Registrazione delle telefonate aziendali: metodi e strumenti

Hai annotato “inviare preventivo aggiornato”, ma il cliente non ha chiesto solo un nuovo prezzo. Ha chiesto anche che l’installazione fosse inclusa e che la consegna avvenisse entro la fine del mese. Prima di preparare l’offerta, devi verificare esattamente cosa ha detto.

La registrazione delle telefonate di lavoro offre al tuo team una traccia audio a cui fare riferimento quando gli appunti non sono sufficientemente chiari. Alcuni strumenti generano anche trascrizioni e sintesi, rendendo più facile individuare una richiesta senza dover riascoltare l'intera conversazione.

Per iniziare non basta trovare il pulsante di registrazione. È necessario sapere se il software registra entrambe le parti della chiamata, quali autorizzazioni sono necessarie e dove verrà salvato il file.

Ecco come registrare le telefonate aziendali, cosa verificare prima di effettuare una registrazione senza consenso e come scegliere un sistema telefonico aziendale che consenta la registrazione delle chiamate. Confronteremo inoltre sette strumenti e spiegheremo quali piani includono le funzionalità di registrazione di cui il tuo team ha bisogno.

Cosa comporta la registrazione delle telefonate aziendali?

La registrazione delle chiamate aziendali consente di catturare l'audio di una conversazione di lavoro in modo da poterlo riascoltare in un secondo momento. A seconda della configurazione, è possibile avviare la registrazione durante una singola chiamata oppure impostare la registrazione automatica per le linee supportate.

La registrazione dovrebbe riprodurre chiaramente le voci di entrambi i partecipanti. Al termine della chiamata, il file potrebbe comparire nella cronologia delle chiamate della piattaforma telefonica oppure essere accessibile tramite un sistema CRM collegato. Il luogo in cui viene archiviato, chi può aprirlo e per quanto tempo rimane disponibile dipendono dal servizio e dalle impostazioni dell'utente.

La registrazione, la trascrizione e la sintesi producono risultati diversi:

✔️ Registrazione delle chiamate: L'audio stesso. Riascoltalo per verificare la formulazione, il tono o il contesto di uno scambio.

✔️ Trascrizione della chiamata: Una versione scritta della conversazione. Effettua una ricerca per trovare un dettaglio, poi controlla l'audio se il testo non è chiaro.

✔️ Sintesi della chiamata generata dall'IA: un breve riassunto della discussione. Utilizzalo per metterti al passo, mantenendo il documento originale a disposizione per eventuali verifiche.

L'acquisto di uno strumento che genera resoconti delle riunioni non garantisce necessariamente la possibilità di registrare le normali telefonate. Allo stesso modo, un sistema telefonico aziendale che registra le chiamate potrebbe applicare costi aggiuntivi per la trascrizione o per le funzionalità basate sull'intelligenza artificiale.

💡 Consiglio CRM di folk : prima di scegliere un software, stabilisci quali conversazioni devi registrare: le chiamate effettuate dai singoli addetti, le chiamate in entrata su un numero condiviso o entrambe. Verifica poi che la funzione di registrazione supporti quelle linee e i dispositivi utilizzati dal tuo team.

Perché le aziende registrano le telefonate?

Una registrazione offre al tuo team un punto di riferimento a cui fare riferimento quando una richiesta non è chiara o quando due persone hanno ricordi diversi della conversazione. Inoltre, rende disponibili specifici scambi di informazioni per la formazione, i passaggi di consegne e i follow-up.

1. Verificare le richieste del cliente prima di preparare un'offerta

→ Un potenziale cliente potrebbe discutere di quantità, date di consegna e servizi opzionali durante la stessa telefonata. Prima di inviare un preventivo, il rappresentante può riascoltare il passaggio pertinente e confermare cosa deve essere incluso nell'offerta.

Ciò risulta particolarmente utile quando il cliente ha posto una condizione: “Ci servono 20 unità, a condizione che possiate consegnarle tutte insieme”. Le note che riportano solo la quantità non tengono conto di una parte della richiesta.

2. Rispettare gli impegni presi

→ Le registrazioni aiutano gli addetti al servizio clienti a recuperare ciò che hanno promesso di inviare o di verificare. Una trascrizione, quando disponibile, può facilitare la ricerca di quei passaggi.

