Excel vs CRM : Quand faire le changement et les meilleurs outils à essayer

Vous utilisez toujours Excel comme CRM parce que vous n'avez pas trouvé d'alternative abordable ?

Nous comprenons. Il est probable que vous n'ayez pas encore le budget pour investir dans un CRM traditionnel. Bien qu'Excel soit un outil de gestion des données polyvalent, vous constaterez qu'à mesure que vos opérations commerciales se développent, l'utilisation d'Excel commencera à empiéter sur le temps dont vous avez besoin pour d'autres priorités commerciales. 

Avec toutes les données que vous devez mettre à jour manuellement, le formatage conditionnel dont vous devez être conscient et les règles de validation des données. Tous ces facteurs, en plus de ces tâches répétitives qui s'accumuleront – commenceront à devenir décourageants. Surtout si vous n'avez pas le soutien approprié dont vous avez besoin de votre pile technologique. 

Mais heureusement, investir dans un CRM ne signifie pas nécessairement que vous serez confronté à une grosse facture.

Dans cet article de blog, nous aborderons : 

• Pourquoi les petites entreprises pourraient encore utiliser Excel comme CRM,
• Défis de la dépendance à Excel pour le CRM,
• Meilleures alternatives abordables à Excel CRM, y compris folk.

Pourquoi les petites entreprises utilisent-elles Excel comme CRM ?

Excel est souvent un favori des petites entreprises qui ont besoin d'un endroit pour capturer des informations de contact de base. 

Les fonctionnalités personnalisables d'Excel et sa facilité d'utilisation en font un outil accessible pour les entreprises gérant de petits volumes de données clients. Avec une mise en page simple et des formules intégrées, il permet aux utilisateurs de suivre les prospects, de gérer les pipelines de vente et d'analyser des métriques clients de base.

4 Défis de l'utilisation d'Excel comme CRM

Bien qu'Excel puisse être une solution économique pour la gestion de données à petite échelle, à mesure que les entreprises se développent et que les données deviennent plus complexes, les limitations d'Excel deviendront apparentes. C'est à ce moment-là que vous commencerez à remarquer comment il peine à répondre aux exigences d'une entreprise en croissance. Voici quelques défis courants à considérer.

1. Processus manuels et automatisation limitée

Contrairement aux CRM dédiés, Excel manque de workflows automatisés, de rappels et de synchronisation des données avec d'autres outils.

La plupart des tâches, telles que l'envoi d'e-mails de suivi ou le suivi des activités, nécessitent une saisie manuelle, augmentant le risque d'erreur humaine. Surtout lorsqu'il y a beaucoup d'interactions, de notes et de rappels à mettre à jour. 

2. Limitations d'intégration menant à tout, partout

Excel ne s'intègre pas facilement avec les e-mails, les calendriers ou d'autres outils, ce qui entraîne des flux de travail isolés. Cela signifie que vous aurez probablement des centaines d'onglets ouverts, une expérience utilisateur encombrante et des difficultés lorsqu'il s'agit de collaborer avec vos collègues. 

3. Risques de sécurité des données

Les données sensibles des clients dans Excel sont plus vulnérables à un accès non autorisé sans mesures de sécurité robustes. En utilisant des CRM tels que folk, vous saurez que vos données clients seront entre de bonnes mains. C'est même reconnu par la conformité SOC2, donc vous savez que folk ne se contente pas de parler. 

4. Difficultés de collaboration

Des difficultés dans la collaboration en temps réel, aux contraintes dans la visualisation des données. Vous constaterez que même si Excel dispose de graphiques et de diagrammes, créer des éléments tels que des tableaux de bord nécessitera des compétences avancées et un temps supplémentaire que personne n'a. 

3 Meilleures alternatives abordables à Excel CRM 

1. folk

Meilleur pour : Équipes de vente qui ont besoin d'un CRM convivial

folk est l'une des solutions CRM les plus rapides à mettre en œuvre sur le marché. Cela fait que folk est très apprécié par plus de 3000 entreprises à travers le monde grâce à son interface conviviale et ses intégrations intelligentes. La meilleure chose à propos de folk est sa capacité à évoluer avec vous – il peut soutenir les solopreneurs, les petites et moyennes équipes ainsi que les grandes entreprises. De plus, il propose des plans tarifaires raisonnables afin que vous n'ayez pas à vous soucier de surprises. 

