Telefonate in Text umwandeln: Ein praktischer Leitfaden

Der Interessent erwähnte ein Budget, nannte einen weiteren Entscheidungsträger und bat um ein Angebot bis Freitag. Nun ist das Gespräch beendet, und Ihre Notizen umfassen nur zwei dieser drei Details.

Bei der Transkription von Telefonaten werden gesprochene Gespräche in geschriebenen Text umgewandelt, sodass Sie eine Aufzeichnung zur Überprüfung erhalten, ohne die gesamte Aufnahme erneut abspielen zu müssen. Je nach Ihrer Konfiguration können Sie eine kompatible Telefonfunktion nutzen, eine vorhandene Audiodatei transkribieren oder Anrufe über eine Plattform aufzeichnen, die das Transkript für Sie erstellt.

Der erste Schritt besteht darin, Telefonate in Textform umzuwandeln. Für Vertriebsteams liegt der Nutzen darin, diese Details dem richtigen Ansprechpartner zuzuordnen und sie im nächsten Gespräch zu nutzen. Dieser Leitfaden behandelt die auf iPhone und Android verfügbaren Methoden, empfehlenswerte Tools und zeigt, wie man aus einem Transkript eine sinnvolle Nachverfolgung macht.

Wie werden Telefonate in Text umgewandelt?

👉 Telefonate werden durch Transkription in Text umgewandelt: Eine Software verarbeitet die Tonaufzeichnung des Gesprächs und wandelt die gesprochenen Worte in eine schriftliche Aufzeichnung um. Einige Tools zeigen den Text bereits während des Gesprächs an. Andere erstellen ein Transkript nach Beendigung des Gesprächs oder ermöglichen es Ihnen, eine Aufzeichnung später hochzuladen.

Je nach Tool kann das Transkript Sprecherangaben und Zeitstempel enthalten. Diese helfen Ihnen dabei, einen bestimmten Dialog zu finden, nachzuschauen, wer eine Anfrage gestellt hat, oder zu dem entsprechenden Zeitpunkt in der Aufzeichnung zurückzukehren.

Drei Arten von Ausgaben dienen unterschiedlichen Zwecken:

Ein Protokoll könnte beispielsweise folgenden Wortlaut enthalten:„Wir können 8.000 Dollar genehmigen, aber die Beschaffungsabteilung muss den Vertrag zunächst prüfen.“Eine Zusammenfassung könnte dies auf ein Budget und eine Genehmigungsvoraussetzung reduzieren. Beides ist nützlich, doch das Protokoll bewahrt den Wortlaut, der zum Verständnis der mit dem Budget verbundenen Bedingung erforderlich ist.

KI-Transkripte müssen noch überprüft werden, bevor Sie sich auf wichtige Details verlassen können. Hintergrundgeräusche, sich überschneidende Stimmen und unbekannte Namen können zu Fehlern führen. Vergleichen Sie Beträge, Daten, Namen von Ansprechpartnern und Vereinbarungen mit der Audioaufnahme, bevor Sie diese in Ihr CRM eintragen oder ein Angebot versenden.

Wählen Sie die richtige Methode zur Transkription Ihrer Telefonate

Sie haben bereits eine Aufzeichnung? Diese bei einem Transkriptionsdienst hochzuladen, ist in der Regel der schnellste Weg. Wenn Sie nach jedem Kundengespräch ein Transkript benötigen, wählen Sie ein Tool, das Aufzeichnung und Transkription in einem Schritt erledigt. Andernfalls müssen Sie nach jedem Gespräch eine weitere Datei exportieren, hochladen und sortieren.

Prüfen Sie, ob das Tool die Anrufe, die Sie tatsächlich tätigen, aufzeichnen kann. Eine App, die Notizen in Zoom-Meetings erstellt, akzeptiert möglicherweise Audio-Uploads, ohne Anrufe über die Wählfunktion Ihres Smartphones aufzuzeichnen. Sie bräuchten dann dennoch eine Möglichkeit, an die Aufzeichnung zu gelangen.

Überlegen Sie sich, wo Sie eine Woche später nach dem Protokoll suchen werden. Wenn ein Interessent wegen eines Angebots zurückruft, müssen Sie die Aufzeichnung des vorherigen Gesprächs close griffbereit haben. Ein im Download-Ordner gespeichertes Protokoll gerät leicht in Vergessenheit, insbesondere wenn jemand anderes den Kunden übernimmt.

