Aufzeichnung von geschäftlichen Telefonaten: Methoden und Tools

Sie haben „überarbeitetes Angebot senden“ notiert, aber der Kunde hat mehr als nur einen neuen Preis verlangt. Er wollte außerdem, dass die Montage inbegriffen ist und die Lieferung noch vor Monatsende erfolgt. Bevor Sie das Angebot erstellen, müssen Sie genau prüfen, was er gesagt hat.

Durch die Aufzeichnung geschäftlicher Telefonate verfügt Ihr Team über eine Audioaufzeichnung, auf die es zurückgreifen kann, wenn Notizen Unklarheiten lassen. Einige Tools erstellen zudem Transkripte und Zusammenfassungen, wodurch sich eine Anfrage leichter finden lässt, ohne das gesamte Gespräch erneut abspielen zu müssen.

Um loszulegen, reicht es nicht aus, nur die Aufnahmetaste zu finden. Sie müssen wissen, ob die Software beide Seiten des Gesprächs aufzeichnet, welche Einwilligung erforderlich ist und wo die Datei gespeichert wird.

Hier erfahren Sie, wie Sie geschäftliche Telefonate aufzeichnen, was Sie vor einer Aufzeichnung ohne Einwilligung beachten sollten und wie Sie eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen auswählen, die Anrufe aufzeichnet. Außerdem vergleichen wir sieben Tools und erklären, welche Tarife die Aufzeichnungsfunktionen enthalten, die Ihr Team benötigt.

Was beinhaltet die Aufzeichnung von geschäftlichen Telefonaten?

Durch die Aufzeichnung geschäftlicher Telefonate wird der Ton eines Arbeitsgesprächs aufgezeichnet, sodass er später wiedergegeben werden kann. Je nach Ihrer Konfiguration können Sie die Aufzeichnung während eines einzelnen Anrufs starten oder eine automatische Aufzeichnung für unterstützte Leitungen einrichten.

Die Aufzeichnung sollte beide Teilnehmer deutlich erfassen. Nach dem Anruf wird die Datei möglicherweise im Anrufverlauf der Telefonplattform angezeigt oder ist über ein verbundenes CRM abrufbar. Wo sie gespeichert wird, wer sie öffnen kann und wie lange sie verfügbar bleibt, hängt vom jeweiligen Dienst und Ihren Einstellungen ab.

Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung führen zu unterschiedlichen Ergebnissen:

✔️ Anrufaufzeichnung: Die Audioaufzeichnung selbst. Hören Sie sich die Aufzeichnung an, um die Wortwahl, den Tonfall oder den Kontext eines Gesprächs zu überprüfen.

✔️ Anruftranskription: Eine schriftliche Fassung des Gesprächs. Durchsuchen Sie sie, um ein Detail zu finden, und hören Sie sich dann die Audioaufnahme an, falls der Text unklar ist.

✔️ Zusammenfassung des KI-Gesprächs: Eine kürzere Zusammenfassung der Diskussion. Nutzen Sie sie, um sich auf den neuesten Stand zu bringen, während die Quelle zur Überprüfung verfügbar bleibt.

Der Kauf eines Tools zur Erstellung von Besprechungsprotokollen bietet Ihnen nicht unbedingt die Möglichkeit, normale Telefongespräche aufzuzeichnen. Ebenso können bei einer Geschäftstelefonanlage, die Anrufe aufzeichnet, die Transkription oder KI-Funktionen separat in Rechnung gestellt werden.

💡 CRM-Tipp von folk : Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie festlegen, welche Gespräche Sie aufzeichnen möchten: von einzelnen Vertriebsmitarbeitern getätigte Anrufe, eingehende Anrufe auf einer gemeinsamen Nummer oder beides. Vergewissern Sie sich anschließend, dass die Aufzeichnungsfunktion diese Leitungen und die von Ihrem Team verwendeten Geräte unterstützt.

Warum zeichnen Unternehmen Telefongespräche auf?

Eine Aufzeichnung bietet Ihrem Team eine Anlaufstelle, auf die es zurückgreifen kann, wenn eine Anfrage unklar ist oder zwei Personen sich unterschiedlich an das Gespräch erinnern. Außerdem stehen dadurch bestimmte Gesprächsausschnitte für Schulungen, Dienstübergaben und Nachfassaktionen zur Verfügung.

