Gmail in ein CRM verwandeln: 5 einfache Schritte

Kundenbeziehungsmanagement-Systeme (CRM-Systeme) sind unverzichtbar, um Interaktionen mit Kunden zu verfolgen, Geschäftsbeziehungen zu verwalten und Kundeninformationen zu speichern. Doch obwohl es zahlreiche CRM-Lösungen gibt, bevorzugen kleine Unternehmen und Freiberufler möglicherweise einen schlankeren und kostengünstigeren Ansatz.

Die Verwendung von Gmail als CRM kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, Ihre Kundenbeziehungen direkt aus Ihrem Posteingang heraus zu verwalten.

Hier finden Sie eine praktische Anleitung, wie Sie Ihr Gmail in ein effektives CRM verwandeln können, sowie einige Alternativen.

So richten Sie Ihr Gmail für die Verwendung mit CRM ein

Sie fragen sich, wie Sie Ihr Gmail-Konto optimal nutzen können? Auch wenn es sich nicht um ein leistungsstarkes CRM handelt, gibt es dennoch einige grundlegende Dinge, bei denen es Ihnen helfen kann. Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie es optimal nutzen können.

Schritt 1: Organisieren Sie Ihren Posteingang mithilfe von Labels und Filtern.

Verwenden Sie das Beschriftungssystem von Gmail, um E-Mails anhand von Kundennamen oder Phasen im Verkaufsprozess zu kennzeichnen, z. B. „Lead“, „in Verhandlung“ oder „abgeschlossen“. Richten Sie Filter ein, um eingehende E-Mails automatisch anhand des Absenders oder von Schlüsselwörtern zu kennzeichnen.

Schritt 2: Verwenden Sie ein Stern- und Flaggensystem

Verwenden Sie das Sternsystem, um dringende Interaktionen zu priorisieren. Verwenden Sie beispielsweise einen Stern für dringende Kundenanfragen. Sie können auch E-Mails markieren, die Sie später überprüfen möchten, wenn Sie unterwegs sind.

Schritt 3: Mit Google Kontakte verbessern

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen in Google Kontakte. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, fügen Sie den Absender zu Google Kontakte hinzu und fügen Sie Notizen zu jeder Interaktion hinzu, die für die Aufrechterhaltung einer personalisierten Kommunikation von unschätzbarem Wert sein können. Sie können auf die Notizen zugreifen, indem Sie das Profil eines Kontakts aufrufen, oben rechts auf „Bearbeiten“ klicken und nach unten scrollen.

Schritt 4: Nutzen Sie Google Tasks und Kalender

Nutzen Sie Ihr Google Workspace-Konto optimal, indem Sie Gmail-Integrationen verwenden.

• Google Tasks: Erstellen Sie Aufgaben direkt aus E-Mails für die Nachverfolgung. So können Sie sicherstellen, dass keine Kundenanfrage oder Nachverfolgung übersehen wird.
• Google Kalender: Verwenden Sie Google Kalender, um Besprechungen und Telefonate direkt aus E-Mails heraus zu planen. Richten Sie Erinnerungen ein und laden Sie Kunden zu Veranstaltungen ein, damit alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.

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Schritt 5: Aktualisieren und sichern Sie regelmäßig Ihre Kontaktdaten.

Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Kontaktdaten und Interaktionsprotokolle. Erwägen Sie außerdem, Ihre Gmail-Daten zu sichern, um den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden.

Vor- und Nachteile der Verwendung von Gmail als CRM

Wenn Sie noch nicht bereit sind, eine spezielle CRM-Software zu verwenden, gibt es dennoch einige Vor- und Nachteile, wenn Sie Ihren Gmail-Posteingang optimal nutzen möchten.

Vorteile:

• Geringe Kosten und einfacher Einstieg.
• Nahtlose Integration mit anderen Google-Diensten.
• Eine vertraute Benutzeroberfläche, die die Einarbeitungszeit verkürzt.

Nachteile:

• Umständliche Benutzererfahrung. Erschwert den Austausch von Kontaktinformationen mit Ihrem Team.
• Es fehlen einige erweiterte CRM-Funktionen wie detaillierte Berichterstellung und Kundensegmentierung.
• Kann unübersichtlich werden, wenn es nicht gut organisiert ist.
• Abhängig von der Gmail-Integration durch Dritte für die volle CRM-Funktionalität.
  

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Allerdings könnte sich herausstellen, dass dies eher eine kurzfristige Alternative ist, insbesondere für wachsende Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die bessere Funktionen für die Zusammenarbeit benötigen.

Ist Gmail ein effektives CRM?