Bevor Sie sich festlegen, probieren Sie ein Gespräch von Anfang bis Ende aus. Prüfen Sie, ob beide Gesprächspartner erfasst wurden, ob Preis und Termin korrekt übermittelt wurden und wie leicht ein Kollege das Gespräch wiederfinden kann. Diese Details sind wichtiger als eine lange Liste von Funktionen.

Wie kann man auf dem iPhone Telefonate in Text umwandeln?

Für gelegentliche Anrufe reicht möglicherweise die integrierte Aufzeichnungsfunktion Ihres iPhones aus. Auf unterstützten Geräten können Sie das Gespräch in der Telefon-App aufzeichnen und die Mitschrift anschließend in „Notizen“ lesen. Die Verfügbarkeit hängt von Ihrer Softwareversion, Ihrer Region und Ihrer Sprache ab.

So geht’s:

1. Einen Anruf in der Telefon -App tätigen oder annehmen.
2. Wählen Sie in den Anrufsteuerelementen die Option „Anruf aufzeichnen“ aus, sofern diese verfügbar ist. Beide Teilnehmer hören eine Ansage, sobald die Aufzeichnung beginnt.
3. Beenden Sie die Aufnahme oder legen Sie auf.
4. Öffnen Sie „Notizen“ und suchen Sie den Ordner „Anrufaufzeichnungen “.
5. Öffnen Sie die Notiz mit Ihrem Anruf und wählen Sie das Protokoll aus. Falls die Verarbeitung noch nicht abgeschlossen ist, versuchen Sie es später erneut.

Lesen Sie sich die erforderlichen Angaben sorgfältig durch, bevor Sie sie in eine Antwort kopieren. Achten Sie besonders auf Namen, Preise und Fristen. Wenn Ihnen etwas falsch erscheint, spielen Sie diesen Teil der Aufzeichnung noch einmal ab.

Anruftranskription und KI-Zusammenfassungen sind separate Funktionen. Für Zusammenfassungen ist „Apple Intelligence“ auf einem unterstützten Gerät erforderlich. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit von Aufzeichnung und Transkription separat, anstatt davon auszugehen, dass der Zugriff auf eine dieser Funktionen Ihnen alle drei Funktionen gewährt.

Falls Ihre Lösung keine Transkription bietet, können Sie eine vorhandene Anrufaufzeichnung bei einem Transkriptionsdienst hochladen. Sollte die Aufzeichnung selbst nicht verfügbar sein, benötigen Sie zunächst ein unterstütztes Telefonie-Tool, um das Gespräch aufzuzeichnen. Eine App, die Audiodateien in Text umwandelt, ist möglicherweise nicht in der Lage, Anrufe aufzuzeichnen, die über die Wählfunktion Ihres iPhones getätigt werden.

Wie wandelt man auf Android-Geräten Telefonanrufe in Text um?

Überprüfen Sie auf Android zunächst die Anruffunktionen Ihres Smartphones. Die Optionen für Aufzeichnung und Transkription variieren je nach Modell, Software, Mobilfunkanbieter und Region, sodass Anleitungen, die auf einem Gerät funktionieren, möglicherweise nicht auf ein anderes übertragbar sind.

Wenn Ihr Telefon die Aufzeichnung von Anrufen unterstützt, aber keine Mitschrift erstellt, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Öffnen Sie die Telefon -App und überprüfen Sie die Einstellungen zur Anrufaufzeichnung.
2. Wählen Sie während des Gesprächs die Option „Aufzeichnen“ aus, sofern diese verfügbar ist.
3. Suchen Sie die Aufzeichnung anschließend in Ihrem Anrufverlauf oder an dem von Ihrem Telefon angegebenen Speicherort.
4. Sofern das Teilen oder Exportieren unterstützt wird, senden Sie die Audiodatei an einen Transkriptionsdienst.
5. Überprüfen Sie den Text und speichern Sie ihn anschließend dort, wo Sie die Kundendaten aufbewahren.

Die Aufzeichnungsfunktion umfasst nicht automatisch eine Transkription. Führen Sie vor einem wichtigen Gespräch einen kurzen Test durch, um sicherzustellen, dass Sie beide Gesprächspartner aufzeichnen und die Audiodatei exportieren können.

