Los 10 mejores CRM con grabación de llamadas en 2026

Tu comercial termina una llamada y califica el caso como prometedor. Una semana después, otro compañero se hace cargo. El registro del contacto muestra cuándo hablaron, pero ¿puede escuchar la conversación, identificar la objeción del cliente potencial y ver qué se le prometió?

Esa es la pregunta que hay que plantearse al comparar herramientas de grabación de llamadas de CRM . Algunos CRM graban las llamadas realizadas a través de sus propias funciones de llamada. Otros obtienen las grabaciones de un sistema telefónico conectado. Esta distinción influye en qué llamadas se capturan, dónde aparecen y si el CRM puede transcribirlas o analizarlas.

Esta guía compara 10 opciones en función del flujo de trabajo de grabación, las funciones de ventas y el coste. Además, explica cómo conectar una herramienta de grabación de llamadas a tu CRM si tu equipo ya dispone de un sistema telefónico que desea seguir utilizando.

Los mejores CRM con grabación de llamadas, de un vistazo

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¿Cómo hemos evaluado estos sistemas CRM?

Para poder incluirse en esta comparación, un sistema CRM debía ofrecer una forma práctica de integrar las grabaciones de llamadas telefónicas en el flujo de trabajo de ventas. Hemos evaluado cada opción en función de cinco criterios:

✅ Método de grabación: ¿Pueden los comerciales grabar las llamadas a través del CRM o tienen que conectar un sistema telefónico independiente?

✅ Asignación de contactos: ¿Aparece la grabación asociada al contacto o a la operación correctos, de modo que otro comercial pueda encontrarla?

✅ Acceso a la transcripción: ¿Puede el equipo buscar lo que se dijo o tiene que volver a escuchar el audio?

✅ Análisis de ventas: ¿Es capaz el software de identificar temas, objeciones o próximos pasos? ¿Y qué plan ofrece ese análisis?

✅ Coste total: ¿Cuánto va a pagar el equipo por el CRM, el servicio de llamadas y cualquier complemento de grabación o análisis?

Hemos tratado el registro de llamadas por separado de la grabación de llamadas. Una marca de tiempo y el resultado de la llamada pueden demostrar que se produjo una conversación; sin embargo, no permiten a un compañero de equipo saber lo que dijo realmente el cliente.

1. folk

Valoración: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

La parte más útil de una llamada comercial suele llegar casi al final: un cliente potencial plantea una duda, explica quién más debe aprobar la compra o sugiere cuándo volver a hablar. folk ayuda al comercial a trasladar esos detalles a la siguiente fase.

Puedes realizar y grabar una llamada desde la aplicación móvil de folkutilizando tu número verificado. Una vez procesada la conversación, su transcripción se puede compartir con un compañero de equipo. El atractivo para un equipo de ventas radica en que la persona que se hace cargo de la relación puede revisar lo que se dijo mientras trabaja desde el CRM, en lugar de pedirle al comercial original que le resuma la conversación.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Abre el contacto en la aplicación móvil de folky revisa la información que ya está guardada.
2. Realiza la llamada a través de folk utilizando tu número verificado.
3. Utiliza el proceso de grabación de la aplicación para grabar la conversación.
4. Revisa la transcripción y compártela con el compañero de equipo que se encargue del siguiente paso.

Ventajas

• Utiliza un número verificado para las llamadas realizadas a través de la aplicación móvil.
• Permite a la persona que llama acceder al contexto del contacto antes de marcar el número.
• Facilita el traspaso de la conversación gracias a una transcripción que se puede compartir.
• Ideal para equipos de ventas cuyas llamadas dan lugar a actualizaciones de los contactos y del carrito de ventas.

Contras

• Las llamadas realizadas fuera del flujo de trabajo de llamadas móviles de folkno están cubiertas por dicho flujo de trabajo.
• Los equipos que necesiten colas de llamadas o enrutamiento avanzado pueden necesitar un sistema telefónico específico.

