Die 10 besten CRM-Systeme mit Anrufaufzeichnung im Jahr 2026

Ihr Vertriebsmitarbeiter beendet ein Gespräch und stuft den Deal als vielversprechend ein. Eine Woche später übernimmt ein anderer Kollege. Der Kontaktdatensatz zeigt zwar, wann das Gespräch stattfand – aber kann er sich das Gespräch anhören, die Einwände des Interessenten ausmachen und sehen, was versprochen wurde?

Das ist die Frage, die man sich beim Vergleich stellen sollte CRM-Anrufaufzeichnungstools . Manche CRM-Systeme zeichnen Anrufe auf, die über ihre eigenen Telefoniefunktionen getätigt werden. Andere beziehen die Aufzeichnungen aus einer angeschlossenen Telefonanlage. Dieser Unterschied hat Auswirkungen darauf, welche Anrufe erfasst werden, wo sie angezeigt werden und ob das CRM sie transkribieren oder analysieren kann.

In diesem Leitfaden werden 10 Optionen hinsichtlich Aufzeichnungsablauf, Vertriebsfunktionen und Kosten verglichen. Außerdem wird erläutert, wie Sie ein Tool zur Anrufaufzeichnung mit Ihrem CRM verbinden können, falls Ihr Team bereits über eine Telefonanlage verfügt, die es weiterhin nutzen möchte.

Die besten CRM-Systeme mit Anrufaufzeichnung auf einen Blick

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Wie haben wir diese CRM-Systeme bewertet?

Um in diesen Vergleich aufgenommen zu werden, musste ein CRM-System eine praktische Möglichkeit bieten, Telefonmitschnitte in den Vertriebsworkflow zu integrieren. Wir haben jede Option anhand von fünf Kriterien bewertet:

✅ Aufzeichnungsmethode: Können Vertriebsmitarbeiter Anrufe über das CRM aufzeichnen, oder müssen sie eine separate Telefonanlage anschließen?

✅ Kontaktzuordnung: Wird die Aufzeichnung dem richtigen Kontakt oder Geschäft zugeordnet, sodass ein anderer Vertriebsmitarbeiter sie finden kann?

✅ Zugriff auf das Transkript: Kann das Team nach bestimmten Aussagen suchen, oder muss es die Audioaufnahme erneut abspielen?

✅ Vertriebsanalyse: Kann die Software Themen, Einwände oder nächste Schritte identifizieren – und welcher Tarif bietet diese Analyse?

✅ Gesamtkosten: Wie hoch sind die Kosten, die das Team für das CRM, den Anrufdienst und eventuelle Zusatzmodule für Aufzeichnung oder Analyse zahlen muss?

Wir haben die Anrufprotokollierung getrennt von der Anrufaufzeichnung behandelt. Ein Zeitstempel und das Ergebnis des Anrufs können zwar belegen, dass ein Gespräch stattgefunden hat, sie geben einem Kollegen jedoch keinen Aufschluss darüber, was der Kunde tatsächlich gesagt hat.

1. folk

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Der wertvolle Teil eines Verkaufsgesprächs kommt oft erst gegen Ende: Ein potenzieller Kunde äußert ein Bedenken, erklärt, wer den Kauf noch genehmigen muss, oder schlägt vor, wann man sich das nächste Mal unterhalten sollte. „ folk “ hilft dem Vertriebsmitarbeiter dabei, diese Details in den nächsten Schritt mitzunehmen.

Über die mobile App von „ folk“ können Sie mit Ihrer verifizierten Telefonnummer Anrufe tätigen und aufzeichnen. Sobald das Gespräch verarbeitet wurde, kann die Mitschrift an einen Kollegen weitergeleitet werden. Der Vorteil für ein Vertriebsteam besteht darin, dass die Person, die die Betreuung des Kunden übernimmt, die Gesprächsinhalte direkt im CRM einsehen kann, anstatt den ursprünglichen Mitarbeiter um eine Zusammenfassung bitten zu müssen.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Öffnen Sie den Kontakt in der mobilen App von „ folk“ und überprüfen Sie die bereits gespeicherten Informationen.
2. Tätigen Sie den Anruf über folk mit Ihrer verifizierten Telefonnummer.
3. Nutzen Sie den Aufnahme-Workflow der App, um das Gespräch aufzuzeichnen.
4. Sehen Sie sich das Protokoll an und leiten Sie es an den Kollegen weiter, der für den nächsten Schritt zuständig ist.

Vorteile

• Verwendet eine verifizierte Nummer für Anrufe, die über die mobile App getätigt werden.
• Gewährt dem Anrufer vor dem Wählen Zugriff auf den Kontaktkontext.
• Erleichtert die Weitergabe des Gesprächs durch ein Transkript, das geteilt werden kann.
• Geeignet für Vertriebsteams, deren Anrufe zu Aktualisierungen der Kontaktdaten und der Pipeline führen.