Dopo aver verificato la conversazione, crea l’attività di follow-up su folk indicando il responsabile e la scadenza concordati. Mantenere visibile l’impegno nella scheda del contatto aiuta il team ad agire di conseguenza prima della prossima chiamata.

3. Fornire ai colleghi il contesto necessario durante il passaggio di consegne

→ Quando un account passa di mano, il nuovo responsabile deve comprendere non solo lo stato attuale della pipeline, ma anche i motivi per cui il cliente ha rifiutato la prima proposta o quali questioni rimangono irrisolte.

Condividi la registrazione pertinente con i colleghi autorizzati e aggiungi una breve nota che spieghi cosa devono esaminare. In questo modo fornirai loro un utile punto di partenza senza costringerli ad ascoltare tutte le chiamate precedenti.

4. Allenare i rappresentanti utilizzando scambi specifici

→ Un responsabile può ascoltare come un addetto ha risposto a una domanda sui prezzi, ha gestito un'interruzione o ha concluso la conversazione. Il feedback può quindi riferirsi a uno scambio effettivo: quale domanda è rimasta senza risposta e cosa potrebbe chiedere l'addetto la prossima volta.

Ascolta la registrazione per comprendere il contesto prima di valutare la risposta. Una sintesi potrebbe evidenziare un’obiezione tralasciando però la spiegazione che l’ha preceduta.

5. Esaminare i disaccordi su ciò che è stato detto

→ Se un cliente mette in discussione un impegno, la registrazione può aiutare a clarify ricostruire la conversazione originale. Ascolta sia lo scambio di battute che precede e segue la frase oggetto di controversia, sia la frase stessa.

La sua utilità dipende da ciò che è stato registrato e dalla chiarezza con cui è possibile udirlo. Una registrazione audio richiede comunque un'attenta interpretazione, in particolare quando la conversazione contiene piani o condizioni provvisori.

Un’azienda può registrare le telefonate senza consenso?

In alcune situazioni, un’azienda può registrare una chiamata senza il consenso dell’altro interlocutore. La risposta dipende dalle leggi applicabili alla conversazione. L’utilizzo di un telefono aziendale non costituisce un’esenzione generale.

Negli Stati Uniti, la normativa federale consente in genere la registrazione con il consenso di un solo partecipante, fatte salve alcune eccezioni. Le leggi statali possono essere più restrittive:

👉 Consenso di una sola parte: è sufficiente il consenso di un solo partecipante, che può essere la persona che effettua la registrazione.

👉 Consenso di tutte le parti: le norme vigenti richiedono il consenso di tutte le parti coinvolte.

Per le chiamate che superano i confini statali o nazionali, verificare i requisiti applicabili in base alla sede dei partecipanti. Le chiamate internazionali possono inoltre comportare obblighi in materia di privacy e di monitoraggio dei dipendenti.

Una richiesta chiara aiuta a definire la procedura di registrazione:“Posso registrare questa chiamata in modo che il nostro team possa esaminare le vostre esigenze e preparare la proposta?”

Ottenere il consenso necessario prima della registrazione e documentarlo secondo la procedura approvata. Un semplice annuncio automatico non garantisce il rispetto delle norme in ogni situazione. Se un cliente rifiuta il consenso durante una normale chiamata di vendita, proseguire senza registrare e prendere appunti.

Come registrare le telefonate di lavoro

Inizia dalle chiamate che il tuo team effettua effettivamente. Un addetto alle vendite che chiama da un’app mobile e un addetto all’assistenza che risponde su una linea condivisa potrebbero aver bisogno di impostazioni di registrazione diverse.

Prova l’intero processo prima di utilizzarlo per le conversazioni con i clienti: registra entrambi gli interlocutori, recupera l’audio e verifica chi può accedervi.

