Freshsales vs Insightly: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Les cuesta mantener una ejecución coherente del proceso y garantizar que la entrega al cliente se realice según lo previsto. Cuando la información vital sobre los clientes potenciales se dispersa entre bandejas de entrada, calendarios y hojas de cálculo, es muy fácil que se pierdan los seguimientos, se retrasen los traspasos y las previsiones se conviertan en meras especulaciones. Un CRM para agencias no solo debe mantener el flujo rápido de nuevos negocios, sino también conservar suficiente historial de cuentas para facilitar las renovaciones, las ventas adicionales y las referencias sin problemas.

Freshsales e Insightly abordan este reto desde perspectivas distintas. Freshsales ofrece una solución CRM sencilla que hace hincapié en la gestión de clientes potenciales, los procesos personalizables y la automatización integrada para agilizar los seguimientos y las transiciones. Por el contrario, Insightly se centra en los proyectos e integra los registros de ventas con las tareas de entrega para garantizar que los acuerdos y los compromisos con los clientes estén sincronizados, especialmente en entornos impulsados por proyectos.

La elección ideal de CRM depende de la complejidad de sus procesos, el nivel de personalización requerido y la cantidad de mantenimiento continuo que su agencia esté dispuesta a comprometerse a realizar para la configuración y administración.

¿Qué es Freshsales?

Freshsales es una solución CRM de Freshworks especializada en la gestión de clientes potenciales, acuerdos y actividades mediante funciones de automatización integradas. Es ideal para agencias que buscan funciones CRM estándar, procesos personalizables y reglas de flujo de trabajo para seguimientos y transiciones. Las líneas de tiempo de las actividades garantizan que las interacciones se vinculen a los registros correctos, tanto en la gestión de ventas como en la gestión de cuentas. Además, las herramientas de generación de informes facilitan el seguimiento de los procesos y el análisis del rendimiento basándose en los datos registrados. Esta plataforma suele ser elegida por agencias que desean un CRM sencillo que también ofrezca capacidades de automatización y generación de informes.

¿Qué es Insightly?

Insightly es un CRM que incorpora funciones orientadas a proyectos, conectando los registros de ventas con las tareas de entrega y posventa. Es especialmente beneficioso para las agencias en las que la gestión de los acuerdos y la entrega al cliente deben estar interrelacionadas, especialmente en los compromisos basados en proyectos. Los canales supervisan las oportunidades, mientras que las tareas y los conjuntos de actividades ayudan a estandarizar los procesos internos en las distintas etapas. Los informes y paneles de control configurados proporcionan visibilidad tanto de las métricas de ventas como de las de ejecución. Este CRM suele ser elegido por agencias que buscan una solución que combine las funcionalidades de CRM con los flujos de trabajo de entrega.

Comparación de características de Freshsales e Insightly

Etapas personalizadas y múltiples canalizaciones

Freshsales permite el uso de múltiples canales de ventas, cada uno con su propio conjunto de etapas. Estos canales y sus etapas se gestionan en la configuración de administración, lo que le permite añadir, reordenar y personalizar las etapas para adaptarlas a los distintos procesos de ventas. Esta flexibilidad le permite separar las acciones de la agencia, como nuevos negocios, renovaciones o asociaciones, en canales distintos, al tiempo que garantiza que las definiciones de las etapas sean específicas para cada acción. Para los canales recién creados, los resultados predeterminados se establecen en Ganado y Perdido.

La configuración del proceso de Insightly también facilita la definición de procesos y listas de etapas adaptadas a diferentes movimientos de ventas. Puede establecer procesos separados para diferenciar los flujos de la agencia, como nuevos negocios, renovaciones y referencias de socios, al tiempo que mantiene etapas únicas para cada proceso. A medida que los procesos evolucionan, las etapas se pueden modificar para garantizar que el seguimiento de las oportunidades refleje con precisión los criterios de calificación actuales y los traspasos de entrega. Insightly aplica la lógica del proceso a nivel de registro, lo que garantiza que cada oportunidad se adhiera a un flujo de etapas definido.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

Con Freshsales, puedes registrar actividades como llamadas, reuniones, notas, correos electrónicos y tareas, todas ellas vinculadas a contactos, cuentas y acuerdos. Las líneas de tiempo de los registros muestran tanto las interacciones pasadas como las acciones futuras, lo que garantiza que los traspasos sean contextuales e incluyan pasos claros a seguir. Además, Freshsales permite configurar varios tipos de actividades, incluidas las personalizadas, para adaptarse al flujo de trabajo de un equipo. Puedes filtrar las líneas de tiempo para concentrarte en categorías de actividades específicas al revisar una cuenta.

El seguimiento de actividades de Insightly se basa en tareas, eventos e interacciones registradas relacionadas con contactos, organizaciones y oportunidades. Los conjuntos de actividades de Insightly facilitan la creación de secuencias repetibles de tareas y eventos a partir de plantillas, lo que estandariza los seguimientos tras las llamadas de descubrimiento, las propuestas o los procesos de incorporación. Las líneas de tiempo y las listas relacionadas mantienen visibles en el registro tanto las acciones completadas como los pasos pendientes, lo que facilita la revisión del historial de la cuenta y los compromisos actuales durante los traspasos internos.

Automatización y flujos de trabajo

En Freshsales, puede crear informes y paneles utilizando datos de CRM, incluyendo acuerdos, actividades y movimientos de etapas, lo que le permite supervisar eficazmente el estado y el rendimiento del proceso. Las funciones de análisis le permiten realizar un seguimiento del progreso a través de varias etapas y analizar los patrones de conversión a lo largo del tiempo basándose en los datos registrados. Además, las opciones de informes incluyen la programación de informes para su envío por correo electrónico, en función de su configuración de análisis. Las métricas disponibles vienen determinadas por la configuración de sus procesos, etapas y propiedades.