Precios

• Tarifa estándar: 24 dólares por socio al mes, facturados anualmente.
• Premium: 48 dólares por socio al mes, facturados anualmente.
• Plan Enterprise: A partir de 80 dólares por miembro al mes, con facturación anual.
• Prueba gratuita: 14 días.

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2. Close

Valoración: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

Close Está diseñado para los comerciales que trabajan con una lista de clientes potenciales y realizan llamadas a lo largo del día. Las llamadas se realizan desde el CRM, por lo que un comercial puede marcar, revisar el resultado y pasar al siguiente cliente potencial sin tener que volver a crear su historial de llamadas en otro sistema.

Close puede conservar las grabaciones de las llamadas junto con su actividad comercial. Si el equipo también desea disponer de registros escritos, Call Assistant transcribe y resume las llamadas grabadas. Se trata de un coste adicional, por lo que conviene decidir si los responsables necesitan poder buscar en las conversaciones o si basta con tener acceso al audio.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Configura las llamadas y un número de teléfono en Close.
2. Llama a un cliente potencial desde el CRM y activa la configuración de grabación adecuada.
3. Vuelve a la actividad de la llamada para escuchar la grabación.
4. Añade Call Assistant si el equipo necesita transcripciones y resúmenes.

Ventajas

• Las llamadas y las actividades de CRM se gestionan en el mismo espacio de trabajo.
• Las grabaciones resultan útiles para revisar las actividades de divulgación y formar a los comerciales.
• Es ideal para equipos con un volumen constante de llamadas salientes.
• Call Assistant puede reducir la necesidad de redactar un resumen tras cada conversación.

Contras

• El uso de las llamadas se factura por separado de la suscripción al CRM.
• Para acceder a la transcripción y a los resúmenes es necesario disponer del complemento de pago «Call Assistant».
• El plan Solo más económico está limitado a un solo usuario.

Precios

• Plan Solo: 9 $ por usuario al mes, con facturación anual; solo para un usuario.
• Paquete «Essentials»: 35 $ por usuario al mes, con facturación anual.
• Call Assistant: 50 dólares al mes por organización, más 0,02 dólares por minuto transcrito.
• Telefonía: Se aplican cargos adicionales por uso.

3 Hub de ventas de HubSpot

Valoración: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

HubSpot permite a un equipo asociar las llamadas grabadas con los registros del CRM, incluidos los contactos y las oportunidades de venta. Un responsable que revise una oportunidad puede analizar la conversación en la que se basan las notas de un comercial y, a continuación, utilizar la grabación para ofrecer comentarios basados en lo que ocurrió durante la llamada.

Su mayor valor reside en la «Conversation Intelligence», que incorpora transcripciones y herramientas para revisar las llamadas. Esta funcionalidad no está incluida en el plan básico de HubSpot. Un equipo que esté barajando la posibilidad de utilizar HubSpot específicamente para el análisis de llamadas debería presupuestar la suscripción «Professional» o «Enterprise», en lugar de basarse en el precio del plan «Starter».

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Configura las llamadas de HubSpot o conecta un proveedor de llamadas compatible.
2. Activa la grabación para las llamadas que cumplan los requisitos.
3. Asocia la llamada al registro correspondiente del CRM.
4. Si dispones de una suscripción «Professional» o «Enterprise» que cumpla los requisitos, consulta la transcripción y los datos analíticos de la conversación.

Ventajas

• Las grabaciones se pueden asociar a contactos, empresas y operaciones.
• Ofrece a los responsables la posibilidad de revisar llamadas reales con fines de formación.
• Las transcripciones facilitan la búsqueda de un punto concreto en una conversación.
• Funciona con las llamadas de HubSpot y las integraciones compatibles.

Contras

• El plan Starter no incluye el flujo de trabajo completo de grabación y transcripción de llamadas que se muestra en la comparativa de planes de HubSpot.
• La versión «Professional» supone un aumento considerable del precio e incluye una cuota única de alta.
• El comportamiento de la grabación puede depender del proveedor que realiza la llamada y de la configuración de la cuenta.

