo que permite a los usuarios centralizar su flujo de trabajo y reducir la introducción manual de datos.

Ventajas

• Facilidad de uso: folk elogiado por su interfaz intuitiva, que lo hace accesible incluso para usuarios sin conocimientos técnicos, con una rápida incorporación y una curva de aprendizaje mínima.
• Todo en uno: folk tu flujo de trabajo al permitirte importar contactos desde LinkedIn, encontrar automáticamente sus correos electrónicos, comunicarte con ellos a través de secuencias de correo electrónico personalizables y realizar un seguimiento de las interacciones en un canal, lo que elimina la necesidad de utilizar múltiples herramientas y ahorra tiempo y dinero.
• Personalización: personaliza todos los aspectos de tu CRM, desde dashboards folk dashboards tus campos personalizados, procesos y flujos de trabajo.
• Integraciones: folk perfectamente con más de 6000 aplicaciones, entre ellas Gmail, Zapier y Make, lo que permite a los usuarios centralizar su flujo de trabajo y reducir la introducción manual de datos.

Contras

• Informes y análisis: folk análisis avanzados, como métricas de canalización y etapas, previsión de ingresos con probabilidades ponderadas, desgloses de rendimiento por propietario/canal/campos personalizados y dashboards de información sobre ingresos.

Precio y planes

Puedes probar folk gratuita con una prueba gratuita de 14 días. Después, los planes de suscripción mensual o anual son los siguientes.

• Estándar: 20 $ por usuario al mes.
• Premium: 40 $ por usuario al mes.
• Personalizado: Desde 60 $ por usuario al mes.

2 HubSpot

Hubspot CRM es una plataforma fácil de usar y escalable que ofrece herramientas integradas para gestionar de forma eficiente las ventas, el marketing, el servicio al cliente y las operaciones.

Características principales

• Centro de marketing: incluye herramientas de marketing por correo electrónico, seguimiento de anuncios, páginas de destino y generación de clientes potenciales, esenciales para promocionar eventos y captar el interés de los asistentes.
• Centro de ventas: ofrece seguimiento de acuerdos, gestión de procesos, automatización de ventas y generación de informes, lo que le ayuda a gestionar de forma eficiente los acuerdos de patrocinio y la venta de entradas.
• Centro de servicios: ofrece herramientas de atención al cliente, como tickets, chat en vivo y bases de conocimientos, para ayudar a los asistentes al evento y resolver problemas rápidamente.
• Centro de operaciones: sincroniza y automatiza los procesos empresariales entre diferentes sistemas, lo que garantiza una coordinación fluida entre la planificación y la ejecución de eventos.
• Puntuación de clientes potenciales: prioriza los clientes potenciales con puntuaciones predictivas para mejorar la eficiencia de las ventas, algo crucial para atraer a asistentes y patrocinadores con alto potencial.

Ventajas

• Interfaz fácil de usar: la interfaz intuitiva y fácil de usar la hace accesible para organizadores de eventos con distintos niveles de conocimientos técnicos.
• Plan gratuito completo: la sólida versión gratuita incluye funciones esenciales de CRM, ideal para pequeñas empresas de gestión de eventos y startups.
• Integración perfecta con herramientas de marketing: se integra perfectamente con herramientas de marketing, ventas y servicio, creando una plataforma unificada para gestionar eventos e interacciones con los clientes.
• Capacidades de automatización: proporciona potentes herramientas de automatización para tareas como el marketing por correo electrónico, la captación de clientes potenciales y los flujos de trabajo de ventas, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia en la planificación de eventos.
• Amplios recursos de aprendizaje: HubSpot Academy ofrece cursos gratuitos, certificaciones y recursos para ayudar a los usuarios a maximizar el potencial de la plataforma.