1. Decidete quali chiamate devono essere registrate. Definite lo scopo, ad esempio verificare le esigenze dei clienti o analizzare le chiamate a fini formativi. Identificate gli utenti, i numeri e i tipi di chiamata interessati.
2. Verificare i requisiti applicabili. Stabilire in che modo i partecipanti saranno informati, come verrà ottenuto il consenso richiesto e come dovranno comportarsi i rappresentanti nel caso in cui qualcuno rifiuti di dare il proprio consenso.
3. Scegli uno strumento di chiamata compatibile. Assicurati che consenta di registrare le chiamate sui dispositivi e sulle linee utilizzati dal tuo team. Verifica se è necessario effettuare le chiamate tramite la sua app, trasferire un numero o confermare il tuo numero attuale.
4. Configura la registrazione manuale o automatica. I controlli manuali consentono agli operatori di avviare la registrazione delle singole chiamate. La registrazione automatica acquisisce le chiamate supportate in base alle impostazioni configurate; pertanto, verifica l'ambito di applicazione prima di attivarla.
5. Effettua una chiamata di prova. Ascolta l'audio da entrambe le parti. Prova le cuffie o la connessione Bluetooth che gli operatori utilizzano normalmente e verifica il funzionamento dei trasferimenti di chiamata, se questi fanno parte del tuo flusso di lavoro.
6. Imposta le regole di accesso e conservazione. Decidi chi deve avere accesso alle registrazioni e per quanto tempo devono essere conservate. Verifica le autorizzazioni di download e le opzioni di cancellazione, comprese eventuali copie esportate.
7. Collega la registrazione al cliente. Se utilizzi un’integrazione CRM, verifica che il file audio o il link alla registrazione compaiano sotto il contatto corretto. Aggiungi una breve nota che indichi lo scopo della chiamata e il passo successivo concordato.

💡 Suggerimento CRM di folk : dopo una chiamata con un cliente, verifica che la registrazione sia disponibile prima di dare per scontato che sia stata salvata. Se viene generata una trascrizione o un riepilogo, esamina i dettagli che intendi utilizzare in un preventivo o in un follow-up. Crea quindi le attività corrispondenti in folk , in modo che gli impegni rimangano visibili quando torni all’account.

Come scegliere un sistema telefonico aziendale che registri le chiamate

Prima di confrontare i piani tariffari, verifica se il sistema registra le chiamate di cui il tuo team ha bisogno. Il supporto per un numero condiviso non implica necessariamente che le stesse opzioni di registrazione siano disponibili sulle singole linee o sui dispositivi mobili.

Confronta l'intero flusso di lavoro relativo alla registrazione, compresi il recupero e l'archiviazione. Un prezzo di abbonamento basso non è indicativo se le funzionalità di cui hai bisogno richiedono un altro piano.

Per i team di vendita, vale la pena provare l'integrazione con il CRM. Registrate una breve chiamata, aprite la scheda del contatto e controllate cosa è stato salvato. Una voce che recita “chiamata in uscita completata” è ben diversa dal poter riascoltare la conversazione stessa.

I 7 migliori strumenti per registrare le telefonate aziendali nel 2026

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1. folk

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Panoramica

folk Consente ai rappresentanti di preparare, effettuare, registrare e riascoltare le chiamate tramite la propria app mobile. Si utilizza il proprio numero di telefono verificato, il che rende questa soluzione degna di considerazione se il proprio team desidera registrare le chiamate senza dover configurare un nuovo numero aziendale.

Al termine della conversazione, folk mette a disposizione una trascrizione che puoi rileggere e condividere con i colleghi. In questo modo, la persona che si occuperà successivamente dell’account avrà accesso a dettagli che potrebbero non essere riportati in una breve nota.

Funzioni di registrazione

• Registrazione delle chiamate da dispositivo mobile: effettua e registra le chiamate tramite folk su iOS e Android.
• Il tuo numero: verifica il tuo numero di telefono attuale per poter effettuare chiamate.
• Revisione delle conversazioni: torna alle chiamate registrate e alle relative trascrizioni.
• Condivisione all'interno del team: condividi le trascrizioni in modo che i colleghi possano mettersi al passo con la discussione.
• Contesto CRM: gestisci contatti, note e attività di follow-up sulla stessa piattaforma.

Prezzi

• Abbonamento standard: 24 $ al mese per socio, con addebito annuale, oppure 30 $ con addebito mensile.
• Premium: 48 dollari al mese per socio, con addebito annuale, oppure 60 dollari con addebito mensile.
• Piano Enterprise: a partire da 80 $ al mese per membro con fatturazione annuale, oppure 100 $ con fatturazione mensile.
• Prova gratuita: 14 giorni, senza bisogno di carta di credito.