Precios

• Paquete Starter: Desde 7 $ por puesto al mes, según la tarifa anunciada.
• Plan Professional: Desde 90 $ por puesto al mes, con facturación anual; incluye la grabación y transcripción de llamadas en la comparación de planes.
• Enterprise: A partir de 150 dólares por puesto al mes.
• Incorporación profesional: Cuota única de 1.500 dólares, tal y como figura en la página de precios de HubSpot.

4 Freshsales

Valoración: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

Freshsales ofrece a los comerciales un espacio para gestionar clientes potenciales y operaciones, al tiempo que utilizan las herramientas telefónicas de Freshworks para las llamadas con los clientes. Cuando se activa la grabación de llamadas para un número, el equipo puede volver a escuchar la conversación en lugar de basarse únicamente en las notas del comercial.

La grabación y la transcripción requieren comprobaciones por separado. El CRM cuenta con un plan gratuito, pero ese precio no indica cuánto costará una configuración telefónica operativa. Además, la transcripción tiene requisitos de elegibilidad dentro de Freshcaller, por lo que los equipos que necesiten poder realizar búsquedas en las conversaciones deben confirmar que tienen acceso a esta función antes de elegir un plan.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Configura un número de teléfono en el entorno de llamadas de Freshworks.
2. Elige el modo de registro para ese número, como, por ejemplo, el registro manual.
3. Realiza o recibe llamadas a través del servicio telefónico configurado.
4. Revisa las grabaciones en los detalles de la llamada. Si la transcripción está activada para una cuenta que cumpla los requisitos, revisa también el texto que aparece allí.

Ventajas

• Los registros de ventas y la actividad de llamadas se pueden gestionar dentro del ecosistema de Freshworks.
• Los ajustes de grabación se pueden configurar para cada número de teléfono.
• La grabación manual permite al agente iniciar la grabación tras haberlo comentado con la persona que llama.
• Las grabaciones ofrecen una visión más completa de una conversación que los registros de llamadas por sí solos.

Contras

• El plan gratuito de CRM no debe considerarse como un servicio gratuito de grabación de llamadas.
• Los números de teléfono y el uso del servicio de llamadas pueden suponer un coste adicional.
• El servicio de transcripción de Freshcaller está sujeto a los requisitos de elegibilidad y a la activación de la cuenta; no debe darse por sentado que esté incluido en Freshsales Growth.

Precios

• Freshsales Free: 0 $ para un máximo de tres usuarios.
• Plan Growth: 9 dólares por usuario al mes, facturados anualmente.
• Plan Pro: 39 $ por usuario al mes, con facturación anual.
• Plan Enterprise: 59 $ por usuario al mes, con facturación anual.
• Telefonía y transcripción: Comprueba las tarifas telefónicas aplicables y los requisitos de transcripción para tu configuración.

5. Zoho

Valoración: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

Zoho El CRM ofrece varias formas de acceder a las llamadas grabadas. Un equipo puede configurar su sistema de telefonía integrado o conectar un servicio telefónico como « Zoho Voice». Esa flexibilidad resulta útil si la empresa ya cuenta con un sistema de llamadas, pero también significa que el flujo de trabajo exacto de grabación depende de la opción seleccionada.

Con « Zoho » Voice conectado, los agentes pueden realizar llamadas desde su flujo de trabajo del CRM y los responsables pueden acceder a las grabaciones para revisarlas. La telefonía integrada en el CRM de « Zoho » también admite la grabación de llamadas. Los equipos deben elegir primero la ruta de llamada y, a continuación, comprobar la disponibilidad del número, la configuración de grabación y las tarifas.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Elige la función de telefonía integrada en el CRM de Zoho o conecta un proveedor de telefonía compatible.
2. Configura un número de teléfono y asigna el acceso a los comerciales correspondientes.
3. Activa la grabación de las llamadas que quieras grabar.
4. Realiza una llamada de prueba y comprueba que se pueda acceder a su historial y a la grabación desde el CRM.

