Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen: Der vollständige Leitfaden 2026

Ein potenzieller Kunde erwähnt eine knappe Frist, äußert Bedenken hinsichtlich der Preisgestaltung und erklärt sich bereit, seinen Vorgesetzten in das nächste Gespräch einzubeziehen. Eine Stunde später steht in Ihren Notizen: „Interessiert. Am Donnerstag nachhaken.“ Die Details, die den Inhalt Ihrer nächsten E-Mail bestimmen sollten, geraten bereits in Vergessenheit.

Durch die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen können Sie das Gesagte noch einmal nachverfolgen. Mithilfe einer Mitschrift und KI-Notizen lassen sich Einwände, Zusagen und nächste Schritte herausarbeiten, ohne sich allein auf das Gedächtnis verlassen zu müssen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Verkaufsgespräche aufzeichnen, was Sie vor dem Starten der Aufzeichnung beachten sollten und wie Sie eine Software auswählen, die Ihrem Team hilft, jedes Gespräch gewinnbringend zu nutzen.

Was ist die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen?

👉 Unter der Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen versteht man die Erfassung und Speicherung von Gesprächen mit Interessenten oder Kunden, damit Ihr Team die Gesprächsinhalte nachträglich überprüfen kann. Je nach Tool kann eine Aufzeichnung auch ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung sowie Notizen enthalten, die mit einem Kontakt oder einem Geschäftsvorfall in Ihrem CRM verknüpft sind.

Diese Begriffe beschreiben verschiedene Phasen des Prozesses:

Eine Aufzeichnung ist die Quelle, auf die Sie zurückgreifen können, wenn es auf ein Detail ankommt. Das Transkript hilft Ihnen, dieses Detail zu finden; die Notizen helfen Ihnen, darauf zu reagieren.

Warum sollten Verkaufsgespräche aufgezeichnet werden?

Der Inhalt eines aufgezeichneten Gesprächs wird angezeigt, nachdem alle Teilnehmer aufgelegt haben. Ein Mitarbeiter kann vor der Antwort die genauen Details überprüfen, und ein Teamkollege kann den Gesprächsverlauf nachvollziehen, ohne den Interessenten bitten zu müssen, das Gesagte zu wiederholen.

✅ Verfassen Sie präzisere Folge-E-Mails. Gehen Sie noch einmal auf die Fragen, Einwände und den vereinbarten nächsten Schritt des Interessenten ein, bevor Sie eine E-Mail versenden. Wenn er um eine Aufschlüsselung der Implementierungskosten gebeten hat, geht eine allgemeine Produktzusammenfassung am Kern der Sache vorbei.

✅ Sorgen Sie dafür, dass Geschäfte weiterlaufen, wenn jemand anderes übernimmt. Ein Kundenbetreuer, ein Manager oder ein Mitarbeiter aus dem Customer-Success-Team kann nachlesen, was versprochen wurde, und sehen, wie der Käufer darauf reagiert hat.

✅ Coachen Sie anhand konkreter Beispiele. Ein Vorgesetzter kann sich ansehen, wie ein Vertriebsmitarbeiter mit einem Einwand bezüglich des Preises umgegangen ist oder eine Funktion erklärt hat, und dann direkt zu diesem Moment Feedback geben, anstatt sich auf einen allgemeinen Eindruck zu verlassen.

✅ Wiederkehrende Einwände erkennen. Wenn mehrere Interessenten denselben Einwand vorbringen, kann das Team sein Verkaufsgespräch, seine Demo oder seine Verkaufsmaterialien verbessern.

Das Aufzeichnen jedes Gesprächs ist nur dann sinnvoll, wenn das Team die wichtigen Stellen finden und nutzen kann. Eine übersichtliche Zusammenfassung, die mit dem richtigen Ansprechpartner und dem richtigen Geschäftsvorfall verknüpft ist, erleichtert es erheblich, auf das Gespräch zu reagieren.

Wie zeichnet man Verkaufsgespräche auf? 6 Schritte, die Sie befolgen sollten

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, ist das Aufzeichnen eines Gesprächs ganz einfach. Die Punkte, die etwas mehr Überlegung erfordern, sind die Einwilligung, die Audioqualität und die weitere Verwendung des Gesprächs.

