El mejor CRM para Xero

Como usuario de Xero, la gestión de tus datos financieros ya está optimizada, pero realizar un seguimiento de las relaciones con los clientes, los procesos de ventas y las comunicaciones puede resultar complicado sin las herramientas adecuadas.

Un sistema CRM que se integre con Xero puede ayudarte a gestionar tus contactos, automatizar los seguimientos y realizar un seguimiento de las operaciones, todo ello sin dejar de sincronizarse a la perfección con tus datos contables. Con el CRM adecuado, podrás mejorar la eficiencia, optimizar tus flujos de trabajo y asegurarte de que ningún cliente o cliente potencial se te escape. Mantener sincronizados los datos contables y los de los clientes también facilita la automatización del cobro de deudas, lo que permite que las facturas vencidas activen seguimientos puntuales y sistemáticos.

En esta entrada del blog, exploraremos las mejores opciones de CRM para usuarios de Xero como tú, destacando herramientas que mejorarán tanto tus esfuerzos financieros como de gestión de clientes.

¿Qué es Xero?

Xero es un software de contabilidad basado en la nube diseñado para pequeñas empresas, contables y gestores contables. Centraliza la facturación, los pagos, la conciliación bancaria, los gastos y la elaboración de informes financieros en una única plataforma.

Las empresas suelen utilizar Xero para:

• Crear y enviar presupuestos y facturas
• Registrar los pagos y realizar un seguimiento de los saldos vencidos
• Conectar cuentas bancarias y conciliar movimientos
• Llevar un control de las facturas, los gastos y el flujo de caja
• Almacenar los registros contables de clientes y proveedores
• Generar informes financieros
• Colaborar con contables y contables administrativos

Xero gestiona la actividad financiera, pero no es un CRM de ventas completo. No ofrece las funciones de gestión del proceso de ventas, prospección, enriquecimiento de contactos ni seguimiento de las comunicaciones que los equipos de ventas necesitan antes y después de crear una factura.

Conectar Xero con un CRM permite subsanar esta carencia. El CRM gestiona los clientes potenciales, las oportunidades, las conversaciones y los seguimientos, mientras que Xero sigue siendo la fuente de referencia para las facturas, los pagos y los registros contables.

Xero frente a CRM: ¿qué va en cada sitio?

Xero y un CRM gestionan dos aspectos distintos del ciclo de vida del cliente. Xero registra la transacción financiera, mientras que el CRM realiza un seguimiento de la relación que la ha propiciado. Al conectarlos, los equipos de ventas y de finanzas disponen de una visión compartida sin que ninguno de ellos se vea obligado a trabajar en el sistema equivocado.

Xero debe seguir siendo la fuente de referencia para las facturas, los pagos, los impuestos y los registros contables. El CRM debe encargarse de la prospección, las conversaciones, las fases de las operaciones y los seguimientos. Sincroniza únicamente la información que cada equipo necesita para evitar campos innecesarios y registros contradictorios.

Cómo hemos evaluado los mejores sistemas CRM para usuarios de Xero

Hemos evaluado cada sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) teniendo en cuenta todo el flujo de trabajo, desde el cliente potencial hasta el pago. Las mejores opciones no se limitan a exportar una lista de contactos a Xero. Reducen la introducción de datos duplicados, conservan el contexto de las ventas y proporcionan a los responsables de las cuentas la visibilidad financiera suficiente para actuar en el momento adecuado.

Nuestra evaluación abarcó:

✅ Conexión con Xero: si el CRM se conecta a través de una integración nativa, Zapier, Make o una API personalizada.

✅ Sentido de la sincronización: si la información se transfiere en un solo sentido o si se actualizan ambos sistemas.

✅ Cobertura de datos: los tipos de registros compatibles, entre los que se incluyen contactos, productos, presupuestos, facturas y pagos.

✅ Visibilidad de las facturas: si los equipos de ventas pueden ver el estado de las facturas sin tener que abrir Xero.

✅ Actualizaciones de pagos: los estados «pagado», «pagado parcialmente» y «vencido» pueden actualizar los registros del CRM.

