Hai mai pensato che inviare email di massa sia una seccatura senza fine? Copiare e incollare, tenere traccia delle risposte ed evitare confusioni: è una ricetta per perdere tempo.

È qui che la stampa unione cambia le regole del gioco. Con Outlook, puoi inviare e-mail personalizzate in blocco, senza caos. Niente più lavoro manuale, niente più errori.

Scopri il tutorial passo passo su come eseguire la stampa unione in Outlook, oltre a cinque strumenti alternativi che potrebbero soddisfare ancora meglio le esigenze del tuo team di vendita.

Che cos'è la stampa unione in Outlook?

La funzione Stampa unione di Outlook consente di inviare e-mail personalizzate in blocco senza doverle copiare e incollare manualmente.

Recupera i dati da un elenco di contatti (Excel, Word o Contatti di Outlook) e inserisce nomi, indirizzi o altri dettagli in ogni e-mail. Ciò consente di risparmiare tempo e garantisce che ogni messaggio sembri personalizzato per i tuoi potenziali clienti.

Come eseguire una stampa unione in Outlook: 4 semplici passaggi

La funzione "Email merge" di Outlook consente di inviare messaggi e-mail personalizzati a tutti i contatti presenti nel proprio elenco di potenziali clienti.

Passaggio 1: preparare i dati per la stampa unione di Outlook

Se desideri inviare e-mail personalizzate a numerosi potenziali clienti, devi prima disporre di un database dei tuoi contatti in formato Excel.

Assicurati che ogni categoria, come nome, indirizzo e-mail, azienda e altro, sia corretta e classificata in colonne separate.

Passaggio 2: Avvia una nuova e-mail

Per accedere alla procedura guidata di stampa unione in Outlook, è necessario avviare una nuova e-mail vuota:

1. Clicca su "Nuova email" nella scheda Home.
2. Vai al menu della barra multifunzione.
3. Clicca su "Mailings".
4. Seleziona "Avvia stampa unione".
5. Seleziona "Messaggi e-mail".

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Passaggio 3: inserisci i campi che desideri utilizzare per la stampa unione in Outlook.

1. Clicca su "Seleziona destinatari" per scegliere la tua rubrica.
2. Dalla scheda Mailings (Mailing), clicca su "Insert Merge Field" (Inserisci campo unione) per selezionare i campi che desideri integrare nella tua e-mail, come il nome o l'azienda.

Ora è possibile iniziare a creare messaggi con variabili. Cliccando su Righe di saluto è possibile aggiungere righe di saluto a un documento.

Il campo di formattazione ti consente di inserire qualsiasi testo desideri!

Passaggio 4: Anteprima e completamento

1. Visualizza l'anteprima delle tue e-mail cliccando su "Anteprima risultati".

Questo ti darà un'idea di come appariranno le tue e-mail una volta inviate ai tuoi potenziali clienti.

1. Clicca su "Fine e unisci" quando hai finito di visualizzare e controllare tutti i campi.

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Limiti delle e-mail di stampa unione di Outlook

Sebbene molto utile, la funzione di stampa unione di Outlook presenta diverse limitazioni per i team di vendita:

• Nessuna analisi, tracciamento o modo per vedere quali potenziali clienti hanno aperto, cliccato o risposto
• È compatibile solo con gli indirizzi e-mail Outlook e non può essere utilizzato con gli account Gmail.
• È limitato all'uso individuale, il che significa che i risultati non possono essere condivisi con altri membri del team di vendita e quindi non è collaborativo.
• L'esperienza utente è obsoleta e poco intuitiva.
• È necessario passare da un'applicazione all'altra (Microsoft Word, Excel e Outlook) per inviare e-mail unite.
• Per utilizzare la funzione di stampa unione di Outlook, è necessario sottoscrivere un abbonamento a Office 365 (a partire da 12,50 $ al mese per utente per uso aziendale) o utilizzare versioni proprietarie del software (249,99 $ per un computer).

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Perché utilizzare la stampa unione in Outlook?

La personalizzazione è fondamentale quando si tratta di attività di vendita. Utilizzando strumenti di stampa unione e variabili quali [nome], [cognome], [nomeazienda] e [posizione], possiamo creare messaggi personalizzati e mirati che fanno sentire il potenziale cliente speciale e apprezzato.

Quando un'e-mail sembra personalizzata, è più probabile che catturi l'attenzione del lettore e lo incoraggi a interagire con il contenuto. Ciò può portare a tassi di apertura e tassi di clic più elevati e, in ultima analisi, a un maggior numero di conversioni per il tuo team di vendita.

