Die 8 besten KI-Tools zur Transkription von Telefonaten (2026)

Ein Interessent ruft zwischen zwei Terminen an. Er spricht Bedenken hinsichtlich des Budgets an, erkundigt sich nach einer bestimmten Funktion und vereinbart, sich am kommenden Dienstag erneut zu unterhalten. Bis Sie das CRM aktualisieren, erinnern Sie sich zwar noch an das Ergebnis, aber nicht mehr an die genaue Frage.

Die Transkription von Telefonaten mittels KI liefert Ihnen eine schriftliche Aufzeichnung, die Sie nach dem Gespräch überprüfen können. Einige Tools transkribieren Gespräche in Echtzeit; andere erstellen ein Transkript und eine Zusammenfassung, sobald Sie aufgelegt haben. Der wichtigste Unterschied besteht darin, wie gut das Tool zu Ihrer Art zu telefonieren passt: über Ihre bestehende Rufnummer, eine geschäftliche Telefonanlage oder ein Vertriebs-CRM. Hier sind acht Optionen, die eine Überlegung wert sind.

Was ist die Transkription von Telefonaten mittels KI?

👉 Die KI-Transkription von Telefonaten wandelt ein gesprochenes Telefongespräch in geschriebenen Text um. Je nach Tool wird das Transkript bereits während des Gesprächs oder kurz nach dessen Ende angezeigt. Sie können es anschließend durchsuchen, um einen Namen zu überprüfen, eine Frage noch einmal nachzulesen oder zu bestätigen, worauf sich die einzelnen Gesprächsteilnehmer geeinigt haben.

Die Transkription ist nur ein Teil des Arbeitsablaufs. Ein Tool kann außerdem das Gespräch aufzeichnen, die Sprecher identifizieren, die wichtigsten Punkte zusammenfassen und Maßnahmen vorschlagen. Diese Funktionen sind nützlich, aber sie sind nicht dasselbe: Ein Transkript gibt wieder, was gesagt wurde, während eine KI-Zusammenfassung die Details herausgreift, die sie für wichtig hält.

Für ein Vertriebsteam ist das Protokoll dann am nützlichsten, wenn es sich leicht neben dem entsprechenden Kontakt finden lässt. Ein Vertriebsmitarbeiter kann vor der Antwort noch einmal die Formulierungen des Käufers nachlesen, und ein Teamkollege kann sich auf das nächste Gespräch vorbereiten, ohne nach einer Zusammenfassung fragen zu müssen.

Wie wir diese Tools ausgewählt haben

Wir haben nach Tools gesucht, die Telefonate transkribieren können, und nicht nach Software, die sich auf Videokonferenzen beschränkt. Jede unserer Empfehlungen bietet zudem praktische Möglichkeiten, das Transkript nach dem Gespräch zu nutzen – sei es zum Durchsuchen, zum Erstellen einer Zusammenfassung oder zum Hinzufügen von Kontextinformationen in einem CRM-System.

Wir haben sie anhand von fünf Punkten verglichen:

✔️ Anrufeinrichtung: Können Sie Ihre bestehende Nummer weiterverwenden oder benötigen Sie einen neuen Geschäftsanschluss?

✔️ Transkription: Ist sie während des Gesprächs oder danach verfügbar? Kann man darin suchen und feststellen, wer gesprochen hat?

✔️ KI-Ergebnis: Liefert das Tool nützliche Zusammenfassungen und Handlungsempfehlungen, die über einen reinen Textblock hinausgehen?

✔️ Vertriebsablauf: Kann ein Vertriebsmitarbeiter das Protokoll mit dem richtigen Ansprechpartner finden und es für die Nachverfolgung nutzen?

✔️ Tatsächliche Kosten: Welcher Tarif umfasst die Transkription, und werden KI-Funktionen separat berechnet?