1. Entscheiden Sie, welche Anrufe aufgezeichnet werden sollen

Sie müssen nicht gleich von Anfang an jedes Gespräch aufzeichnen. Konzentrieren Sie sich vorrangig auf Anrufe, bei denen die Details später eine Rolle spielen werden: Erstgespräche, Demos, Verhandlungen und die Übergabe zwischen Teammitgliedern.

So kann beispielsweise ein Erstgespräch Aufschluss darüber geben, wer die endgültige Entscheidung trifft und welches Problem der Käufer lösen muss. Bei einer Verhandlung kann es um die Preisgestaltung oder um eine Zusage hinsichtlich des Zeitplans gehen. Diese Details sollten festgehalten werden, da sie den nächsten Schritt im Geschäftsabschluss beeinflussen.

2. Die geltenden Regeln prüfen und die Teilnehmer informieren

Die Regeln für die Aufzeichnung von Anrufen hängen davon ab, wo sich die Teilnehmer befinden und wie der Anruf zustande kommt. Prüfen Sie vor der Aktivierung der Aufzeichnung die für Ihr Team geltenden Anforderungen sowie die Richtlinien Ihres Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer den erforderlichen Hinweis erhalten oder die erforderliche Einwilligung erteilen.

Halten Sie die Erklärung einfach. Sie könnten sagen: „Wäre es für Sie in Ordnung, wenn ich dieses Gespräch aufzeichne? Ich möchte sicherstellen, dass ich Ihre Anforderungen genau erfassen und Ihnen anschließend nützliche Informationen zukommen lassen kann.“

Sollte jemand ablehnen, fahren Sie ohne Aufzeichnung fort und machen Sie stattdessen Notizen. Ihr Team sollte außerdem über klare Richtlinien für die Speicherung, den Zugriff und die Löschung von Aufzeichnungen verfügen.

3. Wählen Sie eine Aufzeichnungsmethode, die zu Ihren Anrufen passt

Die richtige Vorgehensweise hängt davon ab, wo die Gespräche stattfinden:

👉 Telefonate: Verwenden Sie eine Geschäftstelefonanlage oder eine unterstützte App zur Anrufaufzeichnung, die beide Seiten des Gesprächs aufzeichnet.

👉 Videokonferenzen: Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion Ihrer Konferenzplattform oder eines kompatiblen Konferenzassistenten.

👉 Anrufe über mehrere Kanäle hinweg: Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Aufzeichnungen und Notizen zusammenzuführen, damit Vertriebsmitarbeiter diese direkt neben dem entsprechenden Kontakt und Geschäft finden können.

Bevor Sie ein Tool bei einem potenziellen Kunden einsetzen, führen Sie einen Testanruf durch. Prüfen Sie, ob beide Gesprächspartner aufgezeichnet werden, ob der Ton klar ist und wo die Datei und das Transkript anschließend gespeichert werden. Diese kurze Überprüfung kann Ihnen ersparen, erst später festzustellen, dass bei einem wichtigen Gespräch nur Ihre Seite aufgezeichnet wurde.

4. Starten Sie die Aufnahme und konzentrieren Sie sich auf das Gespräch

Sobald Sie die erforderlichen Schritte zur Benachrichtigung oder Einwilligung abgeschlossen haben, starten Sie die Aufzeichnung und vergewissern Sie sich, dass sie läuft. Sie können sich während des Gesprächs weiterhin ein paar Stichpunkte notieren, beispielsweise eine Frage, auf die Sie noch einmal zurückkommen möchten, oder einen Termin, den Sie bestätigen müssen, ohne dabei zu versuchen, ein vollständiges Protokoll zu verfassen.

Sollte die Aufzeichnung unerwartet abbrechen, gehen Sie nicht davon aus, dass Sie den fehlenden Abschnitt anhand einer KI-Zusammenfassung rekonstruieren können. Notieren Sie sich, woran Sie sich noch erinnern, solange die Erinnerung frisch ist, und klären Sie wichtige Vereinbarungen im Anschlussgespräch mit dem Interessenten ab.

5. Überprüfen Sie das Transkript und die KI-Notizen

Überprüfen Sie nach dem Gespräch, ob die Aufzeichnung vollständig ist. Falls Ihr Tool ein Protokoll oder eine Zusammenfassung erstellt, sehen Sie sich die Details an, die Ihre nächsten Schritte beeinflussen könnten: Namen, Zahlen, Preise, Fristen, Einwände und Zusagen beider Seiten.

