Pipedrive vs Insightly: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Lo que les cuesta es mantener la coherencia en la ejecución del proceso y garantizar que la entrega se realice según lo previsto. Cuando la información sobre los clientes potenciales se encuentra dispersa entre bandejas de entrada, calendarios y hojas de cálculo, se pierden los seguimientos, se interrumpen los traspasos y las previsiones se convierten en conjeturas. Un CRM para agencias debe permitir que los nuevos negocios avancen rápidamente, al tiempo que conserva suficiente historial de cuentas para respaldar las renovaciones, las ventas adicionales y las referencias.

Pipedrive e Insightly abordan estos retos desde perspectivas distintas. Pipedrive hace hincapié en un canal visual y en los seguimientos basados en actividades, diseñados para agilizar el progreso de las operaciones con una complejidad operativa mínima. Por el contrario, Insightly integra funciones de gestión de proyectos, lo que garantiza que los procesos de ventas se ajusten estrechamente a la entrega y la ejecución, lo que lo hace especialmente ventajoso para las agencias que se dedican al trabajo basado en proyectos.

La elección óptima depende de la complejidad de sus procesos, el nivel de personalización requerido y el alcance del mantenimiento continuo que su agencia puede comprometerse a realizar en cuanto a configuración y administración.

¿Qué es Pipedrive?

Pipedrive es un CRM de ventas diseñado en torno a un proceso visual y a una venta basada en actividades. Las agencias suelen utilizarlo por su sencillo seguimiento de operaciones, sus claros pasos a seguir y su ligera aplicación de procesos. Los usuarios pueden mantener múltiples procesos para distinguir entre nuevos negocios, renovaciones o asociaciones, mientras que las actividades programadas garantizan que los seguimientos sigan siendo visibles. Además, las automatizaciones reducen significativamente las tareas administrativas asociadas con las actualizaciones y recordatorios repetitivos, lo que lo hace ideal para equipos que priorizan la ejecución eficiente del proceso por encima de un amplio conjunto de funciones.

¿Qué es Insightly?

Insightly es un CRM que integra funciones orientadas a proyectos, vinculando eficazmente los registros de ventas con las actividades de entrega y posventa. Esto puede resultar especialmente beneficioso para las agencias que necesitan que la gestión de las operaciones esté estrechamente alineada con la entrega al cliente, especialmente en el caso de los trabajos basados en proyectos. A través de sus canales, los usuarios pueden realizar un seguimiento de las oportunidades, mientras que las tareas y los conjuntos de actividades facilitan los procesos internos estandarizados en las diferentes etapas. Una vez configurados, sus informes y paneles de control proporcionan visibilidad tanto de las métricas de ventas como de las de ejecución, lo que lo convierte en una opción popular para las agencias que buscan un CRM que acorte la distancia con los flujos de trabajo de entrega.

Comparación de características de Pipedrive e Insightly

Etapas multipipeline y personalizadas

Pipedrive permite a los usuarios crear múltiples procesos de ventas desde la vista de procesos, cada uno con sus propias etapas únicas. Puedes editar fácilmente los atributos de las etapas, como los nombres y las probabilidades, y añadir o eliminar etapas según sea necesario. Esta flexibilidad permite separar las acciones de la agencia, como nuevos negocios, renovaciones y asociaciones, en procesos distintos, lo que garantiza que las definiciones de las etapas se adapten a cada proceso.

Del mismo modo, Insightly facilita la configuración de canales y listas de etapas que se ajustan a diversas acciones de ventas. Se pueden utilizar canales independientes para diferenciar los flujos de la agencia, como nuevos negocios, renovaciones y referencias de socios, al tiempo que se mantienen etapas distintas para cada canal. A medida que los procesos evolucionan, las etapas se pueden ajustar para garantizar que el seguimiento de las oportunidades refleje con precisión la calificación actual y los traspasos de entrega. Insightly implementa la lógica del canal a nivel de registro, lo que garantiza que cada oportunidad se adhiera a un flujo de etapas definido.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

En Pipedrive, las actividades abarcan acciones programadas vinculadas a personas, organizaciones, clientes potenciales, acuerdos o proyectos, incluyendo llamadas, reuniones y seguimientos. Puedes configurar la sincronización del calendario como unidireccional o bidireccional, lo que garantiza que las actividades de Pipedrive y los eventos del calendario externo permanezcan alineados según tu configuración. Las actividades registradas se muestran en los registros pertinentes, lo que facilita el seguimiento de las acciones pasadas y las próximas citas de una cuenta o un acuerdo.

El seguimiento de actividades de Insightly se basa en tareas, eventos e interacciones registradas asociadas con contactos, organizaciones y oportunidades. Con los conjuntos de actividades, Insightly le permite crear secuencias repetibles de tareas y eventos a partir de una plantilla, lo que agiliza los seguimientos después de las llamadas de descubrimiento, las propuestas o los procesos de incorporación. Las líneas de tiempo y las listas relacionadas mantienen un registro claro de las acciones completadas y los próximos pasos, lo que permite revisar fácilmente el historial de la cuenta y los compromisos actuales durante los traspasos internos.

Automatización y flujos de trabajo

El sistema de informes de Pipedrive se gestiona a través de Insights, que incluye informes personalizados, paneles de control y objetivos. Los paneles de control se pueden compartir con los compañeros de equipo internamente y, cuando los permisos lo permiten, se pueden crear enlaces públicos que permiten a las partes interesadas acceder a un panel de control sin necesidad de tener acceso directo a la cuenta. Los objetivos de Insights supervisan el progreso de los acuerdos, las actividades y las previsiones, todo ello adaptado a la configuración específica y a los límites del plan.