Contras

• Alto coste en los niveles superiores: los precios pueden resultar elevados en los niveles superiores, lo que puede resultar prohibitivo para las pequeñas empresas de gestión de eventos a medida que crecen.
• Capacidades limitadas en el plan gratuito: El plan gratuito y los niveles inferiores tienen opciones de personalización limitadas, lo que restringe la flexibilidad para los negocios de eventos en crecimiento.
• Límites del marketing por correo electrónico: la funcionalidad de marketing por correo electrónico en el plan gratuito está restringida por límites en el número de correos electrónicos que se pueden enviar, lo que supone un inconveniente para las empresas con listas de asistentes más amplias.
• Costes adicionales por complementos: muchas funciones útiles, como las capacidades avanzadas de CRM y las integraciones, se ofrecen como complementos de pago, lo que aumenta el coste total.
• Curva de aprendizaje pronunciada para los nuevos usuarios: aunque la interfaz es fácil de usar, la amplitud de funciones puede resultar abrumadora para los nuevos usuarios, lo que requiere tiempo para aprender a manejarla.

Precio y planes

Los precios y planes de la suite CRM de HubSpot con suscripción anual son los siguientes.

• Arranque: 15 $ por usuario al mes.
• Profesional: 450 $ por usuario al mes.
• Empresa:1,500 por usuario, por mes.

3 Salesforce

Salesforce es una sólida plataforma CRM para grandes empresas que ofrece herramientas para ventas, marketing, servicio y análisis, con una amplia escalabilidad.

Características principales

• Ecosistema integral: una plataforma unificada que ofrece CRM, automatización de marketing, servicio al cliente y desarrollo de aplicaciones personalizadas, ideal para gestionar diversas necesidades de gestión de eventos.
• Personalización y escalabilidad: Salesforce es altamente personalizable y escalable, lo que permite a las empresas de gestión de eventos adaptar la plataforma a flujos de trabajo específicos y gestionar el crecimiento de forma eficaz.
• Integración de inteligencia artificial (IA): Salesforce Einstein ofrece análisis y automatización basados en IA, lo que proporciona información para optimizar la planificación y ejecución de eventos.
• Amplias capacidades de integración: con AppExchange de Salesforce, los gestores de eventos pueden integrar la plataforma con una amplia gama de aplicaciones de terceros, lo que garantiza un funcionamiento fluido entre diferentes herramientas.
• Seguridad y cumplimiento normativo de nivel empresarial: Salesforce ofrece sólidas medidas de seguridad y funciones de cumplimiento normativo, fundamentales para gestionar los datos confidenciales de los asistentes y los clientes.

Ventajas

• Conjunto completo de funciones: Salesforce ofrece una amplia gama de funciones que abarcan las ventas, el servicio y el marketing, lo que lo convierte en una potente herramienta para gestionar todos los aspectos de la planificación de eventos y las relaciones con los clientes.
• Altamente personalizable: Salesforce es altamente personalizable, lo que permite a los gestores de eventos adaptar la plataforma a sus necesidades específicas con campos, objetos y flujos de trabajo personalizados.
• Amplias capacidades de integración: Salesforce se integra con una amplia gama de aplicaciones de terceros, lo que permite un flujo de datos fluido entre las plataformas utilizadas en la gestión de eventos.
• Escalabilidad: Salesforce es altamente escalable, lo que lo hace adecuado para empresas de gestión de eventos de todos los tamaños, con la capacidad de crecer al ritmo de su negocio.
• Análisis y generación de informes avanzados: Salesforce proporciona potentes herramientas de análisis y generación de informes, lo que permite a los gestores de eventos obtener información detallada sobre sus datos y tomar decisiones fundamentadas.