Wir haben CRM-Systeme und Geschäftstelefonanlagen mit aufgenommen, da Teams Anrufe an verschiedenen Orten bearbeiten. In den Bewertungen wird erläutert, welche Informationen die einzelnen Tools erfassen und was Sie außerdem benötigen, damit sie einwandfrei funktionieren.

Die 8 besten KI-Tools zur Transkription von Telefonaten im Jahr 2026

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1. folk

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (4,5/5 auf G2)

Überblick

folk So können Vertriebsmitarbeiter Anrufe über die Nummer aufzeichnen und transkribieren, die sie bereits für WhatsApp nutzen. Sie müssen keine neue Geschäftsnummer erwerben oder potenzielle Kunden bitten, eine andere Nummer anzurufen.

Das Gesprächsprotokoll ist nicht nur nützlich, um nachzuvollziehen, was gesagt wurde. „ folk “ speichert den Gesprächskontext zusammen mit dem Kontaktdatensatz, sodass Vertriebsmitarbeiter die Fragen und Zusagen eines Käufers vor der Nachverfolgung noch einmal einsehen können. Dank der KI-Funktionen lassen sich Details aus dem Gespräch in für das Team verwertbare Informationen umwandeln, beispielsweise Probleme und nächste Schritte.

Wichtigste Merkmale

• Anrufaufzeichnung und -transkription unter Verwendung einer bestehenden, mit WhatsApp verknüpften Nummer
• Durch KI erstellte Gesprächsnotizen
• Mit Kontakten verknüpfter Anrufkontext
• Magic Fields zum Extrahieren von Details aus Unterhaltungen
• Kontakt- und Pipeline-Management

Vorteile

• Keine separate Telefonnummer für den Kauf
• Die Protokolle bleiben im Rahmen des Kontakt- und Vertriebs-Workflows „ close “
• Hilft Vertriebsmitarbeitern dabei, Anrufdetails in Folgeaktionen umzusetzen

Nachteile

• Unternehmen, die umfassende Callcenter-Analysen benötigen, benötigen möglicherweise eine spezielle Telefonplattform
• Für die Transkription von Videokonferenzen ist möglicherweise ein entsprechendes Tool erforderlich.

Startpreis

24 Dollar pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung.

Am besten geeignet für

Vertriebsteams, die Anrufe über ihre bestehende Rufnummer transkribieren und die gewonnenen Erkenntnisse direkt in ihrem CRM nutzen möchten.

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2. Aircall

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (4,4/5 auf G2)

Überblick

Aircall zeichnet Anrufe über die geschäftliche Telefonanlage auf und transkribiert sie. Die Mitarbeiter können die schriftliche Aufzeichnung des Gesprächs direkt neben dem Anrufverlauf einsehen, was es einfacher macht, die Frage eines Kunden nachzuvollziehen oder ein Detail zu bestätigen, bevor sie sich erneut melden.

Die Transkription von Anrufen ist im Einstiegstarif von Aircallenthalten. KI-Zusammenfassungen und detailliertere Einblicke in Gespräche hängen vom jeweiligen Tarif ab, daher ist es sinnvoll, diese Funktionen beim Kostenvergleich separat zu betrachten.

Wichtigste Merkmale

• Transkription von eingehenden und ausgehenden Anrufen
• Anrufaufzeichnung und zentralisierte Anrufhistorie
• Transkription von Voicemail-Nachrichten
• KI-Zusammenfassungen und Erkenntnisse aus Gesprächen zu den in Frage kommenden Tarifen
• CRM-Integrationen

Vorteile

• Die Transkription ist im Eintragspaket enthalten
• Anrufe und Gesprächsprotokolle werden im selben Telefonsystem gespeichert
• Geeignet für Teams, die häufig Telefonate führen

Nachteile

• Es sind mindestens drei Lizenzen erforderlich.
• Für KI-Zusammenfassungen und erweiterte Analysen ist möglicherweise ein höherer Tarif erforderlich

Startpreis

30 US-Dollar pro Lizenz und Monat, jährliche Abrechnung, Mindestanzahl drei Lizenzen.

Am besten geeignet für

Unternehmen, die eine Geschäftstelefonanlage mit integrierter Anruftranskription benötigen.

