HubSpot vs Insightly: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Lo que les cuesta es mantener la coherencia en la ejecución del proceso y garantizar que la entrega se realice según lo previsto. Cuando la información sobre los clientes potenciales se encuentra dispersa entre bandejas de entrada, calendarios y hojas de cálculo, se pierden los seguimientos, se interrumpen los traspasos y las previsiones se convierten en conjeturas. Un CRM para agencias debe permitir que los nuevos negocios avancen rápidamente, al tiempo que conserva suficiente historial de cuentas para respaldar las renovaciones, las ventas adicionales y las referencias.

HubSpot e Insightly abordan estos retos desde perspectivas distintas. HubSpot es una plataforma CRM integral que ofrece un conjunto de herramientas integradas de ventas, marketing y servicios, lo que la hace especialmente adecuada para agencias que necesitan un seguimiento optimizado del proceso de ventas y la elaboración de informes sobre el ciclo de vida en un solo lugar. Por otro lado, Insightly presenta un CRM orientado a proyectos que conecta los procesos de ventas con las actividades de entrega y posventa, lo que garantiza que la gestión de las transacciones se alinee perfectamente con la ejecución del cliente, especialmente en los compromisos basados en proyectos.

La elección correcta depende de las necesidades específicas de tu agencia, ya sea la solución integral de HubSpot diseñada para la gestión rápida de clientes potenciales o las capacidades centradas en proyectos de Insightly que mejoran los flujos de trabajo operativos.

¿Qué es HubSpot?

HubSpot es una plataforma CRM integral que integra herramientas de ventas, marketing y servicio en un ecosistema unificado. Es especialmente útil para agencias que necesitan realizar un seguimiento del proceso de ventas, captar clientes potenciales, llevar a cabo campañas por correo electrónico y generar informes sobre el ciclo de vida, todo ello en un solo lugar. Los equipos pueden establecer procesos, registrar actividades y automatizar los procesos de seguimiento a través de flujos de trabajo, dependiendo de su plan de suscripción. Además, la tienda de aplicaciones incluye herramientas populares para agencias y sistemas orientados al cliente, lo que la convierte en la mejor opción para las agencias que buscan una solución combinada de CRM y comercialización de un único proveedor.

¿Qué es Insightly?

Insightly es un CRM que ofrece funciones orientadas a proyectos y conecta los registros de ventas con las actividades de entrega y posventa. Resulta especialmente beneficioso para agencias en las que la gestión de acuerdos y la entrega al cliente deben estar alineadas, sobre todo en compromisos basados en proyectos. Los canales de ventas permiten realizar un seguimiento eficaz de las oportunidades, mientras que las tareas y los conjuntos de actividades estandarizan los procesos internos en las diferentes etapas. Cuando se configuran correctamente, los informes y los paneles de control proporcionan visibilidad tanto de las métricas de ventas como de las de ejecución, lo que lo convierte en una opción óptima para las agencias que buscan un CRM que se integre estrechamente con los flujos de trabajo de entrega.

Comparación de características de HubSpot e Insightly

Etapas multipipeline y personalizadas

HubSpot permite crear y gestionar procesos de ventas centrados en las etapas definidas en su configuración. Las ventas avanzan a través de estas etapas definidas, que se pueden personalizar para adaptarse al enfoque de la agencia a la hora de calificar y cerrar proyectos. Puedes utilizar procesos separados para supervisar diversos procesos, como distinguir entre nuevos negocios y renovaciones o diferentes líneas de servicio, todo ello manteniendo etapas únicas para cada proceso.

La configuración del proceso de Insightly permite definir procesos y listas de etapas que se adaptan a diversas estrategias de ventas. Los procesos independientes pueden delimitar los flujos de trabajo de la agencia, como nuevos negocios, renovaciones y referencias de socios, lo que garantiza que las etapas sigan siendo distintas para cada proceso. A medida que los procesos evolucionan, las etapas se pueden modificar, lo que permite que el seguimiento de las oportunidades refleje la calificación actual y los traspasos de entrega. Insightly implementa la lógica del proceso a nivel de registro, lo que garantiza que cada oportunidad se adhiera a un flujo de etapas específico.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

HubSpot registra de manera eficiente las actividades en líneas de tiempo, lo que permite a los usuarios registrar y asociar llamadas, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas con contactos, empresas y acuerdos. Estos datos de actividad son fundamentales para actualizar propiedades como la fecha de la última actividad en función de las interacciones registradas. Los usuarios pueden filtrar las líneas de tiempo de actividad, lo que garantiza que los registros relacionados, como un acuerdo y su contacto asociado, compartan el mismo contexto registrado.

El seguimiento de actividades de Insightly se centra en tareas, eventos e interacciones registradas vinculadas a contactos, organizaciones y oportunidades. Con los conjuntos de actividades, Insightly permite crear secuencias repetibles de tareas y eventos a partir de plantillas, lo que ayuda a estandarizar los seguimientos tras las llamadas de descubrimiento, las propuestas o los procesos de incorporación. Las líneas de tiempo y las listas relacionadas proporcionan visibilidad de las acciones completadas y los pasos próximos, lo que facilita una revisión exhaustiva del historial de la cuenta y los compromisos actuales durante las transiciones internas.

Automatización y flujos de trabajo

HubSpot ofrece informes de ventas completos a través de paneles de control, un conjunto de herramientas de análisis y herramientas de informes personalizables. Los informes se pueden guardar fácilmente en los paneles de control y compartir con usuarios autorizados. Con el generador de informes, puedes crear informes personalizados para analizar objetos y actividades de CRM, utilizando filtros y selecciones de conjuntos de datos que se ajusten a tus objetivos de generación de informes.