Nachteile

• Anrufe, die außerhalb des mobilen Anruf-Workflows von „ folk“ getätigt werden, fallen nicht unter diesen Workflow.
• Teams, die Anrufwarteschlangen oder erweiterte Weiterleitungsfunktionen benötigen, benötigen möglicherweise eine eigene Telefonanlage.

Preisgestaltung

• Standardtarif: 24 $ pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung.
• Premium: 48 $ pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung.
• Enterprise: Ab 80 US-Dollar pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung.
• Kostenlose Testphase: 14 Tage.

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2. Close

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Close ist für Vertriebsmitarbeiter konzipiert, die eine Liste mit potenziellen Kunden abarbeiten und den ganzen Tag über telefonieren. Die Anrufe erfolgen direkt im CRM, sodass ein Vertriebsmitarbeiter die Nummer wählen, das Ergebnis überprüfen und zum nächsten potenziellen Kunden übergehen kann, ohne seine Anrufhistorie an anderer Stelle neu erstellen zu müssen.

Close kann neben den Vertriebsaktivitäten auch Anrufaufzeichnungen speichern. Wenn das Team zudem schriftliche Aufzeichnungen wünscht, transkribiert und fasst Call Assistant die aufgezeichneten Anrufe zusammen. Da hierfür separate Kosten anfallen, sollte man abwägen, ob die Führungskräfte durchsuchbare Gesprächsaufzeichnungen benötigen oder ob der Zugriff auf die Audioaufnahmen ausreicht.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Richten Sie unter „ Close “ die Anruffunktion und eine Telefonnummer ein.
2. Rufen Sie einen Lead aus dem CRM an und aktivieren Sie die entsprechenden Aufzeichnungseinstellungen.
3. Kehren Sie zur Anrufübersicht zurück, um die Aufzeichnung anzuhören.
4. Fügen Sie den „Call Assistant“ hinzu, falls das Team Transkripte und Zusammenfassungen benötigt.

Vorteile

• Anrufe und CRM-Aktivitäten werden im selben Arbeitsbereich abgewickelt.
• Aufzeichnungen sind nützlich, um die Arbeit der Mitarbeiter im Kundenkontakt und im Coaching zu überprüfen.
• Geeignet für Teams mit einem konstanten Volumen an ausgehenden Anrufen.
• Mit „Call Assistant“ muss man nicht mehr nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung verfassen.

Nachteile

• Die Nutzung der Anruffunktionen wird separat vom CRM-Abonnement in Rechnung gestellt.
• Für Transkriptionen und Zusammenfassungen ist das kostenpflichtige Add-on „Call Assistant“ erforderlich.
• Der günstigste „Solo“-Tarif ist auf einen Nutzer beschränkt.

Preisgestaltung

• Solo: 9 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung; nur für einen Nutzer.
• Essentials: 35 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Call Assistant: 50 US-Dollar pro Organisation und Monat, zuzüglich 0,02 US-Dollar pro transkribierter Minute.
• Telefonie: Es fallen zusätzliche Nutzungsgebühren an.

3 HubSpot Sales Hub

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Mit HubSpot kann ein Team aufgezeichnete Anrufe mit CRM-Datensätzen verknüpfen, darunter Kontakte und Geschäfte. Ein Vorgesetzter, der eine Verkaufschance überprüft, kann anhand der Notizen eines Vertriebsmitarbeiters den Gesprächsverlauf nachvollziehen und dann anhand der Aufzeichnung Feedback geben, das sich konkret auf den Verlauf des Gesprächs stützt.

Sein tieferer Mehrwert liegt in der „Conversation Intelligence“, die Transkripte und Tools zur Auswertung von Anrufen bereitstellt. Diese Funktion ist erst ab dem Einstiegspreis von HubSpot verfügbar. Ein Team, das HubSpot speziell für die Anrufanalyse in Betracht zieht, sollte das entsprechende „Professional“- oder „Enterprise“-Abonnement einplanen, anstatt sich am „Starter“-Preis zu orientieren.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Konfigurieren Sie die HubSpot-Anruffunktion oder verbinden Sie einen unterstützten Anrufanbieter.
2. Aktivieren Sie die Aufzeichnung für berechtigte Anrufe.
3. Ordnen Sie den Anruf dem entsprechenden CRM-Datensatz zu.
4. Bei einem berechtigten „Professional“- oder „Enterprise“-Abonnement können Sie das Transkript und die Konversationsanalysen einsehen.

Vorteile

• Aufzeichnungen können mit Kontakten, Unternehmen und Geschäften verknüpft werden.
• Bietet Führungskräften die Möglichkeit, echte Telefonate zum Zwecke des Coachings zu überprüfen.
• Mithörprotokolle erleichtern es, eine bestimmte Stelle in einem Gespräch zu finden.
• Funktioniert mit HubSpot-Anrufen und den unterstützten Integrationen.

Nachteile

• Der Einstiegstarif umfasst nicht den gesamten Workflow für Anrufaufzeichnung und -transkription, wie er im Planvergleich von HubSpot dargestellt ist.
• Die „Professional“-Variante ist preislich deutlich teurer und beinhaltet eine einmalige Einrichtungsgebühr.
• Das Aufzeichnungsverhalten kann vom aufrufenden Anbieter und von den Kontoeinstellungen abhängen.

