Close vs Insightly: ¿qué CRM para agencias gana?

Las agencias no tienen problemas para «encontrar herramientas». Les cuesta mantener una ejecución coherente del proceso de ventas y garantizar que los procesos de entrega sigan su curso. Cuando la información esencial sobre los clientes potenciales se encuentra dispersa en diversas plataformas, como bandejas de entrada, calendarios y hojas de cálculo, es posible que se pierdan seguimientos importantes, se interrumpan los traspasos y las previsiones se conviertan en conjeturas. Un CRM para agencias debe facilitar el rápido avance de los nuevos negocios y, al mismo tiempo, conservar suficiente historial de cuentas para respaldar renovaciones, ventas adicionales y referencias cruciales.

En este artículo, profundizaremos en dos potentes soluciones CRM, Close e Insightly, que abordan estos retos desde perspectivas distintas. Close está diseñado específicamente para actividades salientes de gran volumen, integrando llamadas, correos electrónicos y SMS en una plataforma cohesionada que realiza un seguimiento de cada paso del proceso de ventas. Insightly, por su parte, se centra en funciones orientadas a proyectos, vinculando los procesos de ventas con las actividades posventa para lograr una transición fluida desde el acuerdo hasta la entrega.

La elección ideal entre estos dos CRM depende de la complejidad operativa de su agencia, los requisitos específicos de personalización y los recursos disponibles para la gestión y administración continuas.

¿Por qué las agencias necesitan un CRM en 2026?

Las agencias no pierden ingresos por falta de demanda. Los ingresos se pierden cuando la información sobre los clientes potenciales se dispersa entre bandejas de entrada, calendarios, hilos de Slack y hojas de cálculo, y cuando el seguimiento depende de la memoria en lugar de un sistema. Un CRM crea una única fuente de información veraz para clientes potenciales, clientes, socios y renovaciones, de modo que los siguientes pasos permanecen visibles y la responsabilidad está clara.

✔️ Visibilidad y previsión del flujo de trabajo sin hojas de cálculo.

✔️ Contexto centralizado de clientes potenciales y clientes en correos electrónicos, llamadas y reuniones.

✔️ Seguimientos, traspasos y próximos pasos estandarizados en todo el equipo.

✔️ Claridad en la propiedad de cada cliente potencial, acuerdo y cuenta para evitar pérdidas.

✔️ Seguimiento del rendimiento por fuente, línea de servicio y conversión por etapa.

En 2026, las agencias gestionan más canales, ciclos de decisión más cortos y más partes interesadas por cada acuerdo, y los clientes esperan tiempos de respuesta más rápidos y una coordinación más estrecha. Sin un CRM, las propuestas se estancan, los clientes potenciales se enfrían, las renovaciones se retrasan y las referencias se gestionan de forma inconsistente porque el equipo no puede ver el historial completo y el plan actual en un solo lugar.

¿Qué es Cerrar?

Close es un CRM de ventas diseñado para la ejecución de salidas, que integra a la perfección llamadas, correos electrónicos, SMS y tareas en las operaciones diarias. Es ideal para agencias que se dedican a la prospección de gran volumen, la concertación de citas o el desarrollo de ventas como servicios clave. Con los canales y los estados de las oportunidades, realiza un seguimiento eficaz del progreso, mientras que el historial de comunicaciones permanece accesible en cada registro de clientes potenciales. Las secuencias y las automatizaciones facilitan los procesos de divulgación y seguimiento coherentes, lo que lo hace ideal para agencias que dependen de una actividad de salida regular y una rápida iteración.

¿Qué es Insightly?

Insightly es un CRM que incorpora funciones orientadas a proyectos, vinculando los registros de ventas con las actividades de entrega y posventa. Es especialmente beneficioso para las agencias en las que la gestión de acuerdos y la entrega al cliente deben estar alineadas, especialmente en entornos basados en proyectos. Los canales supervisan las oportunidades, mientras que las tareas y los conjuntos de actividades estandarizan los procesos en las distintas etapas. Los informes y paneles de control configurados proporcionan visibilidad de las métricas de ventas y ejecución. Esta opción suele ser la preferida por las agencias que buscan un CRM que ofrezca una conexión más estrecha con los flujos de trabajo de entrega.