Falls Ihr Telefon keine Aufzeichnungsfunktion bietet, sollten Sie eine Telefonie-App oder eine Geschäftstelefonie-Plattform in Betracht ziehen, die über integrierte Aufzeichnungs- und Transkriptionsfunktionen verfügt. Prüfen Sie, ob Anrufe über diesen Dienst abgewickelt werden müssen und ob Sie Ihre bestehende Rufnummer behalten können.

Kann „Live Caption“ Android-Anrufe transkribieren?

Auf unterstützten Geräten kann „Live Caption“ während Telefonaten Untertitel anzeigen, sodass Sie besser verfolgen können, was Ihr Gesprächspartner sagt. Diese Untertitel werden nicht gespeichert, daher bietet diese Funktion keine Mitschrift, die Sie nach dem Gespräch erneut aufrufen können.

Googles „Live Transcribe“ dient einem anderen Zweck: Es erfasst Sprache und Geräusche, die vom Mikrofon aufgenommen werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass es beide Seiten eines Gesprächs auf demselben Telefon aufzeichnet.

Wählen Sie für Kundenanrufe eine Methode, bei der ein Transkript gespeichert wird. Sie müssen das Gespräch später abrufen können, insbesondere wenn Sie eine Anfrage prüfen oder eine Folgemaßnahme vorbereiten.

Wie transkribiert man eine vorhandene Anrufaufzeichnung?

Wenn Sie die Audiodatei bereits haben, können Sie sie bei einem Transkriptionsdienst hochladen, ohne Ihre Vorgehensweise beim Telefonieren zu ändern. Das eignet sich gut für aufgezeichnete Interviews, ein Erstgespräch, das Sie noch einmal durchgehen möchten, oder ältere Gespräche, die nie in Ihr CRM aufgenommen wurden.

1. Überprüfen Sie die Datei vor dem Hochladen. Spielen Sie einen kurzen Ausschnitt ab, um sicherzustellen, dass beide Sprecher zu hören sind. Informieren Sie sich außerdem über die vom Dienst akzeptierten Formate und die zulässigen Dateigrößen.
2. Laden Sie die Aufnahme hoch und wählen Sie die Sprache aus. Falls das Tool eine Vokabel-Funktion bietet, fügen Sie relevante Firmennamen, Produktbegriffe oder Abkürzungen hinzu.
3. Vergleichen Sie das Transkript mit der Audioaufnahme. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Details, die Sie verwenden werden: Beträge, Fristen, Anforderungen und Zusagen. Korrigieren Sie die Sprecherangaben, falls eine Aussage der falschen Person zugeordnet wurde.
4. Speichern Sie den durchgesehenen Text zusammen mit den Kontaktdaten. Geben Sie das Datum des Gesprächs sowie genügend Hintergrundinformationen an, damit ein Kollege nachvollziehen kann, warum dieses Gespräch von Bedeutung ist.
5. Halten Sie den nächsten Schritt schriftlich fest. Halten Sie fest, was vereinbart wurde, wer dafür verantwortlich ist und bis wann dies geschehen muss.

💡 Halten Sie die Aufnahme griffbereit, während Sie den Text durchgehen. Ein Satz wie„Wir haben den Haushalt nicht genehmigt“kann eine gegenteilige Bedeutung annehmen, wenn in der Transkription ein Wort fehlt. Wenn eine Passage unklar ist, überprüfen Sie sie lieber, anstatt selbst zu ergänzen, was der Sprecher Ihrer Meinung nach gemeint hat.

Nach der Überprüfung sollte das Protokoll im Kundendatensatz leicht auffindbar sein. Ein Dateiname wie beispielsweise call-final-02.mp3 sagt einem Teamkollegen kaum etwas. Der Name des Ansprechpartners, das Datum des Anrufs und der Betreff erleichtern die Zuordnung des Gesprächs erheblich.

Die 5 besten Tools, die Telefonate in Text umwandeln

1. folk

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Überblick

folk Damit können Sie über die mobile App mit Ihrer eigenen, verifizierten Telefonnummer Anrufe vorbereiten, führen, aufzeichnen und nachträglich durchsehen. Nach dem Gespräch erhalten Sie ein Transkript, das Sie erneut einsehen und mit Ihrem Team teilen können.