✅ Comparación de datos de contacto: cómo la integración identifica a los clientes existentes y evita los duplicados.

✅ Gestión del proceso de ventas: la capacidad de realizar un seguimiento de las oportunidades, los responsables, el valor de las operaciones y los próximos pasos.

✅ Automatización de flujos de trabajo: opciones para crear facturas, asignar tareas o activar acciones de seguimiento tras un cambio de estado.

✅ Historial de comunicaciones: sincronización de correos electrónicos, reuniones y notas en cada ficha de cliente.

✅ Informes: Visibilidad sobre el rendimiento del proceso de ventas, los ingresos cerrados y la actividad de los clientes.

✅ Configuración y mantenimiento: Las tareas técnicas necesarias para configurar y mantener la conexión.

✅ Precios: el nivel de suscripción y los costes de integración necesarios para ejecutar el flujo de trabajo.

Hemos dado más importancia a una sincronización fiable y a unos flujos de trabajo prácticos entre el departamento comercial y el financiero que al número total de funciones. Un CRM obtenía una puntuación más baja cuando su conexión con Xero requería un desarrollo personalizado extenso o transfería muy poca información como para reducir el trabajo manual.

Los 5 mejores CRM para Xero

1. folk

folk es una moderna plataforma CRM para gestionar contactos, flujos de trabajo y relaciones, que ofrece canales personalizables, herramientas basadas en inteligencia artificial e integraciones para mejorar la gestión de acuerdos y la prospección. Para pequeñas empresas y firmas de contabilidad con equipos de entre 20 y 50 personas que utilizan Xero, folk destaca como la solución ideal que se adapta perfectamente al crecimiento de las organizaciones.

Características principales

• Enriquecimiento de contactos: Enriquece automáticamente los datos de contacto buscando direcciones de correo electrónico y URL de LinkedIn, lo que permite una comunicación eficaz sin necesidad de introducir datos manualmente ni incurrir en costes adicionales por servicios de correo electrónico.
• Integración con LinkedIn: importe fácilmente contactos desde LinkedIn y Sales Navigator realizar un seguimiento de los contactos dentro de folk, y utilice plantillas para agilizar y optimizar la comunicación.
• Combinación de correspondencia y secuencias de correo electrónico: sincronización completa del correo electrónico compatible con Gmail y Outlook, con acceso a plantillas y funciones de seguimiento, lo que permite a los usuarios gestionar todas las comunicaciones directamente desde el CRM.
• Funciones basadas en inteligencia artificial: las herramientas de IA ayudan a gestionar los contactos y las relaciones, automatizan las tareas rutinarias y sugieren acciones para mejorar la productividad.
• Integraciones: folk perfectamente con más de 6000 aplicaciones, entre ellas Gmail, Zapier y Make, lo que permite a los usuarios centralizar su flujo de trabajo y reducir la introducción manual de datos. Conéctese con Xero a través de Zapier.

Ventajas

• Facilidad de uso: folk elogiado por su interfaz intuitiva, que lo hace accesible incluso para usuarios sin conocimientos técnicos, con una rápida incorporación y una curva de aprendizaje mínima.
• Todo en uno: folk tu flujo de trabajo al permitirte importar contactos desde LinkedIn, encontrar automáticamente sus correos electrónicos, comunicarte con ellos a través de secuencias de correo electrónico personalizables y realizar un seguimiento de las interacciones en un canal, lo que elimina la necesidad de utilizar múltiples herramientas y ahorra tiempo y dinero.
• Integración con LinkedIn: importe contactos desde LinkedIn sin problemas, realice un seguimiento de las conversaciones dentro de folk y utilice plantillas para una comunicación más rápida y optimizada.
• Personalización: campos personalizados, procesos y flujos de trabajo.
• Integraciones: folk perfectamente con más de 6000 aplicaciones, entre ellas Gmail, Zapier y Make, lo que permite a los usuarios centralizar su flujo de trabajo y reducir la introducción manual de datos.