Wenn Ihr Unternehmen noch nicht bereit für eine Expansion ist, kann die Verwendung von Gmail als grundlegendes CRM-System ein nützlicher Einstieg sein. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie dies in Betracht ziehen sollten, darunter:

1. Kostengünstig: Für kleine Unternehmen oder Privatpersonen, die bereits Gmail nutzen, fallen keine zusätzlichen Kosten an.
2. Vertraute Benutzeroberfläche: Die meisten Benutzer sind bereits mit der Benutzeroberfläche von Gmail vertraut, was die Einarbeitungszeit verkürzt.
3. Integration: Gmail lässt sich problemlos in andere Google-Apps und viele Tools von Drittanbietern integrieren und erweitert so die Funktionalität.

Der größte Nachteil eines Gmail-CRM-Systems besteht darin, dass Sie Vorgänge, die ein herkömmliches CRM für Sie automatisiert und Ihnen somit Zeit spart, manuell ausführen müssen. Dies stellt insbesondere für Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern eine Herausforderung dar, die optimierte Prozesse und Funktionen für die Zusammenarbeit im Team benötigen, die Gmail einfach nicht bieten kann.

Die 5 besten CRMs für Gmail im Jahr 2026!

Wenn Sie bereit sind, auf ein brandneues CRM-System umzusteigen, haben wir nachfolgend einige der besten CRM-Systeme zusammengestellt, die mit Ihnen mitwachsen können und Ihr Budget nicht sprengen.

1. folk

Am besten geeignet für: All-in-One-CRM, das Gmail-Nutzer und Microsoft Outlook unterstützt

Für Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die von Gmail auf ein geeignetes CRM umsteigen möchten, ist folk die ideale Lösung. Im Gegensatz zu einfachen Gmail-Konfigurationen folk die Funktionen für Teamzusammenarbeit, Pipeline-Management und Automatisierung, die wachsende Vertriebsteams benötigen. Es lässt sich nahtlos in Gmail integrieren und bietet gleichzeitig die erweiterten Funktionen, die Teams benötigen, um ihre Abläufe effektiv zu skalieren. Von Vertriebsteams über Kundenservice bis hin zu Marketing und Fundraising – folk hochgradig anpassbar, unterstützt Ihre Teams und schafft eine zentrale Informationsquelle, auf deren Grundlage sie zusammenarbeiten können. Es unterstützt auch mehrere E-Mail-Clients.

Wichtigste Merkmale

• Kontakte erfassen: Importieren Sie Leads aus LinkedIn, Instagram und X mit der folkX-Erweiterung.
• Vertriebsrecherche: Finden Sie E-Mail-Adressen mit einem Klick, identifizieren Sie die stärksten Verbindungen eines Leads und importieren Sie Daten von der Website Ihres potenziellen Kunden mithilfe von KI.
• Persönliche Kontaktaufnahme in großem Maßstab: E-Mails planen und Sequenzen automatisieren.
• Über 6.000 Integrationen: Verbinden Sie Ihre E-Mails, Ihren Kalender, Ihre sozialen Plattformen und Tausende anderer Tools.
• KI-Follow-ups: Erfahren Sie anhand Ihrer bisherigen Gespräche mit KI, welche Leads am besten für ein Follow-up geeignet sind.

2. NetHunt CRM

Am besten geeignet für: Teams , die Gmail nutzen und mehr Automatisierung und Flexibilität benötigen

NetHunt CRM ist ein Gmail-natives CRM-System für Teams, die ihre Vertriebsaktivitäten direkt in ihrem Posteingang verwalten möchten. Im Gegensatz zu Sidebar-Erweiterungen ist NetHunt vollständig in Gmail integriert, sodass Benutzer ohne Toolwechsel mit Deals, Kontakten, Workflows und Aufgaben arbeiten können.

Seine größte Stärke ist seine Flexibilität: NetHunt bietet fortschrittliche Workflow-Automatisierung, umfassende Anpassungsmöglichkeiten für Pipelines und Felder sowie Unterstützung für Multi-Channel-Kommunikation über E-Mail hinaus.

Wichtigste Merkmale

• Gmail-integriertes CRM: Verwalten Sie Geschäfte, Kontakte, Aufgaben und Arbeitsabläufe direkt in Gmail – ohne Seitenleiste.
• Workflow-Automatisierung: Erstellen Sie mehrstufige Automatisierungen für Lead-Weiterleitung, Nachverfolgung, Aufgaben und Pipeline-Aktualisierungen.
• Hohe Anpassungsfähigkeit: Flexible Pipelines, Felder, Workflows und Logik, die sich an IhreProzesse anpassen‍
• Mehrkanal-Kommunikation: Erfassen und verwalten Sie die Kommunikation aus E-Mails, Anrufen, WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger und mehr in einer einzigen Kundenzeitleiste.