Ventajas

• Ofrece una opción de telefonía integrada, así como integraciones con teléfonos.
• El historial de llamadas puede figurar junto a los registros de los clientes.
• La configuración de la grabación permite revisar las llamadas y ofrecer orientación.
• Zoho Voice es una opción para los equipos que ya utilizan otros productos de Zoho .

Contras

• Zoho El precio de entrada del CRM no incluye el coste total de los números de teléfono y las llamadas.
• La configuración y las funciones disponibles varían entre la telefonía integrada y la voz de « Zoho ».
• Es necesario comprobar la disponibilidad y las tarifas del servicio de transcripción elegido.

Precios

• Zoho CRM gratuito: 0 $ para hasta tres usuarios.
• Plan Estándar: 14 dólares por usuario al mes, facturados anualmente.
• Plan Professional: 23 $ por usuario al mes, con facturación anual.
• Telefonía: El alquiler de los números y las tarifas por minuto de las llamadas varían en función de la configuración y el destino.
• Zoho Voz: Se requiere una suscripción independiente si eliges ese servicio.

6. Pipedrive

Valoración: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

Pipedrive ofrece dos opciones relevantes para las conversaciones grabadas. Un equipo puede conectarse a un operador de telefonía compatible e importar su actividad de llamadas al CRM. También puede utilizar Pipedrive Nova en un ordenador para capturar el audio de una llamada comercial, crear una transcripción y asociar el resultado a una actividad de Pipedrive .

Esta distinción es importante si los comerciales realizan la mayor parte de sus llamadas desde el móvil. El proceso de grabación de Nova se ejecuta en su aplicación de escritorio; para las llamadas gestionadas por un servicio de telefonía empresarial, hay que valorar la posibilidad de una integración con el teléfono.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Elige entre la grabación desde el ordenador de Nova y la integración con un teléfono compatible.
2. En Nova, inicia la grabación en su aplicación de escritorio cuando comience la llamada.
3. Revisa la transcripción y las actualizaciones propuestas para el CRM una vez finalizada la llamada.
4. Para la integración con el teléfono, comprueba qué grabaciones y datos de llamadas se envían a Pipedrive.

Ventajas

• Nova se incluye en todos los planes de « Pipedrive » sin coste adicional.
• Nova puede capturar una llamada no programada y adjuntar su grabación a una actividad del CRM.
• Los equipos pueden contratar los servicios de un operador de telefonía si necesitan una configuración de llamadas específica.
• Los comerciales pueden revisar las actualizaciones propuestas en el CRM tras una conversación registrada.

Contras

• La grabación con Nova depende de que su aplicación de escritorio tenga acceso al audio.
• Una integración con el teléfono independiente puede conllevar sus propios gastos de suscripción y de llamadas.
• La información disponible en Pipedrive depende de la integración seleccionada.

Precios

• Lite: Desde 14 $ por puesto al mes, con facturación anual.
• Plan Growth: A partir de 39 dólares por puesto al mes, con facturación anual.
• Pipedrive Nova: Incluido en todos los planes.
• Servicio de telefonía móvil: su precio lo fija el proveedor por separado.

7. Salesforce Cloud

Valoración: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

Salesforce puede incorporar grabaciones de los proveedores de servicios de llamadas compatibles en su flujo de trabajo de ventas. A continuación, Conversation Insights ayuda a los equipos a analizar lo ocurrido en esas llamadas, incluyendo transcripciones y aspectos que merecen la atención de un responsable.

