Die 8 besten Software-Tools zur Transkription von Telefonaten im Jahr 2026

Ein Kunde erwähnt mitten im Gespräch eine Frist. Zehn Minuten später erinnern Sie sich zwar an das Gespräch, können sich aber nicht mehr an das Datum erinnern. Eine Software zur Transkription von Telefonaten liefert Ihnen eine durchsuchbare Aufzeichnung des Gesprächsinhalts, sodass Sie die Details nachschlagen können, bevor Sie eine Folge-E-Mail versenden oder einen Geschäftsabschluss aktualisieren.

Die unten aufgeführten Tools nutzen unterschiedliche Wege, um an diese Transkription zu gelangen. Einige transkribieren Anrufe über eine Geschäftstelefonanlage, andere arbeiten mit einem Telefondienst zusammen, den Sie bereits nutzen, und eines ist in unterstützte iPhones integriert. Wir haben acht Optionen dahingehend verglichen, wie sie Anrufe aufzeichnen, wann die Transkription verfügbar ist und was Sie anschließend damit machen können.

Die 8 besten Tools zur Transkription von Telefonaten auf einen Blick

Wie wir diese Tools zur Transkription von Telefonaten ausgewählt haben

Ein Tool wurde nur dann in diese Liste aufgenommen, wenn es eine Mitschrift eines Telefongesprächs erstellen kann. Die Transkription eines Zoom-Meetings oder einer hochgeladenen Sprachnotiz allein reichte nicht aus.

Anschließend haben wir uns die Details angesehen, die den Nutzen dieses Transkripts beeinflussen:

✅ Wie das Tool den Ton erfasst: Wird der Anruf vom Tool selbst abgewickelt, wird eine Verbindung zu einer bestehenden Telefonanlage hergestellt oder wird die integrierte Aufnahmefunktion des Telefons genutzt?

✅ Wenn du die Nachricht erhältst: Kannst du ihn lesen, während jemand spricht, oder erst, nachdem das Gespräch beendet ist?

✅ Was Sie als Nächstes tun können: Können Sie ein bestimmtes Detail herausfinden, das Gespräch weitergeben oder es zur Vorbereitung eines Folgegesprächs nutzen?

✅ Was es tatsächlich kostet: Welcher Tarif umfasst die Anruftranskription, und ist dafür ein Zusatzmodul oder ein separater Telefondienst erforderlich?

Deshalb umfasst die Liste Geschäftstelefonanlagen, ein CRM, ein integrationsbasiertes Transkriptionstool und eine iPhone-Option. Sie lösen dasselbe Problem für Menschen, die auf unterschiedliche Weise telefonieren.

1. folk

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Am besten geeignet für: Vertriebsteams, die neben ihren Kontakten und Geschäften auch Gesprächsprotokolle haben möchten.

Ein Interessent ändert während eines Telefonats den Liefertermin. Zwei Wochen später muss ein anderer Mitarbeiter Ihres Teams das Gespräch fortsetzen. Mit „ folk “ kann dieser das Gesprächsprotokoll im CRM nachlesen, anstatt sich auf eine hastig verfasste Notiz verlassen oder Sie fragen zu müssen, was passiert ist.

Um diese Funktion zu nutzen, verifizieren Sie Ihre Telefonnummer und tätigen Sie den Anruf über die mobile App von „ folk“. Der Anruf wird aufgezeichnet, transkribiert und kann mit Ihren Teamkollegen geteilt werden. „ folk “ ist für iOS und Android verfügbar.

Vorteile

• Tätigen Sie Anrufe über Ihre verifizierte Telefonnummer.
• Behalten Sie die Protokolle in Ihrem CRM-Workflow.
• Tauschen Sie sich vor einer Übergabe oder einem Folgegespräch mit Ihren Teamkollegen aus.

Nachteile

• Um diesen Arbeitsablauf nutzen zu können, müssen Anrufe über die mobile App „ folk “ getätigt werden.
• Die Mitschriften sind erst nach der Telefonkonferenz verfügbar, nicht live.