3. HubSpot CRM

Am besten geeignet für: kostenloser Dauerplan

HubSpot ist für viele kleine Unternehmen die erste Wahl. Auch wenn es sich um ein kostenloses CRM handelt, können einige seiner Hauptnachteile, wie die mangelnde Skalierbarkeit und die Zeit, die benötigt wird, um die grundlegenden CRM-Tools zu verstehen, für viele ein Ausschlusskriterium sein.

Wichtigste Merkmale

• Umfangreiche Funktionen:HubSpot gehört zu den ausgereiftesten CRMs auf dem Markt und verfügt daher über eine umfangreiche Integrationsbibliothek und grundlegende CRM-Funktionen.
• Kontaktverwaltung: Erstellen SieKontaktdatensätze, protokollieren Sie Vertriebsaktivitäten und überprüfen Sie frühere Interaktionen. 

• E-Mail-Marketing:Führen Sie A/B-Tests für Betreffzeilen durch, erstellen und gestalten Sie E-Mail-Kampagnen aus Ihrem CRM heraus. Der Marketing-Hub von Hubspot gehört wahrscheinlich zu den beliebtesten auf dem Markt. 
• Zugang zur Community: FürSupport und allgemeine Anfragen.

4. Copper

Am besten geeignet für: Gmail-Nutzer

Copper ist ein CRM, das in Ihrem Gmail-E-Mail-Hub integriert ist. Es bietet einen Live-Aktivitätsfeed aller Interaktionen auf den Profilen Ihrer Kontakte. Die Kontaktverwaltungsfunktionen sind jedoch eher begrenzt.

Wichtigste Merkmale

• Workflow-Automatisierung: Entwerfen SieWorkflows, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn etwas zu tun ist.
• Lead-Management: Entwickeln Sieeinen wiederholbaren Prozess zur Lead-Qualifizierung. 
• Kontaktverwaltung:Kontakte nach Typ kategorisieren.
• Google Workspace CRM: Erhalten SieZugriff auf G Suite über eine Google-Integration, die Ihnen basierend auf Ihrer E-Mail-Aktivität Dateianhänge vorschlägt.

Schlussfolgerung

Auch wenn die Verwendung von Google Workspace-Tools eine kostengünstige Möglichkeit sein kann, um mit grundlegenden CRM-Anforderungen zu beginnen, hoffen wir, dass die Liste gezeigt hat, dass eine vollständige Integration von Gmail in Ihr CRM auch mit einem begrenzten Budget möglich ist. Kostengünstig muss nicht bedeuten, dass Sie nur eingeschränkten Zugriff auf Funktionen haben, die Ihr Team unterstützen und Ihrem Unternehmen zum Wachstum verhelfen. Probieren Sie folk kostenlos aus.

Weitere Ressourcen

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Häufig gestellte Fragen

Verfügt Gmail über ein integriertes CRM?

Gmail enthält kein natives CRM. Sie können dies jedoch mit Labels, Filtern, Sternen, Google Kontakten, Aufgaben und Kalender annähernd erreichen oder eine Erweiterung hinzufügen. Für Pipelines, Berichterstellung und Team-Sharing ist ein dediziertes CRM erforderlich.

Wie nutzt man Gmail als einfaches CRM?

Erstellen Sie stufenbasierte Labels und Filter, markieren Sie E-Mails mit Sternchen, fügen Sie Notizen in Google Kontakte hinzu, wandeln Sie E-Mails in Aufgaben um, planen Sie Folgemaßnahmen im Kalender und erstellen Sie regelmäßig Backups. Überprüfen Sie die Labels wöchentlich, um das System übersichtlich zu halten.

Ist Gmail ein gutes CRM für kleine Unternehmen?

Dank niedriger Kosten und Vertrautheit eignet es sich für die Anfangsphase oder den Solo-Einsatz. Zu den Einschränkungen zählen schwache Berichterstellung, Segmentierung, Automatisierung und Zusammenarbeit. Wenn das Volumen wächst oder Teams gebildet werden, wechseln Sie zu einem CRM, um Zeit zu sparen und Daten zu zentralisieren.

Was ist das beste CRM für Gmail?

Ein CRM, das Gmail und Kalender synchronisiert, Kontakte und Geschäfte zentralisiert und Sequenzen und Automatisierung unterstützt, funktioniert am besten. folk lässt sich in Gmail integrieren und ist sowohl für Einzelanwender als auch für Teams geeignet.