Contras

• Informes: folk análisis avanzados, incluyendo informes sobre el proceso de ventas y la fase de las transacciones, previsiones de ingresos con probabilidades ponderadas, desgloses de rendimiento por propietario/canal/sector/región/campos personalizados e información sobre los ingresos.
  

Precio y planes

Puedes probar folk gratuita con una prueba gratuita de 14 días. Después, los planes de suscripción mensual o anual son los siguientes.

• Estándar: 24 $ por usuario al mes.
• Premium: 48 $ por usuario al mes.
• Personalizado: desde 80 $ por usuario al mes.

2 HubSpot

HubSpot CRM es una plataforma fácil de usar y escalable que ofrece herramientas integradas para gestionar de forma eficiente las ventas, el marketing, el servicio al cliente y las operaciones.

Características principales

• Marketing Hub: ideal para generar y nutrir clientes potenciales, esta función incluye marketing por correo electrónico, seguimiento de anuncios y páginas de destino, y se integra perfectamente con Xero para gestionar los datos de los clientes.
• Centro de ventas: esencial para realizar un seguimiento de las transacciones y gestionar los procesos de ventas, esta función ofrece automatización de ventas y generación de informes que se sincronizan fácilmente con Xero, lo que garantiza que los datos de sus clientes estén siempre actualizados.
• Centro de servicios: proporciona sólidas herramientas de atención al cliente, como tickets y chat en vivo, que le ayudan a gestionar las consultas de los clientes y los tickets de asistencia directamente vinculados a sus contactos de Xero.
• Centro de operaciones: sincroniza y automatiza los procesos empresariales en diferentes sistemas, incluido Xero, para optimizar sus operaciones y garantizar la coherencia de los datos.
• Puntuación de clientes potenciales: prioriza los clientes potenciales con puntuaciones predictivas para mejorar la eficiencia de las ventas, lo que facilita centrarse en los clientes con alto potencial registrados en Xero.

Ventajas

• Interfaz fácil de usar: su diseño intuitivo facilita a los usuarios de todos los niveles la navegación y la gestión de clientes potenciales y clientes sincronizados con Xero.
• Plan gratuito completo: ofrece una sólida versión gratuita que incluye funciones esenciales de CRM, ideal para pequeñas empresas que utilizan Xero.
• Integración perfecta con herramientas de marketing: se integra perfectamente con sus centros de marketing, ventas y servicios, creando una plataforma unificada para gestionar los contactos de Xero.
• Capacidades de automatización: proporciona potentes herramientas de automatización para tareas como el marketing por correo electrónico y el fomento de clientes potenciales, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia de los usuarios de Xero.
• dashboard informes personalizables: permite a los usuarios crear dashboards informes personalizados para realizar un seguimiento de las métricas y obtener información sobre el rendimiento empresarial, directamente vinculados a los datos de Xero.

Contras

• Alto coste en los niveles superiores: los precios pueden encarecerse a medida que se asciende a niveles superiores, lo que puede resultar prohibitivo para las pequeñas empresas que desean ampliar sus operaciones con Xero.
• Personalización limitada en el plan gratuito: El plan gratuito y los niveles inferiores tienen opciones de personalización limitadas, lo que restringe la flexibilidad de las empresas en crecimiento que utilizan Xero.
• Límites del marketing por correo electrónico: la funcionalidad de marketing por correo electrónico en el plan gratuito está restringida por límites en el número de correos electrónicos que se pueden enviar, lo que supone un inconveniente para las empresas con listas más grandes en Xero.
• Costes adicionales por complementos: muchas funciones útiles se ofrecen como complementos de pago, lo que aumenta el coste total para las empresas que desean mejorar su integración con Xero.
• Dependencia del ecosistema HubSpot: la plataforma funciona mejor cuando está totalmente integrada con otras herramientas de HubSpot, lo que puede limitar la flexibilidad si utilizas otro software junto con Xero.

Precio y planes

Los usuarios de Xero pueden ser más propensos a utilizar el Sales Hub de HubSpot. Sus planes de suscripción anual son los siguientes.