1. Prüfen Sie die Kundenanfragen, bevor Sie ein Angebot erstellen

→ Ein Interessent kann in ein und demselben Gespräch Mengen, Liefertermine und optionale Dienstleistungen besprechen. Bevor der Vertriebsmitarbeiter ein Angebot versendet, kann er die relevante Passage noch einmal abspielen und sich vergewissern, was in das Angebot aufgenommen werden soll.

Das ist besonders nützlich, wenn der Kunde eine Bedingung gestellt hat: „Wir benötigen 20 Einheiten, vorausgesetzt, Sie können diese zusammen liefern.“ Notizen, die nur die Menge erfassen, lassen einen Teil der Anfrage außer Acht.

2. Verpflichtungen einhalten

→ Aufzeichnungen helfen den Mitarbeitern dabei, das wiederzufinden, was sie versprochen haben zu senden oder zu prüfen. Ein Transkript, sofern verfügbar, kann das Auffinden dieser Passagen erleichtern.

Nachdem Sie das Gespräch überprüft haben, erstellen Sie in „ folk “ die Folgeaufgabe mit dem vereinbarten Verantwortlichen und dem vereinbarten Termin. Indem die Verpflichtung im Kontaktdatensatz sichtbar bleibt, kann das Team noch vor dem nächsten Gespräch darauf reagieren.

3. Vermitteln Sie Ihren Kollegen bei der Übergabe den Kontext

→ Wenn ein Kundenkonto den Betreuer wechselt, muss der neue Betreuer mehr wissen als nur den aktuellen Stand in der Pipeline. Möglicherweise muss er erfahren, warum der Kunde das erste Angebot abgelehnt hat oder welche Punkte noch ungeklärt sind.

Teilen Sie die entsprechende Aufzeichnung mit berechtigten Kollegen und fügen Sie eine kurze Notiz hinzu, in der Sie erläutern, worauf sie achten sollen. Das bietet ihnen einen nützlichen Anhaltspunkt, ohne dass sie sich jedes vorherige Gespräch anhören müssen.

4. Trainer-Vertreter unter Verwendung spezifischer Austauschmechanismen

→ Ein Vorgesetzter kann sich anhören, wie ein Mitarbeiter eine Frage zum Preis beantwortet, mit einer Unterbrechung umgegangen ist oder das Gespräch beendet hat. Das Feedback kann sich dann auf den konkreten Gesprächsverlauf beziehen: Welche Frage blieb unbeantwortet und was könnte der Mitarbeiter beim nächsten Mal fragen?

Nutzen Sie die Aufzeichnung, um den Kontext zu verstehen, bevor Sie die Antwort beurteilen. In einer Zusammenfassung wird möglicherweise ein Einwand genannt, ohne dass die ihm vorausgehende Erklärung erwähnt wird.

5. Uneinigkeiten darüber, was gesagt wurde, besprechen

→ Wenn ein Kunde eine Zusage anzweifelt, kann die Aufzeichnung dabei helfen, den ursprünglichen Gesprächsverlauf zu „ clarify ieren“. Hören Sie sich sowohl den umgebenden Gesprächsverlauf als auch den strittigen Satz an.

Wie nützlich sie ist, hängt davon ab, was aufgezeichnet wurde und wie deutlich es zu hören ist. Eine Tonaufnahme muss dennoch sorgfältig ausgewertet werden, insbesondere wenn das Gespräch vorläufige Pläne oder Bedingungen enthält.

Darf ein Unternehmen Telefongespräche ohne Einwilligung aufzeichnen?

In bestimmten Situationen kann ein Unternehmen ein Gespräch ohne die Zustimmung des anderen Gesprächsteilnehmers aufzeichnen. Die Antwort hängt von den für das Gespräch geltenden Rechtsvorschriften ab. Die Nutzung eines Geschäftstelefons begründet keine allgemeine Ausnahmeregelung.

In den USA erlaubt die Bundesvorschrift grundsätzlich die Aufzeichnung mit der Zustimmung eines Teilnehmers, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen. Die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten können strenger sein:

👉 Einverständnis einer Partei: Ein Teilnehmer erklärt sein Einverständnis; dies kann die Person sein, die die Aufzeichnung vornimmt.

👉 Einvernehmen aller Beteiligten: Die geltenden Vorschriften verlangen die Zustimmung aller Beteiligten.

Bei Anrufen über Landes- oder Landesgrenzen hinweg sollten Sie die für den Standort der Teilnehmer geltenden Vorschriften prüfen. Bei Auslandsgesprächen können zudem Verpflichtungen hinsichtlich des Datenschutzes und der Mitarbeiterüberwachung bestehen.