Das ist hilfreich, wenn ein Kollege einen Auftrag übernehmen muss. So kann er sich vor der Kontaktaufnahme noch einmal ansehen, was der potenzielle Kunde tatsächlich zu Zeitplan oder Anforderungen gesagt hat, anstatt sich auf ein paar hastig notierte Anmerkungen zu verlassen.

Wichtigste Merkmale

• Anrufe auf Mobilgeräten und Aufzeichnung: Bearbeiten Sie Anrufe über die „ folk “-App für iOS und Android.
• Ihre eigene Nummer: Bestätigen Sie Ihre bestehende Telefonnummer, um Anrufe tätigen zu können.
• Gesprächsprotokolle: Führen Sie schriftliche Aufzeichnungen des Gesprächs, um es später noch einmal nachlesen zu können.
• Teamerfassung: Gewähren Sie Kollegen Zugriff auf den Gesprächskontext.
• CRM-Tools: Verwalten Sie Kontakte, Notizen und Pipelines parallel zu Ihren Kundengesprächen.

Preisgestaltung

• Standardtarif: 24 US-Dollar pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 30 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Premium: 48 US-Dollar pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 60 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Enterprise: Ab 80 US-Dollar pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 100 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Kostenlose Testphase: 14 Tage, keine Kreditkarte erforderlich.

Beste Passform

✅ Vertriebsteams, die Anrufe von ihrem Telefon aus aufzeichnen und die daraus gewonnenen Informationen in den Kontakt close en der Personen speichern möchten, mit denen sie täglich zu tun haben.

Testen Sie das CRM von „ folk “ kostenlos.

2. Quo

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Überblick

Quo vereint geschäftliche Anrufe, Nachrichtenversand und Anruftranskription. In den Tarifen „Business“ und „Scale“ werden aufgezeichnete Anrufe mit KI-Transkripten und Zusammenfassungen im Gesprächsverlauf versehen, sodass Teammitglieder den Gesprächsverlauf überprüfen können, bevor sie antworten.

Sie tätigen Anrufe über Quo mit einer neuen oder portierten Rufnummer. Es lohnt sich, darüber nachzudenken, ob Ihr Team außerdem gemeinsam genutzte Rufnummern, Anrufweiterleitung und Nachrichtenfunktionen benötigt.

Wichtigste Merkmale

• Anrufprotokolle und Zusammenfassungen: In den Tarifen „Business“ und „Scale“ enthalten.
• Automatische Aufzeichnung: Bei diesen Tarifen werden Anrufe automatisch aufgezeichnet, ohne dass die Aufzeichnung jedes Mal manuell gestartet werden muss.
• Gemeinsam genutzte Unterhaltungen: Stellen Sie Anrufe und Nachrichten für Kollegen bereit.
• KI-Anruf-Tags: Verfügbar in Scale.

Preisgestaltung

• Starter-Paket: 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 19 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Business: 23 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 33 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Preis: 35 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 47 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Kostenlose Testphase: 7 Tage.

Für die reguläre Transkription aufgezeichneter Anrufe wählen Sie zunächst den Tarif „Business“. Der Tarif „Starter“ umfasst die Transkription von Voicemail-Nachrichten sowie Transkripte für von Sona bearbeitete Anrufe, was sich von der Transkription der Anrufe Ihres Teams unterscheidet. Steuern und anfallende Gebühren kommen hinzu.

Beste Passform

✅ Teams, die nach einer geschäftlichen Telefonanlage mit gemeinsamem Zugriff auf Kundengespräche suchen.

3. Otter.ai

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Überblick

Otter ist eine Option, wenn Sie bereits eine Anrufaufzeichnung zum Hochladen haben. Die App generiert einen Text mit Angabe der Sprecher und bietet Wiedergabefunktionen, mit denen Sie das Gespräch nachhören können.

Die Konferenzfunktionen unterstützen zudem Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Diese Funktionen sind nicht zu verwechseln mit der Aufzeichnung gewöhnlicher Anrufe über die Wählfunktion Ihres Mobiltelefons.

Wichtigste Merkmale

• Audio- und Videoimporte: Transkribieren Sie Aufnahmen, die an anderer Stelle erstellt wurden.
• Sprecheridentifizierung: Überprüfen Sie, wer was gesagt hat.
• Zusammenfassungen und Maßnahmen: Finden Sie die wichtigsten Punkte schneller.
• Suche und Export von Transkripten: Die Verfügbarkeit hängt vom Tarif ab.