Se trata de una configuración personalizable: Salesforce requiere una fuente de audio adecuada, las licencias correspondientes y una integración que sea compatible con el proveedor elegido. Es ideal para organizaciones dispuestas a gestionar todos estos aspectos, especialmente cuando la revisión de llamadas forma parte de un proceso de formación más amplio.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Elige un proveedor de grabación compatible con la integración prevista con Salesforce .
2. Configura la conexión para que el audio de las llamadas y los detalles se envíen a Salesforce.
3. Asigna las licencias necesarias para Conversation Insights.
4. Revisa las transcripciones y los análisis junto con los registros de ventas correspondientes.

Ventajas

• Permite integrar los datos de las conversaciones en un entorno más amplio de informes de ventas.
• Permite revisar las llamadas grabadas con fines de formación y para conocer el contexto de la negociación.
• Funciona con los proveedores de grabación compatibles.
• Ofrece herramientas para analizar las conversaciones dentro de un equipo.

Contras

• Salesforce No todas las configuraciones incluyen la función de grabación de llamadas; es posible que sea necesario contar con un operador de telefonía compatible.
• Antes de la compra, es necesario comprobar la compatibilidad con el proveedor y la configuración.
• El precio del paquete Starter Suite no refleja el coste de una configuración completa de Conversation Insights.

Precios

• Paquete gratuito: 0 $, con funciones de CRM limitadas.
• Paquete Starter: Desde 25 $ al mes por usuario.
• Información sobre Conversation: Se factura por separado a 50 $ por usuario al mes, con facturación anual; la disponibilidad y las licencias incluidas varían según la edición de Salesforce .
• Proveedor de grabación: puede implicar una suscripción adicional y gastos de uso.

8. Salesmate

Valoración: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

Salesmate permite a los comerciales realizar llamadas desde el CRM tras activar su servicio «Voice & Text». Esto ofrece al equipo un único lugar desde el que gestionar los contactos, realizar llamadas y revisar la actividad posteriormente. Sus herramientas de llamadas también permiten grabar las conversaciones, lo que lo convierte en una opción ideal para los equipos que deseen incorporar la telefonía a su flujo de trabajo de ventas.

La suscripción al CRM y el servicio de llamadas se facturan por separado. Los agentes necesitan un número configurado y créditos de llamadas, por lo que el precio anunciado del plan Básico es solo el punto de partida a la hora de elaborar el presupuesto.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Activa Salesmate Voice & Text en la cuenta.
2. Configura un número de teléfono y recarga saldo.
3. Configura la grabación de las llamadas que el equipo debe conservar.
4. Realiza llamadas a través de Salesmate y revisa el historial de llamadas resultante.

Ventajas

• La función de llamada está disponible dentro del flujo de trabajo del CRM.
• Los comerciales pueden gestionar los contactos y la actividad de llamadas en el mismo espacio de trabajo.
• Se puede llamar desde la web y desde dispositivos móviles.
• Los equipos pueden añadir números de teléfono para diferentes representantes o sedes.

Contras

• «Voz y mensaje de texto» es un servicio adicional, cuyos costes de número y de uso se suman a la suscripción al CRM.
• Es necesario configurarlo y activarlo antes de que los comerciales puedan realizar llamadas.
• Los equipos deben confirmar sus necesidades en materia de registro y análisis antes de elegir un plan.

Precios

• Plan básico: Desde 23 $ al mes por usuario, según la tarifa anunciada.
• Ventaja: A partir de 39 dólares al mes por usuario, según la tarifa anunciada.
• Plan Business: Desde 63 $ al mes por usuario, según la tarifa anunciada.
• Llamadas y mensajes: Número de teléfono independiente y tarifas de llamadas de prepago.

9. Bitrix24

Valoración: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

Bitrix24 integra la actividad telefónica en un espacio de trabajo que también contiene registros de clientes, tareas y otras herramientas para el equipo. Su servicio de telefonía permite grabar llamadas y acceder a ellas desde los detalles de las mismas y las actividades relacionadas del CRM.