3. Dialpad Connect

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (4,4/5 auf G2)

Überblick

Dialpad Connect transkribiert Telefonate in Echtzeit, sodass die Mitarbeiter die schriftliche Gesprächsführung verfolgen können, während sie sprechen. Anschließend können sie zum Transkript zurückkehren, um ein Detail zu überprüfen und ihre nächste Antwort vorzubereiten.

Dies ist besonders nützlich, wenn ein Anruf Namen, Zahlen oder Anweisungen enthält, die sich nur schwer von Hand genau notieren lassen.

Wichtigste Merkmale

• Echtzeit-Transkription von Telefonaten mittels KI
• Anrufaufzeichnung
• Durchsuchbare Gesprächsprotokolle
• Zusammenfassungen von KI-Gesprächen
• Geschäftliche Anrufe vom Desktop und von Mobilgeräten aus

Vorteile

• So können die Mitarbeiter das Protokoll während eines Gesprächs einsehen
• Kombiniert Anrufe, Aufzeichnung und Transkription
• Bietet einen günstigeren Einstiegspreis als viele spezialisierte Plattformen für den Telefonverkauf

Nachteile

• Die Mitarbeiter müssen möglicherweise noch Namen und Fachbegriffe korrigieren.
• Teams, die ein umfassendes Vertriebscoaching suchen, sollten die vertriebsspezifischen Angebote von Dialpad vergleichen.

Startpreis

Ab 15 $ pro Nutzer und Monat für Dialpad Connect.

Am besten geeignet für

Teams, die sich während des Gesprächs eine Mitschrift des Telefonats anzeigen lassen möchten.

4. JustCall

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (4,3/5 auf G2)

Überblick

JustCall verbindet geschäftliche Telefonate mit KI-gestützter Transkription. Vertriebsmitarbeiter können nach einem ausgehenden Anruf nachlesen, was ein potenzieller Kunde gesagt hat, während Zusammenfassungen ihnen dabei helfen, Punkte zu identifizieren, die beim nächsten Kontakt angesprochen werden sollten.

Der Einstiegstarif umfasst eine KI-Transkription für das in der Preisliste von JustCall aufgeführte Anrufpaket für die USA und Kanada. Die Transkriptionskontingente können je nach Region variieren. Teams, die internationale Anrufe tätigen, sollten daher vor dem Kauf das entsprechende Paket prüfen.

Wichtigste Merkmale

• Transkription von Telefonaten mittels KI
• Sprecheridentifizierung in Transkripten
• Von KI erstellte Gesprächszusammenfassungen
• Optionen für geschäftliche Anrufe und Vertriebs-Dialer
• CRM-Integrationen

Vorteile

• Fügt Transkripte close in den aufrufenden Workflow ein
• Nützlich für Teams, die häufig ausgehende Anrufe tätigen
• Der Einstiegsplan umfasst die Transkription im aufgeführten Paket für die USA und Kanada

Nachteile

• Mindestens zwei Lizenzen
• Die Tarife für Telefonate und die Gesprächsguthaben variieren je nach Region
• Für ein fortgeschritteneres KI-Coaching ist ein höherer Tarif erforderlich

Startpreis

29 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung, bei einer Mindestanzahl von zwei Lizenzen für den aufgeführten Team-Tarif für die USA und Kanada.

Am besten geeignet für

Outbound-Teams, die sich Telefonprotokolle, Zusammenfassungen und CRM-integrierte Anrufe in einem einzigen Tool wünschen.

5. Ringover

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (4,6/5 auf G2)

Überblick

Ringover kombiniert eine Geschäftstelefonanlage mit Anrufaufzeichnung, Transkription und KI-Zusammenfassungen. Das Einstiegspaket deckt die Grundfunktionen ab, während das „Empower“-Add-on für Teams konzipiert ist, die eine tiefergehende Gesprächsanalyse und Coaching wünschen.