Preisgestaltung

• Basis: Kostenlos; 300 Minuten Transkription pro Monat und drei Dateiimporte auf Lebenszeit.
• Pro: 8,33 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 16,99 $ bei monatlicher Abrechnung; 10 Dateiimporte pro Monat.
• Business: 19,99 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 30 $ bei monatlicher Abrechnung; unbegrenzte Dateiimporte, vorbehaltlich geltender Beschränkungen.
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung.

Dies sind Standardpreise, Sonderangebote sind davon ausgenommen. Bitte prüfen Sie die Kontingente für den Dateiimport getrennt von den Aufzeichnungsminuten, falls das Hochladen von Telefonaten Ihr Hauptanwendungsfall ist.

Beste Passform

✅ Einzelpersonen und Teams, die neben Online-Besprechungen auch vorhandene Aufzeichnungen transkribieren müssen.

4. Rev.

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Überblick

Rev bietet sowohl eine KI-basierte Transkription als auch eine separat abrechnbare Transkription durch menschliche Transkriptionisten an. Bei Telefonaten ist dies nützlich, sobald Sie eine Aufzeichnung zur Bearbeitung haben, insbesondere wenn ein Gespräch genauer überprüft werden muss.

Die derzeitige Abonnementplattform des Anbieters konzentriert sich auf juristische und investigative Aufgaben. Vertriebsteams mit einfachen Transkriptionsanforderungen könnten feststellen, dass die Funktionen zur Dateianalyse ihre Bedürfnisse übersteigen.

Wichtigste Merkmale

• KI-Transkription: Aufgezeichnete Gespräche verarbeiten.
• Transkript-Lektor: Überprüfen und korrigieren Sie den Text.
• Transkription durch Menschen: Bestellen Sie für Aufnahmen, die einer professionellen Bearbeitung bedürfen, einen separaten Service.
• Analyse mehrerer Dateien: Mehrere Dateien gleichzeitig prüfen, mit Einschränkungen je nach Tarif.

Preisgestaltung

• Kostenlos: 45 Minuten KI-Transkription und Untertitelung pro Monat.
• Essentials: 25,49 $ pro Arbeitsplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 29,99 $ bei monatlicher Abrechnung; 5.000 KI-Minuten pro Benutzer und Monat.
• Pro: 47,99 $ pro Arbeitsplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 59,99 $ bei monatlicher Abrechnung; 10.000 KI-Minuten pro Nutzer und Monat.
• Unbegrenzt: Individuelle Preisgestaltung.
• Transkription durch einen Mitarbeiter: 1,99 $ pro Audiominute vor Anwendung von berechtigten Rabatten oder Zusatzoptionen.

Die Transkription durch Menschen wird separat von den im Abonnement enthaltenen KI-Protokollen abgerechnet.

Beste Passform

✅ Nutzer, die ausführliche Interviews oder Telefonate auswerten und eine Transkription durch einen Menschen wünschen.

5. Happy Scribe

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Happy Scribe akzeptiert aufgezeichnete Dateien und bietet Tools für die Transkription, Bearbeitung und den Export. Die Anwendung eignet sich für Anrufe, die Sie bereits aufgezeichnet haben und die Sie zur Überprüfung oder Weitergabe in ein Dokument umwandeln möchten.

Die Sprechererkennung und die gemeinsame Bearbeitung erleichtern die Nachbearbeitung. Gegen Aufpreis ist auch ein Korrekturlesen durch einen Menschen möglich.

Wichtigste Merkmale

• Dateitranskription: Hochgeladene Audiodateien in Text umwandeln.
• Sprechererkennung: Die Beiträge der Teilnehmer voneinander trennen.
• Gemeinsame Bearbeitung: Überprüfen Sie die Transkripte gemeinsam mit Kollegen.
• Dokumentenexport: Die kostenpflichtigen Tarife umfassen die Optionen TXT, PDF und DOCX.