Questi sono i prezzi degli abbonamenti CRM. Verifica il traffico di chiamata e l’accesso alla registrazione previsti per la tua configurazione prima di scegliere un piano.

La taglia più adatta

Team di vendita che desiderano registrare le chiamate dal proprio cellulare utilizzando il proprio numero esistente e mantenere a disposizione il contesto relativo al cliente per i follow-up.

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2. Aircall

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Panoramica

Aircall combina la registrazione delle chiamate con funzionalità telefoniche aziendali quali numeri condivisi, instradamento e code di chiamata. È ideale per i team che gestiscono le chiamate dei clienti con il coinvolgimento di più rappresentanti o agenti.

È possibile riascoltare le registrazioni, mentre la trascrizione aiuta gli utenti a individuare parti specifiche di una conversazione. Il piano Professional include i riassunti generati dall'intelligenza artificiale e la "conversation intelligence".

Funzioni di registrazione

• Registrazione delle chiamate: inclusa nei piani Essentials e superiori.
• Metti in pausa e riprendi: gestisci la registrazione durante una conversazione.
• Trascrizione delle chiamate: inclusa nei piani base.
• Integrazioni CRM: collega l'attività di chiamata agli strumenti aziendali supportati.
• Accesso alle registrazioni: i periodi di conservazione e la disponibilità su dashboard variano a seconda del piano.

Prezzi

• Informazioni essenziali: a partire da 30 $ al mese per licenza, con fatturazione annuale.
• Versione professionale: a partire da 50 $ al mese per licenza, con fatturazione annuale.
• Azienda: Prezzi personalizzati.
• Numero minimo di licenze: tre per le versioni Essentials e Professional; 25 per la versione Enterprise.

Il piano Essentials include la registrazione e la trascrizione. Il piano Professional aggiunge i riassunti generati dall'intelligenza artificiale e l'analisi delle conversazioni. Il superamento dei limiti previsti e alcuni servizi comportano un costo aggiuntivo.

La taglia più adatta

Team di vendita e assistenza che necessitano di funzioni di registrazione, oltre che di instradamento delle chiamate, code e condivisione delle conversazioni con i clienti.

3. Tastierino numerico

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Panoramica

Dialpad Connect è un sistema telefonico aziendale dotato di funzioni di registrazione, trascrizione e riepiloghi delle chiamate basati sull'intelligenza artificiale. Gli addetti all'assistenza possono utilizzare la conversazione originale per verificare i dettagli prima di condividere un riepilogo o preparare un follow-up.

Le impostazioni di registrazione variano a seconda che si tratti di linee individuali o condivise, pertanto è opportuno verificare la configurazione richiesta prima di attivare la registrazione automatica.

Funzioni di registrazione

• Registrazione manuale: registra singole chiamate.
• Registrazione automatica sulle linee condivise: registra le chiamate di gruppo supportate in base alle tue impostazioni.
• Trascrizione e riassunti generati dall’IA: revisione dei contenuti delle chiamate registrate e dei riassunti generati.
• Riepilogo della chiamata: accedi ai dettagli della conversazione al termine della chiamata.
• Opzioni di prodotto distinte: Dialpad Sell e Support presentano funzionalità di registrazione e pacchetti diversi.

Prezzi

Per Dialpad Connect:

• Piano Standard: 15 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 27 $ con fatturazione mensile.
• Piano Pro: 25 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 35 $ con fatturazione mensile.
• Azienda: Prezzi personalizzati.
• Prova gratuita: 14 giorni.

Connect supporta la registrazione manuale e quella automatica sulle linee condivise. La disponibilità della registrazione automatica sulle singole linee varia a seconda dei prodotti Dialpad.

La taglia più adatta

Aziende alla ricerca di soluzioni per le chiamate aziendali con trascrizione e sintesi basate sull’intelligenza artificiale, in particolare quando la registrazione su linea condivisa soddisfa le loro esigenze.

4. Quo

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Panoramica

Quo raggruppa le chiamate e i messaggi di lavoro in thread di conversazione condivisi. Con il piano Starter è possibile registrare le chiamate manualmente, mentre i piani Business e Scale includono la registrazione automatica.