Contras

• Alto coste: Salesforce puede resultar caro, especialmente para las pequeñas y medianas empresas de gestión de eventos, debido a las elevadas tarifas de licencia y los costes adicionales de los complementos y la personalización.
• Curva de aprendizaje pronunciada: debido a su amplio conjunto de funciones y su complejidad, Salesforce suele requerir mucho tiempo y formación para que los usuarios alcancen un nivel de competencia adecuado.
• Configuración y personalización complejas: la configuración y personalización iniciales pueden resultar complicadas y, a menudo, requieren la ayuda de expertos o consultores certificados, lo que aumenta el coste total.
• Interfaz de usuario: algunos usuarios consideran que la interfaz de Salesforce está desactualizada y no es tan intuitiva como otras plataformas CRM modernas, lo que puede dificultar su uso.
• Abrumador para equipos pequeños: las potentes funciones de Salesforce pueden resultar excesivas para equipos de gestión de eventos más pequeños, lo que puede llevar a una infrautilización de las capacidades de la plataforma.

Precio y planes

El plan de suscripción anual con Salesforce para es el siguiente.

• Paquete Starter: 25 $ al mes por usuario, ofrece funciones básicas de CRM para pequeñas empresas.
• Pro Suite: 100 $/usuario/mes incluye herramientas avanzadas para empresas en crecimiento.
• Plan Enterprise: 165 $/usuario/mes ofrece amplias posibilidades de personalización y automatización para grandes empresas.
• Plan ilimitado: 330 $/usuario/mes ofrece funciones completas para grandes empresas.
• Einstein 1 Ventas: 500 $/usuario/mes proporciona información basada en IA y funciones avanzadas para grandes empresas.

4 Zoho

Zoho es un sistema CRM con un fuerte enfoque en las ventas. Cuenta con funciones como la coordinación de procesos, la gestión de procesos de ventas y la automatización de flujos de trabajo. También ofrece herramientas para equipos de marketing, como la captación de clientes potenciales, la gestión de eventos y la segmentación de clientes.

Características principales

• Gestión de clientes potenciales y contactos: gestiona la información de los asistentes, realiza un seguimiento de las interacciones y segmenta los contactos para campañas de eventos específicas.
• dashboards informes personalizables: permite a los usuarios crear y personalizar dashboards informes para realizar análisis detallados de eventos.
• Comunicación multicanal: se integra con el correo electrónico, el teléfono, las redes sociales y el chat en vivo para gestionar las interacciones de los asistentes de forma fluida.
• Automatización del flujo de trabajo: automatiza tareas y procesos rutinarios, como correos electrónicos de seguimiento y recordatorios, para mejorar la eficiencia y reducir el esfuerzo manual.
• Gestión del proceso de ventas: visualiza y gestiona los procesos de registro de eventos con la función de arrastrar y soltar para un mejor seguimiento.

Ventajas

• Asequibilidad: Zoho CRM ofrece precios competitivos con varios niveles, lo que lo hace accesible para las pequeñas y medianas empresas de gestión de eventos.
• Comunicación multicanal: admite correo electrónico, teléfono, redes sociales y chat en vivo, lo que permite a los organizadores de eventos gestionar todas las interacciones de los asistentes desde una única plataforma.
• Personalización: Las amplias opciones de personalización permiten a los gestores de eventos adaptar el CRM a sus necesidades específicas, incluyendo campos personalizados, módulos y flujos de trabajo.
• Integración con Zoho Suite: la perfecta integración con otros productos de Zoho (como Zoho Campaigns) crea un ecosistema completo para gestionar diferentes aspectos de la planificación de eventos.
• Accesibilidad móvil: Zoho CRM ofrece una sólida aplicación móvil que permite a los gestores de eventos acceder a los datos y gestionar las relaciones sobre la marcha, con funciones sin conexión.