• Arranque: 15 $ por usuario al mes.
• Profesional: 90 por usuario, por mes.
• Empresa: 150 $ por usuario al mes.
  

3. Salesforce

Salesforce es una sólida plataforma CRM para grandes empresas que ofrece herramientas para ventas, marketing, servicio y análisis, con una amplia escalabilidad.

Características principales

• Ecosistema integral: Salesforce una plataforma unificada que incluye CRM, automatización de marketing y servicio al cliente, lo que la hace ideal para gestionar clientes potenciales y clientes en Xero.
• Personalización y escalabilidad: la plataforma es altamente personalizable, lo que permite a las empresas adaptarla a sus necesidades específicas, como el seguimiento de las interacciones con los clientes y los datos financieros en Xero.
• Integración de inteligencia artificial (IA): Salesforce proporciona información y automatización basadas en IA, lo que ayuda a las empresas a optimizar la gestión de clientes y las estrategias de ventas.
• Amplias capacidades de integración: Salesforce perfectamente con Xero, lo que permite un flujo de datos fluido y una gestión financiera completa.
• Análisis y generación de informes avanzados: las potentes herramientas de análisis permiten a las empresas obtener información detallada sobre los datos de los clientes y el rendimiento financiero, lo que mejora la toma de decisiones.

Ventajas

• Conjunto completo de funciones: Salesforce amplias funciones que abarcan ventas, servicio y marketing, lo que lo convierte en una potente herramienta para gestionar todos los aspectos de las relaciones con los clientes junto con Xero.
• Altamente personalizable: las empresas pueden adaptar Salesforce sus necesidades específicas con campos, objetos y flujos de trabajo personalizados, mejorando así su integración con Xero.
• Amplias capacidades de integración: Salesforce con una amplia gama de aplicaciones de terceros, incluida Xero, lo que garantiza un flujo de datos fluido entre plataformas.
• Escalabilidad: Salesforce adecuado para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas emergentes hasta grandes empresas, con la capacidad de crecer al ritmo de las necesidades de su negocio.
• Análisis y generación de informes avanzados: la plataforma ofrece potentes herramientas de análisis y generación de informes, lo que permite a las empresas obtener información valiosa sobre sus datos y tomar decisiones fundamentadas.

Contras

• Coste elevado: Salesforce resultar caro, especialmente para las pequeñas y medianas empresas, debido a las elevadas tarifas de licencia y los costes adicionales de los complementos y la personalización.
• Curva de aprendizaje pronunciada: debido a su amplio conjunto de funciones y su complejidad, Salesforce requerir mucho tiempo y formación para que los usuarios alcancen un nivel de competencia adecuado.
• Configuración y personalización complejas: la configuración y personalización iniciales pueden resultar complicadas y, a menudo, requieren la ayuda de expertos o consultores certificados, lo que aumenta el coste total.
• Interfaz de usuario: algunos usuarios consideran que la Salesforce está desactualizada y no es tan intuitiva como otras plataformas CRM modernas, lo que puede dificultar su uso.
• Abrumador para equipos pequeños: las potentes funciones Salesforce pueden resultar excesivas para equipos o empresas más pequeños, lo que puede llevar a una infrautilización de las capacidades de la plataforma.

Precio y planes

Con una suscripción anual, el plan Service Cloud Salesforce es el siguiente.

• Paquete inicial: desde 25 $ por usuario al mes.
• Paquete Pro: desde 100 $ por usuario al mes.
• Empresa: desde 165 $ por usuario al mes.

4. Zoho

Zoho es un sistema CRM con un fuerte enfoque en las ventas. Cuenta con funciones de coordinación de procesos, gestión de procesos de ventas y automatización de flujos de trabajo. También ofrece herramientas para equipos de marketing, como gestión de eventos y segmentación de clientes.