Per un team che condivide lo stesso numero, questa cronologia aiuta i colleghi a rivedere l'ultima conversazione prima di richiamare il cliente.

Funzioni di registrazione

• Registrazione manuale: disponibile nel piano Starter.
• Registrazione automatica: inclusa nei piani Business e Scale.
• Trascrizioni e sintesi delle chiamate: incluse per le chiamate di gruppo registrate relative a Business e Scale.
• Cronologia delle conversazioni condivisa: conserva le registrazioni delle chiamate e dei messaggi con il cliente.
• Portabilità del numero: trasferisci un numero esistente idoneo oppure scegline uno nuovo.

Prezzi

• Piano Starter: 15 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 19 $ con fatturazione mensile.
• Piano Business: 23 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 33 $ con fatturazione mensile.
• Tariffa: 35 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 47 $ con fatturazione mensile.
• Prova gratuita: 7 giorni.

Scegli il piano Business o superiore se hai bisogno della registrazione automatica e delle trascrizioni delle chiamate del tuo team. Le imposte, le commissioni e i servizi aggiuntivi sono a parte.

La taglia più adatta

Piccoli team che desiderano numeri aziendali condivisi, cronologia delle chiamate accessibile e la possibilità di scegliere tra registrazione manuale e automatica.

5. RingCentral

⭐⭐⭐⭐(G2)

Panoramica

RingCentral RingEX combina chiamate aziendali, messaggistica e riunioni. Le sue opzioni di registrazione sono ideali per le aziende che desiderano gestire singoli utenti e reparti all’interno dello stesso sistema telefonico.

È possibile registrare le chiamate su richiesta oppure configurare la registrazione automatica con i piani che lo consentono. Gli amministratori possono inoltre impostare gli annunci di registrazione.

Funzioni di registrazione

• Registrazione su richiesta: disponibile nei piani Core, Advanced e Ultra.
• Registrazione automatica: disponibile nei piani Advanced e Ultra.
• Messaggi di registrazione: configura i messaggi di benvenuto per le chiamate registrate.
• Recupero delle registrazioni: accedi alle conversazioni registrate per esaminarle.
• Controlli amministrativi: gestire le impostazioni di registrazione per tutti gli utenti e i reparti supportati.

Prezzi

• Core: Il prezzo dipende dalla durata del ciclo di fatturazione e dal numero di utenti.
• Versione avanzata: il prezzo dipende dalla durata del periodo di fatturazione e dal numero di utenti; include la registrazione automatica.
• Ultra: il prezzo dipende dalla durata del ciclo di fatturazione e dal numero di utenti; include la registrazione automatica.
• Prova gratuita: 14 giorni per i nuovi abbonati che soddisfano i requisiti.

Verifica il preventivo RingEX attuale in base alle dimensioni del tuo team. Il piano Core supporta la registrazione su richiesta; la registrazione automatica richiede il piano Advanced o Ultra.

La taglia più adatta

Aziende che necessitano di una piattaforma di comunicazione più ampia con impostazioni di registrazione gestite a livello centrale.

6. CloudTalk

⭐⭐⭐⭐(G2)

Panoramica

CloudTalk è una piattaforma telefonica aziendale dotata di funzioni di registrazione, instradamento delle chiamate e strumenti per le chiamate in uscita. I team possono utilizzare le registrazioni per rivedere le conversazioni con i clienti, insieme alla cronologia delle chiamate e ai tag.

I pacchetti di chiamate variano a seconda della regione. Verifica le destinazioni coperte dal tuo abbonamento e le funzionalità incluse nel piano selezionato.

Funzioni di registrazione

• Registrazione delle chiamate: inclusa nei piani del sistema telefonico.
• Cronologia delle chiamate e tag: aiutano a organizzare le conversazioni per la revisione.
• Instradamento e trasferimento: gestire le chiamate tramite flussi configurati.
• Integrazioni CRM: la disponibilità varia a seconda del piano.
• Conversation Intelligence: disponibile come componente aggiuntivo per ulteriori analisi basate sull'intelligenza artificiale.