Preisgestaltung

• Standard: 24 $ pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung
• Premium: 48 $ pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung
• Individuelles Angebot: Ab 80 $ pro Mitglied und Monat, jährliche Abrechnung
• Kostenlose Testphase: 14 Tage, keine Kreditkarte erforderlich.

2. Wählfeld

Bewertung

⭐⭐⭐⭐(G2)

Am besten geeignet für: Teams, die schon während des Gesprächs nachlesen möchten, was gesagt wurde.

Dialpad transkribiert Anrufe, die über seine Geschäftstelefonanlage getätigt werden, in Echtzeit. Das kann hilfreich sein, wenn ein Anrufer eine lange Referenznummer nennt, einen Namen buchstabiert oder mehrere Anforderungen gleichzeitig aufzählt. Sie können den Text bereits während des Gesprächs überprüfen, anstatt bis danach zu warten.

Dialpad ist die bessere Wahl, wenn Sie zusätzlich eine Plattform für geschäftliche Anrufe benötigen. Falls Ihr Team bereits über eine Telefonanlage verfügt, die es beibehalten möchte, könnte die Umstellung auf Dialpad einen größeren Aufwand bedeuten, als dies allein für die Transkription erforderlich wäre.

Vorteile

• Live-Transkription während Telefonaten.
• Geschäftliche Anrufe und Transkripte in einem Tool.
• Nützlich, wenn vor Beendigung des Gesprächs noch einige Details geklärt werden müssen.

Nachteile

• Ihre Anrufe müssen über Dialpad abgewickelt werden.
• In Transkripten können Namen, Zahlen oder Fachbegriffe dennoch falsch verstanden worden sein; überprüfen Sie daher wichtige Angaben anhand der Audioaufnahme.

Preisgestaltung

• Connect Standard: 15 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung, oder 27 $ bei monatlicher Abrechnung.
• Connect Pro: 25 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung, oder 35 $ bei monatlicher Abrechnung.
• Connect Enterprise: Individuelle Preisgestaltung.

3. Quo

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter Anrufe unter derselben Nummer entgegennehmen.

Quo, ehemals OpenPhone, bietet Teams eine gemeinsame Plattform, über die sie Kunden anrufen und Nachrichten senden können. Im Rahmen des Business-Tarifs können aufgezeichnete Anrufe zudem mit einer Transkription und einer KI-Zusammenfassung versehen werden. Wenn eine Person am Montag einen Kunden bedient und eine andere am Donnerstag nachfasst, kann die zweite Person den Gesprächsverlauf nachlesen, bevor sie zurückruft.

Beim Vergleich der Tarife ist ein Unterschied von Bedeutung: Der „Starter“-Tarif von Quo transkribiert Voicemails, während Transkripte vollständiger Telefonate erst ab dem „Business“-Tarif verfügbar sind.

Vorteile

• Die Gesprächsprotokolle werden zusammen mit den geschäftlichen Gesprächen des Teams gespeichert.
• Der Geschäftsbereich umfasst sowohl Zusammenfassungen als auch Transkripte.
• Gemeinsam genutzte Rufnummern helfen den Teammitgliedern dabei, laufende Kundengespräche zu übernehmen.

Nachteile

• Vollständige Gesprächsprotokolle sind auf Starter nicht verfügbar.
• Für die Anrufe, die Sie transkribieren lassen möchten, müssen Sie Quo verwenden.

Preisgestaltung

• Starter-Paket: 15 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung, oder 19 $ bei monatlicher Abrechnung. Beinhaltet die Transkription von Voicemail-Nachrichten, jedoch keine vollständigen Gesprächsprotokolle.
• Business: 23 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung, oder 33 $ bei monatlicher Abrechnung. Beinhaltet Gesprächsprotokolle und Zusammenfassungen.
• Preis: 35 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung, oder 47 $ bei monatlicher Abrechnung. Beinhaltet Business-Funktionen und KI-Anruf-Tags.

