Mejor CRM para Office 365

Excel y Outlook son una gran manera de almacenar datos sobre tus relaciones. Hasta que llegue el momento de mantener esa información actualizada. Esto requiere mucho esfuerzo manual, lo que a menudo lleva a que sea la última prioridad en tu lista de tareas.  

En lugar de tolerar la experiencia torpe que obtienes de Office 365, hay software de Gestión de Relaciones con Clientes que puede ayudarte a integrar esto en su plataforma. 

En este blog, analizamos cómo los usuarios de Office 365 pueden aprovechar al máximo un CRM y qué características deben tener en cuenta. También haremos una comparación de los mejores CRMs que son compatibles con Microsoft. 

¿Por qué los usuarios de Office 365 necesitan un CRM?

Una buena plataforma de CRM puede ayudar a simplificar todos esos datos que mantienes en la suite de Office 365. Desde la información de contacto almacenada en excel, hasta esa hoja de cálculo del pipeline de ventas. 

Un CRM puede automatizar tareas repetitivas que a menudo consumen mucho tiempo, como cuando es hora de actualizar los detalles de contacto, monitorear las fechas de la última interacción y las diversas notas que mantienes sobre cada contacto. Esto significa que podrás ahorrar tiempo y priorizar otras tareas.

Desafíos sin un CRM

Sin el CRM adecuado en tu pila tecnológica, esto llevará a estos desafíos comunes que se pueden evitar fácilmente.

• Desorganización: Sin un sistema centralizado, los datos están dispersos, lo que dificulta el seguimiento de las interacciones con los clientes.
• Oportunidades perdidas: Los seguimientos importantes pueden pasar desapercibidos, lo que lleva a ventas perdidas.
• Procesos ineficientes: La entrada manual de datos y la gestión de tareas son lentas y propensas a errores.
• Falta de información: Sin análisis, no puedes tomar decisiones basadas en datos para mejorar tu negocio.
• Comunicación inconsistente: Los canales de comunicación desarticulados pueden llevar a malentendidos y a una mala experiencia del cliente.

Beneficios de un CRM

Afortunadamente, un buen sistema CRM puede ayudarte a abordar estos desafíos y proporcionar algunos beneficios adicionales.

• Información centralizada: Todos los datos de los clientes se almacenan en un solo lugar, lo que facilita su acceso y gestión.
• Eficiencia mejorada: Automatiza tareas repetitivas y optimiza flujos de trabajo para ahorrar tiempo y reducir errores.
• Mejores relaciones con los clientes: Mantén la información de contacto actualizada y realiza un seguimiento de las interacciones y proporciona un servicio personalizado para mejorar la satisfacción del cliente.
• Mejor toma de decisiones: Obtén información a través de análisis e informes para tomar decisiones comerciales informadas.
• Aumento de ventas: Identifica y actúa sobre oportunidades de ventas de manera más efectiva, aumentando los ingresos.
• Comunicación consistente: Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén en la misma página con herramientas de comunicación integradas.

Cómo evaluar y elegir un CRM

Con muchos CRMs para elegir, puede ser difícil averiguar cuáles son compatibles con Office 365. Para ayudarte, hemos reunido algunos consejos así como una lista de características específicas que deberías tener en cuenta.

1. Define tus requisitos

Al seleccionar el mejor CRM para Office 365, comienza identificando las características clave que tu negocio necesita. Busca una integración fluida con las aplicaciones de Office 365 como Outlook, Teams y SharePoint. Considera funcionalidades como la gestión de contactos, la automatización de ventas y la analítica. Conocer tus requisitos ayuda a reducir las opciones a aquellas que se alinean con tus procesos comerciales.