Una empresa puede alquilar un número a través de Bitrix24 o conectar un sistema telefónico ya existente mediante uno de los métodos compatibles. Esto aporta flexibilidad, pero la configuración telefónica determina qué debe configurar el equipo antes de poder empezar a grabar.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Elige un número de telefonía de Bitrix24 o conecta un sistema telefónico compatible.
2. Activa la grabación para ese número o conexión.
3. Haz una llamada de prueba y comprueba que la grabación aparece en los detalles de la llamada.
4. Activa la transcripción si el equipo desea disponer de una versión en texto de las nuevas llamadas grabadas.

Ventajas

• Se puede acceder a las grabaciones desde los detalles de las llamadas y desde las actividades vinculadas del CRM.
• Admite números alquilados y sistemas telefónicos conectados.
• Se puede activar la transcripción de las llamadas grabadas.
• La tarifa plana del CRM cubre un número determinado de usuarios.

Contras

• El servicio de telefonía está disponible en los planes de pago, pero no en el plan gratuito.
• Los gastos de alquiler de números y de llamadas no están incluidos en la suscripción al CRM.
• Los equipos deben configurar la grabación y los permisos en los ajustes de sus teléfonos.

Precios

• Plan Básico: 49 $ al mes por organización, con facturación anual; incluye hasta cinco usuarios.
• Plan estándar: 99 $ al mes por organización, facturado anualmente; incluye hasta 50 usuarios.
• Telefonía: El alquiler de los números y las tarifas de las llamadas varían en función de la configuración y el destino.

10. Nutshell

Valoración: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Resumen general

Nutshell Se centra en lo que necesita un comercial tras una conversación: un registro de la llamada en el contacto correspondiente, un resumen de lo tratado y el siguiente paso a seguir. Su sistema de toma de notas basado en IA funciona con la función «clic para llamar» de Nutshelly con las integraciones telefónicas compatibles para grabar y transcribir las llamadas.

Para los equipos que comparan costes, el plan Pro es el más adecuado como punto de partida para este flujo de trabajo. El plan Foundation es más económico, pero en Nutshell se indica que las funciones de «clic para llamar» y los resúmenes de llamadas con IA están disponibles a partir del plan Pro.

Flujo de trabajo de grabación de llamadas

1. Utiliza la función « Nutshell » para llamar con un clic o conecta un servicio telefónico compatible.
2. Realiza una llamada a un contacto mediante esa configuración.
3. Revisa la grabación, la transcripción y el resumen generado tras la llamada.
4. Consulta el siguiente paso sugerido en el registro correspondiente del CRM.

Ventajas

• La actividad de llamadas se asocia al contacto o cliente potencial correspondiente.
• Las transcripciones y los resúmenes ayudan a los agentes a repasar las conversaciones rápidamente.
• Funciona con varios servicios de telefonía compatibles.
• Las recomendaciones sobre los siguientes pasos pueden facilitar la organización del seguimiento.

Contras

• Las funciones «Hacer clic para llamar» y los resúmenes de llamadas con IA requieren el plan Pro o uno superior.
• Un servicio de telefonía con conexión a Internet puede requerir una suscripción adicional.
• Los equipos deben probar la integración que hayan elegido para confirmar qué datos de llamadas y grabaciones envía a Nutshell.

Precios

• Paquete «Foundation»: 13 dólares por usuario al mes, con facturación anual.
• Plan Growth: 25 $ por usuario al mes, con facturación anual.
• Plan Pro: 42 $ al mes por usuario, con facturación anual; el plan inicial adecuado para la función «clic para llamar» y los resúmenes de llamadas generados por IA.
• Servicio telefónico externo: pueden aplicarse cargos adicionales.

Grabación de llamadas del CRM nativo frente a una integración telefónica

Cuando un CRM afirma que admite la grabación de llamadas, comprueba qué producto se encarga de capturar el audio. Existen tres configuraciones habituales:

👉 Grabación dentro del flujo de trabajo de llamadas del CRM: los comerciales realizan llamadas a través del CRM o de su aplicación móvil, y la grabación queda vinculada a su actividad comercial. folk y Close ofrecen este tipo de flujo de trabajo.