Eine klare Anfrage trägt dazu bei, den Ablauf der Aufzeichnung festzulegen:„Darf ich dieses Gespräch aufzeichnen, damit unser Team Ihre Anforderungen prüfen und das Angebot vorbereiten kann?“

Holen Sie vor der Aufzeichnung die erforderliche Einwilligung ein und dokumentieren Sie diese gemäß Ihrem genehmigten Verfahren. Eine automatisierte Ansage allein garantiert nicht überall die Einhaltung der Vorschriften. Wenn ein Kunde während eines gewöhnlichen Verkaufsgesprächs seine Einwilligung verweigert, fahren Sie ohne Aufzeichnung fort und machen Sie sich Notizen.

So zeichnen Sie geschäftliche Telefonate auf

Beginnen Sie mit den Anrufen, die Ihr Team tatsächlich tätigt. Ein Vertriebsmitarbeiter, der über eine mobile App anruft, und ein Support-Mitarbeiter, der einen gemeinsamen Anschluss bedient, benötigen möglicherweise unterschiedliche Aufzeichnungseinstellungen.

Testen Sie den gesamten Prozess, bevor Sie ihn bei Kundengesprächen einsetzen: Nehmen Sie beide Gesprächspartner auf, rufen Sie die Audioaufzeichnung ab und prüfen Sie, wer darauf zugreifen kann.

1. Entscheiden Sie, welche Anrufe aufgezeichnet werden sollen. Legen Sie den Zweck fest, beispielsweise die Überprüfung von Kundenanforderungen oder die Auswertung von Anrufen zu Schulungszwecken. Ermitteln Sie die betroffenen Nutzer, Rufnummern und Anrufarten.
2. Prüfen Sie die geltenden Anforderungen. Legen Sie fest, wie die Teilnehmer informiert werden, wie die erforderliche Einwilligung eingeholt wird und wie die Vertreter vorgehen sollen, falls jemand die Einwilligung verweigert.
3. Wählen Sie eine kompatible Telefonie-App aus. Vergewissern Sie sich, dass sie Anrufe auf den Geräten und Leitungen aufzeichnet, die Ihr Team nutzt. Prüfen Sie, ob Sie Anrufe über die App tätigen, eine Nummer übertragen oder Ihre bestehende Nummer verifizieren müssen.
4. Konfigurieren Sie die manuelle oder automatische Aufzeichnung. Mit den manuellen Steuerelementen können Mitarbeiter einzelne Anrufe aufzeichnen. Bei der automatischen Aufzeichnung werden unterstützte Anrufe entsprechend Ihren Einstellungen aufgezeichnet. Überprüfen Sie daher den Umfang der Aufzeichnung, bevor Sie diese Funktion aktivieren.
5. Führen Sie einen Testanruf durch. Hören Sie sich beide Seiten an. Testen Sie das Headset oder die Bluetooth-Verbindung, die Ihre Mitarbeiter normalerweise verwenden, und prüfen Sie die Weiterleitung von Anrufen, falls diese Teil Ihres Arbeitsablaufs ist.
6. Legen Sie Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln fest. Legen Sie fest, wer die Aufzeichnungen benötigt und wie lange sie aufbewahrt werden sollen. Überprüfen Sie die Download-Berechtigungen und Löschoptionen, einschließlich etwaiger exportierter Kopien.
7. Ordnen Sie die Aufzeichnung dem Kunden zu. Wenn Sie eine CRM-Integration nutzen, vergewissern Sie sich, dass die Audioaufzeichnung oder der Link zur Aufzeichnung unter dem richtigen Kontakt angezeigt wird. Fügen Sie eine kurze Notiz hinzu, in der Sie den Zweck des Anrufs und den vereinbarten nächsten Schritt festhalten.

💡 CRM-Tipp von folk : Überprüfen Sie nach einem Kundengespräch, ob die Aufzeichnung verfügbar ist, bevor Sie davon ausgehen, dass sie gespeichert wurde. Wenn ein Transkript oder eine Zusammenfassung erstellt wurde, sehen Sie sich die Details an, die Sie in einem Angebot oder bei der Nachverfolgung verwenden möchten. Erstellen Sie anschließend die entsprechenden Aufgaben in folk , damit die Vereinbarungen sichtbar bleiben, wenn Sie zum Kundenkonto zurückkehren.