Wichtigste Merkmale

• Anrufaufzeichnung und Transkription
• Von KI erstellte Gesprächszusammenfassungen
• Anrufverlauf im Ringover dashboard
• Gesprächsanalyse und Coaching mit Empower

Vorteile

• Die Aufzeichnung und Transkription sind im zentralen Anruf-Workflow verfügbar.
• Teams können die Gesprächsanalyse hinzufügen, wenn ihr Bedarf an Coaching wächst.

Nachteile

• „Empower“ kostet extra.
• Der Einstiegstarif setzt mindestens drei Nutzer und eine Laufzeit von 12 Monaten voraus.

Startpreis

15 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung, für den „Talk“-Tarif, bei einer Mindestanzahl von drei Benutzern. Empower kostet zusätzlich 39 US-Dollar pro Lizenz und Monat.

Am besten geeignet für

Unternehmen, die eine Geschäftstelefonanlage mit Transkriptionsfunktion und der Möglichkeit suchen, Coaching-Tools hinzuzufügen.

6. Quo

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (4,7/5 auf G2)

Überblick

Quo vereint geschäftliche Anrufe, Nachrichten, Aufzeichnungen und KI-generierte Anrufnotizen in einem Arbeitsbereich. Der Business-Tarif umfasst zusätzlich Anruftranskripte und Zusammenfassungen, wodurch sich ein Gespräch leichter nachlesen lässt, bevor man einen Kunden zurückruft.

Wichtigste Merkmale

• Automatische Anrufaufzeichnung im Business-Tarif
• Transkripte und Zusammenfassungen von KI-Gesprächen
• Gemeinsamer Chatverlauf
• Geschäftliche Anrufe und Nachrichten

Vorteile

• Die Transkripte werden direkt neben dem entsprechenden Kundengespräch angezeigt.
• Eine gemeinsame Vergangenheit hilft den Teamkollegen dabei, einen laufenden Austausch wieder aufzunehmen.

Nachteile

• Der Starter-Tarif umfasst Transkripte von Voicemails, für Anruftranskripte ist jedoch der Business-Tarif erforderlich.
• Teams müssen die Einrichtung für Geschäftstelefonie von Quo nutzen.

Startpreis

23 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung, für den Business-Tarif mit KI-gestützten Anrufprotokollen und Zusammenfassungen.

Am besten geeignet für

Kleine Teams, die Telefonate, Nachrichten und transkribierte Kundengespräche an einem Ort bündeln möchten.

7. CloudTalk

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (4,4/5 auf G2)

Überblick

CloudTalk ist eine Telefonieplattform für Unternehmen, deren Teams ein konstantes Volumen an eingehenden oder ausgehenden Anrufen bearbeiten. Das Add-on „AI Conversation Intelligence“ wandelt aufgezeichnete Gespräche in durchsuchbare Transkripte, Zusammenfassungen und Notizen um.

Wichtigste Merkmale

• Anrufaufzeichnung
• Durchsuchbare KI-Transkripte
• Von KI erstellte Zusammenfassungen und Notizen
• Gesprächsthemen und Einblicke
• Workflows für Vertriebs- und Supportteams aufrufen

Vorteile

• Durchsuchbare Gesprächsprotokolle erleichtern das Auffinden von Details in zahlreichen Gesprächen.
• Anruf-Tools und Erkenntnisse aus Gesprächen werden auf derselben Plattform bereitgestellt.

Nachteile

• „AI Conversation Intelligence“ ist als Zusatzoption erhältlich.
• Der Gesamtpreis hängt vom Mobilfunkvertrag und der Abrechnungsregion ab.

Startpreis

28 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung

Am besten geeignet für

Vertriebs- und Support-Teams, die eine große Anzahl von Telefongesprächen durchsuchen und analysieren müssen.

