Cómo usar Gmail como un CRM

Los sistemas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) son esenciales para rastrear interacciones con clientes, gestionar relaciones comerciales y almacenar información del cliente. Pero a pesar de que hay muchas soluciones de CRM disponibles, las pequeñas empresas y los freelancers pueden preferir un enfoque más simplificado y rentable.

Usar Gmail como tu CRM puede ser una forma rentable de gestionar tus relaciones con los clientes directamente desde tu bandeja de entrada. Aquí tienes una guía práctica sobre cómo transformar tu Gmail en un CRM efectivo, así como algunas alternativas.

Cómo configurar tu Gmail para uso de CRM

¿Te preguntas cómo puedes aprovechar al máximo tu cuenta de Gmail? Aunque puede que no sea un CRM poderoso, aún hay algunas cosas básicas con las que puede ayudar. Hemos reunido una guía paso a paso para mostrarte cómo sacarle el máximo provecho.

Paso 1: Organiza tu bandeja de entrada utilizando etiquetas y filtros

Utiliza el sistema de etiquetado de Gmail para etiquetar correos electrónicos según los nombres de los clientes o las etapas en el proceso de ventas, como cliente potencial, en negociación, cerrado. Configura filtros para etiquetar automáticamente los correos electrónicos entrantes según el remitente o palabras clave.

Paso 2: Usa un sistema de estrellas y banderas

Usa el sistema de estrellas para priorizar interacciones urgentes. Por ejemplo, usa una estrella para solicitudes urgentes de clientes. También puedes marcar correos electrónicos que quieras revisar más tarde si estás en movimiento.

Paso 3: Mejora con Google Contacts

Mantén registros detallados en Google Contacts. Cuando recibas un correo electrónico, añade al remitente a Google Contacts e incluye notas sobre cada interacción, lo cual puede ser invaluable para mantener una comunicación personalizada. Puedes acceder a las notas entrando en el perfil de un contacto y haciendo clic en editar en la parte superior derecha y desplazándote hacia abajo.

Paso 4: Aprovecha Google Tasks y Calendar

Saca el máximo provecho de tu cuenta de Google Workspace utilizando integraciones de Gmail.

• Google Tasks: Crea tareas directamente desde correos electrónicos para seguimientos. Esto puede ayudar a asegurar que ninguna consulta o seguimiento de cliente se pierda.
• Google Calendar: Utiliza Google Calendar para programar reuniones y llamadas directamente desde correos electrónicos. Establece recordatorios e invita a los clientes a eventos, manteniendo a todos los interesados informados.

Paso 5: Actualiza y respalda regularmente tu información de contacto

Actualiza regularmente la información de contacto y los registros de interacción. Además, considera respaldar tus datos de Gmail para evitar perder información importante.

Ventajas y desventajas de usar Gmail como un CRM

Si no estás listo para usar un software de CRM dedicado, aún hay algunas ventajas y desventajas de aprovechar al máximo tu bandeja de entrada de Gmail.

Pros:

• Bajo costo y fácil de empezar.
• Integración fluida con otros servicios de Google.
• Una interfaz familiar que reduce el tiempo de capacitación.

Contras:

• Experiencia de usuario torpe. Hace más difícil compartir información de contacto con tu equipo.
• Carece de algunas características avanzadas de CRM como informes detallados y segmentación de clientes.
• Puede volverse desordenado si no está bien organizado.
• Dependiente de la integración de Gmail de terceros para la funcionalidad completa del CRM.
  

Sin embargo, puedes encontrar que esto es más una alternativa a corto plazo.

¿Es Gmail efectivo como CRM?

Si tu negocio no está listo para escalar, usar Gmail como un sistema básico de CRM puede ser una forma útil de comenzar. En cuanto a por qué podrías considerarlo, hay algunas razones que incluyen:

1. Económico: Para pequeñas empresas o individuos que ya utilizan Gmail, no hay costo adicional involucrado.
2. Interfaz Familiar: La mayoría de los usuarios ya están familiarizados con la interfaz de Gmail, lo que reduce la curva de aprendizaje.
3. Integración: Gmail se integra fácilmente con otras aplicaciones de Google y muchas herramientas de terceros, mejorando la funcionalidad.