4. Aircall

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Am besten geeignet für: Teams, die Transkripte von Telefonaten innerhalb eines gemeinsamen Telefonsystems benötigen.

Aircall vereint die Bearbeitung von Geschäftsanrufen, die Weiterleitung, die Aufzeichnung und die Transkription auf einer einzigen Plattform. Ein Support-Mitarbeiter kann auf die genaue Problembeschreibung eines Kunden zurückgreifen; ein Vertriebsmitarbeiter kann die besprochenen Konditionen noch einmal nachlesen, bevor er ein Angebot versendet. Die Transkripte stehen nach dem Anruf zur Verfügung.

Die Wahl zwischen den Tarifen hängt davon ab, was Sie zusätzlich zum Text benötigen. Der „Essentials“-Tarif umfasst Gesprächsprotokolle. Der „Professional“-Tarif bietet zusätzlich KI-Zusammenfassungen und Einblicke in die Gespräche, einschließlich Themen und Stimmungsbild.

Vorteile

• Die Anrufaufzeichnung und -transkription sind im Essentials-Paket enthalten.
• Eignet sich sowohl für eingehende Supportanrufe als auch für ausgehende Verkaufsgespräche.
• Lässt sich mit CRM-Systemen und Helpdesks verbinden.

Nachteile

• Für die Editionen „Essentials“ und „Professional“ sind mindestens drei Lizenzen erforderlich.
• Für KI-Zusammenfassungen und detailliertere Einblicke in Unterhaltungen ist ein „Professional“-Abonnement oder ein entsprechendes Add-on erforderlich.

Preisgestaltung

• Essentials: 30 $ pro Lizenz und Monat, jährliche Abrechnung. Beinhaltet Anrufaufzeichnung und Transkripte; Mindestabnahme von drei Lizenzen.
• Professional: 50 $ pro Lizenz und Monat, jährliche Abrechnung. Bietet zusätzlich KI-Zusammenfassungen und Einblicke in Unterhaltungen; Mindestabnahme von drei Lizenzen.
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung; mindestens 25 Lizenzen.

5. JustCall

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Am besten geeignet für: Vertriebsteams, die häufig Telefonate führen und diese anschließend auswerten.

JustCall kombiniert eine Geschäftstelefonanlage mit Funktionen für die Akquise. Die über die Plattform geführten Gespräche werden transkribiert, sodass Vertriebsmitarbeiter vor dem nächsten Kontakt nachlesen können, was ein potenzieller Kunde zu Budget, Zeitplan oder Einwänden gesagt hat. Der „Team“-Tarif umfasst die KI-Transkription; der „Pro“-Tarif bietet zusätzlich einen Power-Dialer für Teams, die eine Anrufliste abarbeiten müssen.

Prüfen Sie den Tarif, bevor Sie für zusätzliche KI-Funktionen bezahlen. Die Transkription ist im „Team“-Tarif enthalten, während „AI Review Assist“ bei den Tarifen „Team“ und „Pro“ ein separates Zusatzmodul ist.

Vorteile

• Die Transkription von Anrufen mittels KI ist in „Team“ enthalten.
• Pro kombiniert Transkripte mit einem Power-Dialer.
• Lässt sich in die von Vertriebsteams genutzten CRM-Systeme integrieren.

Nachteile

• Mindestens zwei Lizenzen.
• AI Review Assist ist bei den Tarifen „Team“ und „Pro“ kostenpflichtig.
• Die Gesprächsguthaben und die Bedingungen für die Transkription können je nach Region variieren.

Preisgestaltung

• Team: 29 $ pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung. Beinhaltet KI-Transkription; Mindestabnahme von zwei Lizenzen.
• Pro: 49 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung. Beinhaltet einen Power-Dialer; Mindestabnahme von zwei Lizenzen.
• Pro Plus: 89 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung. Beinhaltet „AI Review Assist“; Mindestabnahme von zwei Lizenzen.
• Geschäft: Individuelle Preisgestaltung.