8. Close

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (4,7/5 auf G2)

Überblick

Close integriert Anrufe in ein Vertriebs-CRM, sodass Vertriebsmitarbeiter direkt von ihren Leads aus arbeiten und die Nachverfolgung am selben Ort durchführen können. Die Funktion „Call Assistant“ transkribiert Anrufe und erstellt Zusammenfassungen, sodass Vertriebsmitarbeiter eine Aufzeichnung des Gesprächsinhaltes erhalten, ohne jedes Detail selbst notieren zu müssen.

Wichtigste Merkmale

• Anrufe aus dem CRM
• Anrufaufzeichnung
• Transkriptionen und Zusammenfassungen von „Call Assistant“
• Leads und Geschäftskontexte im Zusammenhang mit Anrufaktivitäten

Vorteile

• Vertriebsmitarbeiter können Anrufdetails innerhalb ihres CRM-Workflows einsehen.
• Mitschriften tragen dazu bei, den Kontext für die nächste Nachverfolgung zu bewahren.

Nachteile

• Bei „Call Assistant“ fallen sowohl eine monatliche Kontoführungsgebühr als auch eine minutengenaue Transkriptionsgebühr an.
• Die Gesprächsgebühren fallen zusätzlich zum Abonnementpreis an.

Startpreis

Close Solo kostet ab 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat, die Abrechnung erfolgt jährlich. Für die Transkription von Telefonaten über Call Assistant fallen zusätzlich eine monatliche Kontogebühr von 50 US-Dollar sowie 0,02 US-Dollar pro transkribierter Minute an. Zudem fallen Gesprächsgebühren an.

Am besten geeignet für

Vertriebsteams, die sich Telefonprotokolle direkt in ihrem CRM wünschen.

So wählen Sie ein KI-Tool zur Transkription von Telefonaten aus

Beginnen Sie damit, wie Ihr Team Anrufe tätigt. Ein Tool kann zwar hervorragende Transkripte erstellen, aber dennoch ungeeignet sein, wenn es von den Mitarbeitern verlangt, ihre Rufnummern zu ändern oder auf ein neues Anrufsystem umzusteigen.

✅ Sie möchten Ihre bestehende Nummer weiterhin nutzen: Ziehen Sie „ folk “ in Betracht, wenn Ihr Team Anrufe über die bereits mit WhatsApp verknüpfte Nummer aufzeichnen und transkribieren und diese anschließend im entsprechenden Kontaktdatensatz einsehen möchte.

✅ Sie benötigen eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen: Vergleichen Sie „ Aircall “, „ Ringover “, „Quo“ und „CloudTalk“. Prüfen Sie die Verfügbarkeit von Rufnummern, die Anrufweiterleitung und die Mindestanzahl an Lizenzen sowie die Transkriptionsfunktion.

✅ Sie benötigen während des Gesprächs Text auf dem Bildschirm: Dialpad Connect bietet eine Echtzeit-Transkription, die den Mitarbeitern dabei helfen kann, Details zu erfassen, während der Interessent noch spricht.

✅ Ihr Team tätigt häufig ausgehende Anrufe: JustCall kombiniert die Transkription mit Tools für Verkaufsgespräche. Informieren Sie sich über das Anrufpaket und das Transkriptionskontingent für Ihre Region.

✅ Ihre Vertriebsmitarbeiter verwalten die Nachverfolgung in einem CRM: „ folk “ speichert den Anrufkontext zusammen mit den Kontaktdaten, sodass die Vertriebsmitarbeiter diese Informationen bei der Planung ihres nächsten Schritts nutzen können. „ Close “ verknüpft über seine kostenpflichtige „Call Assistant“-Funktion zudem Gesprächsprotokolle mit den CRM-Datensätzen.