La automatización de flujos de trabajo de Insightly puede iniciar acciones cuando se cumplen criterios específicos de registro, como actualizar campos, asignar tareas o crear nuevas tareas. Esta automatización se integra perfectamente con los procesos basados en canalizaciones; por ejemplo, puede aplicar conjuntos de actividades cuando una oportunidad avanza a una determinada etapa en Insightly. La ejecución de los flujos de trabajo depende de cómo se configuren los desencadenantes y las acciones en su cuenta, lo que facilita traspasos fluidos, como la transición de un acuerdo a la incorporación y la generación de la lista de tareas correspondiente.

Informes y análisis

Freshsales permite crear informes y paneles de control utilizando datos de CRM, incluyendo acuerdos, actividades y transiciones de etapas, para supervisar de forma eficaz el estado y el rendimiento del proceso. Sus funciones de análisis facilitan el seguimiento de la progresión a lo largo de las etapas y el análisis de las tendencias de conversión a lo largo del tiempo basándose en los datos registrados. Además, las opciones de generación de informes incluyen la programación de informes para su envío por correo electrónico, dependiendo de la configuración de los análisis. Las métricas disponibles variarán en función de cómo se configuren los procesos, las etapas y las propiedades.

Las capacidades de generación de informes de Insightly abarcan paneles de control e informes personalizados derivados de objetos CRM, como oportunidades, actividades y proyectos. Los usuarios pueden filtrar los informes por propietario, canalización, etapa y rango de tiempo, y guardarlos para su revisión periódica. Insightly también permite programar informes, lo que garantiza que las partes interesadas reciban actualizaciones sin necesidad de realizar exportaciones manuales. La precisión de los informes de canalización depende del uso coherente de las etapas y del registro exhaustivo de las actividades por parte del equipo.

Integraciones y limpieza de datos

Freshsales permite a los usuarios mejorar su experiencia CRM añadiendo integraciones a través del Freshworks Marketplace, lo que permite conectarse a herramientas externas para mejorar los flujos de trabajo y la gestión de registros. Sus funciones de gestión de duplicados identifican y fusionan eficazmente los clientes potenciales o contactos duplicados, lo que garantiza que los informes y la automatización funcionen con datos consolidados. Además, la configuración de importación puede ayudar a minimizar las entradas duplicadas al comparar la información entrante con los registros existentes, mientras que las capacidades de enriquecimiento pueden variar en función de la edición y la configuración seleccionadas.

Insightly ofrece opciones de integración a través de su capa de integración y aplicaciones conectadas, dependiendo del plan y la configuración elegidos. Sus funciones de limpieza de datos incluyen procesos para gestionar duplicados, que ayudan a identificar y fusionar contactos, organizaciones o clientes potenciales duplicados para mantener registros limpios. El comportamiento durante la importación de datos también puede afectar a la aparición de duplicados, dependiendo de las reglas de coincidencia aplicadas durante la carga. Mantener registros ordenados mejora la precisión de los informes y reduce los conflictos durante la automatización.

folk: ¡El mejor CRM para agencias en 2026!

folk es un CRM basado en inteligencia artificial que centraliza los contactos, las conversaciones y el contexto de los acuerdos sin complicar la configuración. Es ideal para equipos de agencias en los que varios miembros interactúan con la misma cuenta durante la prospección, la incorporación, la entrega y las renovaciones. El sistema mantiene un historial de relaciones claro, lo que garantiza que las transiciones sean fluidas y no dependan de la memoria o de notas dispersas.

• Etapas personalizadas y multipipeline adaptadas a los distintos flujos de trabajo de las agencias.
• Contactos y plazos de las operaciones, consolidando el historial de interacciones en un solo lugar.
• Sincronización del correo electrónico y el calendario para vincular las conversaciones con los registros correspondientes.
• Tareas, recordatorios y seguimiento para garantizar que los siguientes pasos se realicen de forma estandarizada.
• Enriquecimiento de contactos para completar la información faltante sobre empresas y contactos.
• Herramientas de deduplicación para fusionar duplicados y mantener una base de datos limpia.
• Informes sencillos sobre el proceso para realizar un seguimiento del estado de las etapas y la progresión de las operaciones.
• Integraciones y conectores de automatización para minimizar las actualizaciones manuales.

Para las agencias, la ventaja fundamental es la claridad operativa en las relaciones simultáneas. Los procesos pueden representar diversas fuentes de ingresos, como anticipos, proyectos, asociaciones y referencias, mientras que las tareas y los recordatorios garantizan un seguimiento coherente en todo el equipo. Las funciones que mejoran la higiene de los datos, como el enriquecimiento y la deduplicación, ayudan a eliminar los registros duplicados y a rellenar los campos que faltan, lo que mantiene la relevancia de los informes sobre los procesos a lo largo del tiempo.

Conclusión

En conclusión, Freshsales destaca por su sencilla gestión de clientes potenciales y su automatización personalizable, lo que lo hace ideal para agencias que buscan simplicidad. Insightly destaca por sus funciones orientadas a proyectos que sincronizan las tareas de ventas y entrega. Sin embargo, para los equipos que dan prioridad a la integración del correo electrónico, la automatización y la secuenciación fluida, Folk se destaca como la mejor alternativa. Centraliza los historiales de contactos, simplifica los seguimientos y mejora la higiene de los datos, lo que garantiza la claridad y la eficiencia en las relaciones con los clientes. Elija folk para obtener un CRM que realmente respalde los flujos de trabajo de las agencias.

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