Salesforce vs Zoho CRM: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Lo que les cuesta es mantener la coherencia en la ejecución del proceso y garantizar que la entrega se realice según lo previsto. Cuando la información sobre los clientes potenciales se encuentra dispersa entre bandejas de entrada, calendarios y hojas de cálculo, se pierden los seguimientos, se interrumpen los traspasos y las previsiones se convierten en conjeturas. Un CRM para agencias debe permitir que los nuevos negocios avancen rápidamente, al tiempo que conserva suficiente historial de cuentas para respaldar las renovaciones, las ventas adicionales y las referencias.

Salesforce y Zoho CRM abordan este reto desde perspectivas distintas. Salesforce es una sólida plataforma CRM empresarial diseñada para una amplia personalización, modelos de datos complejos y operaciones de ventas a gran escala, lo que la hace ideal para agencias que requieren permisos avanzados y un mapeo de procesos complejo. Por el contrario, Zoho CRM es una solución versátil que se integra a la perfección en su propio ecosistema, proporcionando flexibilidad a las agencias que necesitan una gestión eficaz del flujo de trabajo y capacidades de automatización. Cada plataforma ofrece funcionalidades únicas adaptadas a diferentes necesidades operativas.

La elección correcta depende de la complejidad de sus procesos, el nivel de personalización que busque y los recursos continuos que su agencia pueda asignar para la configuración y la administración.

¿Por qué las agencias necesitan un CRM en 2026?

Las agencias no pierden ingresos por falta de demanda. Los ingresos se pierden cuando la información sobre los clientes potenciales se dispersa entre bandejas de entrada, calendarios, hilos de Slack y hojas de cálculo, y cuando el seguimiento depende de la memoria en lugar de un sistema. Un CRM crea una única fuente de información veraz para clientes potenciales, clientes, socios y renovaciones, de modo que los siguientes pasos permanecen visibles y la responsabilidad está clara.

✔️ Visibilidad y previsión del flujo de trabajo sin hojas de cálculo.

✔️ Contexto centralizado de clientes potenciales y clientes en correos electrónicos, llamadas y reuniones.

✔️ Seguimientos, traspasos y próximos pasos estandarizados en todo el equipo.

✔️ Claridad en la propiedad de cada cliente potencial, acuerdo y cuenta para evitar pérdidas.

✔️ Seguimiento del rendimiento por fuente, línea de servicio y conversión por etapa.

En 2026, las agencias gestionan más canales, ciclos de decisión más cortos y más partes interesadas por cada acuerdo, y los clientes esperan tiempos de respuesta más rápidos y una coordinación más estrecha. Sin un CRM, las propuestas se estancan, los clientes potenciales se enfrían, las renovaciones se retrasan y las referencias se gestionan de forma inconsistente porque el equipo no puede ver el historial completo y el plan actual en un solo lugar.

¿Qué es Salesforce?

Salesforce es una sólida plataforma CRM empresarial diseñada para una amplia personalización, modelos de datos complejos y operaciones de ventas a gran escala. Es ideal para agencias que requieren permisos avanzados, la gestión de múltiples unidades de negocio o la asignación de procesos altamente específicos a tipos de registros y automatización. Con una estructura de datos coherente, sus informes y paneles de control facilitan la gestión de procesos de varios niveles. Además, las integraciones están fácilmente disponibles a través de AppExchange y el desarrollo personalizado, lo que la convierte en la opción preferida para las agencias que prevén una personalización significativa, gobernanza y escalabilidad a largo plazo.

¿Qué es Zoho CRM?

Zoho CRM es un CRM versátil y configurable que se integra a la perfección en el amplio ecosistema de software empresarial de Zoho. Es ideal para agencias que buscan gestión de canalizaciones, seguimiento de actividades, reglas de automatización y generación de informes, al tiempo que ofrece conectividad con otras aplicaciones de Zoho según sea necesario. Con la capacidad de admitir múltiples canalizaciones y diseños para diferentes líneas de servicio o movimientos de ventas, proporciona flexibilidad. Además, las extensiones e integraciones del mercado permiten conexiones con herramientas externas más allá de la suite Zoho. Las agencias suelen seleccionar esta opción por su funcionalidad integral y su adaptabilidad en ventas, operaciones y generación de informes.