Preisgestaltung

• Starter: Ab 7 $ pro Platz und Monat zum angegebenen Preis.
• Professional: Ab 90 $ pro Arbeitsplatz/Monat, jährliche Abrechnung; im Tarifvergleich sind Anrufaufzeichnung und Transkription enthalten.
• Enterprise: Ab 150 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat.
• Professionelle Einarbeitung: Einmalige Gebühr in Höhe von 1.500 US-Dollar, wie auf der Preisseite von HubSpot angegeben.

4 Freshsales

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Freshsales bietet Vertriebsmitarbeitern eine Plattform zur Verwaltung von Leads und Geschäften, während sie die Telefonfunktionen von Freshworks für Kundengespräche nutzen. Wenn die Anrufaufzeichnung für eine Nummer aktiviert ist, kann das Team auf das Gespräch zurückgreifen, anstatt sich ausschließlich auf die Notizen eines Vertriebsmitarbeiters zu verlassen.

Aufzeichnung und Transkription erfordern separate Überprüfungen. Das CRM bietet zwar einen kostenlosen Tarif an, doch dieser Preis gibt keinen Aufschluss darüber, wie viel eine funktionsfähige Telefonkonfiguration kosten wird. Für die Transkription gelten innerhalb von Freshcaller zudem bestimmte Zugangsvoraussetzungen. Teams, die auf suchbare Gesprächsaufzeichnungen angewiesen sind, sollten daher vor der Auswahl eines Tarifs prüfen, ob sie den entsprechenden Zugriff erhalten.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Richten Sie eine Telefonnummer in der Freshworks-Anrufumgebung ein.
2. Wählen Sie die Erfassungsmethode für diese Nummer aus, z. B. die manuelle Erfassung.
3. Über den konfigurierten Telefondienst Anrufe tätigen oder entgegennehmen.
4. Sehen Sie sich die Aufzeichnungen in den Anrufdetails an. Wenn für ein berechtigtes Konto die Transkription aktiviert ist, sehen Sie sich auch den dortigen Text an.

Vorteile

• Verkaufsdaten und Anrufaktivitäten können innerhalb des Freshworks-Ökosystems verwaltet werden.
• Die Aufzeichnungseinstellungen können für einzelne Telefonnummern konfiguriert werden.
• Bei der manuellen Aufzeichnung kann ein Mitarbeiter die Aufzeichnung erst starten, nachdem er dies mit dem Anrufer besprochen hat.
• Aufzeichnungen liefern ein vollständigeres Bild eines Gesprächs als Anrufprotokolle allein.

Nachteile

• Der kostenlose CRM-Tarif sollte nicht als kostenlose Lösung zur Anrufaufzeichnung betrachtet werden.
• Telefonnummern und die Nutzung von Telefonverbindungen können zusätzliche Kosten verursachen.
• Die Freshcaller-Transkription unterliegt bestimmten Voraussetzungen hinsichtlich des Kontos und der Aktivierung; es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass sie im Freshsales Growth-Paket enthalten ist.

Preisgestaltung

• Freshsales Free: 0 $ für bis zu drei Benutzer.
• Growth: 9 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Pro: 39 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Enterprise: 59 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Telefonie und Transkription: Informieren Sie sich über die anfallenden Telefongebühren und die Voraussetzungen für die Transkription in Ihrer Konfiguration.

5. Zoho

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Zoho CRM bietet mehrere Möglichkeiten, Anrufe aufzuzeichnen. Ein Team kann die integrierte Telefoniefunktion konfigurieren oder einen Telefondienst wie „ Zoho Voice“ anbinden. Diese Flexibilität ist nützlich, wenn das Unternehmen bereits über eine Telefonie-Infrastruktur verfügt, bedeutet aber auch, dass der genaue Ablauf der Aufzeichnung von der gewählten Option abhängt.

Wenn „ Zoho Voice“ verbunden ist, können Mitarbeiter Anrufe direkt aus ihrem CRM-Workflow tätigen, und Manager können auf die Aufzeichnungen zugreifen, um diese zu überprüfen. Die in das CRM von „ Zoho “ integrierte Telefoniefunktion unterstützt zudem die Anrufaufzeichnung. Teams sollten zunächst die Anrufroute auswählen und anschließend die Verfügbarkeit der Nummer, die Aufzeichnungseinstellungen und die Gebühren prüfen.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Wählen Sie die in „ Zoho “ integrierte Telefoniefunktion oder binden Sie einen kompatiblen Telefonieanbieter ein.
2. Richten Sie eine Telefonnummer ein und weisen Sie den zuständigen Mitarbeitern die entsprechenden Zugriffsrechte zu.
3. Aktivieren Sie die Aufzeichnung für die Anrufe, die Sie aufzeichnen möchten.
4. Führen Sie einen Testanruf durch und vergewissern Sie sich, dass die Anrufdaten und die Aufzeichnung über das CRM abrufbar sind.