Las 6 principales características que los usuarios de Office 365 deben buscar en un CRM

• ‍Integración con Outlook: Algunos CRMs solo admiten integración con Gmail. Asegúrate de que el CRM que estás considerando soporte aplicaciones de terceros, como una integración con Outlook, para que puedas sincronizar y mantener tus contactos en un solo lugar. 
• ‍Múltiples formatos de importación: Si estás buscando exportar los contactos que has mantenido en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, asegúrate de que el CRM que estás considerando te permita importar archivos .CSV sin problemas. Un buen CRM también puede importar hojas de cálculo .tsv, .xls, .xlsx, .xml, .txt.‍
• Sincronización de contactos: Un buen CRM puede ayudarte a recuperar automáticamente contactos de Gmail y Outlook, para que no tengas que perder tiempo haciéndolo manualmente. Busca un CRM que te ayude a importar contactos de iPhone o Android, Outlook, Gmail, Google Contacts y Google y Outlook Calendar para que puedas agilizar esto.‍
• Marketing por correo electrónico: En lugar de ir y venir de una plataforma a otra, un buen CRM debería tener capacidades de marketing por correo electrónico para que puedas acceder a esas listas de contactos y configurar campañas de correo electrónico sin problemas. ‍
• Gestión de pipeline: Algunos CRMs ofrecen soporte de gestión de pipeline específicamente para ventas, lo que puede ser bastante limitante. Busca un CRM que te ayude con la gestión de pipeline en múltiples proyectos para que no tengas que invertir en múltiples plataformas para cada uno. ‍
• Experiencia del usuario: Un buen CRM debería ser intuitivo de usar y no requerir capacitación que venga con una curva de aprendizaje pronunciada. Evita un CRM que ofrezca una experiencia torpe.

2. Consideraciones presupuestarias

Los presupuestos pueden ser complicados de gestionar, pero es importante equilibrar el costo y el retorno de la inversión. Compara los planes de precios de diferentes soluciones de CRM para encontrar uno que se ajuste a tu presupuesto mientras ofrece las características necesarias. Busca opciones escalables que puedan crecer con tu negocio, asegurando un valor a largo plazo. Un CRM asequible para Office 365 no significa comprometer funcionalidades esenciales.

3. Proceso de selección

Asegúrate de investigar y elegir el proveedor de CRM adecuado evaluando su reputación, opiniones de clientes y servicios de soporte. Busca proveedores que se especialicen en soluciones de CRM para Office 365. Un proveedor con un sólido historial en integración de Office 365 probablemente ofrecerá una implementación más fluida y un mejor soporte.

4. Obtén una demostración

Antes de comprometerte con un CRM, es esencial ver cómo se integra y funciona dentro de tu pila tecnológica y flujo de trabajo existentes. Una demostración puede proporcionarte una experiencia práctica, permitiéndote explorar características y entender si satisface las necesidades de tu negocio. Comienza con una demostración personalizada de folk.

Una comparación de los mejores CRM compatibles con Office 365

1. folk

folk es una plataforma CRM galardonada, amada por su experiencia de usuario similar a Notion. Viene con una  riqueza de características e integraciones para ayudarte a simplificar todo en una sola plataforma. Incluyendo soporte de IA, marketing por correo electrónico que soporta Gmail y Outlook, campos personalizados y gestión de pipeline.

Características clave

• Combinación de correspondencia y integración de Outlook, conecta fácilmente tus cuentas de Microsoft a tu espacio de trabajo folk. folk automáticamente fija la información extraída de Outlook al perfil de contacto correcto para que no necesites hacerlo manualmente. Esto incluye tus Contactos de Outlook, información relacionada con correos electrónicos y eventos del calendario para que puedas hacer un seguimiento de tus interacciones y eventos.
• Gestión de contactos: folk admite la sincronización de contactos desde múltiples fuentes. Esto incluye herramientas de correo electrónico como Gmail y Outlook, así como plataformas de redes sociales como LinkedIn, Twitter y más. Soporta múltiples formatos de importación, incluyendo .csv, .tsv, .xls, .xlsx, .xml, .txt. Si deseas importar notas e interacciones a través de la importación csv, puedes crear fácilmente un campo de texto personalizado dedicado en esa hoja de cálculo para mantener todo junto mientras importas estos. 

