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Ob es nun um kurze Nachrichten, Erinnerungen oder Nachfass-Nachrichten geht: Das Planen von Nachrichten auf WhatsApp kann Ihnen Zeit sparen und verhindert, dass Sie andere außerhalb der Geschäftszeiten stören.
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Erlaubt WhatsApp geplante Nachrichten?
WhatsApp bietet keine integrierte Funktion zum zeitgesteuerten Versenden von privaten Nachrichten. Sie können WhatsApp-Nachrichten jedoch mithilfe von „Shortcuts“ auf dem iPhone, einer Drittanbieter-App zum Planen von Nachrichten auf Android, einer Browser-Erweiterung für WhatsApp Web oder zugelassenen Automatisierungstools für geschäftliche Nachrichten planen.
Nachrichten nativ auf WhatsApp planen
Bevor Sie diese Funktionen testen, beachten Sie bitte, dass sie sich am besten für automatisierte Antworten eignen und echte Planungsfunktionen nicht ersetzen können.
Nachrichten mit WhatsApp Business planen
Einrichten von Begrüßungsnachrichten:
- Öffnen Sie WhatsApp Business und navigieren Sie zu Einstellungen > Business-Tools > Begrüßungsnachricht.
- Aktivieren Sie die Funktion und passen Sie die Nachricht an.
- Wählen Sie die Empfänger aus (z. B. alle Kontakte, nur neue Chats).
Abwesenheitsnachrichten einrichten:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Business-Tools > Abwesenheitsnachricht.
- Aktivieren Sie die Funktion und legen Sie die Zeiträume fest, in denen die Nachricht gesendet werden soll.
- Schreiben Sie Ihre individuelle Abwesenheitsnachricht und konfigurieren Sie die Empfängerpräferenzen.
Planen von Nachrichten mit Drittanbieter-Tools auf WhatsApp für Android-Nutzer
Bitte beachten Sie, dass Sie für die folgenden Schritte eine Drittanbieter-Anwendung herunterladen müssen, die auf Android-Nutzer beschränkt ist.
Durch die Verwendung einer Drittanbieteranwendung
Wenn Sie sich für die Verwendung einer Drittanbieter-App entscheiden, achten Sie bitte auf Ihre Datenschutzeinstellungen und Berechtigungen. Diese Apps eignen sich zwar für einzelne Nutzer, aber Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern sollten folk in Betracht ziehen, das eine sichere WhatsApp-Integration auf Unternehmensniveau mit erweiterten Funktionen für Terminplanung, Teammanagement und Compliance bietet, die Drittanbieter-Apps nicht bieten können.
- Laden Sie SKEDit aus dem Google Play Store herunter.
- Erteilen Sie die erforderlichen Berechtigungen, einschließlich der Einstellungen für Barrierefreiheit.
- Öffnen Sie die App und wählen Sie WhatsApp aus den Planungsoptionen aus.
- Verfassen Sie Ihre Nachricht, wählen Sie den Kontakt aus und legen Sie Uhrzeit und Datum fest.
- Aktivieren Sie die Option „Vor dem Senden fragen“ für eine abschließende Überprüfung oder lassen Sie die App automatisch senden.
Planen von Nachrichten auf WhatsApp für iPhone-Nutzer
Leider gibt es für iPhone-Nutzer nicht viele Apps von Drittanbietern, mit denen Sie WhatsApp-Nachrichten planen können. Es gibt jedoch eine Umgehungslösung, indem Sie Siri-Shortcuts verwenden.
Verwendung der Siri-Shortcuts-Anwendung
- Öffnen Sie die App „Shortcuts“ und erstellen Sie eine benutzerdefinierte Verknüpfung.
- Fügen Sie Aktionen zum Öffnen von WhatsApp und zum Verfassen einer Nachricht hinzu.
- Verwenden Sie die Planungsfunktion in Shortcuts, um den Vorgang zu automatisieren.
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Wie Unternehmen WhatsApp-Nachrichten in großem Umfang planen können
Das Planen einer einzelnen Nachricht vom Handy aus ist relativ einfach. Bei Hunderten von Interessenten oder Kunden sieht die Sache jedoch ganz anders aus. Sobald mehrere Personen denselben Account verwalten, stößt eine mobile Planungs-App schnell an ihre Grenzen.