Fonctionnalités clés

• Gestion des contacts avec des étiquettes et des filtres personnalisables.
• Intégration avec des outils comme WhatsApp pour une communication fluide.
• Automatisation des flux de travail pour les rappels et les suivis.
• Pipelines partagés pour une collaboration en temps réel.
• Messages et séquençage alimentés par l'IA.
• Analytique et reporting.

Plans tarifaires

Sur une base annuelle, les plans tarifaires sont les suivants.

• Standard : 20 $/utilisateur/mois.
• Premium : 40 $/utilisateur/mois.
• Personnalisé : À partir de 80 $/utilisateur/mois.

HubSpot

Meilleur pour : Équipes axées sur la génération de leads et l'automatisation du marketing.

HubSpot est une plateforme gratuite, riche en fonctionnalités, avec des outils de marketing, d'automatisation des e-mails et de gestion de pipeline de ventes. Le hic ? Passer à un plan payant sera coûteux. Attendez-vous à des coûts supplémentaires pour certaines intégrations, ainsi qu'à des frais de consultation pour certains. 

Fonctionnalités clés

• Plan gratuit avec gestion des contacts, suivi des e-mails et chat en direct avec le filigrane HubSpot.
• Outils d'automatisation marketing tels que les campagnes par e-mail et les pages de destination.
• Suivi du pipeline de ventes avec des étapes de transaction et des prévisions.
• Intégrations étendues avec des applications tierces.

Plans tarifaires

Prêt à évoluer ? Préparez-vous à investir. Les plans Sales Hub de HubSpot sont élevés. 

• Sales Hub Professionnel : À partir de 90 $/utilisateur/mois.
• Sales Hub Entreprise : À partir de 150 $/utilisateur/mois.

Pipedrive

Meilleur pour : Les équipes de vente qui ont besoin de visibilité sur le pipeline

Pipedrive est un CRM axé sur les ventes avec un pipeline visuel pour un suivi facile des affaires. Conçu par des équipes de vente, pour des équipes de vente. Pipedrive offre un pipeline visuel pour un suivi facile des affaires.

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Fonctionnalités clés

• Pipeline de vente visuel pour le suivi des affaires.
• Étapes et activités personnalisables pour s'adapter aux processus de vente.
• Intégration d'email pour suivre la communication au sein de la plateforme.
• Assistant de vente alimenté par l'IA pour des recommandations exploitables.

Choisir le bon CRM pour votre entreprise

Passer d'Excel à un CRM dédié peut sembler un grand pas, mais le choix de la bonne plateforme dépend de vos besoins. Vous devrez considérer :

• Quelle est la complexité de vos données clients ?
• Avez-vous besoin de fonctionnalités comme l'automatisation et la collaboration en temps réel ?
• La plateforme peut-elle évoluer avec votre entreprise ?
• Est-ce que cela correspond à votre budget ?
• Allez-vous devoir passer à une autre plateforme encore une fois dans quelques mois ? 

Répondre à ces questions peut vous aider à identifier la meilleure solution CRM pour votre entreprise et vous mettre sur la voie d'opérations plus rationalisées.

Pourquoi folk est la meilleure alternative à Excel pour la gestion des contacts et des flux de travail

Avec son temps de mise en œuvre rapide, folk se distingue comme une alternative idéale pour les entreprises en transition depuis Excel. Avec son interface intuitive, folk aide à rationaliser les flux de travail et à améliorer la collaboration.

• Conception conviviale : La simplicité de folk permet aux équipes de commencer facilement sans formation approfondie.
• Capacités d'automatisation : Automatisez les suivis et les flux de travail pour gagner du temps et réduire les erreurs.
• Intégration WhatsApp : Communiquez facilement avec les contacts directement depuis la plateforme.
• Scalable pour la croissance : folk grandit avec votre entreprise, offrant les outils dont vous avez besoin à mesure que vos opérations se développent.

Conclusion

Excel offre un excellent point de départ pour gérer les données clients, mais à mesure que les entreprises se développent, ses limitations deviennent plus évidentes. Adopter les meilleures pratiques peut aider à maximiser son utilité, mais passer à un CRM dédié comme folk garantit une plus grande efficacité et évolutivité. Essayez folk aujourd'hui, gratuitement. 

Plus de ressources

• 3 rapports CRM essentiels dont chaque entreprise a besoin pour stimuler la croissance
• Tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de l'IA pour la gestion des prospects
• Le guide ultime des relances par e-mail de vente : Modèles et meilleures pratiques

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