KI-Notizen können Zeit sparen, aber sie können einen vorläufigen Kommentar in eine feste Zusage verwandeln oder eine Einschränkung übersehen. Die Aufzeichnung steht zur Verfügung, wenn Sie klären müssen, was tatsächlich gesagt wurde.

6. Verknüpfen Sie den Anruf mit dem entsprechenden Geschäft und weisen Sie einen nächsten Schritt zu

Speichern Sie die Aufzeichnung, das Protokoll oder die Zusammenfassung zusammen mit dem entsprechenden Kontakt und dem Geschäft. Halten Sie die Fakten fest, die ein anderer Teamkollege benötigen würde, bevor er mit dem Käufer spricht: dessen Ziel, Hauptanliegen, Entscheidungsprozess und vereinbarte Maßnahmen.

Angenommen, ein Interessent fragt nach einem Preisangebot für 15 Benutzer bis Freitag und möchte, dass sein Betriebsleiter bei der nächsten Demo dabei ist. Das nützliche Ergebnis sind ein verknüpfter Anrufdatensatz, eine Preisaufgabe mit einer Frist bis Freitag und eine Notiz, den Betriebsleiter einzuladen. Bei Ihrer Nachfassaktion können Sie diese Punkte dann mit den Worten des Interessenten bestätigen.

Wie funktioniert die KI-gestützte Notizenerstellung bei Verkaufsgesprächen?

Die KI-Notizfunktion wandelt ein aufgezeichnetes Gespräch in ein Transkript und eine kürzere Zusammenfassung um. Je nach Tool können in diesen Notizen Fragen, Einwände, Entscheidungen und Maßnahmen hervorgehoben werden. Das Ziel besteht darin, die Nachbereitung und das Weiterverfolgen des Gesprächs zu vereinfachen, ohne dass ein Mitarbeiter während des gesamten Gesprächs mitschreiben muss.

Der Prozess umfasst in der Regel vier Phasen:

1. Halten Sie das Gespräch fest. Das Tool zeichnet ein Telefongespräch auf oder nimmt an einer Videokonferenz teil – je nachdem, wie es funktioniert und wie Ihr Team es eingerichtet hat.
2. Erstellen Sie ein Transkript. Die Spracherkennung wandelt die Audioaufnahme in Text um. Manche Tools erkennen zudem, wer was gesagt hat.
3. Extrahieren Sie die relevanten Details. Die KI erstellt eine Zusammenfassung und filtert Informationen wie die Probleme des Käufers, das Budget, den Zeitplan und die gewünschten nächsten Schritte heraus.
4. Nutzen Sie diese Informationen. Ein Mitarbeiter sieht sich die Notizen an, fügt die entsprechenden Hintergrundinformationen im CRM hinzu und versendet die versprochene Folge-E-Mail.

Angenommen, ein potenzieller Kunde sagt: „Wir sind interessiert, müssen aber prüfen, ob unser Team seine bestehenden Kontaktdaten bis Ende Oktober migrieren kann.“

✔️ Eine nützliche KI-Notiz würde das Problem der Migration und die Frist im Oktober erfassen. Sie könnte vorschlagen, Informationen zu Importen zu übermitteln. Sie sollte das Geschäft jedoch nicht als genehmigt kennzeichnen oder den Oktober als bestätigten Kauftermin behandeln.

Genau dieser Unterschied macht eine schnelle Überprüfung durch einen Menschen so wichtig. Bevor Sie sich auf eine KI-Zusammenfassung verlassen, sollten Sie alle Details, die Auswirkungen auf einen Vorschlag, eine Zusage oder den Stand des Geschäfts haben, anhand des Protokolls oder der Aufzeichnung überprüfen. Stellen Sie anschließend sicher, dass die endgültigen Notizen dem richtigen Ansprechpartner und der richtigen Verkaufschance zugeordnet werden, damit die nächste Person, die an dem Geschäft arbeitet, sie finden kann.