So wählen Sie eine Geschäftstelefonanlage aus, die Anrufe aufzeichnet

Bevor Sie die Tarife vergleichen, prüfen Sie, ob das System die Anrufe aufzeichnet, die Ihr Team benötigt. Die Unterstützung einer gemeinsamen Rufnummer bedeutet nicht zwangsläufig, dass dieselben Aufzeichnungsoptionen auch für einzelne Anschlüsse oder Mobilgeräte verfügbar sind.

Vergleichen Sie den gesamten Aufzeichnungsworkflow, einschließlich Abruf und Speicherung. Ein niedriger Abonnementpreis sagt wenig aus, wenn die von Ihnen benötigten Funktionen einen anderen Tarif erfordern.

Für Vertriebsteams lohnt es sich, die CRM-Anbindung zu testen. Nehmen Sie ein kurzes Gespräch auf, öffnen Sie den Kontakt und prüfen Sie, welche Daten übernommen wurden. Ein Eintrag wie „Ausgehender Anruf abgeschlossen“ ist nicht dasselbe wie die Möglichkeit, das Gespräch zur Nachverfolgung abzurufen.

Die 7 besten Tools zur Aufzeichnung von geschäftlichen Telefonaten im Jahr 2026

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1. folk

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Überblick

folk Mit dieser App können Vertriebsmitarbeiter Telefonate über die mobile App vorbereiten, führen, aufzeichnen und nachbereiten. Sie verwenden Ihre eigene verifizierte Telefonnummer, was diese Lösung zu einer interessanten Option macht, wenn Ihr Team Aufzeichnungen erstellen möchte, ohne eine neue Geschäftsnummer einrichten zu müssen.

Nach dem Gespräch stellt „ folk “ ein Protokoll zur Verfügung, das Sie erneut einsehen und an Kollegen weiterleiten können. So erhält die nächste Person, die an diesem Kundenprojekt arbeitet, Zugriff auf Details, die in einer kurzen Notiz möglicherweise fehlen.

Aufnahmefunktionen

• Anrufaufzeichnung auf Mobilgeräten: Führen und zeichnen Sie Anrufe über „ folk “ auf iOS und Android auf.
• Ihre eigene Nummer: Bestätigen Sie Ihre bestehende Telefonnummer für Anrufe.
• Gesprächsüberprüfung: Rufen Sie aufgezeichnete Anrufe und deren Transkripte erneut auf.
• Teamaustausch: Geben Sie die Gesprächsprotokolle weiter, damit sich Kollegen über den Verlauf der Diskussion informieren können.
• CRM-Kontext: Verwalten Sie Kontakte, Notizen und Folgeaufgaben auf derselben Plattform.

Preisgestaltung

• Standardtarif: 24 US-Dollar pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 30 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Premium: 48 US-Dollar pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 60 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Enterprise: Ab 80 US-Dollar pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 100 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Kostenlose Testphase: 14 Tage, keine Kreditkarte erforderlich.

Dies sind die Preise für CRM-Abonnements. Bitte überprüfen Sie vor der Auswahl eines Tarifs die für Ihre Konfiguration geltenden Anrufkontingente und Aufzeichnungsrechte.

Optimale Passform

Vertriebsteams, die Anrufe von ihrem Mobiltelefon aus unter ihrer bestehenden Rufnummer aufzeichnen und den Kundenkontext für die weitere Bearbeitung verfügbar halten möchten.

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2. Aircall

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Überblick

Aircall kombiniert Anrufaufzeichnung mit Funktionen für Geschäftstelefone wie gemeinsam genutzte Rufnummern, Anrufweiterleitung und Warteschleifen. Es eignet sich für Teams, in denen mehrere Mitarbeiter oder Agenten Kundengespräche bearbeiten.

Die Aufzeichnungen stehen zur Überprüfung zur Verfügung, während die Transkription den Nutzern hilft, bestimmte Stellen in einem Gespräch zu finden. KI-Zusammenfassungen und „Conversation Intelligence“ sind in der Professional-Version enthalten.

Aufnahmefunktionen

• Anrufaufzeichnung: In den Tarifen „Essentials“ und höher enthalten.
• Anhalten und fortsetzen: Steuern Sie die Aufzeichnung während eines Gesprächs.
• Anruftranskription: In den Basis-Tarifen enthalten.
• CRM-Integrationen: Verknüpfen Sie Ihre Anrufaktivitäten mit unterstützten Geschäftstools.
• Zugriff auf Aufzeichnungen: Die Abruffristen und die Verfügbarkeit von „ dashboard “ variieren je nach Tarif.