Comparación de características de Salesforce y Zoho CRM

Etapas personalizadas y múltiples canalizaciones

En Salesforce Sales Cloud, las etapas de oportunidad se pueden configurar para implementar diversos procesos de ventas y tipos de registros de oportunidad. Un proceso de ventas consiste en una lista filtrada de etapas de oportunidad, mientras que los tipos de registros permiten asignar procesos de ventas específicos a diferentes equipos o movimientos. Esta configuración permite a las organizaciones mantener conjuntos de etapas únicos para diversos servicios o regiones, al tiempo que se mantiene la uniformidad del objeto Oportunidad. La probabilidad de la etapa se establece durante la configuración de la etapa y resulta útil para las vistas y los informes del proceso de ventas.

Zoho CRM también admite múltiples canales de ventas, lo que permite a los equipos renombrar, añadir, eliminar y reordenar las etapas del canal a medida que evolucionan sus procesos. Los canales se pueden vincular a diseños, lo que ayuda a mantener la separación entre los diferentes movimientos de ventas sin dejar de utilizar el mismo módulo de Ofertas. Los cambios en las etapas se gestionan dentro de la configuración del canal, y las etapas eliminadas siguen siendo accesibles en el generador de etapas. Esta flexibilidad se adapta a las configuraciones de las agencias que requieren una lógica de etapas distinta para diferentes líneas de servicio o movimientos.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

Salesforce supervisa las actividades a través de tareas y eventos que se muestran en las líneas de tiempo de actividad de los registros. Dependiendo de la configuración, los permisos y las licencias, las actividades de correo electrónico y calendario se pueden capturar utilizando Einstein Activity Capture, y estos elementos pueden aparecer en registros relacionados. Las actividades se pueden vincular a cuentas, contactos, clientes potenciales y oportunidades, lo que garantiza que el contexto de la operación abarque tanto las acciones programadas como las completadas. El comportamiento específico del seguimiento de actividades puede variar en función de las opciones de configuración y del modo de captura de actividades seleccionado.

En Zoho CRM, el seguimiento de actividades gira en torno a tareas, eventos y llamadas, a los que se puede acceder a través de vistas de CRM y listas relacionadas con registros. Zoho CRM organiza las vistas de actividades por fecha de creación, lo que permite a los usuarios abrir una actividad para obtener detalles adicionales, como notas, historial, archivos adjuntos, acciones pendientes y conversaciones por correo electrónico. La lista de actividades cerradas también destaca las tareas, llamadas y reuniones completadas asociadas a un registro, lo que proporciona un registro claro de las acciones pasadas y las próximas citas.

Automatización y flujos de trabajo

Salesforce ofrece sólidas capacidades de generación de informes a través de informes y paneles que se pueden adaptar a objetos estándar, como oportunidades y actividades. Los conceptos de etapas de oportunidad desempeñan un papel clave en el filtrado de informes y el análisis de tipos de etapas, mientras que los informes de actividades proporcionan resúmenes de las tareas pendientes y completadas. Los paneles pueden integrar varios gráficos de informes para facilitar la supervisión del proceso y la gestión de ventas, con acceso regulado por permisos organizativos y ajustes de uso compartido. El alcance de la cobertura de los informes depende de los objetos que estén habilitados y de cómo se configuren los campos y las etapas.

En Zoho CRM, las reglas de flujo de trabajo automatizan acciones cuando se cumplen determinadas condiciones, como el envío de notificaciones por correo electrónico, la asignación de tareas y la actualización de campos de registros. Estos flujos de trabajo se configuran para cada tipo de registro y se activan según las reglas definidas. Además, Zoho CRM realiza un seguimiento de los flujos de trabajo como parte de sus funciones de automatización de la fuerza de ventas, ofreciendo opciones para supervisar los cambios en las reglas de flujo de trabajo y los indicadores de rendimiento en función de la configuración. Esta funcionalidad se utiliza habitualmente para estandarizar los seguimientos y agilizar los traspasos internos asociados a los cambios en las operaciones.

Informes y análisis

Salesforce ofrece informes sólidos a través de informes y paneles personalizables basados en objetos estándar, como oportunidades y actividades. Los filtros de informes utilizan conceptos de etapas de oportunidades, mientras que los informes de actividades pueden resumir tanto las tareas pendientes como las completadas. Los paneles pueden integrar múltiples gráficos de informes para una supervisión eficaz del proceso de ventas y la gestión de ventas, con acceso regulado por permisos organizativos y ajustes de uso compartido. El alcance de la cobertura de los informes viene determinado por los objetos habilitados y la configuración de los campos y las etapas.