Die 5 besten Tools zur Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen im Jahr 2026

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1. folk

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

‍folk speichert die wichtigen Details aus Verkaufsgesprächen direkt neben Ihren Kontakten und Geschäften. Verbinden Sie ein Tool zur Anrufaufzeichnung, fügen Sie die Aufzeichnung und das Transkript in den entsprechenden Kontaktdatensatz ein und nutzen Sie dann „Magic Fields“, um Probleme, Entscheidungskriterien und nächste Schritte zu identifizieren. Vertriebsmitarbeiter können diesen Kontext nutzen, um sich auf das nächste Gespräch vorzubereiten und eine relevantere Nachfassnachricht zu verfassen.

Wichtigste Merkmale

• Aufzeichnungen und Transkripte, die über integrierte Tools mit Kontaktdatensätzen verknüpft sind
• „Magic Fields“, die Informationen aus Gesprächsprotokollen extrahieren
• Kontakt- und Pipeline-Management
• Gemeinsamer Interaktionsverlauf und Folgeaufgaben

Startpreis

‍24 $ pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung.

Am besten geeignet für

‍Vertriebsteams, die aufgezeichnete Gespräche in klare nächste Schritte umsetzen möchten.

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2. Gong

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Gong zeichnet Verkaufsgespräche auf und analysiert sie, um Führungskräften einen Einblick in die Abläufe bei den Anrufen und Geschäften ihres Teams zu verschaffen. Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die einzelne Gespräche zu Coaching-Zwecken auswerten und Muster in einer größeren Anzahl von Interaktionen erkennen möchten.

Wichtigste Merkmale

• Automatische Anrufaufzeichnung und -transkription
• Durchsuchbare Aufrufbibliothek
• KI-Zusammenfassungen und Erkenntnisse aus Gesprächen
• Tools zur Auswertung von Anrufen und zum Coaching von Vertriebsmitarbeitern
• Aus Kundeninteraktionen gewonnene Erkenntnisse zu Geschäften

Startpreis

Individuelles Angebot. Gong veröffentlicht keinen festen Startpreis.

3. Aircall

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Aircall ist eine Telefonanlage für Unternehmen, bei der die Anrufaufzeichnung direkt in den Anrufablauf integriert ist. Sie eignet sich für Teams, die häufig eingehende oder ausgehende Anrufe tätigen und Aufzeichnungen nutzen möchten, ohne auf einen separaten Besprechungsrekorder angewiesen zu sein.

Wichtigste Merkmale

• Aufzeichnung von eingehenden und ausgehenden Anrufen
• Anrufverlauf und Zugriff auf Aufzeichnungen
• Anruftranskription und KI-Funktionen, je nach Tarif
• Geschäftsnummern und Anrufweiterleitung
• Integrationen mit Vertriebs-Tools und CRM-Systemen

Startpreis

30 US-Dollar pro Lizenz und Monat, jährliche Abrechnung, Mindestanzahl von drei Lizenzen. Prüfen Sie den Tarif und eventuelle Zusatzoptionen, falls Transkriptionen oder erweiterte KI-Analysen für Ihren Arbeitsablauf unverzichtbar sind.

4. Fireflies.ai

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Fireflies.ai zeichnet Besprechungen auf, transkribiert sie und erstellt anschließend Notizen, die Vertriebsmitarbeiter nach einem Gespräch einsehen können. Die Lösung eignet sich besonders für Teams, die über Videokonferenzplattformen Erstgespräche und Produktdemos durchführen und eine durchsuchbare Aufzeichnung der Äußerungen potenzieller Kunden wünschen.

Wichtigste Merkmale

• Aufzeichnung und Transkription von Besprechungen
• KI-Zusammenfassungen und Handlungsempfehlungen
• In früheren Unterhaltungen suchen
• Optionen für Zusammenarbeit und Freigabe
• CRM-Integrationen

Startpreis

Es gibt einen kostenlosen Tarif. Der erste kostenpflichtige Tarif beginnt bei 10 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, die Abrechnung erfolgt jährlich. Die Funktionen und Nutzungsbeschränkungen variieren je nach Tarif.

5. tl;dv

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

tl;dv zeichnet Videokonferenzen auf und erleichtert es, bestimmte Momente noch einmal anzusehen. Ein Vertriebsmitarbeiter kann einen relevanten Ausschnitt mit einem Kollegen teilen, während ein Vorgesetzter ein Erstgespräch oder eine Demo nachverfolgen kann, ohne sich die gesamte Besprechung ansehen zu müssen.