Vorteile

• Bietet eine integrierte Telefoniefunktion sowie Telefonintegrationen.
• Anrufdaten können neben den Kundendatensätzen gespeichert werden.
• Die Aufzeichnungseinstellungen können die Auswertung von Anrufen und das Coaching unterstützen.
• Zoho „Voice“ ist eine Option für Teams, die bereits andere Produkte von „ Zoho “ nutzen.

Nachteile

• Zoho Im Einstiegspreis für CRM sind die Gesamtkosten für Telefonnummern und Anrufe nicht enthalten.
• Die Einrichtung und die verfügbaren Funktionen unterscheiden sich zwischen der integrierten Telefoniefunktion und „ Zoho Voice“.
• Die Verfügbarkeit und die Kosten für die Transkription müssen für den gewählten Dienst geprüft werden.

Preisgestaltung

• Zoho CRM kostenlos: 0 $ für bis zu drei Benutzer.
• Standard: 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Professional: 23 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Telefonie: Die Kosten für die Nummernvermietung und die Gesprächsgebühren pro Minute variieren je nach Konfiguration und Zielort.
• Zoho Sprachdienst: Ein separates Abonnement, falls Sie sich für diesen Dienst entscheiden.

6. Pipedrive

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Pipedrive bietet zwei Möglichkeiten zur Erfassung aufgezeichneter Gespräche. Ein Team kann einen kompatiblen Telefonanbieter anbinden und seine Anrufaktivitäten in das CRM einbinden. Es kann außerdem „Pipedrive Nova“ auf einem Computer nutzen, um Audioaufnahmen von Verkaufsgesprächen zu erfassen, ein Transkript zu erstellen und das Ergebnis einer „ Pipedrive “-Aktivität zuzuordnen.

Dieser Unterschied ist von Bedeutung, wenn Vertriebsmitarbeiter den Großteil ihrer Anrufe über das Mobiltelefon tätigen. Der Aufzeichnungsablauf von Nova läuft in der Desktop-App ab; für Anrufe, die über einen Geschäftstelefoniedienst abgewickelt werden, sollte eine Telefonintegration in Betracht gezogen werden.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Wählen Sie zwischen der Desktop-Aufzeichnung von Nova und einer kompatiblen Smartphone-Integration.
2. Bei Nova starten Sie die Aufzeichnung in der Desktop-App, sobald der Anruf beginnt.
3. Sehen Sie sich nach dem Gespräch das Protokoll und die vorgeschlagenen CRM-Aktualisierungen an.
4. Prüfen Sie bei einer Telefonintegration, welche Aufzeichnungen und Anrufdetails an Pipedrive gesendet werden.

Vorteile

• Nova ist in allen „ Pipedrive “-Tarifen ohne Aufpreis enthalten.
• Nova kann einen außerplanmäßigen Anruf aufzeichnen und die Aufzeichnung einer CRM-Aktivität hinzufügen.
• Teams können einen Telefonanbieter einbinden, wenn sie eine dedizierte Anrufkonfiguration benötigen.
• Vertriebsmitarbeiter können vorgeschlagene CRM-Aktualisierungen nach einem aufgezeichneten Gespräch überprüfen.

Nachteile

• Die Nova-Aufnahme setzt voraus, dass der Desktop-App Audiodaten zur Verfügung stehen.
• Eine separate Telefonintegration kann mit eigenen Abonnement- und Gesprächsgebühren verbunden sein.
• Die unter „ Pipedrive “ verfügbaren Details hängen von der gewählten Integration ab.

Preisgestaltung

• Lite: Ab 14 $ pro Arbeitsplatz/Monat, jährliche Abrechnung.
• Growth: Ab 39 $ pro Arbeitsplatz und Monat, jährliche Abrechnung.
• Pipedrive Nova: In allen Tarifen enthalten.
• Mobilfunkdienst: Die Kosten hierfür werden vom jeweiligen Anbieter separat berechnet.

7. Salesforce Cloud

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Salesforce kann Aufzeichnungen von unterstützten Telefonieanbietern in seinen Vertriebsworkflow integrieren. „Conversation Insights“ hilft den Teams dann dabei, den Verlauf dieser Anrufe zu überprüfen, einschließlich Transkripten und Punkten, die für einen Vorgesetzten von Interesse sind.

Hierbei handelt es sich um eine konfigurierbare Lösung: „ Salesforce “ benötigt eine geeignete Audioquelle, die entsprechenden Lizenzen sowie eine Integration, die den ausgewählten Anbieter unterstützt. Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die bereit sind, diese Aspekte zu verwalten, insbesondere wenn die Gesprächsauswertung Teil eines umfassenderen Coaching-Prozesses ist.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Wählen Sie einen Aufzeichnungsanbieter aus, der von der gewünschten „ Salesforce “-Integration unterstützt wird.
2. Konfigurieren Sie die Verbindung so, dass Anruf-Audio und -Details an Salesforce gesendet werden.
3. Weisen Sie die für „Conversation Insights“ erforderlichen Lizenzen zu.
4. Prüfen Sie die Protokolle und Erkenntnisse zusammen mit den zugehörigen Verkaufsunterlagen.

