¿Alguna vez sientes que enviar correos electrónicos masivos es una molestia interminable? Copiar y pegar, rastrear respuestas y evitar confusiones: es una receta para perder tiempo.

Ahí es donde mail merge cambia las reglas del juego. Con Outlook, puedes enviar correos electrónicos personalizados en masa, sin el caos. No más trabajo manual, no más errores.

Descubre el tutorial paso a paso sobre cómo hacer mail merge en Outlook, además de cinco herramientas alternativas que podrían adaptarse aún mejor a tus necesidades.

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¿Qué es la combinación de correspondencia en Outlook?

La combinación de correspondencia en Outlook te permite enviar correos electrónicos masivos personalizados sin copiar y pegar manualmente.

Extrae datos de una lista de contactos (Excel, Word o Contactos de Outlook) e inserta nombres, direcciones u otros detalles en cada correo electrónico. Esto ahorra tiempo y asegura que cada mensaje se sienta personalizado.

¡Cómo usar la combinación de correspondencia en Outlook: 4 pasos fáciles!

La combinación de correo en Outlook es una función para enviar mensajes de correo electrónico personalizados a todos en tu lista.

Paso 1: Prepara tus datos para la combinación de correspondencia de Outlook

Si deseas enviar correos electrónicos personalizados a numerosos destinatarios, primero necesitas tener una base de datos de tus contactos en formato Excel.

Asegúrate de que cada categoría como nombre, dirección de correo electrónico, ubicación y más sean correctas y estén categorizadas en columnas separadas.

Paso 2: Iniciar un Nuevo Correo Electrónico

Para acceder al asistente de combinación de correspondencia en Outlook, necesitas iniciar un nuevo correo electrónico en blanco:

1. Haz clic en “Nuevo Correo Electrónico” en la pestaña de Inicio.
2. Ve al menú de la cinta.
3. Haz clic en “Correspondencia”.
4. Selecciona “Iniciar combinación de correspondencia”.
5. Elige “Mensajes de correo electrónico”.

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Paso 3: Inserte los campos que desea combinar en outlook

1. Haga clic en “Seleccionar destinatarios” para elegir su libreta de direcciones.
2. Desde la pestaña de Correspondencia, haga clic en “Insertar campo de combinación” para seleccionar los campos que desea integrar en su correo electrónico, como nombre o ubicación.

Ahora es posible comenzar a crear mensajes con variables. Al hacer clic en Líneas de saludo, puede agregar Líneas de saludo a un documento.

¡El campo de formato le permite ingresar cualquier texto que desee!

Paso 4: Vista previa y Finalizar

1. Vea sus correos electrónicos haciendo clic en “Vista previa de resultados”.

Esto le dará una muestra de cómo se verán sus correos electrónicos una vez que sean enviados.

1. Haga clic en “Finalizar y combinar” cuando haya terminado de previsualizar y revisar todos los campos.

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Límites del correo masivo de Outlook

Aunque es muy útil, el correo masivo de Outlook tiene varias limitaciones:

• Sin análisis, seguimiento o forma de ver qué destinatarios han abierto, hecho clic o respondido
• Solo es compatible con direcciones de correo electrónico de Outlook y no se puede usar con cuentas de Gmail
• Está limitado al uso individual, lo que significa que los resultados no se pueden compartir con otros compañeros de equipo, y por lo tanto no es colaborativo
• La experiencia de usuario está desactualizada y es torpe
• Debes alternar entre tres aplicaciones diferentes (Microsoft Word, Excel y Outlook) para enviar correos electrónicos combinados
• Necesitarás optar por una suscripción de Office 365 (que comienza en $12.50/usuario por mes para uso empresarial) o usar versiones propietarias del software ($249.99 por una computadora) para usar el correo masivo de Outlook

¿Por qué usar la combinación de correspondencia en Outlook?

La personalización es clave cuando se trata de marketing por correo electrónico. Al utilizar herramientas de combinación de correspondencia y variables como [firstname], [lastname], [companyname] y [jobtitle], podemos crear mensajes personalizados y dirigidos que hacen que el destinatario se sienta especial y valorado.

Cuando un correo electrónico se siente personalizado, es más probable que capte la atención del lector y lo anime a interactuar con el contenido. Esto puede llevar a tasas de apertura más altas, tasas de clics y, en última instancia, a más conversiones.

Si deseas llevar tu marketing por correo electrónico al siguiente nivel, considera usar herramientas de combinación de correspondencia y variables de personalización para crear campañas más efectivas y atractivas.

Las Mejores Herramientas de Mail Merge para Outlook

Hay varias herramientas de mail merge para Outlook que puedes usar. Las más populares son Gmass, folk, Yamm, Mixmax y Streak.

folk

⭐⭐⭐⭐⭐

folk es un sistema CRM simple con una herramienta de combinación de correspondencia integrada.

Características clave

• Sincronización de contactos, para que puedas importar contactos de cualquier fuente, como Gmail, Microsoft Outlook, LinkedIn, Twitter, archivos csv, integraciones personalizadas, o cualquier otra fuente de datos
• Enriquecimiento de contactos, que completa la información de contacto faltante en momentos
• Organizar listas de contactos, crear grupos de contactos para categorizarlos a tu manera
• Soporte de IA, crear campos personalizados, como un rompehielos, línea de saludo, una línea de asunto personalizada, o cualquier otra cosa que necesites, generada en segundos con IA
• Gestión de pipeline, construir pipelines personalizados a partir de una lista existente de contactos
• Email marketing, usa la función de combinación de correspondencia para acceder a todos tus contactos y crear secuencias de correo electrónico
• Rastrear interacciones sincronizadas (como mensajes de correo electrónico o eventos de calendario) directamente en folk
• Colaboración en equipo, construir sobre las notas de los demás para crear una única fuente de verdad en tu equipo, establecer recordatorios, ver las últimas interacciones y más

Para la combinación de correspondencia, al personalizar tu correo electrónico en folk, es muy fácil insertar campos variables como se muestra en la imagen a continuación

Utiliza la función de IA de Folk, Magic Field, para ir más allá de solo usar un nombre. Aprovecha los datos que tienes sobre tus contactos para personalizar mensajes.