Preisgestaltung

• Kostenlos: Beinhaltet eine 10-minütige Testversion für die KI-Transkription, Untertitelung und Übersetzung hochgeladener Dateien.
• Basic: 8,50 $/Monat bei jährlicher Abrechnung; 1.440 AI-Minuten für hochgeladene Dateien pro Jahr und eine Lizenz.
• Pro: 19 $/Monat bei jährlicher Abrechnung; 7.200 AI-Minuten für hochgeladene Dateien pro Jahr und drei Benutzerlizenzen.
• Business: 59 $/Monat, jährliche Abrechnung; 72.000 AI-Minuten für hochgeladene Dateien pro Jahr und fünf Benutzerlizenzen.
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung.
• Zusätzliche KI-Guthaben: 0,20 $ pro Minute bei kostenpflichtigen Tarifen.
• Korrekturlesen durch einen Menschen: Ab 2 $ pro Minute; Geschäftstarife beginnen bei 1,90 $.

Die oben genannten Preise entsprechen den Kosten bei jährlicher Abrechnung. Die Kontingente für hochgeladene Dateien sind von den Kontingenten für Besprechungsaufzeichnungen getrennt.

Beste Passform

✅ Nutzer, die bearbeitbare Transkripte bestehender Anrufaufzeichnungen mit verschiedenen Optionen zum Exportieren der Dokumente wünschen.

Verwandeln Sie Gesprächsprotokolle in nützliche Vertriebsinformationen

Ein Protokoll kann eine Budgetdiskussion, einen Einwand und eine Frist im selben Absatz festhalten. Schauen Sie sich vor Ihrem nächsten Gespräch die Details an, die für das Geschäft relevant sind. Sie sollten erkennen können, was der potenzielle Kunde benötigt und was Sie vereinbart haben, ohne den gesamten Gesprächsverlauf noch einmal durchlesen zu müssen.

Achten Sie auf:

👉 Das Problem: Was hat den Interessenten dazu veranlasst, nach einer Lösung zu suchen?

👉 Anforderungen: Welche Funktionen oder Dienste benötigen sie?

👉 Budget: Wurde ein Betrag genehmigt, vorgeschlagen oder lediglich erörtert?

👉 Entscheidungsträger: Wer muss den Vorschlag noch prüfen?

👉 Zeitplan: Gibt es eine feste Frist oder einen gewünschten Starttermin?

👉 Nächste Schritte: Wer hat sich zu welchen Aufgaben bis wann verpflichtet?

Fügen Sie den von Ihnen gespeicherten Informationen stets entsprechende Bedingungen hinzu.„Wir könnten 8.000 Dollar ausgeben, wenn die Finanzabteilung zustimmt“bedeutet nicht, dass ein Budget von 8.000 Dollar bestätigt ist. Wenn Sie diese Bedingung aus Ihren Notizen streichen, könnte dies dazu führen, dass Sie den falschen Vorschlag einreichen oder die „ close “ des Geschäfts falsch einschätzen.

Beispiel: Vom Gespräch zur Nachbereitung

Stellen Sie sich folgenden fiktiven Dialog vor:

„Wir wollen im November loslegen. Etwa 8.000 Dollar wären denkbar, aber unser Finanzleiter muss noch seine Zustimmung geben. Könnten Sie uns bis Freitag einen Vorschlag für die Einarbeitung schicken?“

Die CRM-Notizen sollten vier Angaben enthalten:

• Geplanter Start: November.
• Besprochener Haushalt: ca. 8.000 Dollar, vorbehaltlich der Genehmigung durch die Finanzabteilung.
• Anforderung an den Vorschlag: Einbeziehung des Onboardings.
• Der nächste Schritt des Abgeordneten: Den Vorschlag bis Freitag einreichen.

In folksollten Sie diese Notizen beim Kontakt speichern und eine Aufgabe für die Angebotsfrist hinzufügen. Ein Kollege, der den Kundenbetreuungsfall überprüft, kann dann sowohl die Anfrage als auch die ausstehende Genehmigung einsehen.

Die Folge-E-Mail kann kurz ausfallen: Bestätigen Sie, dass das Angebot eine Einarbeitungsphase umfasst, bestätigen Sie den Zieltermin im November und fragen Sie, ob der Finanzdirektor für seine Prüfung noch etwas Bestimmtes benötigt. Jeder Punkt geht aus dem Gespräch hervor, sodass der potenzielle Kunde weniger erneut erklären muss.

Überprüfen Sie den Wortlaut, bevor Sie das Angebot aktualisieren.

Eine Ausschreibung ist ein sinnvoller nächster Schritt, bedeutet jedoch nicht, dass die Kaufgenehmigung bereits erteilt wurde. Überprüfen Sie, was tatsächlich vereinbart wurde, bevor Sie die Vertragsphase ändern.