La automatización del flujo de trabajo de Insightly ejecuta de manera eficiente acciones cuando se cumplen criterios específicos de registro, incluyendo actualizaciones de campos, asignaciones y creación de tareas. Esta automatización se puede integrar con procesos impulsados por el flujo de trabajo; por ejemplo, puede aplicar conjuntos de actividades cuando una oportunidad alcanza una etapa designada en Insightly. La ejecución de los flujos de trabajo depende de la configuración de los desencadenantes y las acciones en su cuenta, lo que facilita transiciones fluidas, como mover un acuerdo a la incorporación y generar la lista de tareas correspondiente.

Informes y análisis

HubSpot ofrece informes de ventas a través de paneles de control, un conjunto de herramientas de análisis y herramientas de informes personalizables. Los usuarios pueden guardar los informes en los paneles de control y compartirlos con quienes tienen acceso. El generador de informes permite crear informes personalizados para analizar objetos y actividades de CRM, con opciones de filtrado y selección de conjuntos de datos adaptadas a las necesidades específicas de los informes.

Las funciones de generación de informes de Insightly incluyen paneles de control e informes personalizados derivados de objetos CRM, como oportunidades, actividades y proyectos. Los usuarios pueden filtrar los informes por propietario, canalización, etapa y periodo de tiempo, y guardarlos para su revisión periódica. Además, Insightly permite programar la generación de informes, lo que garantiza que las partes interesadas reciban actualizaciones automáticamente sin necesidad de realizar exportaciones manuales. La precisión de los informes de canalización depende del uso coherente de las etapas y del registro exhaustivo de las actividades por parte del equipo.

Integraciones y limpieza de datos

HubSpot se conecta a la perfección con diversas herramientas externas a través de su mercado de aplicaciones, donde se muestran integraciones diseñadas específicamente para ventas, marketing y operaciones. Para garantizar la higiene de los datos, HubSpot ofrece herramientas esenciales para la calidad de los datos, entre las que se incluyen flujos de trabajo de deduplicación para identificar y gestionar duplicados, detección de problemas de formato y herramientas de cobertura de enriquecimiento, en función de tu plan. Estas funciones se encuentran en Gestión de datos y Calidad de datos, lo que permite a los equipos revisar los problemas y rectificar los registros y las propiedades según sea necesario.

Insightly ofrece opciones de integración a través de su capa de integración y aplicaciones conectadas, que varían en función de su plan y configuración. Sus funciones de limpieza de datos incluyen flujos de gestión de duplicados que ayudan a identificar y fusionar contactos, organizaciones o clientes potenciales duplicados, lo que garantiza que los registros permanezcan consolidados. Además, el comportamiento de importación puede afectar a los duplicados en función de las reglas de coincidencia aplicadas durante las cargas. Mantener registros limpios mejora la generación de informes posteriores y minimiza los conflictos durante la automatización.

folk: ¡El mejor CRM para agencias en 2026!

folk es un CRM basado en inteligencia artificial que centraliza los contactos, las conversaciones y el contexto de las operaciones sin complicar el proceso de configuración. Está diseñado para equipos de agencias en los que varios miembros interactúan con la misma cuenta a lo largo de la prospección, la incorporación, la entrega y las renovaciones. Este sistema garantiza que el historial de relaciones siga siendo transparente, eliminando la dependencia de la memoria o de notas dispersas durante los traspasos.

• Etapas personalizadas y multipipeline adaptadas a los distintos flujos de trabajo de las agencias.
• Contactos y plazos de negociación que consolidan el historial de interacción.
• Sincronización del correo electrónico y el calendario para vincular las conversaciones con los registros correspondientes.
• Tareas, recordatorios y seguimiento para garantizar que los siguientes pasos se realicen de forma estandarizada.
• Enriquecimiento de contactos para completar los datos faltantes de la empresa y los contactos.
• Herramientas de deduplicación para fusionar duplicados y mantener una base de datos limpia.
• Informes de canalización fáciles de usar para supervisar el estado de las etapas y el avance de las operaciones.
• Integraciones y conectores de automatización para minimizar las actualizaciones manuales.

Para las agencias, la principal ventaja reside en la claridad operativa en las relaciones simultáneas. Los procesos pueden capturar diversas fuentes de ingresos, como anticipos, proyectos, asociaciones y referencias, mientras que las tareas y los recordatorios garantizan un seguimiento coherente dentro del equipo. Además, las funciones de limpieza de datos, como el enriquecimiento y la deduplicación, ayudan a evitar registros duplicados e información faltante, lo que mantiene la eficacia de los informes de procesos a lo largo del tiempo.

Conclusión

En resumen, HubSpot destaca como una solución integral para agencias que necesitan herramientas integradas de ventas, marketing y servicios, lo que lo hace ideal para el seguimiento del flujo de trabajo y la generación de informes sobre el ciclo de vida. Insightly destaca por sus capacidades de CRM centradas en proyectos, alineando a la perfección la gestión de acuerdos con los flujos de trabajo de entrega. Sin embargo, para los equipos que dependen de la integración del correo electrónico, la automatización y la secuenciación optimizada, Folk destaca como la alternativa más eficaz. Ofrece un entorno fácil de usar y rico en contexto que favorece la claridad operativa y fomenta un seguimiento coherente, lo que lo convierte en la mejor opción para las agencias.

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