6. CloudTalk

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Am besten geeignet für: Vertriebs- und Support-Teams, die in einer großen Anzahl von Telefongesprächen nach bestimmten Details suchen müssen.

CloudTalk transkribiert Anrufe nach deren Beendigung. Mit dem Add-on „AI Conversation Intelligence“ können Teams die Transkripte durchsuchen und Zusammenfassungen, Themen sowie weitere Erkenntnisse aus den Anrufen einsehen. Das ist hilfreich, wenn ein Vorgesetzter alle Gespräche zu einem immer wiederkehrenden Einwand finden muss oder ein Mitarbeiter überprüfen möchte, was einem Kunden letzte Woche versprochen wurde.

Für die Transkription sind zwei Einstellungen erforderlich: Die Anrufaufzeichnung muss für die entsprechenden Nummern aktiviert sein, und „AI Conversation Intelligence“ muss aktiv sein. CloudTalk stellt während des Gesprächs keine Live-Transkription bereit.

Vorteile

• Durch durchsuchbare Transkripte lassen sich vergangene Gespräche leichter noch einmal nachlesen.
• Das Add-on enthält außerdem Zusammenfassungen und Einblicke in Unterhaltungen.
• Kann zu einem CloudTalk-Telefonvertrag hinzugefügt werden, ohne auf die höchste Tarifstufe umsteigen zu müssen.

Nachteile

• Die Transkription kostet zusätzlich zum Telefonvertrag.
• Nach dem Anruf werden Transkripte erstellt.
• Für die Anrufe, die transkribiert werden sollen, muss die Aufzeichnungsfunktion aktiviert sein.

Preisgestaltung

• Lite: Ab 19 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung, sofern verfügbar.
• Starter: Ab 25 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Essential: Ab 29 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• „Expert“: Ab 49 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung.
• Individuell: Preisgestaltung auf Angebotsbasis.
• KI-basierte Gesprächsanalyse: Für die Transkription und Analyse von Anrufen fallen zusätzlich 9 $ pro Nutzer und Monat an, die jährlich in Rechnung gestellt werden, sofern ein entsprechender Telefonvertrag besteht.

7. Fireflies.ai

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Am besten geeignet für: Teams, die Anrufprotokolle benötigen, ohne ihren derzeitigen Dialer zu ersetzen.

Fireflies.ai lässt sich mit unterstützten Telefondiensten wie Aircall und RingCentral verbinden. Sobald die Integration eingerichtet ist, können Anrufe von diesen Diensten in Fireflies mit einer Mitschrift und Notizen angezeigt werden. Ihr Team kann an einem zentralen Ort nach früheren Gesprächen suchen und dabei weiterhin Anrufe über den bestehenden Anbieter tätigen.

Vergewissern Sie sich vor der Anmeldung, dass Ihr spezifischer Dialer unterstützt wird. Fireflies stellt Ihnen keine geschäftliche Telefonnummer zur Verfügung und tätigt auch keine gewöhnlichen Telefonanrufe von sich aus.

Vorteile

• Funktioniert mit unterstützten Dialern, die Sie möglicherweise bereits nutzen.
• Stellt Anrufprotokolle in einem durchsuchbaren Arbeitsbereich bereit.
• Bietet einen kostenlosen Tarif zum Ausprobieren des Transkriptions-Workflows.

Nachteile

• Zur Aufzeichnung von Anrufen ist ein separater Telefondienst erforderlich.
• Die Einrichtung der Integration und die verfügbaren Funktionen hängen vom Dialer ab.
• Die Speicher- und Transkriptionslimits für den Dialer variieren je nach Tarif.

Preisgestaltung

• Kostenlos: 0 $, mit begrenztem Speicherplatz.
• Pro: 10 $ pro Arbeitsplatz und Monat, jährliche Abrechnung.
• Business: 19 $ pro Arbeitsplatz und Monat, jährliche Abrechnung.
• Enterprise: 39 $ pro Arbeitsplatz und Monat, jährliche Abrechnung.
• Telefonie: Wird separat abgerechnet. Informieren Sie sich über die Beschränkungen bei der Transkription von Anrufen, bevor Sie sich für einen Fireflies-Tarif entscheiden.

