Salesforce vs Insightly: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Lo que les cuesta es mantener la coherencia en la ejecución del proceso y garantizar que la entrega se realice según lo previsto. Cuando la información sobre los clientes potenciales se encuentra dispersa entre bandejas de entrada, calendarios y hojas de cálculo, se pierden los seguimientos, se interrumpen los traspasos y las previsiones se convierten en conjeturas. Un CRM para agencias debe permitir que los nuevos negocios avancen rápidamente, al tiempo que conserva suficiente historial de cuentas para respaldar las renovaciones, las ventas adicionales y las referencias.

Salesforce e Insightly abordan este reto, cada uno con su propio enfoque único. Salesforce es un potente CRM de nivel empresarial que destaca por su amplia personalización, sus complejos modelos de datos y sus operaciones de ventas a gran escala, lo que lo hace ideal para agencias con necesidades complejas. Por otro lado, Insightly ofrece un enfoque orientado a proyectos, conectando a la perfección los registros de ventas con las actividades de entrega y posventa, lo que lo hace perfecto para agencias que buscan alinear estrechamente la gestión de acuerdos con la ejecución.

La elección entre Salesforce e Insightly depende en última instancia de los requisitos específicos de su agencia, como la complejidad de sus procesos, su necesidad de personalización y la cantidad de gestión continua que puede dedicar a su solución CRM.

¿Qué es Salesforce?

Salesforce es una plataforma CRM de nivel empresarial diseñada para una amplia personalización, modelos de datos complejos y operaciones de ventas a gran escala. Es ideal para agencias que requieren permisos avanzados, múltiples unidades de negocio o procesos muy específicos asignados a tipos de registros y automatización. Con datos estructurados de forma coherente, sus informes y paneles de control facilitan la gestión de procesos de ventas en varios niveles. Se pueden realizar integraciones de amplio alcance a través de AppExchange y el desarrollo personalizado. Esta plataforma suele ser la elegida por agencias que prevén una personalización significativa, gobernanza y escalabilidad a largo plazo.

¿Qué es Insightly?

Insightly es un CRM que incorpora funciones orientadas a proyectos, conectando los registros de ventas con las actividades de entrega y posventa. Resulta beneficioso para las agencias en las que la gestión de acuerdos y la entrega al cliente deben estar estrechamente alineadas, especialmente en los compromisos basados en proyectos. Los canales de ventas permiten realizar un seguimiento eficaz de las oportunidades, mientras que las tareas y los conjuntos de actividades ayudan a estandarizar los procesos internos en las diferentes etapas. Cuando se configuran correctamente, los informes y los paneles de control mejoran la visibilidad de las métricas de ventas y ejecución. Este sistema suele ser elegido por agencias que buscan una solución CRM que también se integre estrechamente con los flujos de trabajo de entrega.

Comparación de características de Salesforce e Insightly

Etapas multipipeline y personalizadas

En Salesforce Sales Cloud, se configuran las etapas de oportunidad, lo que permite la implementación de varios procesos de ventas y tipos de registros de oportunidad. Un proceso de ventas consiste en una lista filtrada de etapas de oportunidad, mientras que los tipos de registros permiten asignar diferentes procesos de ventas a distintos equipos o movimientos. Este enfoque permite a las organizaciones mantener conjuntos de etapas únicos para diversos servicios o regiones, al tiempo que se mantiene la uniformidad del objeto Oportunidad. La probabilidad de la etapa se configura durante la configuración de la etapa y se puede utilizar en las vistas del proceso de ventas y en los informes.