Características principales

• Automatización de ventas: automatiza tareas de ventas como la gestión de clientes potenciales, el seguimiento de operaciones y las acciones de seguimiento, lo que garantiza un flujo de trabajo optimizado que complementa los procesos contables de Xero.
• dashboards informes personalizables: permite a los usuarios crear y personalizar dashboards informes para realizar análisis en profundidad, lo que facilita el seguimiento de las métricas financieras y las interacciones con los clientes.
• Gestión de clientes potenciales y contactos: gestiona la información de los clientes, realiza un seguimiento de las interacciones y segmenta los contactos para campañas específicas, integrándose a la perfección con la gestión de contactos de Xero.
• Integración con el correo electrónico: se integra con los servicios de correo electrónico más populares para facilitar la comunicación y el marketing por correo electrónico, mejorando la gestión de las relaciones con los clientes junto con la facturación y el cobro de Xero.
• API e integraciones: admite la integración con aplicaciones y servicios de terceros a través de API, incluido Xero, lo que garantiza un flujo de datos fluido entre su CRM y su software de contabilidad.

Ventajas

• Asequibilidad: Zoho ofrece precios competitivos con varios niveles, lo que lo hace accesible para las pequeñas y medianas empresas que utilizan Xero.
• Personalización: Las amplias opciones de personalización permiten a las empresas adaptar el CRM a sus necesidades específicas, incluyendo campos personalizados, módulos y flujos de trabajo que se ajustan a las funciones de Xero.
• Integración con Zoho : la perfecta integración con otros Zoho (como Zoho , Zoho y Zoho ) crea un ecosistema completo para gestionar diferentes funciones empresariales junto con Xero.
• Comunicación multicanal: Zoho es compatible con correo electrónico, teléfono, redes sociales y chat en vivo, lo que permite a las empresas gestionar todas las interacciones con los clientes desde una única plataforma, complementando la gestión financiera de Xero.
• Funciones basadas en inteligencia artificial: Zia, la asistente de IA, proporciona información inteligente, análisis predictivos y automatización de tareas, lo que ayuda a mejorar la eficiencia de las ventas y el marketing, lo que puede beneficiar directamente a las empresas que utilizan Xero.

Contras

• Curva de aprendizaje pronunciada: las amplias opciones de personalización pueden resultar abrumadoras para los nuevos usuarios, lo que requiere una inversión de tiempo considerable para dominar la plataforma y su integración con Xero.
• Configuración compleja: La configuración inicial puede resultar compleja, especialmente para empresas sin conocimientos técnicos o recursos informáticos específicos, sobre todo al integrarse con Xero.
• Problemas de rendimiento: los informes ocasionales sobre un rendimiento lento, especialmente con conjuntos de datos grandes u operaciones complejas, pueden obstaculizar la productividad y afectar a la eficiencia de la integración de Xero.
• Integraciones con terceros limitadas: aunque Zoho bien con su propia suite de productos, la integración con aplicaciones de terceros puede ser limitada o requerir un esfuerzo adicional, lo que podría complicar su uso con Xero.
• Limitaciones de funciones en los niveles inferiores: los planes más económicos pueden carecer de funciones avanzadas, lo que empuja a los usuarios a pasarse a niveles más caros para tener acceso a funciones esenciales, que pueden ser necesarias para una integración completa con Xero.

Precio y planes

El plan gratuito Zoho está limitado a tres usuarios. A partir de ahí, para obtener más funciones y puestos, el plan de suscripción anual es el siguiente:

• Estándar: 14 $ por usuario al mes.
• Profesional: 23 $ por usuario al mes.
• Empresa: 40 por usuario, por mes.

5. Pipedrive

Pipedrive es un CRM basado en la web para pequeñas empresas que ofrece gestión de clientes potenciales, automatización, integración de correo electrónico y procesos personalizables para optimizar las ventas.