Vorteile

• Kann Gesprächsdaten in ein umfassenderes Umfeld für das Vertriebsreporting einbinden.
• Ermöglicht die Auswertung aufgezeichneter Anrufe zu Schulungszwecken und zur Einordnung in den Geschäftsabschluss.
• Funktioniert mit unterstützten Aufzeichnungsanbietern.
• Bietet Tools zur Analyse von Unterhaltungen innerhalb eines Teams.

Nachteile

• Salesforce Die Anrufaufzeichnung ist nicht in jeder Konfiguration verfügbar; möglicherweise ist ein unterstützter Telefonanbieter erforderlich.
• Vor dem Kauf sollten die Kompatibilität mit dem Anbieter und die Einrichtung überprüft werden.
• Der Preis für die Starter Suite entspricht nicht den Kosten für eine vollständige Einrichtung von „Conversation Insights“.

Preisgestaltung

• Kostenlose Version: 0 $, mit eingeschränkten CRM-Funktionen.
• Starter-Paket: Ab 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat.
• Informationen zu „Conversation Insights“: Separat aufgeführt mit 50 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung; Verfügbarkeit und enthaltene Lizenzen variieren je nach „ Salesforce “-Edition.
• Anbieter der Aufzeichnung: Es können zusätzliche Abonnement- und Nutzungsgebühren anfallen.

8. Salesmate

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Mit Salesmate können Vertriebsmitarbeiter nach Aktivierung des „Voice & Text“-Dienstes direkt aus dem CRM heraus telefonieren. So kann das Team an einem zentralen Ort Kontakte bearbeiten, Anrufe tätigen und die Aktivitäten anschließend auswerten. Die Telefoniefunktionen unterstützen zudem die Anrufaufzeichnung, was Salesmate zu einer geeigneten Lösung für Teams macht, die ihren Vertriebsworkflow um Telefoniefunktionen erweitern möchten.

Das CRM-Abonnement und der Anrufdienst werden separat abgerechnet. Die Mitarbeiter benötigen eine konfigurierte Rufnummer und Anrufguthaben, daher ist der angegebene Preis des „Basic“-Tarifs nur ein Ausgangspunkt für die Budgetplanung.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Aktivieren Sie „Salesmate Voice & Text“ in Ihrem Konto.
2. Richten Sie eine Telefonnummer ein und laden Sie Gesprächsguthaben auf.
3. Konfigurieren Sie die Aufzeichnung für die Anrufe, die das Team aufbewahren muss.
4. Führen Sie Anrufe über Salesmate durch und überprüfen Sie die daraus resultierenden Anrufaktivitäten.

Vorteile

• Anrufe können innerhalb des CRM-Workflows getätigt werden.
• Vertriebsmitarbeiter können Kontakte und Anrufaktivitäten im selben Arbeitsbereich verwalten.
• Anrufe sind über das Internet und mobile Geräte möglich.
• Teams können Telefonnummern für verschiedene Mitarbeiter oder Standorte hinzufügen.

Nachteile

• „Voice & Text“ ist ein Zusatzdienst, für den neben den Kosten für das CRM-Abonnement zusätzliche Nummern- und Nutzungsgebühren anfallen.
• Es muss erst eingerichtet und aktiviert werden, bevor die Vertriebsmitarbeiter Anrufe tätigen können.
• Teams sollten ihre Anforderungen hinsichtlich Aufzeichnung und Analyse klären, bevor sie sich für einen Tarif entscheiden.

Preisgestaltung

• Basic: Ab 23 $ pro Nutzer und Monat zum angegebenen Preis.
• Vorteil: Ab 39 US-Dollar pro Nutzer und Monat zum angegebenen Preis.
• Business: Ab 63 US-Dollar pro Nutzer und Monat zum angegebenen Preis.
• Sprache & Text: Getrennte Telefonnummer und nutzungsabhängige Gesprächsgebühren.

9. Bitrix24

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Bitrix24 integriert Telefonaktivitäten in einen Arbeitsbereich, der auch Kundendatensätze, Aufgaben und andere Team-Tools enthält. Der Telefoniedienst des Systems kann Anrufe aufzeichnen und diese über die Anrufdetails sowie die zugehörigen CRM-Aktivitäten abrufbar machen.

Ein Unternehmen kann über Bitrix24 eine Rufnummer mieten oder eine bestehende Telefonanlage über eine der unterstützten Methoden anbinden. Das sorgt für Flexibilität, doch die Art der Telefonkonfiguration bestimmt, welche Einstellungen ein Team vornehmen muss, bevor es mit der Aufzeichnung beginnen kann.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Wählen Sie eine Bitrix24-Telefonnummer aus oder verbinden Sie eine kompatible Telefonanlage.
2. Aktivieren Sie die Aufzeichnung für die Nummer oder die Verbindung.
3. Führen Sie einen Testanruf durch und überprüfen Sie, ob die Aufzeichnung in den Anrufdetails angezeigt wird.
4. Aktivieren Sie die Transkription, wenn das Team eine Textversion der neu aufgezeichneten Anrufe wünscht.