👉 Grabación a través de un producto de telefonía del mismo ecosistema: el CRM funciona con un servicio de telefonía asociado, como el CRM de Zoho con Zoho Voice. El servicio de telefonía gestiona la llamada, mientras que el CRM proporciona el contexto del cliente.

👉 Grabación a través de una integración externa: un proveedor independiente captura la llamada y envía una grabación, una transcripción o los detalles de la llamada al CRM. El resultado depende de lo que admita esa integración concreta.

Esta distinción influye en el coste y en el uso diario. La integración con un teléfono puede requerir otra suscripción, y el hecho de que una llamada quede registrada en el CRM no significa necesariamente que el audio o la transcripción estén disponibles allí. Antes de elegir una configuración, realiza una llamada de prueba y abre el registro del contacto para comprobar exactamente a qué información tiene acceso tu equipo.

Cómo integrar la grabación de llamadas con los sistemas CRM

Si tu equipo ya utiliza un sistema telefónico, empieza por seguir el recorrido de una llamada desde el marcador hasta el registro del contacto. Así podrás ver qué parte de la conexión aún tienes que configurar.

1. Identificar dónde se graban las llamadas

→ Comprueba si las llamadas se realizan a través de una aplicación móvil, un marcador de escritorio o un número empresarial compartido. Asegúrate de que tu sistema telefónico pueda grabar las llamadas que necesites y de que la función de grabación esté activada para los usuarios o números correspondientes.

2. Elige la conexión con tu CRM

→ Busca primero una integración directa entre el operador de telefonía y el CRM. Si no la hay, comprueba en sus tiendas de aplicaciones si admiten alguna plataforma de automatización. Revisa los datos exactos que envía la conexión: un registro de llamadas, un enlace de audio, una transcripción y un resumen son cosas diferentes.

3. Vincula las cuentas y configura el acceso

→ Es posible que un administrador tenga que autorizar ambos servicios y elegir qué usuarios pueden ver las grabaciones. Decide si el acceso debe depender del propietario del contacto, del equipo de ventas o de otra regla de permisos.

4. Asignar las llamadas a los registros correspondientes

→ Configura cómo identifica la integración a un contacto, normalmente mediante el número de teléfono. Comprueba qué ocurre cuando un número corresponde a más de un registro o aún no figura en el CRM. Un registro sin asignar no ayudará al comercial a prepararse para la próxima llamada.

5. Elige qué información se muestra en el CRM

→ Decide si el registro del contacto debe mostrar la hora y el resultado de la llamada, un enlace al audio, la transcripción completa, un resumen o las acciones de seguimiento propuestas. Haz que la información que necesita un agente sea fácil de encontrar.

6. Prueba en ambas direcciones

→ Realiza una llamada saliente y recibe una llamada entrante. Abre cada ficha de contacto y comprueba que se reproduce la grabación, que aparece la transcripción si está habilitada y que un compañero del equipo con los permisos adecuados pueda acceder a ella. Si solo aparece la marca de tiempo de la llamada, revisa la configuración de la integración antes de implementarla en el equipo.

Cómo elegir un CRM con grabación de llamadas

Empieza por las llamadas que tu equipo ya realiza. Una función del CRM solo resulta útil si registra esas conversaciones y las guarda en un lugar donde los comerciales puedan encontrarlas.

✅ Comprueba desde dónde realizan las llamadas los comerciales. Si llaman desde sus teléfonos móviles, prueba el flujo de trabajo móvil del CRM. Si utilizan una línea empresarial compartida, comprueba cómo se conecta el sistema telefónico al CRM.

✅ Decide qué debe ver el siguiente agente. Un registro de llamadas puede bastar para confirmar que se ha hablado con alguien. En caso de traspaso, la grabación o la transcripción deben aparecer junto al contacto correspondiente.