Características principales

• Gestión de clientes potenciales y operaciones: herramientas centralizadas para gestionar los datos de los clientes, las interacciones y los procesos de ventas, lo que ayuda a los equipos a actuar rápidamente ante las oportunidades.
• Automatización de ventas: automatización del flujo de trabajo para gestionar tareas repetitivas, como el enrutamiento de clientes potenciales, los seguimientos y las secuencias de correos electrónicos, lo que permite a los equipos de ventas centrarse en cerrar acuerdos.
• Integración con el correo electrónico: sincronización completa del correo electrónico, plantillas y funciones de seguimiento, lo que permite a los usuarios gestionar todas las comunicaciones directamente desde el CRM.
• Informes y análisis avanzados: análisis de datos en tiempo real y herramientas de informes personalizados para realizar un seguimiento del rendimiento de las ventas, pronosticar los ingresos y obtener información útil.
• Personalización y seguridad: opciones para personalizar procesos, campos y permisos de usuario, con sólidas medidas de seguridad para proteger los datos.

Ventajas

• Interfaz fácil de usar: El CRM es conocido por su interfaz intuitiva y visualmente atractiva, lo que facilita a los usuarios la navegación y la gestión de sus canales de ventas.
• Enfoque en el proceso de ventas: Diseñado específicamente para gestionar los procesos de ventas, ofrece un enfoque visual que ayuda a los equipos de ventas a realizar un seguimiento eficaz de las operaciones y actividades.
• Personalización: Permite un alto grado de personalización, lo que permite a los usuarios adaptar la plataforma a sus procesos de ventas específicos con campos y flujos de trabajo personalizados.
• Asequibilidad: ofrece precios competitivos, lo que lo hace accesible para las pequeñas y medianas empresas sin sacrificar las funciones esenciales de CRM.
• Funciones de automatización: incluye herramientas de automatización que ayudan a optimizar tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos de seguimiento y mover acuerdos a través del proceso, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.

Contras

• Funciones avanzadas limitadas: Carece de algunas de las funciones CRM más avanzadas, como la automatización exhaustiva del marketing y las capacidades de IA, que están disponibles en otras plataformas.
• Informes básicos en los niveles inferiores: Las funciones de informes y análisis de los planes básicos son algo limitadas, por lo que es necesario realizar actualizaciones para acceder a información más detallada.
• Sin marketing por correo electrónico integrado: No incluye funciones de marketing por correo electrónico integradas, por lo que los usuarios deben integrar herramientas de correo electrónico de terceros para disponer de dicha funcionalidad.
• Horario limitado de atención al cliente: La atención al cliente no está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que puede resultar inconveniente para las empresas que operan en diferentes zonas horarias o que necesitan asistencia inmediata.
• Aumento de precio con complementos: el coste puede aumentar rápidamente cuando se añaden funciones o integraciones adicionales, lo que lo hace menos rentable para las empresas con necesidades crecientes.

Precio y planes

El plan de suscripción anual Pipedrive se basa en lo siguiente.

• Plan Essential: desde 24 $ por usuario al mes.
• Plan avanzado: desde 44 $ por usuario al mes.
• Plan de potencia: desde 79 $ por usuario al mes.
• Plan Enterprise: desde 129 $ por usuario al mes.

¿Qué datos debes sincronizar entre Xero y tu CRM?

Sincronizar todos los campos disponibles genera desorden y aumenta el riesgo de que se produzcan actualizaciones conflictivas. Empieza por la información que ayude a los equipos de ventas y de finanzas a identificar al mismo cliente, completar el traspaso de información y responder a los eventos de pago.

Conclusión

👉🏼 Prueba folk para no perderte nunca un seguimiento sincronizando tus operaciones y contactos con Xero.

Elegir el mejor CRM para Xero puede mejorar significativamente las operaciones de su negocio al optimizar los flujos de trabajo, automatizar tareas repetitivas y mejorar las relaciones con los clientes. Ya sea que opte por las funciones robustas y escalables de Salesforce, la interfaz fácil de usar de Hubspot, la asequibilidad y personalización de Zoho o las herramientas centradas en las ventas de Pipedrive, integrar un CRM con Xero le ayudará a gestionar su negocio de manera más eficiente. Sin embargo, para las empresas en crecimiento con equipos de entre 20 y 50 personas, folk se perfila como el claro ganador, ya que ofrece el equilibrio perfecto entre funciones modernas, diseño intuitivo y precios escalables que se ajustan a las necesidades de los usuarios medianos de Xero. Para aquellos que buscan una solución moderna y todo en uno, folk ofrece una plataforma completa con una integración perfecta con LinkedIn, herramientas basadas en inteligencia artificial y una amplia compatibilidad con aplicaciones. No pierda la oportunidad de impulsar la productividad y el crecimiento de su negocio:pruebe folk aquí.