La configuración del proceso de Insightly facilita la definición de procesos y listas de etapas adaptadas a diferentes movimientos de ventas. Se pueden establecer procesos separados para delimitar los flujos de la agencia, como nuevos negocios, renovaciones y referencias de socios, lo que garantiza que las etapas sigan siendo distintas para cada proceso. Las etapas se pueden ajustar a medida que evolucionan los procesos, lo que permite que el seguimiento de las oportunidades refleje con precisión las calificaciones actuales y los traspasos de entrega. Insightly aplica la lógica del proceso a nivel de registro, lo que garantiza que cada oportunidad se adhiera a un único flujo de etapas definido.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

Salesforce supervisa las actividades a través de tareas y eventos que se muestran en las líneas de tiempo de actividad de los registros. Dependiendo de la configuración, los permisos y las licencias, las actividades de correo electrónico y calendario se pueden capturar utilizando Einstein Activity Capture, y estos elementos también pueden aparecer en registros relacionados. Las actividades se pueden vincular a cuentas, contactos, clientes potenciales y oportunidades, lo que garantiza que el contexto del acuerdo abarque tanto las acciones programadas como las completadas. El comportamiento específico depende de las opciones de configuración y del modo de captura de actividad que se utilice.

El seguimiento de actividades de Insightly se centra en tareas, eventos e interacciones registradas asociadas con contactos, organizaciones y oportunidades. Con los conjuntos de actividades de Insightly, los usuarios pueden crear secuencias repetibles de tareas y eventos a partir de una plantilla, lo que agiliza los seguimientos tras las llamadas de descubrimiento, las propuestas o los procesos de incorporación. Las líneas de tiempo y las listas relacionadas garantizan que las acciones completadas y los próximos pasos estén visibles en el registro, lo que facilita la revisión del historial de la cuenta y los compromisos actuales durante los traspasos internos.

Automatización y flujos de trabajo

Salesforce ofrece sólidas capacidades de generación de informes a través de informes y paneles personalizables creados a partir de objetos estándar, como oportunidades y actividades. Los conceptos de etapas de oportunidad desempeñan un papel crucial en los filtros de informes y el análisis de tipos de etapas, mientras que los informes de actividades proporcionan información sobre las tareas pendientes y completadas. Los paneles pueden sintetizar múltiples gráficos de informes para una supervisión eficaz del proceso de ventas y la gestión de ventas, con acceso regulado por permisos organizativos y ajustes de uso compartido. El alcance de la cobertura de los informes depende de los objetos habilitados y de la configuración de los campos y las etapas.

En Insightly, la automatización del flujo de trabajo ejecuta acciones basadas en criterios de registro específicos, incluyendo actualizaciones de campos, asignaciones y creación de tareas. Esta automatización se puede integrar con procesos impulsados por el flujo de trabajo, como la aplicación de conjuntos de actividades cuando una oportunidad avanza a una etapa concreta. La ejecución de los flujos de trabajo viene determinada por la configuración de los desencadenantes y las acciones dentro de la cuenta, lo que facilita transiciones fluidas, como pasar un acuerdo a la fase de incorporación y generar la lista de tareas correspondiente.

Informes y análisis

Salesforce ofrece sólidas capacidades de generación de informes a través de informes y paneles personalizables basados en objetos estándar, como oportunidades y actividades. Los conceptos de etapas de oportunidades se utilizan en filtros de informes y análisis de tipos de etapas, mientras que los informes de actividades pueden resumir eficazmente tanto las tareas pendientes como las completadas. Los paneles pueden integrar múltiples gráficos de informes para agilizar la supervisión del proceso y gestionar eficazmente las ventas, con acceso regulado por permisos organizativos y ajustes de uso compartido. El alcance de la cobertura de los informes viene determinado por los objetos habilitados y la configuración de los campos y las etapas.

Las funciones de generación de informes de Insightly incluyen paneles y informes personalizables derivados de objetos CRM como oportunidades, actividades y proyectos. Los usuarios pueden filtrar los informes por propietario, canalización, etapa y rango de tiempo, con la opción de guardarlos para su revisión periódica. Además, Insightly permite programar informes, lo que garantiza que las partes interesadas reciban actualizaciones oportunas sin necesidad de exportaciones manuales. La precisión de los informes de canalización depende de la aplicación coherente de las definiciones de etapas y del registro diligente de las actividades por parte del equipo.