Wichtigste Merkmale

• Aufzeichnung von Besprechungen in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams
• Transkripte und KI-Besprechungsprotokolle
• Durchsuchbare Aufzeichnungen
• Clips und teilbare Gesprächshighlights
• CRM-Integrationen bei berechtigten Tarifen

Startpreis

Es ist ein kostenloser Tarif verfügbar. Der Pro-Tarif beginnt bei 18 US-Dollar pro Nutzer und Monat, die Abrechnung erfolgt jährlich; zu den kostenpflichtigen Funktionen gehören zusätzliche KI- und CRM-Funktionen.

So wählen Sie eine Software zur Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen aus: Umfassende Checkliste

Verwenden Sie diese Checkliste, um Tools mit dem tatsächlichen Anruf-Workflow Ihres Teams zu vergleichen. Markieren Sie für jede Kategorie, was Sie benötigen, bevor Sie ein Produkt testen.

1. Anrufe und Aufzeichnung

• Erfasst die Kommunikationskanäle, die Ihr Team nutzt: Telefon, Handy, Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams
• Gibt beide Seiten des Gesprächs klar wieder
• Kann die Aufzeichnung gegebenenfalls automatisch starten
• Zeigt deutlich an, wenn eine Aufnahme fehlgeschlagen ist oder abgebrochen wurde
• Ermöglicht es Ihnen, einen Anruf nach Kontakt, Datum oder Termin zu suchen

2. Transkripte und KI-Notizen

• Erfasst die Sprachen, die Ihre potenziellen Kunden sprechen
• Erkennt die Sprecher genau genug, um das Gespräch nachträglich zu überprüfen
• Macht das Transkript durchsuchbar
• Fasst Einwände, Fragen und vereinbarte nächste Schritte zusammen
• Lassen wir die Mitarbeiter die von der KI generierten Angaben überprüfen und korrigieren

3. CRM und Nachverfolgung

• Zuordnung von Anrufen zum richtigen Ansprechpartner und Geschäft
• Stellt Aufzeichnungen oder Transkripte den Teammitgliedern zur Verfügung, die sie benötigen
• Erfasst Aufgaben mit einem Verantwortlichen und einem Termin
• Ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, bei der Vorbereitung einer Nachfassaktion den Anrufkontext zu nutzen
• Lässt sich mit Ihren bestehenden Telefonie- und CRM-Tools kombinieren

4. Zugriff und Datenverwaltung

• Unterstützt Ihren Informations- und Einwilligungsprozess
• Damit können Sie festlegen, wer Aufnahmen anhören, teilen, herunterladen oder löschen darf
• Bietet Einstellungen zur Aufbewahrung und Löschung, die Ihren Richtlinien entsprechen
• Erläutert, wo Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden

5. Kosten und Akzeptanz

• Enthält die Aufnahmefunktionen, die Sie im angegebenen Tarif benötigen
• Macht die Grenzen in den Bereichen Transkription, KI, Speicherung und Integration deutlich
• Gibt die Mindestanzahl an Sitzplätzen und kostenpflichtige Zusatzleistungen an
• Ist so einfach, dass Vertriebsmitarbeiter es während eines normalen Arbeitstages nutzen können

💡 CRM-Tipp von „ folk “: Um eine Vorauswahl zu bewerten, lassen Sie mehrere Vertriebsmitarbeiter denselben Test durchführen. Nehmen Sie ein echtes Gespräch auf, suchen Sie die Aufzeichnung anschließend heraus, überprüfen Sie die Notizen und führen Sie die Nachverfolgung durch. So erkennen Sie schnell, wo die einzelnen Tools hilfreich sind und wo sie zusätzlichen Aufwand verursachen.

So nutzen Sie ein aufgezeichnetes Gespräch für eine erfolgreichere Nachverfolgung

Ein Gesprächsprotokoll gibt Ihnen zwar Aufschluss über alles, was gesagt wurde, doch bei Ihrer Nachbereitung sollten Sie sich auf das konzentrieren, was für den Käufer wichtig ist. Suchen Sie nach dem Gespräch nach dem Problem, das der Käufer lösen möchte, nach allem, was ihn daran hindert, sowie nach den Maßnahmen, auf die sich beide Seiten geeinigt haben.