8. Apple-Telefon & Notizen

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Am besten geeignet für: iPhone-Nutzer, die gelegentlich eine schriftliche Aufzeichnung eines privaten Telefonats benötigen.

Auf einem kompatiblen iPhone können Sie während eines Anrufs in der Telefon-App mit der Aufzeichnung beginnen. Apple speichert die Aufzeichnung in „Notizen“, wo Sie das Transkript einsehen können, sobald es verarbeitet wurde. Es ist kein separates Abonnement für die Transkription und kein geschäftliches Telefonsystem erforderlich.

Dies ist eine nützliche Option, um nach einem Anruf einen Termin oder eine Adresse zu überprüfen. Sie dient einem anderen Zweck als die oben genannten Team-Tools: Hier werden die Transkripte nicht anhand gemeinsamer Kundendaten oder Vertriebsnachfassaktionen organisiert. Die Verfügbarkeit von Aufzeichnungen und Transkripten hängt zudem von Ihrem Gerät, Ihrer Sprache und Ihrer Region ab.

Vorteile

• In den unterstützten iPhones integriert.
• Speichert die Aufzeichnung und das Transkript gemeinsam in „Notizen“.
• Kein zusätzliches App-Abonnement.

Nachteile

• Auf einigen Geräten, in einigen Sprachen und in einigen Regionen nicht verfügbar.
• Es kann eine Weile dauern, bis die Transkripte erscheinen, und sie sollten auf Fehler überprüft werden.
• Es gibt keinen gemeinsamen CRM-Workflow für das Vertriebs- oder Support-Team.

Preisgestaltung

• Apple Phone & Notes: Im Lieferumfang eines kompatiblen iPhones enthalten. Für die Anrufaufzeichnung und -transkription ist kein separates Abonnement erforderlich.
• Verfügbarkeit: Überprüfen Sie Ihr iPhone-Modell, Ihre iOS-Version, Ihre Sprache und Ihre Region, bevor Sie diese Funktion nutzen.

So wählen Sie eine Software zur Transkription von Telefonaten aus

Beginnen Sie mit den Anrufen, die Sie ohnehin schon führen. Ein Transkriptionstool ist nur dann sinnvoll, wenn es diese Anrufe erfassen kann, ohne Ihr Team zu einer umständlichen neuen Routine zu zwingen.

→ Wenn Sie von Ihrer eigenen Nummer aus anrufen, prüfen Sie, ob die App dies unterstützt und wie Anrufe getätigt werden müssen. Mit „ folk “ können Sie Ihre Nummer verifizieren und über die mobile App Anrufe tätigen. Andere Tools stellen eine separate Geschäftsnummer zur Verfügung und erfordern, dass Anrufe über deren Telefonsystem geleitet werden.

→ Falls Ihr Team bereits über einen Dialer verfügt, prüfen Sie zunächst die Integrationsmöglichkeiten, bevor Sie den Anbieter wechseln. Fireflies.ai kann Anrufe von unterstützten Diensten transkribieren. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter auf der Integrationsliste steht und dass Ihr Tarif Ihr erwartetes Anrufaufkommen abdeckt.

→ Wenn Sie den Text während eines Gesprächs benötigen, entscheiden Sie sich für ein Tool zur Echtzeit-Transkription wie beispielsweise Dialpad. Eine Transkription nach dem Gespräch eignet sich gut, um Details nachzulesen und Folgemaßnahmen vorzubereiten, hilft Ihnen jedoch nicht dabei, einen Namen zu überprüfen, während der Anrufer noch in der Leitung ist.