La principal desventaja de adoptar un sistema CRM de Gmail es tener que hacer manualmente cosas que un CRM tradicional te ayudará a automatizar, ahorrándote tiempo. Entramos en más detalles sobre los pros y los contras más adelante.

Sistemas CRM alternativos

Una vez que estés listo para actualizar a un nuevo sistema CRM brillante, hemos seleccionado algunos de los mejores CRM a continuación que pueden escalar contigo y no romperán el banco.

1. folk

Mejor para: CRM todo en uno que admite usuarios de Gmail y Microsoft Outlook

Como pequeña empresa, es posible que esté buscando un CRM que pueda soportar múltiples funciones comerciales para crear una única fuente de verdad y dar a los equipos un fácil acceso. Desde equipos de ventas hasta servicio al cliente, marketing y recaudación de fondos – folk es altamente personalizable y puede apoyar a sus equipos y crear una única fuente de verdad desde la cual colaborar. También puede soportar múltiples clientes de correo electrónico.

Características clave

• Captura de contactos: Importa leads de LinkedIn, Instagram y X utilizando la extensión folkX.
• Investigación de ventas:  Encuentra correos electrónicos en 1 clic, identifica la conexión más fuerte de un lead e importa datos del sitio web de tu prospecto con IA.
• Alcance personal, a gran escala: Programa correos electrónicos y automatiza secuencias.
• 6,000+ Integraciones: Conecta tus correos electrónicos, calendario, plataformas sociales y miles de otras herramientas.
• Seguimientos con IA: Conoce los mejores leads para hacer seguimiento basándote en tus conversaciones pasadas utilizando IA.

2. HubSpot CRM

Mejor para:  plan gratuito para siempre

HubSpot es una opción para muchas pequeñas empresas. Sin embargo, aunque es un CRM gratuito, algunos de sus principales inconvenientes, como la incapacidad de escalar contigo y el tiempo que lleva entender sus herramientas básicas de CRM, pueden ser un obstáculo para muchos.

Características clave

• Rico en características: HubSpot está entre los CRM más maduros del mercado, por lo que tienen una vasta biblioteca de integraciones y características básicas de CRM.
• Gestión de contactos: Crea registros de contactos, registra actividades de ventas y revisa interacciones anteriores. 

• Marketing por correo electrónico: Prueba A/B líneas de asunto, crea y diseña campañas de correo electrónico desde tu CRM. El hub de marketing de Hubspot es probablemente uno de los más apreciados en el mercado. 
• Acceso a la comunidad: Para soporte y consultas generales.

3. Copper CRM

Mejor para: usuarios de Gmail

Copper CRM es un CRM que vive en tu centro de correos de Gmail. Espera un feed de actividad en vivo de cada interacción en los perfiles de tus contactos. Sus características de gestión de contactos son bastante limitadas.

Características clave

• Automatización de flujos de trabajo: Diseña flujos de trabajo para automatizar tareas repetitivas y recibe notificaciones cuando algo necesita hacerse.
• Gestión de leads: Crea un proceso de calificación de leads repetible. 
• Gestión de contactos: Categoriza contactos por tipo.
• CRM de Google workspace: Accede a G suite a través de una integración de Google que sugiere archivos adjuntos basados en la actividad del correo electrónico.

Conclusión

A pesar de que usar las herramientas de Google workspace puede ser una forma económica de comenzar con necesidades básicas de CRM, esperamos que la lista haya demostrado que integrar completamente gmail en tu CRM es factible con un presupuesto. Económico no tiene que significar acceso limitado a las características que apoyarán a tu equipo y ayudarán a tu negocio a crecer. Prueba folk hoy, gratis.

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