Comparación de características de Close e Insightly

Etapas multipipeline y personalizadas

En Close, puede crear múltiples canales, lo que permite que diferentes equipos o procesos utilicen sus propias configuraciones de canal. Cada canal puede tener un nombre único y su propio conjunto de estados de oportunidad, que sirven como estructura de etapas. Esto permite separar acciones como nuevos negocios, renovaciones o seguimiento de la prestación de servicios en canales distintos sin compartir los mismos estados en todos los procesos. Puede ajustar fácilmente la estructura del canal modificando los estados de oportunidad para el canal correspondiente.

La configuración del proceso de Insightly permite definir procesos y listas de etapas adaptadas a diversas acciones de ventas. Los procesos independientes pueden diferenciar eficazmente los flujos de la agencia, como nuevos negocios, renovaciones y referencias de socios, al tiempo que mantienen etapas únicas para cada proceso. A medida que los procesos evolucionan, las etapas se pueden modificar para garantizar que el seguimiento de las oportunidades represente con precisión las calificaciones actuales y los traspasos de entrega. Insightly implementa la lógica del proceso a nivel de registro, lo que garantiza que cada oportunidad se adhiera a un flujo de etapas definido.

Seguimiento de la actividad de los clientes y las transacciones

Con Close, las llamadas, los correos electrónicos, los SMS y las tareas se integran perfectamente en el CRM, lo que permite vincularlos al contexto adecuado de clientes potenciales y oportunidades. Toda la comunicación se produce dentro de la plataforma, y los equipos pueden acceder fácilmente al historial de actividades de los registros para revisar las interacciones y planificar los siguientes pasos. Esta funcionalidad mejora el seguimiento de las ventas al registrar las comunicaciones y los seguimientos junto con los registros de clientes potenciales y acuerdos. Además, las reuniones y otros puntos de contacto se pueden gestionar dentro del mismo espacio de trabajo, dependiendo de la configuración.

El seguimiento de actividades de Insightly se basa en tareas, eventos e interacciones registradas que se conectan con contactos, organizaciones y oportunidades. A través de los conjuntos de actividades, Insightly permite crear secuencias repetibles de tareas y eventos a partir de una plantilla, lo que ayuda a estandarizar los seguimientos tras las llamadas de descubrimiento, las propuestas o los procesos de incorporación. Las líneas de tiempo y las listas relacionadas garantizan que las acciones completadas y los próximos pasos a seguir sean claramente visibles en el registro, lo que facilita la revisión del historial de la cuenta y los compromisos actuales durante los traspasos internos.

Automatización y flujos de trabajo

Close ofrece informes de ventas completos a través de paneles y reportes que se centran en el estado del proceso de ventas, el seguimiento de la actividad, la conversión de clientes potenciales y el rendimiento de las ventas. Puede filtrar los informes por rangos de fechas y otros criterios, mientras que los paneles se pueden personalizar para visualizar las métricas que elija. El sistema de informes se basa en datos de CRM, lo que significa que tanto la información sobre la actividad como sobre el proceso de ventas dependen de la información registrada y de cómo se estructuran las oportunidades. Además, las funciones de informes descritas en los materiales de Close facilitan la previsión y la supervisión del proceso de ventas.

La automatización del flujo de trabajo de Insightly activa acciones cuando se cumplen criterios específicos de registro, como actualizaciones de campos, asignaciones y creación de tareas. Esta automatización también se puede integrar con procesos impulsados por el canal, como la aplicación de conjuntos de actividades cuando una oportunidad avanza a una etapa definida. La ejecución de los flujos de trabajo depende de la configuración de los activadores y las acciones dentro de la cuenta, lo que facilita las transiciones rutinarias, como pasar un acuerdo a la fase de incorporación y generar la lista de tareas asociada.

Informes y análisis

Close ofrece informes de ventas completos con paneles y reportes que se centran en el estado del proceso de ventas, el seguimiento de la actividad, la conversión de clientes potenciales y el rendimiento general de las ventas. Puede filtrar los informes por rangos de fechas y otros criterios, mientras que los paneles se pueden personalizar para visualizar las métricas que elija. Los informes se basan en datos de CRM, lo que significa que la eficacia de los informes de actividad y del proceso de ventas depende del registro preciso y la estructura de las oportunidades. Además, la previsión y la supervisión del proceso de ventas se facilitan gracias a las funciones de generación de informes descritas en los materiales de Close.