1. Nutzen Sie die WhatsApp Business-Plattform für automatisierte Nachrichtenversendungen
Die WhatsApp Business-App unterstützt Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten, ist jedoch nicht dafür ausgelegt, komplette Kundenkontakt-Workflows abzuwickeln. Unternehmen, die automatisch Erinnerungen, Bestätigungen oder Aktualisierungen versenden müssen, können die WhatsApp Business-Plattform über einen zugelassenen Anbieter nutzen.
Zu den gängigen Anwendungsfällen gehören:
- Termin- und Veranstaltungserinnerungen
- Aktuelle Informationen zu Bestellungen und Lieferungen
- Zahlungsbenachrichtigungen
- Nachverfolgung im Kundensupport
- Kampagnen zur Wiedergewinnung von Kunden
Für manche Nachrichten ist eine vorab genehmigte Vorlage erforderlich, insbesondere wenn das Unternehmen die Kommunikation außerhalb der üblichen Kundendienstzeiten initiiert. Der Empfänger muss zudem zugestimmt haben, Nachrichten vom Unternehmen zu erhalten.
2. Verbinden Sie WhatsApp-Chats mit Ihrem CRM
Das Versenden der Nachricht ist nur ein Teil des Prozesses. Die Teams müssen außerdem wissen, wer die Person kontaktiert hat, wann das letzte Gespräch stattfand und wie es weitergehen soll.
Mit dem CRM „folk “ kann ein Team mithilfe der folkX-Erweiterung Kontakte direkt aus WhatsApp Web speichern. Der Kontakt kann anschließend der richtigen Gruppe hinzugefügt, einem Teammitglied zugewiesen und mit Notizen, Erinnerungen oder benutzerdefinierten Feldern angereichert werden.
folkDer Follow-up-Assistent überprüft zudem aktive WhatsApp-Chats und erkennt diejenigen, die möglicherweise eine Antwort erfordern. Wenn in einem Chat keine weiteren Nachrichten mehr eingehen, kann er auf Grundlage des bestehenden Kontexts eine Nachricht vorschlagen. Der Nutzer prüft den Vorschlag, bevor er zum Versenden der Nachricht zu WhatsApp Web weitergeleitet wird.
Dieser Ansatz eignet sich gut für Vertriebs-, Personalbeschaffungs- und Partnerschaftsteams, die auf persönliche Gespräche angewiesen sind. Für vollständig automatisierte Kampagnen ist die WhatsApp Business Platform jedoch nach wie vor die geeignetere Option.
Ist die Nutzung eines WhatsApp-Nachrichtenplaners sicher?
Nicht jedes Terminplanungs-Tool geht mit WhatsApp auf dieselbe Weise um. Manche erinnern Sie lediglich daran, eine Nachricht zu senden. Andere benötigen die Erlaubnis, die App zu öffnen, den Bildschirminhalt zu lesen und den Versand automatisch abzuschließen.
Prüfen Sie, auf welche Daten das Tool zugreifen kann
Android-Terminplanungs-Apps benötigen häufig Berechtigungen für Barrierefreiheit. Diese Berechtigungen ermöglichen es der App möglicherweise, bestimmte Funktionen Ihres Smartphones zu steuern und in Ihrem Namen mit WhatsApp zu interagieren. Auch eine Browser-Erweiterung kann Zugriff auf Informationen anfordern, die in WhatsApp Web angezeigt werden.
Bevor Sie Zugriff gewähren, überprüfen Sie Folgendes:
- Wer hat das Tool entwickelt?
- Welche Berechtigungen werden angefordert?
- Unabhängig davon, ob es Nachrichten oder Kontaktdaten speichert
- Wie diese Daten geschützt werden
- Ob Berechtigungen problemlos entfernt werden können
- Was passiert, wenn das Telefon gesperrt oder offline ist?
Ein Terminplaner sollte niemals nach Ihrem WhatsApp-Bestätigungscode oder Ihrem Kontopasswort fragen. Außerdem ist es sicherer, Apps und Erweiterungen über offizielle Stores zu installieren, anstatt Dateien von einer unbekannten Website herunterzuladen.