Preisgestaltung

• Essentials: Ab 30 $ pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Professional: Ab 50 $ pro Lizenz und Monat, jährliche Abrechnung.
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung.
• Mindestanzahl an Lizenzen: drei für die Versionen „Essentials“ und „Professional“; 25 für die Version „Enterprise“.

Das „Essentials“-Paket umfasst Aufzeichnung und Transkription. Das „Professional“-Paket bietet zusätzlich KI-Zusammenfassungen und Conversation Intelligence. Zusätzliche Nummern und einige Dienste sind kostenpflichtig.

Optimale Passform

Vertriebs- und Support-Teams, die neben Anrufweiterleitung, Warteschlangen und gemeinsam geführten Kundengesprächen auch Aufzeichnungsfunktionen benötigen.

3. Wählfeld

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Überblick

Dialpad Connect ist eine Telefonanlage für Unternehmen mit Funktionen zur Aufzeichnung, Transkription und KI-gestützten Anrufzusammenfassungen. Mitarbeiter können anhand des Originalgesprächs Details überprüfen, bevor sie eine Zusammenfassung weitergeben oder eine Nachfassmaßnahme vorbereiten.

Die Aufzeichnungsoptionen unterscheiden sich bei Einzel- und gemeinsam genutzten Leitungen. Überprüfen Sie daher die gewünschte Konfiguration, bevor Sie die automatische Aufzeichnung aktivieren.

Aufnahmefunktionen

• Manuelle Aufzeichnung: Einzelne Anrufe aufzeichnen.
• Automatische Aufzeichnung auf gemeinsam genutzten Leitungen: Zeichnen Sie unterstützte Team-Anrufe entsprechend Ihren Einstellungen auf.
• Transkription und KI-Zusammenfassungen: Überprüfung der Inhalte schriftlicher Aufzeichnungen und der generierten Zusammenfassungen.
• Anrufnachbereitung: Nach dem Anruf können Sie die Gesprächsdetails einsehen.
• Unterschiedliche Produktoptionen: Dialpad Sell und Support bieten unterschiedliche Aufzeichnungsfunktionen und Pakete.

Preisgestaltung

Für Dialpad Connect:

• Standard: 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 27 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Pro: 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 35 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung.
• Kostenlose Testphase: 14 Tage.

Connect unterstützt sowohl die manuelle als auch die automatische Aufzeichnung auf gemeinsam genutzten Leitungen. Die automatische Aufzeichnung auf einzelnen Leitungen ist je nach Dialpad-Produkt unterschiedlich verfügbar.

Optimale Passform

Unternehmen, die nach einer Lösung für geschäftliche Telefonate mit Transkription und KI-Zusammenfassungen suchen, insbesondere wenn die Aufzeichnung über eine gemeinsam genutzte Leitung ihren Anforderungen entspricht.

4. Quo

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Quo fasst geschäftliche Anrufe und Nachrichten in gemeinsamen Konversations-Threads zusammen. Bei der Starter-Version können Sie Anrufe manuell aufzeichnen, während die Business- und Scale-Versionen über eine automatische Aufzeichnungsfunktion verfügen.

Für ein Team, das sich eine Rufnummer teilt, hilft diese Historie den Kollegen dabei, das letzte Gespräch noch einmal nachzulesen, bevor sie den Kunden zurückrufen.

Aufnahmefunktionen

• Manuelle Erfassung: Verfügbar in der Starter-Version.
• Automatische Aufzeichnung: In den Tarifen „Business“ und „Scale“ enthalten.
• Anrufprotokolle und Zusammenfassungen: Für aufgezeichnete Teamgespräche zu den Themen „Business“ und „Scale“ enthalten.
• Gemeinsamer Gesprächsverlauf: Speichern Sie Aufzeichnungen der Anrufe und Nachrichten des Kunden.
• Nummernmitnahme: Übertragen Sie eine berechtigte bestehende Nummer oder wählen Sie eine neue aus.

Preisgestaltung

• Starter-Paket: 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 19 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Business: 23 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 33 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Preis: 35 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 47 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Kostenlose Testphase: 7 Tage.

Wählen Sie den Tarif „Business“ oder höher, wenn Sie eine automatische Aufzeichnung und Transkripte der Anrufe Ihres Teams benötigen. Anfallende Steuern, Gebühren und Zusatzleistungen werden separat berechnet.

Optimale Passform

Kleine Teams, die gemeinsame geschäftliche Rufnummern, einen einsehbaren Anrufverlauf und die Wahl zwischen manueller und automatischer Aufzeichnung wünschen.