Prezzi

Tariffe in USD pubblicate per i principali piani:

• Piano Starter: 25 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 34 $ con fatturazione mensile.
• Piano Essential: 29 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 39 $ con fatturazione mensile.
• Piano Expert: 49 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 69 $ con fatturazione mensile.
• Numero minimo di posti: uno per i piani Starter ed Essential; tre per il piano Expert.

Le tariffe possono variare a seconda della regione e del contratto. In alcune configurazioni tariffarie, CloudTalk mostra anche un piano Lite. Verifica la disponibilità locale e l'accesso alle integrazioni prima di effettuare la scelta. Le funzionalità di intelligenza artificiale e i servizi di chiamata aggiuntivi potrebbero comportare costi aggiuntivi.

La taglia più adatta

Team di vendita e assistenza che necessitano di funzioni di registrazione, oltre a quelle di instradamento e di chiamate in uscita.

7. JustCall

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Panoramica

JustCall combina chiamate aziendali, messaggistica e integrazioni CRM. Le impostazioni di registrazione possono essere configurate per ogni numero di telefono e gli agenti possono mettere in pausa e riprendere la registrazione durante le chiamate in tempo reale supportate.

Ciò consente ai team di decidere quali conversazioni registrare, mantenendo al contempo le registrazioni a disposizione per un’eventuale revisione successiva.

Funzioni di registrazione

• Registrazione automatica: attiva la registrazione tramite le impostazioni del numero.
• Pausa e ripresa: consentire agli operatori di gestire la registrazione durante la chiamata.
• Accesso alle registrazioni: è possibile riascoltare le chiamate registrate dall'archivio delle chiamate.
• Download: la funzione di download delle registrazioni tramite JustCall AI è disponibile a partire dal piano Team e superiori.
• Trascrizione: Gli attuali listini prezzi per Stati Uniti e Canada indicano i minuti di trascrizione tramite IA nei piani Team e superiori.

Prezzi

Per i piani annuali pubblicati relativi a Stati Uniti e Canada:

• Piano Team: 29 $ al mese per utente, con fatturazione annuale.
• Piano Pro: 49 $ al mese per utente, con fatturazione annuale.
• Pro Plus: 89 $ al mese per utente, con fatturazione annuale.
• Attività: Prezzi personalizzati.
• SalesPro: Prezzi personalizzati.
• Licenze minime: due per Team, Pro, Pro Plus e SalesPro; dieci per Business.

AI Review Assist è un componente aggiuntivo disponibile nelle versioni Team e Pro ed è incluso nella versione Pro Plus. Quando si confronta il costo totale, verificare i limiti di chiamate e l’eventuale presenza di servizi aggiuntivi.

La taglia più adatta

Team di vendita e assistenza che desiderano disporre di funzioni di registrazione, messaggistica e integrazioni CRM in un’unica piattaforma di chiamata.

Errori da evitare nella registrazione delle chiamate aziendali

Verificate il funzionamento della registrazione prima di integrarla nella routine del vostro team. Un’impostazione che sembra corretta nell’ dashboard e potrebbe comportarsi in modo diverso su un altro dispositivo o su un’altra linea.

❌ Attivare la registrazione automatica senza una procedura di consenso. Gli operatori devono sapere quando è consentita la registrazione, come ottenere il consenso richiesto e cosa fare se un partecipante rifiuta.

❌ Partendo dal presupposto che tutte le chiamate vengano registrate. Verifica le chiamate in entrata e in uscita, le linee individuali e condivise, nonché tutti i trasferimenti che il tuo team effettua regolarmente.

❌ Confondere le trascrizioni con le registrazioni audio. Uno strumento potrebbe generare del testo senza conservare l'audio riproducibile. Verifica quali file rimarranno disponibili in seguito.

❌ Consentire l'accesso a tutti. Imposta le autorizzazioni in base a chi ha bisogno della conversazione per il proprio lavoro, compreso l'accesso ai download e ai link condivisi.

❌ Lasciare le registrazioni senza specificarne il periodo di conservazione. Definire per quanto tempo i file devono essere conservati, tenendo conto degli obblighi pertinenti.

❌ Non dimenticare le copie esportate. Assicurati di includere nel processo di eliminazione i file audio scaricati, le trascrizioni e i file inviati ad altre app.