👉 Stellen Sie sich vor, ein potenzieller Kunde sagt, sein Team verliere nach Veranstaltungen den Überblick über die Leads. Ihm gefällt Ihr vorgeschlagener Ansatz, aber er möchte wissen, ob er Kontakte aus einer Tabellenkalkulation importieren kann. Er erklärt sich bereit, am Donnerstag eine Beispieldatei zu schicken.

Ein sinnvoller Arbeitsablauf nach einem Einsatz sieht folgendermaßen aus:

1. Prüfen Sie die genaue Anfrage. Sehen Sie sich den entsprechenden Abschnitt der Aufzeichnung oder des Protokolls an. Hat der Interessent allgemein nach dem Import von Kontakten gefragt oder danach, wie bestimmte Felder in der Tabelle erhalten bleiben?
2. Aktualisieren Sie den Deal-Kontext. Halten Sie das Problem bei der Nachverfolgung des Ereignisses und die wichtige Frage fest. Trennen Sie die Äußerungen des Interessenten von Ihrer Einschätzung, wie hoch die Kaufwahrscheinlichkeit ist.
3. Weisen Sie die vereinbarten Maßnahmen zu. Beachten Sie, dass der Interessent am Donnerstag eine Beispieldatei senden wird. Beauftragen Sie einen Mitarbeiter damit, die Importanforderungen zu prüfen, sobald die Datei eingegangen ist.
4. Senden Sie eine zielgerichtete E-Mail. Fassen Sie das Problem im Zusammenhang mit dem Event-Lead zusammen, beantworten Sie die Fragen zum Import so gut wie möglich und bestätigen Sie, was nach Erhalt der Datei geschehen wird.

Die Aufzeichnung hilft Ihnen dabei, alle Details korrekt festzuhalten. Das CRM stellt diese Details zur Verfügung, sobald die Datei eintrifft und ein anderer Kollege das Gespräch fortsetzen muss.

5 Tipps für die korrekte Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen

1. Erklären Sie den Teilnehmern, warum Sie die Veranstaltung aufzeichnen

→ Erläutern Sie, wozu die Aufzeichnung dient, und führen Sie alle für das Gespräch erforderlichen Informations- oder Einwilligungsschritte durch. Eine klare Erklärung hilft dabei, Erwartungen zu klären: „Ich möchte dieses Gespräch aufzeichnen, damit ich Ihre Anforderungen genau festhalten kann. Sind Sie damit einverstanden?“ Falls der Gesprächspartner dies ablehnt, schalten Sie die Aufzeichnung aus und machen Sie sich Notizen.

2. Testen Sie Ihre Ausrüstung vor einem wichtigen Anruf

→ Führen Sie einen kurzen Testanruf mit demselben Gerät und derselben Plattform durch, die Sie auch bei dem potenziellen Kunden verwenden werden. Vergewissern Sie sich, dass beide Stimmen gut zu hören sind, das Mikrofon einwandfrei funktioniert und die Datei an der gewünschten Stelle gespeichert wird. Wenn Sie die automatische Aufzeichnung nutzen, überprüfen Sie, ob diese sowohl bei eingehenden als auch bei ausgehenden Anrufen funktioniert.

3. Machen Sie sich beim Zuhören kurze Notizen

→ Eine Aufzeichnung erspart es Ihnen, jeden Satz mitzuschreiben. Notieren Sie sich dennoch während des Gesprächs ein paar Stichpunkte: eine Frage, die noch zu klären ist, einen Namen, den Sie überprüfen müssen, oder eine Entscheidung, die vor dem Auflegen bestätigt werden muss. So können Sie die wichtigen Momente im Nachhinein leichter wiederfinden.

4. Hören Sie sich die Aufnahme noch einmal an, bevor Sie sich auf die KI-Notizen verlassen

→ In Transkripten und Zusammenfassungen können Namen, Zahlen oder die Absicht des Sprechers falsch wiedergegeben sein. Überprüfen Sie die Aufzeichnung, wenn ein Detail Auswirkungen auf den Preis, eine Frist, ein Angebot oder ein Versprechen gegenüber dem Käufer hat. Korrigieren Sie die Notizen, bevor Sie sie in den Geschäftsdatensatz aufnehmen.