Falls ein Detail fehlt, lassen Sie die Frage offen und fragen Sie nach. Das Protokoll hilft Ihnen dabei, das Gesagte zu rekonstruieren; es kann jedoch keine Entscheidung liefern, die der potenzielle Kunde noch nicht getroffen hat.

Wie erhält man genauere Gesprächsprotokolle? Die besten Tipps

Ein Transkript ist nur so nützlich wie das Gespräch, das es wiedergibt. Wenn bei einer Aufnahme das Ende eines Satzes fehlt oder zwei Personen gleichzeitig sprechen, müssen Sie die Passage möglicherweise noch einmal abspielen, um herauszufinden, was gesagt wurde.

Ein paar Überprüfungen können diesen Aufwand reduzieren:

✔️ Testen Sie Ihre Aufnahmegeräte. Führen Sie einen kurzen Anruf durch und hören Sie sich beide Seiten an, insbesondere wenn Sie ein Headset oder eine Bluetooth-Verbindung verwenden.

✔️ Suchen Sie sich einen ruhigen Ort. Gespräche im Hintergrund können Namen, Nummern oder kurze Antworten übertönen.

✔️ Geben Sie Ihrem Gesprächspartner Zeit, seinen Satz zu beenden. Wenn sich die Redebeiträge überschneiden, ist es schwieriger, die einzelnen Sprecher auseinanderzuhalten und dem Gespräch zu folgen.

✔️ Wählen Sie die richtige Sprache aus. Wenn Anrufer die Sprache wechseln, prüfen Sie, ob Ihr Transkriptionstool dies innerhalb einer Aufnahme unterstützt.

✔️ Fügen Sie Fachvokabular hinzu, sofern dies unterstützt wird. Produktnamen und Fachbegriffe sind unter Umständen schwer zu erkennen.

✔️ Bestätigen Sie wichtige Details laut. „Das sind 8.000 Dollar, vorbehaltlich der Genehmigung durch die Kreditabteilung – ist das richtig?“ So haben beide Beteiligten die Möglichkeit, die Angaben zu korrigieren.

Sehen Sie sich die Details an, die Ihre nächste Maßnahme beeinflussen

Sie müssen nicht jeden Satz perfekt formulieren, bevor Sie ein Transkript verwenden. Beginnen Sie mit den Passagen, die für Ihren Vorschlag, Ihre CRM-Notizen oder Ihre Nachfassmaßnahmen entscheidend sind.

Überprüfen Sie Namen, Beträge, Daten, Sprecherangaben und Wörter, die die Bedeutung einer Antwort verändern. „Kann“ und „kann nicht“ lassen sich bei unklarer Tonqualität leicht verwechseln, führen jedoch zu sehr unterschiedlichen Schlussfolgerungen.

Wenn Sie eine Passage auch nach erneutem Anhören immer noch nicht verstehen, markieren Sie sie in Ihren Notizen. Bitten Sie den Interessenten, die Einzelheit zu bestätigen, anstatt Ihre beste Vermutung als Einverständnis zu betrachten.

Schlussfolgerung

Wenn Telefonate in Textform festgehalten werden, lassen sich die Details, die in Ihren Notizen fehlten, leichter wiederfinden. Wählen Sie eine Methode, die die von Ihnen geführten Gespräche unterstützt, überprüfen Sie die Mitschrift, bevor Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen, und hinterlegen Sie den mit dem Kunden vereinbarten nächsten Schritt in der Kundendatei.

folk Damit können Sie mit Ihrer eigenen verifizierten Nummer telefonieren, Gespräche über die mobile App aufzeichnen und die Transkripte mit Ihrem Team teilen. Wenn ein potenzieller Kunde zurückruft oder ein Kollege das Gespräch übernimmt, kann der bisherige Gesprächsverlauf eingesehen werden.

Testen Sie das CRM von „ folk “ kostenlos und nutzen Sie Ihr nächstes Kundengespräch für Ihre Arbeit.

Häufig gestellte Fragen

Können Telefonate automatisch in Text umgewandelt werden?