Por el contrario, Zoho CRM proporciona informes estándar organizados por módulos, junto con la posibilidad de personalizar los informes para satisfacer necesidades empresariales específicas. Sus paneles de control y funciones de análisis facilitan la supervisión del proceso de ventas y permiten comparar métricas de ventas, incluyendo conceptos de informes de previsiones descritos en los recursos de análisis de Zoho. Para obtener informes más completos, Zoho Analytics puede vincularse a los datos de Zoho CRM, lo que permite la creación de informes y paneles de control adicionales, con diversas opciones de uso compartido y programación en función de la configuración. La visibilidad del proceso depende de la configuración de las transacciones, las etapas y las actividades.

Integraciones y limpieza de datos

Las integraciones de Salesforce suelen añadirse a través de AppExchange, el mercado que ofrece aplicaciones y soluciones para mejorar la plataforma. Para mantener la higiene de los datos, Salesforce emplea reglas de coincidencia para identificar posibles duplicados y reglas de duplicación para dictar las acciones que se deben tomar cuando se encuentran duplicados durante la creación de registros o mientras se visualizan los registros. Además, la documentación de Salesforce describe cómo los conjuntos duplicados y los informes muestran los duplicados identificados por estas reglas y trabajos. Estas configuraciones se gestionan en Configuración y se aplican a cada objeto en función de las opciones elegidas por los administradores.

En Zoho CRM, se puede acceder a las integraciones a través de Zoho Marketplace y su capa de integraciones, que clasifica los conectores y las extensiones por caso de uso. Zoho CRM también cuenta con herramientas de gestión de duplicados, que incluyen comprobaciones de duplicados, funciones de fusión y una herramienta de fusión automática y eliminación de duplicados que localiza y fusiona coincidencias exactas, proporcionando resolución manual de conflictos cuando es necesario. Además, el enriquecimiento de datos de Zia puede mejorar los registros añadiendo campos de contexto de la empresa basados en asignaciones configuradas, dependiendo de las funciones habilitadas. Estos controles están diseñados para minimizar los duplicados y mejorar la integridad de los registros a lo largo del tiempo.

folk: ¡El CRM definitivo para agencias en 2026!

folk un CRM basado en inteligencia artificial diseñado para optimizar los contactos, las conversaciones y el contexto de las transacciones sin que la configuración resulte una tarea abrumadora. Se integra a la perfección con los equipos de las agencias, lo que garantiza que varios miembros puedan interactuar con la misma cuenta durante todo el proceso de prospección, incorporación, entrega y renovaciones. La plataforma mantiene un historial visible de las relaciones, por lo que las transiciones no dependen de la memoria o de notas desorganizadas.

• Funcionalidad multipipeline con etapas personalizables para diversas operaciones de la agencia.
• Contactos y plazos de negociación que consolidan los historiales de interacción en una sola ubicación.
• Sincronización del correo electrónico y el calendario para vincular las conversaciones con los registros correspondientes.
• Tareas, recordatorios y seguimiento para garantizar que los siguientes pasos se realicen de forma estandarizada.
• Enriquecimiento de contactos para completar la información faltante sobre empresas y contactos.
• Herramientas de deduplicación para fusionar duplicados y mantener una base de datos ordenada.
• Informes de canalización fáciles de usar para realizar un seguimiento del estado de las etapas y el avance de las operaciones.
• Integraciones y conectores de automatización para minimizar las actualizaciones manuales.

Para las agencias, la principal ventaja reside en lograr claridad operativa en todas las relaciones simultáneas. Los procesos pueden representar diversas fuentes de ingresos, como anticipos, proyectos, asociaciones y referencias, mientras que las tareas y los recordatorios garantizan un seguimiento coherente en todo el equipo. Las funciones que mejoran la higiene de los datos, como el enriquecimiento y la deduplicación, ayudan a eliminar los registros duplicados y a rellenar los campos que faltan, lo que mantiene la eficacia de los informes sobre los procesos a lo largo del tiempo.

Conclusión

En resumen, Salesforce destaca en personalización y operaciones a nivel empresarial, lo que lo hace ideal para agencias que necesitan estructuras de datos complejas. Zoho CRM ofrece flexibilidad y automatización dentro de su ecosistema, satisfaciendo las diversas necesidades de las agencias. Sin embargo, folk destaca como la mejor alternativa para equipos centrados en la integración del correo electrónico, la automatización y la secuenciación eficiente. Con su diseño intuitivo y su énfasis en la gestión de relaciones, folk una colaboración fluida, una visibilidad clara de las interacciones con los clientes y un seguimiento optimizado, lo que lo convierte en la mejor opción para las agencias modernas.

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