5. Beenden Sie das Gespräch mit einem klaren nächsten Schritt

→ Verknüpfen Sie die Aufzeichnung oder das Transkript mit dem entsprechenden Ansprechpartner und dem jeweiligen Geschäft. Fügen Sie eine kurze Zusammenfassung der Bedürfnisse des Käufers hinzu und weisen Sie jede vereinbarte Maßnahme einem Mitarbeiter Ihres Teams zu. Auf diese Weise kann der nächste Mitarbeiter das Gespräch fortsetzen, ohne den Interessenten bitten zu müssen, die Inhalte zu wiederholen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen?

Unter der Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen versteht man die Aufzeichnung und Speicherung eines Gesprächs mit einem Interessenten oder Kunden. Teams nutzen diese Aufzeichnungen, um Details zu überprüfen, Folgemaßnahmen vorzubereiten und Gespräche zu Coaching-Zwecken auszuwerten.

Wie zeichnet man ein Verkaufsgespräch auf?

Verwenden Sie eine Geschäftstelefonanlage, eine unterstützte Aufzeichnungs-App oder die Aufzeichnungsfunktion Ihrer Videokonferenzplattform. Prüfen Sie die geltenden Hinweispflichten oder Einwilligungsanforderungen, stellen Sie sicher, dass beide Gesprächsteilnehmer gut zu hören sind, und speichern Sie das Gespräch an einem Ort, an dem Ihr Team es finden kann.

Ist es legal, Verkaufsgespräche aufzuzeichnen?

Das hängt davon ab, wo sich die Teilnehmer befinden und welche Vorschriften für das Gespräch gelten. Die Anforderungen können je nach Rechtsraum unterschiedlich sein. Informieren Sie sich daher vor der Aufzeichnung über die geltenden Vorschriften und die Richtlinien Ihres Unternehmens.

Müssen Sie einem potenziellen Kunden mitteilen, dass Sie das Gespräch aufzeichnen?

In vielen Situationen ist eine Benachrichtigung oder Einwilligung erforderlich, wobei die Anforderungen je nach Standort variieren. Erläutern Sie dem potenziellen Kunden klar und deutlich, wie der Aufzeichnungsprozess abläuft, und halten Sie sich an die für das Gespräch geltenden Vorschriften. Falls der Kunde dies ablehnt, machen Sie stattdessen Notizen.

Was ist der Unterschied zwischen Anrufaufzeichnung und KI-gestützter Notizenerstellung?

Bei der Anrufaufzeichnung wird das Gespräch selbst aufgezeichnet. Die KI-Notizfunktion erstellt anhand der Audioaufnahme oder des Transkripts eine kürzere Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und möglicher Maßnahmen. Vergleichen Sie wichtige Details mit dem Originalanruf, bevor Sie sich auf die Notizen verlassen.

Kann man Aufzeichnungen von Verkaufsgesprächen in ein CRM hochladen?

Ja. Einige Anruf-Tools lassen sich mit CRM-Systemen verbinden und fügen Aufzeichnungen oder Transkripte den Kontaktdatensätzen hinzu. Bei anderen ist möglicherweise eine Integration erforderlich. Überprüfen Sie, ob bei der Einrichtung jeder Anruf der richtigen Person und dem richtigen Geschäft zugeordnet wird.

Was sollten Sie nach der Aufzeichnung eines Verkaufsgesprächs tun?

Überprüfen Sie die wichtigen Details, korrigieren Sie etwaige Fehler im Transkript oder in der KI-Zusammenfassung und halten Sie die Bedürfnisse des Käufers sowie die vereinbarten nächsten Schritte in Ihrem CRM fest. Weisen Sie jeder Maßnahme einen Verantwortlichen zu und senden Sie die versprochene Nachfassnachricht.

Wie lange sollten Sie Aufzeichnungen von Verkaufsgesprächen aufbewahren?

Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist, die für jedes Unternehmen geeignet ist. Legen Sie eine Frist fest, die sich nach dem Zweck der Aufzeichnung und den für Ihre Organisation geltenden Vorschriften richtet, und stellen Sie anschließend sicher, dass das Tool die Aufzeichnungen nach Ablauf dieser Frist löschen kann.