Testen Sie den Scheduler, bevor Sie sich darauf verlassen
Der automatische Versand kann fehlschlagen, wenn WhatsApp geschlossen ist, das Smartphone die Verbindung verliert oder ein System-Update die Funktionsweise der Planungs-App verändert. Senden Sie zunächst eine Testnachricht und vergewissern Sie sich, dass diese zum erwarteten Zeitpunkt ankommt.
Bei wichtigen Terminen, Zahlungserinnerungen oder der Nachverfolgung von Kunden sollten Sie als Sicherheitsmaßnahme eine manuelle Notiz anlegen, bis sich das Tool als zuverlässig erwiesen hat.
Seien Sie bei geschäftlichen Nachrichten besonders vorsichtig
Eine persönliche Geburtstagsnachricht birgt kaum Risiken. Eine Kundenkampagne, die Telefonnummern, Namen und den Gesprächsverlauf enthält, erfordert strengere Sicherheitsvorkehrungen.
Beschränken Sie den Zugriff auf diejenigen Mitarbeiter, die ihn tatsächlich benötigen. Vermeiden Sie es, eine gesamte Kundendatenbank in einer inoffiziellen Terminplanungs-App zu speichern. Unternehmen sollten außerdem vor dem Versand von Marketingnachrichten die Einwilligung einholen und es den Empfängern leicht machen, sich abzumelden.
Für häufige oder umfangreiche Kommunikation ist die offizielle WhatsApp Business-Plattform sicherer als eine App, die WhatsApp über Geräteberechtigungen steuert. Ein Planer eines Drittanbieters eignet sich eher für gelegentliche Nachrichten mit geringem Risiko.
Schlussfolgerung
Das Planen von Nachrichten auf WhatsApp ist mit Hilfe von WhatsApp Business, Drittanbieter-Apps und Automatisierungstools möglich. Mit privaten Konten ist dies jedoch etwas schwieriger, es sei denn, Sie sind mit Siri-Shortcuts und Automatisierungssequenzen vertraut. Senden Sie zunächst eine Testnachricht an jemanden, den Sie gut kennen, bevor Sie die Funktion für berufliche Zwecke nutzen. Für mittelgroße Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die eine zuverlässige, professionelle WhatsApp-Planung mit vollständiger CRM-Integration benötigen, ist folk die erste Wahl. Es bietet nahtloses Kontaktmanagement, Teamzusammenarbeit und fortschrittliche Automatisierung, die einzelne Apps einfach nicht leisten können.
Weitere Ressourcen
Häufig gestellte Fragen
Unterstützt WhatsApp geplante Nachrichten?
Nein. Persönliche Konten verfügen nicht über eine integrierte Terminplanungsfunktion. WhatsApp Business automatisiert nur Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten, nicht jedoch zeitgesteuerte Sendungen an bestimmte Kontakte. Verwenden Sie Android-Terminplanungs-Apps oder iOS-Shortcuts oder eine CRM-Integration für Team-Workflows.
Wie plant man WhatsApp-Nachrichten auf Android?
Installieren Sie SKEDit, erteilen Sie Zugriffsberechtigungen, wählen Sie WhatsApp aus, verfassen Sie die Nachricht, wählen Sie den Kontakt aus, legen Sie Datum und Uhrzeit fest und versenden Sie die Nachricht automatisch oder mit Bestätigung. Überprüfen Sie die Datenschutzeinstellungen, da diese Apps für ihre Funktion umfassenden Zugriff benötigen.
Wie kann man WhatsApp-Nachrichten auf dem iPhone planen?
Verwenden Sie die Shortcuts-App: Erstellen Sie eine Verknüpfung, um WhatsApp zu öffnen und eine Nachricht vorab auszufüllen, und planen Sie diese dann über die Automatisierung. Bei iOS ist in der Regel ein Fingertipp erforderlich, um den Versand zu bestätigen, sodass der Vorgang nicht vollständig automatisch abläuft.
Wie lässt sich WhatsApp am besten für ein Team planen?
Verwenden Sie ein CRM mit WhatsApp-Integration, um Nachrichten innerhalb eines Teams zu planen, zu verfolgen und zu koordinieren. folk bietet Terminplanung, Kontaktverwaltung und Berechtigungen, die auf Vertriebsteams zugeschnitten sind.
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