Las funciones de generación de informes de Insightly incluyen paneles de control e informes personalizados generados a partir de objetos CRM, como oportunidades, actividades y proyectos. Puede filtrar estos informes por propietario, canalización, etapa y rango de tiempo, y guardarlos para revisarlos periódicamente. Insightly también permite programar informes, lo que garantiza que las partes interesadas reciban actualizaciones automáticamente sin necesidad de exportaciones manuales. La precisión de los informes de canalización depende del uso coherente de las etapas y del registro exhaustivo de las actividades por parte de todo el equipo.

Integraciones y limpieza de datos

En Close, puedes implementar integraciones a través de la API y webhooks basados en eventos, con documentación de ayuda que también sugiere conectar aplicaciones externas a través de herramientas como Zapier o Make utilizando OAuth o claves API. Las funciones de limpieza de datos incluyen la detección de duplicados durante la creación de nuevos clientes potenciales, opciones para evitar duplicados durante las importaciones y la capacidad de fusionar clientes potenciales cuando se encuentran duplicados. Los flujos de trabajo de importación incorporan comprobaciones de duplicados tanto en el archivo como en los clientes potenciales existentes, mientras que las acciones de fusión consolidan los registros en un único cliente potencial de destino. Estos controles están documentados exhaustivamente en los recursos de ayuda y las notas de actualización del producto de Close.

Insightly ofrece opciones de integración a través de su capa de integración y aplicaciones conectadas, dependiendo de su plan y configuración. Las funciones de limpieza de datos de Insightly incluyen flujos de gestión de duplicados diseñados para identificar y fusionar contactos, organizaciones o clientes potenciales duplicados, lo que garantiza que los registros permanezcan consolidados. El comportamiento de importación también puede afectar a los duplicados en función de las reglas de coincidencia aplicadas durante las cargas. Mantener registros limpios mejora la generación de informes posteriores y minimiza los conflictos durante la automatización.

folk: ¡El mejor CRM para agencias en 2026!

folk es un CRM basado en inteligencia artificial que centraliza los contactos, las conversaciones y el contexto de los acuerdos sin complicar el proceso de configuración. Está diseñado para equipos de agencias en los que varios miembros interactúan con la misma cuenta a lo largo de la prospección, la incorporación, la entrega y las renovaciones. Esto garantiza que el historial de la relación esté siempre accesible, de modo que las transiciones no dependan de la memoria o de notas dispersas.

• Etapas personalizadas y multipipeline adaptadas a las diversas operaciones de la agencia.
• Contactos y plazos de negociación que consolidan el historial de interacciones en un solo lugar.
• Sincronización del correo electrónico y el calendario para vincular las conversaciones con los registros correspondientes.
• Tareas, recordatorios y seguimiento para estandarizar los siguientes pasos.
• Enriquecimiento de contactos para complementar la información faltante sobre la empresa y los contactos.
• Herramientas de deduplicación para fusionar duplicados y mantener una base de datos limpia.
• Informes sencillos sobre el proceso para evaluar el estado de cada fase y el avance de las operaciones.
• Integraciones y conectores de automatización para minimizar las actualizaciones manuales.

Para las agencias, la principal ventaja es la claridad operativa en múltiples relaciones. Los procesos pueden representar diversas fuentes de ingresos, como anticipos, proyectos, asociaciones y referencias, mientras que las tareas y los recordatorios garantizan un seguimiento coherente entre los miembros del equipo. Funciones como el enriquecimiento de datos y la deduplicación ayudan a eliminar registros duplicados y a rellenar los campos que faltan, lo que mantiene la eficacia de los informes sobre los procesos a lo largo del tiempo.

Conclusión

En resumen, Close destaca en actividades de salida de gran volumen gracias a su perfecta integración de herramientas de comunicación y automatización, lo que lo hace ideal para una prospección agresiva. Insightly destaca por sus funciones orientadas a proyectos, que vinculan los procesos de ventas con los flujos de trabajo de entrega para ofrecer una experiencia cohesionada al cliente. Sin embargo, para las agencias que dan prioridad a la integración del correo electrónico, la automatización y los traspasos fluidos, Folk destaca como la opción superior. Su plataforma basada en inteligencia artificial mantiene accesible todo el historial de relaciones, lo que garantiza la claridad y la eficiencia operativas en múltiples puntos de contacto.

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