✅ Separa la transcripción del análisis. Buscar en una transcripción, generar un resumen y comparar las objeciones entre las distintas llamadas son funciones diferentes. Confirma cuáles va a utilizar tu equipo.

✅ Comprueba quién puede acceder a las grabaciones. Asegúrate de que los compañeros de equipo adecuados puedan revisar una llamada, al tiempo que se mantiene controlado el acceso a las conversaciones confidenciales.

✅ Calcula el precio final. Suma la suscripción al CRM, cualquier actualización del plan que sea necesaria, los números de teléfono, el consumo de llamadas y las tarifas de transcripción o análisis.

✅ Realiza una prueba en condiciones reales. Graba una llamada entrante y otra saliente, localízalas ambas en el registro del contacto y pide a un compañero que identifique el siguiente paso acordado. Esa prueba pondrá de manifiesto las carencias que una lista de funciones podría pasar por alto.

¿Qué herramienta de grabación de llamadas para CRM deberías elegir?

Si tus comerciales realizan un gran volumen de llamadas salientes desde el CRM, Close merece la pena tenerlo en cuenta. HubSpot y Salesforce ofrecen opciones más completas para los equipos que invierten en la revisión de llamadas y la formación. Si ya utilizas un proveedor de telefonía, Pipedrive o Nutshell puede permitirte vincular esas conversaciones a tus registros de ventas existentes.

Para un equipo cuyas visitas comerciales se realizan sobre la marcha, folk el CRM ofrece un flujo de trabajo más directo: llama desde su aplicación móvil utilizando tu número verificado, revisa la transcripción y comparte la conversación con la persona responsable del siguiente paso. Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

¿Qué sistemas CRM cuentan con grabación de llamadas?

folk, Close, HubSpot, Freshsales, Zoho CRM, Pipedrive, Salesforce, Salesmate, Bitrix24 y Nutshell ofrecen opciones para trabajar con llamadas grabadas. El método varía: algunas graban las llamadas en su propio flujo de trabajo de llamadas, mientras que otras utilizan un servicio telefónico conectado.

¿Puede un CRM grabar llamadas automáticamente?

Algunas sí pueden, siempre que se haya activado la grabación automática para el número o el servicio de llamadas en cuestión. Comprueba si se aplica a las llamadas entrantes, a las salientes o a ambas, y si un agente puede pausarla cuando sea necesario.

¿Puedo grabar llamadas desde mi propio número en un CRM?

Con folk, puedes verificar tu número y realizar llamadas grabadas a través de su aplicación móvil. Otros sistemas CRM pueden requerir un número de empresa, permitirte transferir un número ya existente o depender de un proveedor de telefonía asociado.

¿Cómo se añaden las grabaciones de llamadas a un CRM?

Conecta el sistema telefónico que graba tus llamadas al CRM y, a continuación, configura cómo se asocian las llamadas a los contactos. Realiza una llamada de prueba y comprueba que el registro del contacto contenga el audio o un enlace válido al mismo, y no solo un registro de llamadas.

¿Puede un CRM transcribir y analizar las llamadas de ventas?

Sí, pero el mero hecho de grabar no garantiza ninguna de esas dos funciones. Comprueba si el plan que necesitas ofrece transcripciones, resúmenes o análisis más amplios de las conversaciones, y si esos resultados aparecen en los registros correctos del CRM.

¿Cuál es la diferencia entre el registro de llamadas y la grabación de llamadas?

El registro de llamadas guarda datos como el nombre de la persona que llama, la hora, la duración y el resultado. La grabación de llamadas guarda el audio de la conversación. Un CRM puede registrar una llamada sin almacenar su grabación.

¿Necesito un sistema telefónico independiente para grabar llamadas en mi CRM?

Depende del CRM. folk y Close ofrecen flujos de trabajo de llamadas dentro de sus productos. Otras configuraciones pueden requerir un servicio de telefonía independiente o una integración para capturar y enviar las grabaciones al CRM.