Se desideri portare le tue attività di vendita a un livello superiore, valuta l'utilizzo di strumenti di stampa unione e variabili di personalizzazione per creare campagne più efficaci e coinvolgenti.

I migliori strumenti di stampa unione per Outlook

Esistono diversi strumenti di stampa unione per Outlook che i team di vendita possono utilizzare. I più popolari sono Gmass, folk, Yamm, Mixmax e Streak.

folk

⭐⭐⭐⭐⭐

folk è la soluzione ideale per team di vendita composti da 20-50 persone che necessitano di un sistema CRM semplice con potenti funzionalità di stampa unione. È progettato specificamente per team di medie dimensioni che hanno superato le funzionalità degli strumenti di base ma non necessitano della complessità dei sistemi aziendali.

Caratteristiche principali

• Sincronizzazione dei contatti, per importare contatti da qualsiasi fonte, come Gmail, Microsoft Outlook, LinkedIn, Twitter, file csv, integrazioni personalizzate o qualsiasi altra fonte di dati.
• Arricchimento dei contatti, che completa le informazioni mancanti in pochi istanti
• Organizza gli elenchi dei contatti, crea gruppi di contatti per classificarli a modo tuo
• Supporto AI, crea campi personalizzati, come un rompighiaccio, una frase di saluto, un oggetto personalizzato o qualsiasi altra cosa ti serva, generati in pochi secondi con l'AI.
• Gestione delle pipeline, creazione di pipeline personalizzate da un elenco esistente di contatti
• Email marketing: utilizza la funzione di stampa unione per accedere a tutti i tuoi contatti e creare sequenze di email.
• Traccia le interazioni sincronizzate (come messaggi e-mail o eventi del calendario) direttamente in folk
• Collaborazione in team, basata sulle note condivise per creare un'unica fonte di verità per tutto il team, impostare promemoria, visualizzare le ultime interazioni e altro ancora.

Per la stampa unione, quando personalizzi la tua email su folk, è molto facile inserire campi variabili come mostrato nell'immagine sottostante.

Utilizza la funzione AI Folk, Magic Field, per andare oltre il semplice utilizzo del nome di battesimo. Sfrutta i dati che hai sui tuoi contatti per personalizzare i messaggi e ottenere risultati di vendita migliori.

Ottieni il contesto completo di ogni contatto per semplificare l'invio di mail personalizzate. Tieni traccia delle interazioni, incluse e-mail, eventi del calendario e altri dettagli aggiunti manualmente.

È anche facile monitorare i risultati delle campagne visualizzando i tassi di apertura, clic e rimbalzo.

Prova le nuove sequenze di email nell'ultimo aggiornamento folk. Crea percorsi email all'interno della piattaforma CRM. Usale per le attività di vendita, la ricerca di nuovi clienti o la fidelizzazione dei clienti esistenti.

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Pro

• Interfaccia facile da usare (simile a Notion)
• È possibile trovare rapidamente gli indirizzi e-mail mancanti grazie all'arricchimento
• Offre un piano gratuito senza limiti di tempo
• Si integra con Outlook e Gmail
• Offre analisi dettagliate sulle aperture e sui clic delle e-mail
• Collaborativo, adatto a team o singoli utenti
• Integrato in un CRM che include gestione della pipeline, tracciamento delle e-mail, promemoria, note e altro ancora
• La funzione AI denominata "Magic Field" consente di scrivere e-mail personalizzate più rapidamente.
• Deduplicazione automatica dei contatti 
• Automatizza le attività manuali come il raggruppamento dei contatti
• Nuova funzione di sequenza e-mail

Contro

• Crediti limitati per il piano gratuito

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Gmass

⭐⭐⭐

Gmass è uno strumento di email marketing che consente di inviare facilmente email personalizzate in massa. Ha un'interfaccia intuitiva e si integra facilmente con Gmail, ma non è compatibile con Outlook.

Caratteristiche principali

• Trasforma Gmail in una piattaforma di email marketing e cold email
• Test AB
• Personalizzazione della stampa unione con Google Sheets

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Pro

• Interfaccia facile da usare
• È possibile inviare mail merge personalizzate
• Può tracciare le aperture delle e-mail e i clic
• Supporta l'invio di email di follow-up
• Ha un piano tariffario conveniente

Contro

• Integrazione limitata con altre piattaforme
• Nessuna funzionalità CRM integrata

Yamm

⭐⭐⭐

Yamm (Yet Another Mail Merge) è uno strumento di stampa unione per Gmail che consente di inviare e-mail personalizzate in blocco. È uno strumento eccellente per le aziende che desiderano semplificare il proprio processo di comunicazione tramite e-mail.