Vorteile

• Auf die Aufzeichnungen kann über die Anrufdetails und die verknüpften CRM-Aktivitäten zugegriffen werden.
• Unterstützt gemietete Rufnummern und angeschlossene Telefonanlagen.
• Für aufgezeichnete Anrufe kann die Transkription aktiviert werden.
• Die CRM-Pauschalpreise gelten für eine bestimmte Anzahl von Benutzern.

Nachteile

• Die Telefoniefunktion ist in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar, nicht jedoch im kostenlosen Tarif.
• Die Kosten für die Nummernvermietung und die Gesprächsgebühren sind nicht im CRM-Abonnement enthalten.
• Die Teams müssen die Aufzeichnungs- und Berechtigungseinstellungen für ihre Telefonkonfiguration vornehmen.

Preisgestaltung

• Basic: 49 US-Dollar pro Organisation und Monat, jährliche Abrechnung; umfasst bis zu fünf Nutzer.
• Standard: 99 US-Dollar pro Organisation und Monat, jährliche Abrechnung; umfasst bis zu 50 Nutzer.
• Telefonie: Die Kosten für die Nummernvermietung und die Gesprächsgebühren variieren je nach Konfiguration und Zielort.

10. Nutshell

Bewertung: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Nutshell Der Fokus liegt darauf, was ein Vertriebsmitarbeiter nach einem Gespräch benötigt: eine Aufzeichnung des Gesprächs unter dem richtigen Kontakt, eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte und einen zu erwägenden nächsten Schritt. Die KI-Notizfunktion arbeitet mit der „Click-to-Call“-Funktion von Nutshellsowie mit unterstützten Telefonintegrationen zusammen, um Anrufe aufzuzeichnen und zu transkribieren.

Für Teams, die Kosten vergleichen, ist „Pro“ der geeignete Einstiegstarif für diesen Arbeitsablauf. „Foundation“ ist kostengünstiger, doch unter Nutshell werden „Click-to-Call“ und KI-Anrufzusammenfassungen erst ab dem Tarif „Pro“ aufgeführt.

Ablauf der Anrufaufzeichnung

1. Nutzen Sie „ Nutshell “ für Click-to-Call oder verbinden Sie sich mit einem unterstützten Telefondienst.
2. Rufen Sie über diese Einrichtung einen Kontakt an.
3. Sehen Sie sich nach dem Gespräch die Aufzeichnung, das Protokoll und die erstellte Zusammenfassung an.
4. Sehen Sie sich den vorgeschlagenen nächsten Schritt im zugehörigen CRM-Datensatz an.

Vorteile

• Die Anrufaktivitäten werden dem jeweiligen Kontakt oder Lead zugeordnet.
• Mitschriften und Zusammenfassungen helfen den Mitarbeitern dabei, Gespräche schnell nachzuvollziehen.
• Funktioniert mit verschiedenen unterstützten Telefondiensten.
• Vorschläge für die nächsten Schritte können die Organisation der weiteren Vorgehensweise erleichtern.

Nachteile

• Für „Click-to-Call“ und KI-Anrufzusammenfassungen ist ein Pro-Tarif oder ein höherer Tarif erforderlich.
• Für einen verbundenen Telefondienst ist möglicherweise ein zusätzliches Abonnement erforderlich.
• Die Teams sollten die von ihnen gewählte Integration testen, um zu überprüfen, welche Anrufdaten und Aufzeichnungen an Nutshell gesendet werden.

Preisgestaltung

• Foundation: 13 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Growth: 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Pro: 42 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung; das entsprechende Einstiegspaket für Click-to-Call und KI-Anrufzusammenfassungen.
• Externer Telefondienst: Es können zusätzliche Gebühren anfallen.

Integrierte CRM-Anrufaufzeichnung vs. Telefonintegration

Wenn ein CRM-System angibt, dass es die Anrufaufzeichnung unterstützt, sollten Sie prüfen, welches Produkt die Audioaufzeichnung übernimmt. Es gibt drei gängige Konfigurationen:

👉 Aufzeichnung im Rahmen des Anruf-Workflows des CRM: Vertriebsmitarbeiter tätigen Anrufe über das CRM oder dessen mobile App, und die Aufzeichnung bleibt mit ihrer Vertriebsaktivität verknüpft. folk und Close bieten diese Art von Workflow an.

👉 Aufzeichnung über eine Telefonielösung innerhalb desselben Ökosystems: Das CRM arbeitet mit einem zugehörigen Telefoniedienst zusammen, beispielsweise „ Zoho “ CRM mit „ Zoho Voice“. Der Telefoniedienst wickelt den Anruf ab, während das CRM den Kundenkontext bereitstellt.

👉 Aufzeichnung über eine externe Integration: Ein separater Anbieter zeichnet das Gespräch auf und sendet eine Aufzeichnung, ein Transkript oder Anrufdetails an das CRM. Das Ergebnis hängt davon ab, was diese jeweilige Integration unterstützt.