5. RingCentral

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

RingCentral RingEX vereint Geschäftstelefonie, Nachrichtenübermittlung und Besprechungen. Die Aufzeichnungsoptionen eignen sich für Unternehmen, die einzelne Benutzer und Abteilungen innerhalb desselben Telefonsystems verwalten möchten.

Sie können Anrufe nach Bedarf aufzeichnen oder bei entsprechenden Tarifen eine automatische Aufzeichnung einrichten. Administratoren können zudem Ansagen für die Aufzeichnung festlegen.

Aufnahmefunktionen

• Aufzeichnung auf Abruf: Verfügbar in den Tarifen „Core“, „Advanced“ und „Ultra“.
• Automatische Aufzeichnung: Verfügbar bei den Tarifen „Advanced“ und „Ultra“.
• Ankündigungen aufzeichnen: Begrüßungsansagen für aufgezeichnete Anrufe konfigurieren.
• Abruf von Aufzeichnungen: Greifen Sie auf aufgezeichnete Gespräche zu, um diese zu überprüfen.
• Administrative Kontrollen: Verwalten Sie die Aufzeichnungseinstellungen für alle unterstützten Benutzer und Abteilungen.

Preisgestaltung

• Kern: Die Preise richten sich nach der Abrechnungsdauer und der Anzahl der Nutzer.
• Erweitert: Die Preise richten sich nach der Abrechnungsdauer und der Anzahl der Nutzer; die automatische Aufzeichnung ist enthalten.
• Ultra: Der Preis richtet sich nach der Abrechnungsdauer und der Anzahl der Nutzer; die automatische Aufzeichnung ist im Preis inbegriffen.
• Kostenlose Testphase: 14 Tage für berechtigte Neukunden.

Überprüfen Sie das aktuelle RingEX-Angebot für Ihre Teamgröße. Die „Core“-Variante unterstützt die Aufzeichnung auf Abruf; für die automatische Aufzeichnung ist die „Advanced“- oder „Ultra“-Variante erforderlich.

Optimale Passform

Unternehmen, die eine umfassendere Kommunikationsplattform mit zentral verwalteten Aufzeichnungseinstellungen benötigen.

6. CloudTalk

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Überblick

CloudTalk ist eine Telefonieplattform für Unternehmen mit Funktionen zur Aufzeichnung, Anrufweiterleitung und für ausgehende Anrufe. Teams können die Aufzeichnungen nutzen, um Kundengespräche zusammen mit dem Anrufverlauf und den Tags zu überprüfen.

Die Tarifpakete variieren je nach Region. Prüfen Sie, welche Ziele in Ihrem Abonnement enthalten sind und welche Funktionen der ausgewählte Tarif umfasst.

Aufnahmefunktionen

• Anrufaufzeichnung: In den Tarifen für die Telefonanlage aufgeführt.
• Anrufverlauf und Tags: Helfen dabei, Gespräche zur Überprüfung zu ordnen.
• Weiterleitung und Übergabe: Bearbeiten Sie Anrufe anhand konfigurierter Abläufe.
• CRM-Integrationen: Die Verfügbarkeit hängt vom jeweiligen Tarif ab.
• Conversation Intelligence: Als Add-on für zusätzliche KI-Analysen verfügbar.

Preisgestaltung

Veröffentlichte USD-Tarife für die wichtigsten Tarife:

• Starter-Paket: 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 34 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Essential: 29 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 39 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Expert: 49 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 69 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.
• Mindestanzahl an Plätzen: einer für „Starter“ und „Essential“; drei für „Expert“.

Die Preise können je nach Region und Vertrag variieren. CloudTalk bietet in einigen Preiskonfigurationen auch eine „Lite“-Variante an. Bitte überprüfen Sie vor der Auswahl die lokale Verfügbarkeit und den Integrationszugang. KI-Funktionen und zusätzliche Telefondienste können zusätzliche Kosten verursachen.

Optimale Passform

Vertriebs- und Support-Teams, die neben Routing- und Outbound-Anruf-Funktionen auch Aufzeichnungsfunktionen benötigen.

7. JustCall

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

JustCall vereint geschäftliche Telefonie, Nachrichtenversand und CRM-Integrationen. Die Aufzeichnungseinstellungen lassen sich für jede Telefonnummer individuell konfigurieren, und die Mitarbeiter können die Aufzeichnung während unterstützter Live-Anrufe unterbrechen und fortsetzen.

Dadurch haben die Teams die Kontrolle darüber, welche Gespräche aufgezeichnet werden, und können die Aufzeichnungen gleichzeitig zur späteren Überprüfung abrufen.