Vergleichen Sie schließlich die Gesamtkosten der Lösung und nicht nur den günstigsten beworbenen Tarif. Der „Starter“-Tarif von Quo transkribiert Voicemails, während für vollständige Gesprächstranskripte der „Business“-Tarif erforderlich ist. CloudTalk berechnet für die KI-basierte „Conversation Intelligence“ zusätzliche Kosten, die über den Telefonvertrag hinausgehen. Auch Aircall und JustCall haben Mindestanforderungen hinsichtlich der Lizenzen. Diese Unterschiede können für Ihr Budget eine größere Rolle spielen als ein paar Dollar beim Listenpreis.

Welche Software zur Transkription von Telefonaten sollten Sie wählen?

Entscheiden Sie sich je nachdem, wo das Gespräch stattfindet und wer anschließend die Mitschrift benötigt. Dialpad eignet sich für Teams, die während eines Anrufs Text lesen müssen. Quo, Aircall, JustCallund CloudTalk kombinieren Transkription mit Geschäftstelefonie. Fireflies.ai ist eine Überlegung wert, wenn Sie einen unterstützten Dialer beibehalten möchten, während „Apple Phone & Notes“ gelegentliche private Anrufe auf kompatiblen iPhones abdeckt.

Für Vertriebsteams, folk ist CRM ist dann am überzeugendsten, wenn ein Anruf zu mehr Arbeit führt. Sie können über die mobile App mit Ihrer verifizierten Nummer anrufen und das Gesprächsprotokoll anschließend dort speichern, wo Ihr Team die Kundenbeziehung verwaltet. Die nächste Person, die den Interessenten kontaktiert, kann sehen, was besprochen wurde, bevor sie zum Telefon greift.

Häufig gestellte Fragen

Können Telefongespräche automatisch transkribiert werden?

Ja. Bei einigen Telefonielösungen für Unternehmen werden Anrufe automatisch transkribiert, sobald die Aufzeichnung aktiviert ist; bei anderen ist eine Integration oder ein kostenpflichtiges Transkriptions-Add-on erforderlich. Prüfen Sie, wie Anrufe getätigt werden müssen und ob in dem von Ihnen gewählten Tarif automatisch Transkripte erstellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Anrufaufzeichnung und Anruftranskription?

Bei einer Aufnahme wird der Ton gespeichert. Eine Transkription wandelt Sprache in Text um, den Sie lesen und – je nach Tool – durchsuchen oder weitergeben können. Ein Tarif, der Aufnahmen umfasst, beinhaltet nicht zwangsläufig auch eine Transkription.

Kann ich eingehende und ausgehende Anrufe transkribieren?

Viele Geschäftstelefonanlagen können beides transkribieren, vorausgesetzt, die Anrufe laufen über das System und die Aufzeichnung ist aktiviert. Überprüfen Sie die Einstellungen des Anbieters und die Vertragsbedingungen für die jeweilige Anrufart.

Kann ich ein Telefongespräch auf einem iPhone oder Android-Gerät transkribieren?

Ja, aber die Vorgehensweise hängt vom Gerät und der App ab. Kompatible iPhones können Aufzeichnungen und Transkripte in „Notizen“ speichern, sofern diese Funktion verfügbar ist. Bei Android hängt die Verfügbarkeit vom jeweiligen Smartphone und der Region ab; eine kompatible App für geschäftliche Anrufe ist auf beiden Plattformen eine weitere Option.

Wie genau sind Transkripte von Telefonaten?

Es kann vorkommen, dass sie Wörter überhören, wenn sich die Gesprächspartner gegenseitig unterbrechen, unbekannte Namen nennen oder von einem lauten Ort aus anrufen. Spielen Sie den entsprechenden Abschnitt der Aufzeichnung noch einmal ab, bevor Sie sich bei Preisangaben, Terminen oder Zusagen auf ein Transkript verlassen.

Brauche ich eine Einwilligung, um ein Telefongespräch aufzuzeichnen und zu transkribieren?

Die Aufzeichnungsregeln variieren je nach Standort. Bevor Sie die Transkription aktivieren, prüfen Sie die Regeln, die für alle Teilnehmer des Gesprächs gelten, und stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer alle erforderlichen Hinweise erhalten bzw. alle erforderlichen Einwilligungen erteilen.