Diese Unterscheidung wirkt sich auf die Kosten und die tägliche Nutzung aus. Für eine Telefonintegration ist möglicherweise ein zusätzliches Abonnement erforderlich, und ein im CRM protokollierter Anruf bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Audioaufzeichnung oder das Transkript dort verfügbar sind. Bevor Sie sich für eine Konfiguration entscheiden, führen Sie einen Testanruf durch und öffnen Sie den Kontaktdatensatz, um genau zu prüfen, auf welche Informationen Ihr Team zugreifen kann.

So integrieren Sie die Anrufaufzeichnung in CRM-Systeme

Falls Ihr Team bereits eine Telefonanlage nutzt, verfolgen Sie zunächst einen Anruf vom Wählgerät bis zum Kontaktdatensatz zurück. So lässt sich feststellen, welchen Teil der Verbindung Sie noch einrichten müssen.

1. Ermitteln Sie, wo Anrufe aufgezeichnet werden

→ Prüfen Sie, ob Anrufe über eine mobile App, einen Desktop-Dialer oder eine gemeinsam genutzte Geschäftsnummer getätigt werden. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Telefonanlage die gewünschten Anrufe aufzeichnen kann und dass die Aufzeichnung für die entsprechenden Benutzer oder Nummern aktiviert ist.

2. Wählen Sie die Verbindung zu Ihrem CRM aus

→ Suchen Sie zunächst nach einer direkten Anbindung zwischen dem Telefonanbieter und dem CRM-System. Falls es keine gibt, schauen Sie in den jeweiligen App-Stores nach oder prüfen Sie, ob der Anbieter eine Automatisierungsplattform unterstützt. Überprüfen Sie genau, welche Daten die Anbindung übermittelt: Ein Anrufprotokoll, ein Audio-Link, eine Mitschrift und eine Zusammenfassung sind unterschiedliche Dinge.

3. Konten verknüpfen und Zugriff einrichten

→ Ein Administrator muss möglicherweise beide Dienste autorisieren und festlegen, welche Benutzer die Aufzeichnungen einsehen dürfen. Entscheiden Sie, ob der Zugriff vom Eigentümer des Kontakts, vom Vertriebsteam oder nach einer anderen Berechtigungsregel erfolgen soll.

4. Anrufe den richtigen Datensätzen zuordnen

→ Legen Sie fest, wie die Integration einen Kontakt identifiziert – in der Regel anhand der Telefonnummer. Prüfen Sie, was passiert, wenn eine Nummer zu mehr als einem Datensatz gehört oder noch nicht im CRM vorhanden ist. Ein nicht zugeordneter Datensatz hilft einem Vertriebsmitarbeiter nicht bei der Vorbereitung auf den nächsten Anruf.

5. Legen Sie fest, welche Informationen im CRM angezeigt werden sollen

→ Entscheiden Sie, ob im Kontaktdatensatz die Gesprächszeit und das Ergebnis, ein Link zur Audioaufnahme, das vollständige Transkript, eine Zusammenfassung oder vorgeschlagene Folgeaktionen angezeigt werden sollen. Sorgen Sie dafür, dass die Informationen, die ein Mitarbeiter benötigt, leicht zu finden sind.

6. In beide Richtungen testen

→ Tätigen Sie einen ausgehenden Anruf und nehmen Sie einen eingehenden Anruf entgegen. Öffnen Sie jeden Kontaktdatensatz und überprüfen Sie, ob die Aufzeichnung abgespielt wird, das Transkript angezeigt wird (sofern aktiviert) und ein Teamkollege mit den entsprechenden Berechtigungen darauf zugreifen kann. Falls nur der Zeitstempel des Anrufs angezeigt wird, überprüfen Sie die Integrations-Einstellungen erneut, bevor Sie die Funktion im Team einführen.

So wählen Sie ein CRM-System mit Anrufaufzeichnung aus

Beginnen Sie mit den Anrufen, die Ihr Team ohnehin bereits tätigt. Eine CRM-Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn sie diese Gespräche erfasst und dort ablegt, wo die Vertriebsmitarbeiter sie finden können.

✅ Überprüfen Sie, von wo aus die Vertriebsmitarbeiter ihre Anrufe tätigen. Wenn sie von ihren Mobiltelefonen aus anrufen, testen Sie den mobilen Workflow des CRM-Systems. Wenn sie eine gemeinsam genutzte Geschäftsleitung verwenden, überprüfen Sie, wie die Telefonanlage mit dem CRM-System verbunden ist.

✅ Legen Sie fest, was der nächste Mitarbeiter sehen soll. Ein Anrufprotokoll reicht möglicherweise aus, um zu bestätigen, dass ein Gespräch stattgefunden hat. Bei einer Übergabe muss die Aufzeichnung oder das Transkript dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet sein.

✅ Trennen Sie die Transkription von der Analyse. Das Durchsuchen eines Transkripts, das Erstellen einer Zusammenfassung und der Vergleich von Einwänden über verschiedene Gespräche hinweg sind unterschiedliche Funktionen. Klären Sie, welche davon Ihr Team nutzen wird.