Caratteristiche principali

• Invia con un alias, cc e bcc
• Crea sondaggi via e-mail, come semplici questionari a cui i destinatari possono rispondere direttamente dalla loro casella di posta.
• Libreria di modelli, inclusi modelli pronti all'uso ed e-mail HTML avanzate

Pro

• Si integra con Google Sheets
• Invia email personalizzate
• Può tracciare le aperture delle e-mail e i clic
• Offre un piano gratuito

Contro

• Integrazioni limitate con altre piattaforme
• Il piano gratuito ha funzionalità limitate
• Richiede un account Google per l'utilizzo
• Nessuna stampa unione di Outlook
• Interfaccia poco intuitiva

Mixmax

⭐⭐⭐⭐

Mixmax è uno strumento di tracciamento e automazione delle e-mail che si integra con Gmail. Offre un'ampia gamma di funzionalità quali la pianificazione delle e-mail, i follow-up automatici e l'integrazione CRM.

Caratteristiche principali:

• Focus sulle vendite e sul successo dei clienti
• Salesforce consente di creare un trigger che aggiorna Salesforce inserimento di dati.

Pro

• Si integra con i CRM più diffusi
• Invia email personalizzate
• Può tracciare le aperture delle e-mail e i clic
• Offre un piano gratuito

Contro

• Integrazioni limitate con altre piattaforme
• Un po' troppo complesso, pesante
• Il piano gratuito ha funzionalità limitate
• Può essere costoso

Serie

⭐⭐⭐⭐

Streak è uno strumento CRM che si integra con Gmail. Ti consente di gestire la tua pipeline di vendita, tenere traccia delle e-mail e collaborare con il tuo team.

Caratteristiche principali

• Integrazione con Gmail: si integra perfettamente con Gmail consentendoti di gestire il tuo CRM dall'interfaccia di posta elettronica.
• Monitoraggio delle e-mail, per vedere quando i destinatari leggono le e-mail, aiutando a valutare i tempi per i follow-up e il livello di interesse.
• Applicazione mobile, registra le chiamate e invia i contatti al tuo telefono

Pro:

• Si integra con Gmail
• Interfaccia facile da usare
• Gestisce il flusso delle vendite
• Offre un piano gratuito

Contro:

• Integrazioni limitate con altre piattaforme
• Nessuna app web, utilizzabile solo direttamente dall'interfaccia Gmail
• Potrebbe non avere tutte le funzionalità di altri strumenti CRM
• Il piano gratuito ha funzionalità limitate

Conclusione

La stampa unione è un modo efficace per inviare e-mail personalizzate a numerosi potenziali clienti senza sprecare tempo e fatica. Tuttavia, può essere difficile eseguire la stampa unione dei contatti di Outlook con una procedura semplice.

Con i semplici passaggi sopra indicati e il confronto degli strumenti fornito, puoi facilmente eseguire una stampa unione in Outlook o scegliere lo strumento più adatto al tuo team di vendita. In questo modo, potrai inviare e-mail personalizzate a potenziali clienti e clienti acquisiti, dedicando tempo e attenzione ad altre attività di vendita urgenti.

Domande frequenti

Come posso eseguire una stampa unione in Outlook?

Prepara i contatti in Excel. In Word: Posta → Avvia stampa unione → Messaggi e-mail. Seleziona i destinatari, inserisci i campi di unione, scrivi il messaggio, quindi clicca su Fine e unisci per inviare tramite Outlook.

È possibile inviare allegati con la funzione Stampa unione di Outlook?

No. La stampa unione di Word/Outlook non consente di allegare file. Utilizza un componente aggiuntivo o un CRM che supporti gli allegati e il monitoraggio, come folk.

Quali sono i limiti di invio della stampa unione di Outlook?

I limiti variano. In Exchange Online: circa 10.000 destinatari al giorno, 500 destinatari per messaggio e circa 30 messaggi al minuto. Gli invii di grandi dimensioni potrebbero essere limitati; invii in batch e ritardi aggiuntivi per la consegna.

Come è possibile monitorare le aperture e i clic nella stampa unione di Outlook?

La funzione di stampa unione nativa non dispone di analisi. Per monitorare aperture, clic e risposte, utilizza un componente aggiuntivo o un CRM con monitoraggio, come folk. Questi strumenti consentono anche la pianificazione e il follow-up automatico.