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Preguntas frecuentes

¿Xero tiene un CRM integrado?

No. Xero almacena los datos de clientes y proveedores con fines contables, pero no ofrece un proceso de ventas completo, un sistema de calificación de clientes potenciales ni un historial de comunicaciones centralizado. Las empresas que necesiten esas funciones deberían conectar Xero a un CRM específico.

¿Cuál es el mejor CRM para los usuarios de Xero?

La mejor opción depende del nivel de integración necesario. El CRM de folk resulta ideal para equipos reducidos que buscan procesos de ventas flexibles, enriquecimiento de contactos y seguimiento de relaciones, con Xero conectado a través de Zapier, Make o la API. HubSpot y Method CRM son opciones más sólidas cuando se da prioridad a una sincronización financiera nativa o más profunda.

¿Se puede conectar el CRM de folk con Xero?

Sí. Los equipos pueden conectar el CRM de folk con Xero a través de Zapier, Make o un flujo de trabajo personalizado mediante API. Por ejemplo, una operación cerrada en folk puede activar la creación de un contacto o una factura en Xero, mientras que una actualización del estado de un pago puede activar una tarea en folk.

¿Qué información puede sincronizar un CRM con Xero?

Dependiendo de la integración, un CRM puede sincronizar contactos, empresas, productos, presupuestos, facturas, importes de pago y estados de las facturas. Algunas integraciones solo admiten transferencias unidireccionales, mientras que otras actualizan la información en ambos sistemas.

¿Puede un CRM generar facturas en Xero?

Sí, si la integración permite crear facturas. Un flujo de trabajo habitual consiste en crear un contacto en Xero y un borrador de factura cuando una operación alcanza la fase «cerrada y ganada» en el CRM. A continuación, el equipo de finanzas puede revisar y enviar la factura desde Xero.

¿Deberían sincronizarse los estados de pago con el CRM?

Sí. La sincronización de los estados «pagado», «parcialmente pagado» y «vencido» ofrece a los titulares de las cuentas información financiera contextual sin necesidad de acceder a Xero. Estas actualizaciones también pueden activar recordatorios, tareas o seguimientos de clientes.

¿Es mejor una integración nativa de Xero que Zapier o Make?

Una integración nativa suele admitir un mayor número de registros y requiere menos mantenimiento. Zapier y Make ofrecen una mayor flexibilidad para flujos de trabajo sencillos basados en eventos, pero es posible que no ofrezcan una sincronización bidireccional completa. La mejor opción depende de la cantidad de datos y de la complejidad del flujo de trabajo.

¿Cómo se evitan los contactos duplicados entre Xero y un CRM?

Utiliza un identificador estable, como el ID de contacto de Xero, y define normas claras para la correspondencia de registros. Las direcciones de correo electrónico, los dominios de empresa o los números de registro pueden servir como criterios secundarios de correspondencia. Además, cada campo debe estar a cargo de una única plataforma para evitar actualizaciones conflictivas.

¿Debería ser Xero o el CRM la fuente de referencia?

Xero debería ser la fuente de referencia para las facturas, los impuestos, la información de pagos y los registros contables. El CRM debería gestionar los clientes potenciales, las fases de las operaciones, la asignación de contactos, el historial de comunicaciones y las actividades de seguimiento.

¿Las pequeñas empresas necesitan tanto Xero como un CRM?

Una pequeña empresa puede necesitar ambas herramientas cuando los clientes potenciales, las conversaciones con los clientes y los seguimientos se vuelven difíciles de gestionar mediante correo electrónico u hojas de cálculo. Xero gestiona la relación financiera, mientras que el CRM gestiona la relación comercial.