✅ Überprüfen Sie, wer Zugriff auf Aufzeichnungen hat. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Teammitglieder ein Gespräch einsehen können, während der Zugriff auf vertrauliche Gespräche weiterhin kontrolliert bleibt.

✅ Berechnen Sie den Gesamtpreis. Rechnen Sie das CRM-Abonnement, gegebenenfalls erforderliche Tarif-Upgrades, Telefonnummern, Gesprächsvolumen sowie Gebühren für Transkriptionen oder Analysen hinzu.

✅ Führen Sie einen Praxistest durch. Zeichnen Sie einen eingehenden und einen ausgehenden Anruf auf, suchen Sie beide im Kontaktdatensatz und bitten Sie einen Kollegen, den vereinbarten nächsten Schritt zu finden. Dieser Test deckt Lücken auf, die in einer Funktionsliste möglicherweise übersehen werden.

Für welches CRM-Tool zur Anrufaufzeichnung sollten Sie sich entscheiden?

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter eine große Anzahl von Outbound-Anrufen über das CRM tätigen, Close ist dies eine Überlegung wert. HubSpot und Salesforce bieten umfangreichere Optionen für Teams, die in die Auswertung und das Coaching von Anrufen investieren. Wenn Sie bereits einen Telefonanbieter nutzen, Pipedrive oder Nutshell können Ihnen möglicherweise ermöglichen, diese Gespräche mit Ihren bestehenden Vertriebsdatensätzen zu verknüpfen.

Für ein Team, dessen Verkaufsgespräche unterwegs stattfinden, folk bietet CRM einen direkteren Arbeitsablauf: Rufen Sie über die mobile App mit Ihrer verifizierten Nummer an, überprüfen Sie das Gesprächsprotokoll und leiten Sie das Gespräch an die für den nächsten Schritt zuständige Person weiter. Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Welche CRM-Systeme verfügen über eine Anrufaufzeichnung?

folk, Close, HubSpot, Freshsales, Zoho CRM, Pipedrive, Salesforce, Salesmate, Bitrix24 und Nutshell bieten Möglichkeiten zur Arbeit mit aufgezeichneten Anrufen. Die Vorgehensweise ist unterschiedlich: Einige zeichnen Anrufe im eigenen Anruf-Workflow auf, während andere einen angebundenen Telefondienst nutzen.

Kann ein CRM-System Anrufe automatisch aufzeichnen?

Bei einigen ist dies möglich, sofern die automatische Aufzeichnung für die betreffende Nummer oder den betreffenden Anrufdienst aktiviert ist. Prüfen Sie, ob dies für eingehende Anrufe, ausgehende Anrufe oder beides gilt und ob ein Mitarbeiter die Aufzeichnung bei Bedarf unterbrechen kann.

Kann ich Anrufe von meiner eigenen Nummer aus in einem CRM aufzeichnen?

Mit „ folk “ können Sie Ihre Nummer verifizieren und über die mobile App Anrufe aufzeichnen. Andere CRM-Systeme erfordern möglicherweise eine Geschäftsnummer, ermöglichen die Portierung einer bestehenden Nummer oder sind auf einen verbundenen Telefonanbieter angewiesen.

Wie füge ich Anrufaufzeichnungen zu einem CRM hinzu?

Verbinden Sie die Telefonanlage, die Ihre Anrufe aufzeichnet, mit dem CRM, und legen Sie anschließend fest, wie Anrufe den Kontakten zugeordnet werden sollen. Führen Sie einen Testanruf durch und vergewissern Sie sich, dass der Kontaktdatensatz die Audioaufzeichnung oder einen funktionierenden Link dazu enthält – und nicht nur einen Anrufverlauf.

Kann ein CRM-System Verkaufsgespräche transkribieren und analysieren?

Ja, aber die Aufzeichnung allein garantiert noch keines dieser beiden Features. Prüfen Sie, ob der gewünschte Tarif Transkripte, Zusammenfassungen oder umfassendere Einblicke in die Gespräche liefert und ob diese Ergebnisse in den richtigen CRM-Datensätzen erscheinen.

Was ist der Unterschied zwischen Anrufprotokollierung und Anrufaufzeichnung?

Bei der Anrufprotokollierung werden Angaben wie der Anrufer, die Uhrzeit, die Dauer und das Ergebnis gespeichert. Bei der Anrufaufzeichnung wird die Tonaufnahme des Gesprächs gespeichert. Ein CRM-System kann einen Anruf protokollieren, ohne die Aufzeichnung zu speichern.

Benötige ich ein separates Telefonsystem, um Anrufe in meinem CRM aufzuzeichnen?

Das hängt vom jeweiligen CRM ab. folk und Close bieten Anrufflussabläufe als Teil ihrer Produkte an. Bei anderen Konfigurationen ist möglicherweise ein separater Telefoniedienst oder eine Integration erforderlich, um Aufzeichnungen zu erfassen und an das CRM zu senden.