Bevor Sie sich festlegen, führen Sie denselben Testanruf mit den Tools durch, die auf Ihrer Auswahlliste stehen. Verwenden Sie dabei ein Gespräch, das einen Namen, einen Preis, einen Einwand und einen konkreten nächsten Schritt enthält. Prüfen Sie anschließend, ob das Transkript diese Details korrekt wiedergibt, ob ein Mitarbeiter die Informationen schnell finden kann und ob die relevanten Informationen in den richtigen Kontaktdatensatz übernommen werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Transkription von Telefonaten mittels KI?

Die KI-basierte Transkription von Telefonaten wandelt gesprochene Telefongespräche in geschriebenen Text um. Je nach Tool kann sie zudem Sprecher identifizieren, eine Zusammenfassung erstellen und Folgemaßnahmen hervorheben.

Kann KI ein Telefongespräch in Echtzeit transkribieren?

Ja. Einige Tools, darunter auch Dialpad Connect, zeigen bereits während des Gesprächs ein Transkript an. Andere erstellen das Transkript erst nach Beendigung des Gesprächs. Beachten Sie diesen Unterschied, wenn Ihre Mitarbeiter während eines Gesprächs Details nachlesen müssen.

Kann ich Anrufe transkribieren, ohne eine neue Telefonnummer zu kaufen?

Ja, das hängt vom jeweiligen Tool ab. Mit „ folk “ können Vertriebsmitarbeiter Anrufe über die Nummer aufzeichnen und transkribieren, die sie bereits mit WhatsApp verknüpft haben. Bei Telefonplattformen für Unternehmen kann es hingegen erforderlich sein, dass Anrufe über eine Nummer in deren System laufen.

Wie genau sind KI-Transkripte von Telefonaten?

Die Genauigkeit hängt von der Audioqualität, Hintergrundgeräuschen, Akzenten und Fachbegriffen ab. Die Mitarbeiter sollten Namen, Zahlen, Preise und Vereinbarungen anhand der Aufzeichnung überprüfen, bevor sie diese bei der Nachverfolgung gegenüber dem Kunden verwenden.

Brauche ich eine Anrufaufzeichnung, um ein Transkript zu erhalten?

In der Regel benötigt das Tool Zugriff auf die Audioaufzeichnung des Gesprächs, um ein Transkript zu erstellen, muss die Aufzeichnung danach jedoch nicht immer speichern. Prüfen Sie, wie das von Ihnen gewählte Tool Gespräche aufzeichnet, Audioaufzeichnungen speichert und den Zugriff auf Transkripte regelt.

Was ist der Unterschied zwischen Anruftranskriptionen und KI-Anrufnotizen?

Ein Protokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung des Gesagten. KI-Gesprächsnotizen fassen das Gespräch in einer kürzeren Zusammenfassung zusammen, oft unter Angabe von Entscheidungen und nächsten Schritten. Bei wichtigen Details sollten Sie das Protokoll oder die Aufzeichnung überprüfen, anstatt sich allein auf die Zusammenfassung zu verlassen.

Kann eine KI-basierte Transkription von Telefonaten ein CRM aktualisieren?

Einige Tools können Transkripte oder extrahierte Details mit CRM-Datensätzen verknüpfen. „ folk “ speichert den Anrufkontext zusammen mit dem entsprechenden Kontakt und bietet „Magic Fields“ an, um nützliche Informationen aus Gesprächen zu extrahieren. Der genaue Arbeitsablauf hängt davon ab, wie das Tool konfiguriert ist.

Ist es legal, Verkaufsgespräche aufzuzeichnen und zu transkribieren?

Die Aufzeichnungsregeln variieren je nach Ort und je nachdem, wo sich die einzelnen Teilnehmer befinden. Bevor Sie die Transkription aktivieren, prüfen Sie die geltenden Einwilligungsanforderungen, informieren Sie die Teilnehmer gegebenenfalls darüber und legen Sie klare Regeln für die Speicherung und den Zugriff auf die Aufzeichnungen fest.