La automatización del flujo de trabajo de Insightly inicia acciones basadas en criterios de registro, como actualizaciones de campos, asignaciones y creación de tareas. También se puede integrar con procesos impulsados por el canal, por ejemplo, aplicando conjuntos de actividades cuando una oportunidad alcanza una determinada etapa en Insightly. La ejecución de los flujos de trabajo depende de cómo se configuren los desencadenantes y las acciones dentro de la cuenta, lo que facilita las transiciones rutinarias, como pasar un acuerdo a la fase de incorporación y generar la lista de tareas correspondiente.

Informes y análisis

Los informes de Pipedrive se facilitan a través de Insights, que ofrece informes personalizados, paneles de control y seguimiento de objetivos. Puedes compartir fácilmente los paneles de control con tus compañeros de equipo a nivel interno y, si los permisos lo permiten, generar enlaces públicos para que las partes interesadas puedan acceder a los paneles de control sin necesidad de tener acceso directo a la cuenta. Los objetivos de Insights supervisan el progreso de los acuerdos, las actividades y las previsiones, en función de tu configuración y las limitaciones del plan.

Las funciones de generación de informes de Insightly incluyen paneles de control e informes personalizados derivados de elementos de CRM, como oportunidades, actividades y proyectos. Puede filtrar los informes por propietario, canalización, etapa y rango de tiempo, y guardarlos para revisiones continuas. Insightly también permite programar informes, lo que garantiza que las partes interesadas reciban actualizaciones oportunas sin necesidad de exportaciones manuales. La precisión de los informes de canalización depende del uso coherente de las etapas y del registro de actividades por parte de todo el equipo.

Integraciones y limpieza de datos

Se puede acceder a las integraciones de Pipedrive a través del Marketplace de Pipedrive, donde los usuarios pueden instalar fácilmente diversas aplicaciones e integraciones directamente desde sus cuentas. Para mantener la higiene de los datos, la función «Combinar duplicados» identifica posibles contactos y organizaciones duplicados, ofreciendo un flujo de trabajo optimizado para combinar registros de manera eficiente. Pipedrive también explica cómo su identificación de duplicados se adhiere a reglas específicas basadas en su lógica de importación, lo que afecta a la detección y combinación de duplicados.

Insightly ofrece opciones de integración a través de su capa de integración y aplicaciones conectadas, que varían en función del plan y la configuración elegidos. Sus funciones de limpieza de datos incluyen procesos de gestión de duplicados que ayudan a identificar y fusionar contactos, organizaciones o clientes potenciales duplicados, lo que garantiza que los registros permanezcan consolidados. Además, el comportamiento de importación puede afectar a la creación de duplicados en función de las reglas de coincidencia aplicadas durante las cargas. Mantener registros limpios mejora la generación de informes posteriores y minimiza los conflictos en la automatización.

folk: ¡El mejor CRM para agencias en 2026!

folk es un CRM basado en inteligencia artificial diseñado para optimizar la centralización de contactos, conversaciones y contexto de acuerdos sin complicar el proceso de configuración. Está dirigido a equipos de agencias en los que varias personas interactúan con la misma cuenta a través de la prospección, la incorporación, la entrega y las renovaciones. Con un registro claro del historial de relaciones, los traspasos ya no dependen de la memoria o de notas dispersas.

• Múltiples canales y etapas personalizables adaptadas a las diversas mociones de la agencia.
• Contactos y plazos de negociación que consolidan el historial de interacciones en un solo lugar.
• Sincronización del correo electrónico y el calendario para vincular las conversaciones con los registros correspondientes.
• Tareas, recordatorios y seguimiento para garantizar que los siguientes pasos se realicen de forma estandarizada.
• Enriquecimiento de contactos para complementar la información faltante sobre la empresa y los contactos.
• Herramientas de deduplicación para fusionar duplicados y mantener una base de datos limpia.
• Informes sencillos sobre el proceso para supervisar el estado de la fase y la progresión de la operación.
• Integraciones y conectores de automatización para minimizar las actualizaciones manuales.

Para las agencias, la principal ventaja es lograr claridad operativa en las relaciones paralelas. Los canales pueden representar diversas fuentes de ingresos, como anticipos, proyectos, asociaciones y referencias, mientras que las tareas y los recordatorios garantizan un seguimiento coherente en todo el equipo. Las funciones de limpieza de datos, como el enriquecimiento y la deduplicación, ayudan a eliminar los registros duplicados y a rellenar los campos que faltan, lo que mantiene la eficacia de los informes de los canales a lo largo del tiempo.

Conclusión

En conclusión, mientras que Pipedrive ofrece un canal visual sencillo y automatización para un seguimiento eficiente de las transacciones, e Insightly destaca en la integración de la gestión de proyectos con los procesos de ventas, folk se destaca como la mejor opción para las agencias que priorizan la integración del correo electrónico, la automatización y la secuenciación. Con su enfoque optimizado para gestionar múltiples canales, un amplio historial de contactos y sólidas funciones de deduplicación, folk permite a los equipos mantener la claridad operativa y un seguimiento coherente, lo que lo convierte en la mejor alternativa para las necesidades de las agencias modernas.

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