Contras

• Curva de aprendizaje pronunciada: las amplias opciones de personalización pueden resultar abrumadoras para los nuevos usuarios, lo que requiere una inversión de tiempo considerable para dominar la plataforma.
• Configuración compleja: La configuración inicial puede resultar compleja, especialmente para empresas sin conocimientos técnicos o recursos informáticos específicos.
• Problemas de rendimiento: los informes ocasionales sobre un rendimiento lento, especialmente con conjuntos de datos grandes u operaciones complejas, pueden obstaculizar la productividad.
• Limitaciones de funciones en los niveles inferiores: los planes de menor precio pueden carecer de funciones avanzadas, lo que empuja a los usuarios a pasar a niveles más caros para obtener funciones esenciales.
• Retos de la migración de datos: Migrar datos de otros CRM a Zoho puede resultar difícil y llevar mucho tiempo, ya que a menudo requiere ajustes manuales.

Precio y planes

El plan gratuito de Zoho está limitado a tres usuarios, lo que lo hace adecuado para pequeñas empresas. A partir de ahí, el plan de suscripción anual es el siguiente.

• Estándar: 20 $ por usuario al mes.
• Profesional: 35 $ por usuario al mes.
• Empresa:50 por usuario, por mes.

5 Capsule CRM

Capsule CRM es una plataforma de gestión de relaciones con los clientes fácil de usar, diseñada para pequeñas y medianas empresas. Ofrece una interfaz limpia e intuitiva que ayuda a los usuarios a gestionar las relaciones con los clientes, realizar un seguimiento de los procesos de ventas y organizar las tareas y las comunicaciones de manera eficiente.

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Características principales

• 1 canal de ventas: gestiona de forma eficiente los clientes potenciales de tus eventos y el recorrido del cliente.
• 30 000 contactos: almacene y gestione un gran número de asistentes a eventos, proveedores y socios.
• Informes de actividad: realice un seguimiento de todas las interacciones y actividades relacionadas con sus eventos para un mejor seguimiento.
• Gestión de tareas: Asignar y gestionar tareas relacionadas con la planificación y ejecución de eventos.
• Automatización del flujo de trabajo: Automatice las tareas repetitivas para optimizar los procesos de gestión de eventos.

Ventajas

• Interfaz fácil de usar: Capsule CRM ofrece un diseño limpio e intuitivo, lo que facilita a los organizadores de eventos la navegación y el acceso rápido a funciones importantes. Esta simplicidad reduce la curva de aprendizaje, lo que lo convierte en una excelente opción para equipos sin amplia experiencia en CRM.
• Gestión de contactos y ventas: la plataforma ofrece herramientas sólidas para gestionar contactos, organizar la información de los clientes y realizar un seguimiento de las oportunidades de venta, lo que ayuda a los organizadores de eventos a mantener una visión clara de sus relaciones y su cartera de ventas.
• Opciones de personalización: Capsule CRM permite a los usuarios personalizar campos, etiquetas y procesos para adaptarlos a sus necesidades específicas de gestión de eventos, lo que ofrece flexibilidad en la forma de gestionar los datos y los procesos.
• Capacidades de integración: Capsule se integra con diversas aplicaciones populares de terceros, como G Suite, Microsoft 365, Mailchimp, Xero y QuickBooks, lo que permite a los usuarios crear un flujo de trabajo fluido entre sus herramientas de gestión de eventos.
• Asequibilidad: Capsule CRM ofrece precios competitivos con un plan gratuito para necesidades básicas y opciones premium asequibles, lo que lo hace accesible para las empresas emergentes dedicadas a la gestión de eventos.