❌ Utilizzo di risultati generati dall'IA senza verifica. Verificare importi, date e condizioni di approvazione rilevanti prima di copiarli in una proposta o in un campo del CRM.

❌ Salvataggio della chiamata sotto un contatto errato. Verifica come la tua integrazione gestisce i numeri condivisi e i record duplicati.

❌ Conservare la registrazione ma tralasciare il seguito. Una volta esaminata la conversazione, assegna gli impegni confermati come attività in folk in modo che il team possa darvi seguito.

Conclusione

La registrazione delle telefonate di lavoro offre ai rappresentanti la possibilità di verificare le richieste, rivedere gli impegni presi e coinvolgere i colleghi nella conversazione. Scegliete uno strumento che registri le chiamate effettuate, stabilite la procedura di consenso e rendete le registrazioni accessibili a chi ne ha bisogno.

folk Consente ai rappresentanti di chiamare e registrare le conversazioni dall'app mobile utilizzando il proprio numero verificato, per poi rivedere e condividere le trascrizioni. È possibile inserire i requisiti confermati nelle note relative al contatto e assegnare la fase successiva prima di passare a un altro account.

Prova gratuitamente il CRM " folk " e rendi più semplice il follow-up delle conversazioni con i clienti.

Domande frequenti

È legale registrare le telefonate di lavoro?

La registrazione delle telefonate aziendali può essere legale quando il processo di registrazione rispetta i requisiti applicabili in materia di consenso, privacy e altro. Le norme dipendono dalle circostanze e dall’ubicazione dei partecipanti. L’utilizzo di un sistema telefonico aziendale non rende automaticamente legale la registrazione.

Un’azienda può registrare le telefonate senza consenso?

A volte un’azienda può effettuare una registrazione senza il consenso dell’altro interlocutore. In base alle norme vigenti sul consenso unilaterale, la persona che effettua la registrazione può fornire il consenso richiesto se partecipa alla chiamata. Altre giurisdizioni richiedono il consenso di tutti i partecipanti. Verificate le norme che regolano la conversazione, in particolare nel caso di chiamate interstatali o internazionali.

Come si registrano le telefonate di lavoro?

Utilizza una piattaforma di chiamata compatibile, configura le impostazioni di registrazione e ottieni eventuali consensi necessari prima di avviare la registrazione. Verifica che entrambi gli interlocutori siano registrati in modo chiaro. Successivamente, controlla che l’audio sia stato salvato, imposta le autorizzazioni di accesso appropriate e associa la registrazione alla scheda cliente corretta.

Un sistema telefonico aziendale può registrare automaticamente le chiamate?

Sì. Alcuni sistemi telefonici aziendali registrano automaticamente le chiamate supportate una volta che un amministratore ha attivato la funzione. La disponibilità può variare a seconda dell'abbonamento, del tipo di linea e del dispositivo. Verifica se l'impostazione si applica alle chiamate in entrata, alle chiamate in uscita, ai numeri condivisi e alle singole linee.

Posso registrare le chiamate di lavoro utilizzando il mio numero attuale?

Sì, dipende dal servizio. Alcuni operatori richiedono di trasferire il proprio numero nel loro sistema. Altri, tra cui folk, consentono di effettuare e registrare chiamate tramite la loro app utilizzando il proprio numero verificato. Verifica le impostazioni prima di scegliere una piattaforma.

Per quanto tempo un’azienda dovrebbe conservare le registrazioni delle chiamate?

Non esiste un periodo di conservazione universale. È opportuno stabilirne uno in base allo scopo della registrazione e ai requisiti legali, contrattuali o di settore applicabili. È necessario includere nella politica anche i file audio esportati e le trascrizioni, tenendo conto di eventuali obblighi di conservazione dei documenti relativi a una controversia.

Qual è la differenza tra la registrazione delle chiamate e la trascrizione?

La registrazione delle chiamate cattura la conversazione sotto forma di file audio riproducibile. La trascrizione converte il parlato in testo scritto, rendendo più facile la ricerca e la consultazione dei dettagli. Una trascrizione può contenere errori, mentre la registrazione conserva le voci e il tono della conversazione. Alcuni servizi offrono la trascrizione senza conservare una registrazione riproducibile.