Aufnahmefunktionen

• Automatische Aufzeichnung: Aktivieren Sie die Aufzeichnung über die Nummerneinstellungen.
• Anhalten und Fortsetzen: Geben Sie den Agenten die Möglichkeit, die Aufzeichnung während eines Gesprächs zu steuern.
• Zugriff auf Aufzeichnungen: Überprüfen Sie aufgezeichnete Anrufe anhand der Anrufprotokolle.
• Downloads: Das Herunterladen von Aufzeichnungen über JustCall AI ist ab dem Team-Tarif möglich.
• Transkription: In den aktuellen Preislisten für die USA und Kanada werden die Minuten für die KI-Transkription ab dem Tarif „Team“ aufgeführt.

Preisgestaltung

Für die veröffentlichten Jahrespläne für die USA und Kanada:

• Team: 29 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Pro: 49 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Pro Plus: 89 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährlich abgerechnet.
• Geschäft: Individuelle Preisgestaltung.
• SalesPro: Individuelle Preisgestaltung.
• Mindestanzahl an Lizenzen: Zwei für Team, Pro, Pro Plus und SalesPro; zehn für Business.

AI Review Assist ist ein Add-on für die Versionen „Team“ und „Pro“ und in „Pro Plus“ enthalten. Überprüfen Sie beim Vergleich der Gesamtkosten die Anrufkontingente und etwaige Zusatzdienste.

Optimale Passform

Vertriebs- und Supportteams, die Aufzeichnungsfunktionen, Nachrichtenversand und CRM-Integrationen in einer einzigen Telefonieplattform nutzen möchten.

Fehler bei der Aufzeichnung von Geschäftsgesprächen, die es zu vermeiden gilt

Testen Sie die Aufzeichnungsfunktion, bevor Sie sie in die Routine Ihres Teams integrieren. Eine Einstellung, die im „ dashboard “ korrekt erscheint, kann sich auf einem anderen Gerät oder einer anderen Leitung anders verhalten.

❌ Aktivierung der automatischen Aufzeichnung ohne Einwilligungsverfahren. Die Mitarbeiter müssen wissen, wann eine Aufzeichnung zulässig ist, wie sie die erforderliche Einwilligung einholen und wie sie vorgehen müssen, wenn ein Teilnehmer dies ablehnt.

❌ Gehen Sie davon aus, dass jeder Anruf aufgezeichnet wird. Testen Sie eingehende und ausgehende Anrufe, Einzel- und Gemeinschaftsanschlüsse sowie alle Weiterleitungen, die Ihr Team regelmäßig vornimmt.

❌ Verwechslung von Transkripten mit Audioaufnahmen. Ein Tool kann Text generieren, ohne dass dabei eine abspielbare Audiodatei erhalten bleibt. Prüfen Sie, welche Dateien anschließend noch verfügbar sein werden.

❌ Allen Zugriff gewähren. Legen Sie die Berechtigungen entsprechend den Anforderungen fest, je nachdem, wer die Unterhaltung für seine Arbeit benötigt, einschließlich des Zugriffs auf Downloads und freigegebene Links.

❌ Aufzeichnungen ohne Aufbewahrungsfrist belassen. Legen Sie unter Berücksichtigung der einschlägigen Verpflichtungen fest, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen.

❌ Exportierte Kopien vergessen. Beziehen Sie heruntergeladene Audiodateien, Transkripte und an andere Apps gesendete Dateien in Ihren Löschvorgang mit ein.

❌ Verwendung ungeprüfter KI-Ergebnisse. Überprüfen Sie wichtige Beträge, Daten und Genehmigungsbedingungen, bevor Sie diese in ein Angebots- oder CRM-Feld kopieren.

❌ Der Anruf wird unter dem falschen Kontakt gespeichert. Überprüfen Sie, wie Ihre Integration mit gemeinsam genutzten Nummern und doppelten Datensätzen umgeht.

❌ Die Aufzeichnung wird zwar aufbewahrt, aber die Nachbereitung bleibt auf der Strecke. Nachdem Sie das Gespräch durchgesehen haben, weisen Sie die vereinbarten Maßnahmen als Aufgaben in folk zu, damit das Team sie umsetzen kann.