Contras

• Funciones avanzadas limitadas: en comparación con algunos de sus competidores, Capsule CRM carece de funciones más avanzadas, como análisis en profundidad y automatización integral, lo que puede suponer una limitación para las empresas de gestión de eventos más grandes con necesidades más complejas.
• Funciones básicas de marketing por correo electrónico: aunque Capsule se integra con herramientas de marketing por correo electrónico como Mailchimp, sus funciones integradas de marketing por correo electrónico son relativamente básicas. Los usuarios que busquen funciones de marketing por correo electrónico más avanzadas pueden necesitar recurrir a integraciones de terceros.
• Atención al cliente limitada: Capsule CRM ofrece principalmente asistencia a través del correo electrónico y un centro de ayuda en línea. La falta de chat en vivo o asistencia telefónica puede ser un inconveniente para los organizadores de eventos que prefieren una asistencia inmediata u opciones de asistencia más directas.
• Sin integración de teléfono ni SMS: a diferencia de otros CRM, Capsule no tiene funciones de teléfono ni SMS integradas, lo que podría ser una desventaja para las empresas de gestión de eventos que dependen en gran medida de la comunicación directa con los clientes a través de estos canales.
• Preocupaciones sobre la escalabilidad: Aunque Capsule CRM es ideal para pequeñas y medianas empresas de gestión de eventos, las empresas que están creciendo rápidamente o que tienen requisitos de CRM más complejos pueden encontrar que la plataforma es menos escalable a medida que se expanden.

Precio y planes

• Plan inicial: desde 21 $ por usuario al mes.
• Plan de crecimiento: desde 38 $ por usuario al mes.
• Plan avanzado: desde 60 $ por usuario al mes.
• Plan Ultimate: desde 75 $ por usuario al mes.

Conclusión

Elegir el mejor CRM para la gestión de eventos es fundamental para optimizar tus operaciones, mejorar las relaciones con los clientes e impulsar el crecimiento del negocio. Cada uno de los CRM analizados (folk, Hubspot, Salesforce, Zoho y Capsule CRM) ofrece características y ventajas únicas adaptadas a diferentes tamaños y necesidades empresariales. Sin embargo, para equipos de gestión de eventos de entre 20 y 50 personas, folk se perfila como el claro ganador, ya que ofrece el equilibrio perfecto entre la potente funcionalidad y la facilidad de uso que requieren los equipos de tamaño medio. Mientras que Hubspot ofrece un conjunto completo de herramientas para marketing y ventas, Salesforce destaca por su escalabilidad y personalización, Zoho ofrece precios asequibles y comunicación multicanal, y Capsule CRM es ideal para empresas más pequeñas gracias a su interfaz fácil de usar, el diseño intuitivo folk , la integración con LinkedIn y sus precios escalables, lo que lo convierte en la mejor opción para las empresas de gestión de eventos en crecimiento. Para los equipos que buscan optimizar su flujo de trabajo sin una complejidad abrumadora, folk ofrece la solución ideal que crece con las necesidades de su negocio. Pruebe folk gratis aquí.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el CRM en la gestión de eventos?

Un CRM para eventos centraliza los contactos, las inscripciones, los patrocinadores y los proveedores; automatiza los correos electrónicos y los seguimientos; realiza un seguimiento de la venta de entradas y las tareas; y proporciona análisis para mejorar la asistencia, los patrocinios y la participación tras el evento.

¿Cómo se utiliza un CRM para la planificación de eventos?

Planifica las etapas desde la consulta hasta después del evento, importa contactos, crea canales, segmenta audiencias, automatiza la divulgación y los recordatorios, sincroniza el correo electrónico y LinkedIn, realiza un seguimiento de los acuerdos y los tickets, y elabora informes sobre el rendimiento para perfeccionar futuros eventos.

¿Cómo elegir un CRM para la gestión de eventos?

Haga una lista de lo imprescindible (gestión de asistentes, correo electrónico, análisis), compruebe las integraciones y la seguridad, establezca un presupuesto, pruebe la usabilidad con demostraciones y evalúe la asistencia. Compare la idoneidad para el tamaño del equipo; pruebe opciones con versiones de prueba gratuitas, como folk.

¿Cuánto cuesta un CRM para la gestión de eventos?

Los precios suelen oscilar entre 15 y 500 dólares por usuario al mes, dependiendo de las funciones, la automatización, los análisis y la asistencia técnica. Muchas herramientas ofrecen niveles gratuitos o pruebas de 14 días. Presupuesta los complementos como el volumen de correo electrónico, las integraciones o los canales adicionales.