Obtén el contexto completo sobre cada contacto para hacer que el envío de combinaciones de correspondencia personalizadas sea más fácil. Rastrear interacciones, incluyendo correos electrónicos, eventos de calendario y otros detalles que agregues manualmente.

También es fácil rastrear los resultados de las campañas al ver tasas de apertura, clics y rebotes.

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Pros

• Interfaz fácil de usar (similar a Notion)
• Puede encontrar direcciones de correo electrónico faltantes rápidamente con enriquecimiento
• Ofrece un plan gratuito sin límite de tiempo
• Se integra con Outlook y Gmail
• Ofrece análisis detallados sobre aperturas y clics de correos electrónicos
• Colaborativo, apto para equipos o usuarios individuales
• Integrado en un CRM que incluye gestión de pipeline, seguimiento de correos electrónicos, recordatorios, notas y más
• La función de IA llamada ‘Magic Field’ te ayuda a escribir correos electrónicos personalizados más rápido
• Desduplicación automática de contactos 
• Automatizar tareas manuales como agrupar contactos
• Nueva función de secuencia de correos electrónicos

Contras

• Créditos limitados para el plan gratuito

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Gmass

⭐⭐⭐

Gmass es una herramienta de marketing por correo electrónico que te permite enviar correos masivos personalizados con facilidad. Tiene una interfaz fácil de usar e integra fácilmente con Gmail, pero no tiene integración con Outlook.

Características clave

• Convierte Gmail en una plataforma de marketing por correo electrónico y correos electrónicos fríos
• Pruebas AB
• Personalización de combinación de correspondencia con Google Sheets

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Pros

• Interfaz fácil de usar
• Puede enviar combinaciones de correo personalizadas
• Puede rastrear aperturas y clics de correo electrónico
• Soporta el envío de correos electrónicos de seguimiento
• Tiene un plan de precios asequible

Contras

• Integración limitada con otras plataformas
• Sin funcionalidad de CRM incorporada

Yamm

⭐⭐⭐

Yamm (Yet Another Mail Merge) es una herramienta de combinación de correspondencia para Gmail que te permite enviar correos electrónicos personalizados en masa. Es una excelente herramienta para empresas que buscan optimizar su proceso de alcance por correo electrónico.

Características clave

• Enviar con un alias, cc y bcc
• Crear encuestas por correo electrónico, como encuestas simples que los destinatarios pueden responder desde su bandeja de entrada
• Biblioteca de plantillas, incluyendo plantillas listas para usar y correos electrónicos HTML avanzados

Pros

• Se integra con Google Sheets
• Envía correos electrónicos personalizados
• Puede rastrear aperturas y clics de correos electrónicos
• Ofrece un plan gratuito

Contras

• Integraciones limitadas con otras plataformas
• El plan gratuito tiene características limitadas
• Requiere una cuenta de Google para usar
• No hay combinación de correspondencia en Outlook
• Interfaz torpe

Mixmax

⭐⭐⭐⭐

Mixmax es una herramienta de seguimiento y automatización de correos electrónicos que se integra con Gmail. Ofrece una amplia gama de características como programación de correos electrónicos, seguimientos automatizados e integración con CRM.

Características clave:

• Enfoque en ventas y éxito del cliente
• La integración de Salesforce te permite crear un disparador que actualiza Salesforce sin necesidad de ingresar datos

Pros

• Se integra con CRMs populares
• Envía correos electrónicos personalizados
• Puede rastrear aperturas y clics de correos electrónicos
• Ofrece un plan gratuito

Contras

• Integraciones limitadas con otras plataformas
• Un poco complejo, pesado
• El plan gratuito tiene características limitadas
• Puede ser costoso

Streak

⭐⭐⭐⭐

Streak es una herramienta CRM que se integra con Gmail. Te permite gestionar tu embudo de ventas, rastrear correos electrónicos y colaborar con tu equipo.

Características clave

• Integración con Gmail, se integra sin problemas con tu Gmail permitiéndote gestionar tu CRM dentro de la interfaz de correo electrónico
• Seguimiento de correos electrónicos, para ver cuándo los destinatarios leen los correos electrónicos ayudando a medir el momento para seguimientos y nivel de interés
• Aplicación móvil, registra llamadas y envía contactos a tu teléfono

Pros:

• Se integra con Gmail
• Interfaz fácil de usar
• Gestiona el embudo de ventas
• Ofrece un plan gratuito

Contras:

• Integraciones limitadas con otras plataformas
• No hay aplicación web, solo es posible usarlo directamente desde la interfaz de Gmail
• Puede que no tenga todas las características de otras herramientas de CRM
• El plan gratuito tiene características limitadas

Conclusión

La combinación de correspondencia es una forma efectiva de enviar correos electrónicos personalizados a numerosos destinatarios sin desperdiciar tiempo y esfuerzo. Pero puede ser difícil combinar contactos de Outlook con un proceso simple.

Con los pasos simples anteriores y la comparación de herramientas proporcionada, puedes realizar fácilmente una combinación de correspondencia en Outlook o elegir la herramienta que mejor se adapte a ti. De esta manera, puedes enviar correos electrónicos personalizados a clientes, prospectos y otros destinatarios, y también dedicar tu tiempo y atención a otros compromisos urgentes.