Schlussfolgerung

Durch die Aufzeichnung geschäftlicher Telefonate können Vertriebsmitarbeiter Anfragen nachverfolgen, Vereinbarungen noch einmal überprüfen und Kollegen in ein Gespräch einbeziehen. Wählen Sie ein Tool, das Ihre Anrufe aufzeichnet, legen Sie einen Einwilligungsprozess fest und stellen Sie die Aufzeichnungen denjenigen Personen zur Verfügung, die sie benötigen.

folk Ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, über die mobile App mit ihrer eigenen verifizierten Rufnummer Anrufe zu tätigen und aufzuzeichnen, die Transkripte anschließend zu überprüfen und weiterzugeben. Speichern Sie bestätigte Anforderungen in den Notizen zum Kontakt und weisen Sie den nächsten Schritt zu, bevor Sie zum nächsten Kunden übergehen.

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Häufig gestellte Fragen

Ist das Aufzeichnen von geschäftlichen Telefongesprächen legal?

Das Aufzeichnen von geschäftlichen Telefonaten kann rechtmäßig sein, wenn der Aufzeichnungsprozess die geltenden Anforderungen hinsichtlich Einwilligung, Datenschutz und anderer Aspekte erfüllt. Die Regeln hängen von den Umständen und den Standorten der Beteiligten ab. Die Nutzung einer geschäftlichen Telefonanlage macht die Aufzeichnung nicht automatisch rechtmäßig.

Darf ein Unternehmen Telefongespräche ohne Einwilligung aufzeichnen?

In manchen Fällen darf ein Unternehmen ein Gespräch ohne die Zustimmung des anderen Gesprächsteilnehmers aufzeichnen. Nach den geltenden Vorschriften zur Einwilligung einer Partei kann die Person, die die Aufzeichnung vornimmt, die erforderliche Einwilligung erteilen, sofern sie selbst an dem Gespräch teilnimmt. In anderen Rechtsordnungen ist die Einwilligung aller Beteiligten erforderlich. Prüfen Sie die für das Gespräch geltenden Vorschriften, insbesondere bei zwischenstaatlichen oder internationalen Anrufen.

Wie zeichnet man geschäftliche Telefonate auf?

Verwenden Sie eine kompatible Telefonieplattform, konfigurieren Sie deren Aufzeichnungseinstellungen und holen Sie vor der Aufzeichnung alle erforderlichen Einwilligungen ein. Stellen Sie sicher, dass beide Gesprächspartner deutlich zu hören sind. Überprüfen Sie anschließend, ob die Audioaufzeichnung gespeichert wurde, legen Sie geeignete Zugriffsberechtigungen fest und ordnen Sie sie dem richtigen Kundendatensatz zu.

Kann eine Geschäftstelefonanlage Anrufe automatisch aufzeichnen?

Ja. Einige Geschäftstelefonsysteme zeichnen unterstützte Anrufe automatisch auf, sobald ein Administrator diese Funktion aktiviert hat. Die Verfügbarkeit kann vom Abonnement, vom Leitungstyp und vom Gerät abhängen. Vergewissern Sie sich, ob die Einstellung für eingehende Anrufe, ausgehende Anrufe, gemeinsam genutzte Nummern und einzelne Leitungen gilt.

Kann ich geschäftliche Anrufe unter meiner bestehenden Rufnummer aufzeichnen?

Ja, das hängt vom jeweiligen Dienst ab. Bei einigen Anbietern müssen Sie Ihre Nummer in deren System portieren. Bei anderen, darunter folk, können Sie über deren App Anrufe mit Ihrer eigenen, verifizierten Nummer tätigen und aufzeichnen. Informieren Sie sich vor der Auswahl einer Plattform über die Einrichtungsschritte.

Wie lange sollte ein Unternehmen Gesprächsaufzeichnungen aufbewahren?

Es gibt keine allgemeingültige Aufbewahrungsfrist. Legen Sie diese entsprechend dem Zweck der Aufzeichnung sowie den geltenden gesetzlichen, vertraglichen oder branchenüblichen Anforderungen fest. Beziehen Sie exportierte Audiodateien und Transkripte in die Richtlinie ein und berücksichtigen Sie etwaige Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Unterlagen im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten.

Was ist der Unterschied zwischen Anrufaufzeichnung und Transkription?

Bei der Anrufaufzeichnung wird das Gespräch als abspielbare Audiodatei aufgezeichnet. Bei der Transkription wird die Sprache in geschriebenen Text umgewandelt, wodurch sich Details leichter durchsuchen und überprüfen lassen. Ein Transkript kann Fehler enthalten, während die Aufzeichnung die Stimmen und den Tonfall originalgetreu wiedergibt. Einige Dienste bieten eine Transkription an, ohne eine abspielbare Aufzeichnung zu speichern.