Integraciones y limpieza de datos

Las integraciones de Salesforce se acceden principalmente a través de AppExchange, el mercado de aplicaciones y soluciones de la plataforma que mejoran sus capacidades. Para mantener la higiene de los datos, Salesforce emplea reglas de coincidencia para identificar posibles duplicados y reglas de duplicación para determinar las acciones que se deben tomar cuando se descubren duplicados, ya sea durante la creación de registros o mientras se visualizan registros existentes. La documentación de Salesforce describe cómo los conjuntos de duplicados y los informes muestran estos duplicados y trabajos identificados. Los administradores pueden configurar estos ajustes en Configuración y aplicarlos a objetos específicos según sea necesario.

Insightly ofrece opciones de integración a través de su capa de integración y aplicaciones conectadas, dependiendo del plan y la configuración del usuario. Sus funciones de limpieza de datos incluyen flujos de trabajo de gestión de duplicados que ayudan a identificar y fusionar contactos, organizaciones o clientes potenciales duplicados, lo que garantiza que los registros permanezcan consolidados. Además, el comportamiento de importación puede afectar a los duplicados en función de las reglas de coincidencia aplicadas durante el proceso de carga. Mantener registros limpios no solo mejora la generación de informes posteriores, sino que también minimiza los conflictos durante la automatización.

folk: ¡El mejor CRM para agencias en 2026!

folk es un CRM basado en inteligencia artificial que centraliza los contactos, las conversaciones y el contexto de los acuerdos sin complicar el proceso de configuración. Se adapta perfectamente a los equipos de las agencias, lo que garantiza que varios miembros puedan interactuar con la misma cuenta durante la prospección, la incorporación, la entrega y las renovaciones. Este registro centralizado mantiene un historial de relaciones visible, lo que elimina la dependencia de la memoria o de notas dispersas durante los traspasos.

• Etapas personalizables y con múltiples procesos diseñadas para adaptarse a las operaciones de diversas agencias.
• Contactos y plazos de negociación que consolidan el historial de interacciones en una ubicación de fácil acceso.
• Sincronización del correo electrónico y el calendario para vincular las conversaciones directamente con los registros correspondientes.
• Tareas, recordatorios y seguimiento para garantizar que los siguientes pasos estén estandarizados.
• Enriquecimiento de contactos para completar automáticamente la información faltante sobre la empresa y los contactos.
• Herramientas de deduplicación para fusionar duplicados y mantener una base de datos limpia.
• Informes sencillos sobre el proceso para realizar un seguimiento del estado de las etapas y la progresión de las operaciones.
• Integraciones y conectores de automatización diseñados para minimizar las actualizaciones manuales.

Para las agencias, la ventaja clave reside en lograr claridad operativa en múltiples relaciones. Los procesos pueden representar diversas fuentes de ingresos, como anticipos, proyectos, asociaciones y referencias, mientras que las tareas y los recordatorios garantizan que los seguimientos sean coherentes en todo el equipo. Las funciones mejoradas de limpieza de datos, que incluyen el enriquecimiento y la deduplicación, ayudan a evitar registros duplicados y campos faltantes, lo que mantiene la eficacia de los informes de procesos a lo largo del tiempo.

Conclusión

En resumen, Salesforce destaca por su personalización y escalabilidad, ideal para las complejas necesidades de las agencias, mientras que Insightly conecta eficazmente las ventas y la gestión de proyectos. Sin embargo, folk destaca como la mejor alternativa para los equipos centrados en la integración del correo electrónico, la automatización y la secuenciación. Su enfoque centralizado agiliza la comunicación y la gestión de tareas, garantizando que los seguimientos sean coherentes y ricos en contexto. Para las agencias que dependen del mantenimiento de las relaciones y la claridad operativa, folk es la mejor opción para que los procesos y las interacciones con los clientes fluyan sin problemas.

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