Ja. Eine Software zur Transkription von Telefonaten wandelt gesprochene Gespräche in geschriebenen Text um. Einige Telefonieplattformen erstellen ein Transkript, sobald ein aufgezeichnetes Gespräch beendet ist. Bei anderen Diensten müssen Sie zunächst eine Audiodatei hochladen. Prüfen Sie, ob das von Ihnen gewählte Tool Anrufe selbst aufzeichnet oder nur bereits vorhandene Aufzeichnungen transkribiert.

Kann ich Telefongespräche kostenlos transkribieren?

Ja, in gewissem Umfang. Kompatible Smartphones verfügen möglicherweise über eine integrierte Transkriptionsfunktion, während Dienste wie Otter.ai und Rev begrenzte kostenlose Kontingente anbieten. Prüfen Sie vor der Auswahl eines kostenlosen Tools die Aufzeichnungsunterstützung, die Beschränkungen beim Dateiimport und die Exportoptionen.

Wie wandle ich einen iPhone-Anruf in einen Text um?

Auf einem unterstützten Gerät können Sie das Gespräch in der Telefon-App aufzeichnen und die Aufzeichnung anschließend im Ordner „Anrufaufzeichnungen“ in „Notizen“ öffnen, um die Transkription anzuzeigen. Die Verfügbarkeit hängt von Ihrer Softwareversion, Ihrer Region und Ihrer Sprache ab. Falls die Transkription nicht verfügbar ist, können Sie eine vorhandene Aufzeichnung bei einem separaten Dienst hochladen.

Kann Android Telefonate transkribieren?

Einige Android-Geräte bieten Funktionen zur Anruftranskription an, deren Verfügbarkeit jedoch je nach Modell, Software, Sprache und Region variiert. Wenn Ihr Smartphone die Aufzeichnung und den Export von Anrufen unterstützt, können Sie die Audiodatei bei einem Transkriptionsdienst hochladen. Live-Untertitel allein führen möglicherweise nicht zu einer gespeicherten Transkription.

Kann ich ein Telefongespräch transkribieren, das nicht aufgezeichnet wurde?

In der Regel nicht. Ein Transkriptionsdienst benötigt Audioaufnahmen zur Bearbeitung. Wenn keine Aufzeichnung oder kein Live-Transkript erstellt wurde, kann das Gespräch im Nachhinein nicht mehr rekonstruiert werden. Sie können zwar aus dem Gedächtnis eine Zusammenfassung verfassen, sollten diese jedoch als „Notizen“ und nicht als „Transkript“ kennzeichnen.

Wie genau ist die Transkription von Telefonaten durch KI?

Die Genauigkeit hängt von der Audioqualität, der Sprachunterstützung, Hintergrundgeräuschen, sich überschneidenden Äußerungen und unbekanntem Vokabular ab. Es gibt keine einheitliche Genauigkeitsrate, die für jeden Anruf gilt. Überprüfen Sie Namen, Beträge, Fristen und Zusagen anhand der Aufzeichnung, bevor Sie diese in einem Angebot oder bei einer CRM-Aktualisierung verwenden.

Was ist der Unterschied zwischen einem Gesprächsprotokoll und einer Gesprächszusammenfassung?

Ein Gesprächsprotokoll liefert eine schriftliche Fassung des Gesprächs. Eine Gesprächszusammenfassung fasst die wichtigsten Punkte zusammen und kann Vorschläge für weitere Maßnahmen enthalten. Nutzen Sie das Protokoll, um Formulierungen oder den Kontext zu überprüfen, und die Zusammenfassung, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen.

Kann „ folk “ Telefonate aufzeichnen und transkribieren?

Ja. „ folk “ unterstützt das Telefonieren und Aufzeichnen über die mobile App unter Verwendung Ihrer eigenen, verifizierten Telefonnummer. Die App stellt eine schriftliche Mitschrift bereit, die Sie überprüfen und mit Ihrem Team teilen können, damit sich Ihre Kollegen über Kundengespräche informieren können.

Wie können Vertriebsteams Transkripte von Telefonaten nutzen?

Vertriebsteams können Gesprächsprotokolle nutzen, um Anforderungen zu prüfen, Einwände zu besprechen, Angebote vorzubereiten und die nächsten Schritte zu vereinbaren. Speichern Sie die geprüften Informationen zusammen mit dem Kontakt und halten Sie dabei auch Bedingungen wie beispielsweise eine ausstehende Budgetgenehmigung fest. Weisen Sie Folgeaufgaben separat zu, damit sich Zusagen leicht nachverfolgen lassen.