Pros 

• Extensión de Chrome: folkX te permite importar perfiles individuales que encuentras mientras navegas por la web sin salir de la página. folkX también puede importar listas de búsqueda directamente a tu CRM de folk, para que no tengas que hacerlo manualmente. Si te falta alguna información de contacto, puedes usar la función de enriquecimiento de contactos de folk para completar los espacios en blanco en momentos. 
• Email marketing: envía campañas de correo electrónico masivas directamente desde la plataforma. Esto significa que tendrás acceso a las listas de contactos que has pasado tiempo organizando, sin tener que exportarlas solo para enviar un correo. Podrás hacer uso de una función de IA llamada ‘Magic Field’ que te ayuda a enviar mensajes personalizados a múltiples destinatarios, y obtener acceso a análisis para mantener un ojo en cómo va tu campaña.
• Gestión de pipeline: crea pipelines en múltiples funciones para cultivar relaciones comerciales en diferentes áreas. folk apoya ventas, reclutamiento, recaudación de fondos, asociaciones e inversión. Incluyendo áreas como capital de riesgo, marketing y más. Organiza tu pipeline en forma de lista, o utiliza un tablero Kanban para arrastrarlos y soltarlos a través de tu ciclo de proceso interno para ventas,  reclutamiento y más. También puedes agregar fácilmente usuarios para que tu equipo pueda colaborar sin problemas. Tu equipo podrá construir notas de manera colaborativa sobre la misma persona para crear una única fuente de verdad, y establecer recordatorios entre sí cuando sea el momento de hacer un seguimiento con ellos.
• Experiencia de usuario intuitiva: Espera poder usar folk desde el primer día sin tener que enfrentar una curva de aprendizaje pronunciada. Su diseño similar a Notion crea una experiencia fluida que es intuitiva y fácil de usar. Podrás automatizar tareas que de otro modo serían manuales y que consumen tiempo y hacer uso de funciones como su función de soporte de IA llamada ‘Magic Field’ sin un proceso de configuración complicado. 

Contras

• La informes no están disponibles aún en folk, pero llegarán pronto.

Precio y planes

Puedes probar folk gratis con una prueba gratuita de 14 días. Después de eso, un plan de suscripción mensual o anual es el siguiente.

• Estándar: $20 por usuario, por mes.
• Premium: $40 por usuario, por mes.
• Personalizado: Comienza desde $80 por usuario, por mes.

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2. Nimble

¿Recuerdas la plataforma Outlook Customer Manager de Microsoft? Nimble fue su recomendación preferida cuando retiraron su CRM en 2019.

Características clave

• Integración de Microsoft 365: Funciona en Outlook, Microsoft Teams, móvil y web. Crea nuevos y actualiza contactos existentes directamente desde tu bandeja de entrada de Outlook.
• Gestión de contactos: Sincroniza entre tu cuenta de Nimble y Microsoft 365. 
• Extensión del navegador Nimble Prospector, para importar contactos y enriquecer datos de contacto sin problemas.

Ventajas

• Integración de Microsoft y Google: Se conecta con tu bandeja de entrada de Outlook y Gmail.
• Seguimiento de correos electrónicos y plantillas: Cuenta con seguimiento de correos electrónicos y plantillas de correo personalizables, integrándose directamente con el correo de Office 365.
• Seguimiento de ventas y oportunidades: Tiene herramientas para rastrear oportunidades de ventas, gestión de leads e informes de pipeline.
• Accesibilidad móvil: Ofrece una aplicación móvil para acceder a los datos de CRM y realizar tareas sobre la marcha.

Contras

• Experiencia de usuario torpe: Aunque Nimble es un CRM impresionante, su experiencia de usuario se siente torpe y desordenada. La agregación de datos de múltiples fuentes puede llevar a una sobrecarga de información, ya que no es intuitivo de usar.
• Formatos de importación: Solo puedes importar contactos a través de un archivo .CSV. 
• Sincronización bidireccional: Nimble no soporta sincronización bidireccional con contactos de Google. Solo puede hacerlo con una cuenta de Microsoft 365. Sin embargo, eliminar un contacto de Nimble u Outlook requiere algunos pasos torpes. 

Precio y planes

Nimble solo ofrece un plan de suscripción, que está disponible ya sea mensualmente o anualmente. Una suscripción anual es de $24.90/usuario/mes.

3. Zoho 

La oferta principal de Zoho es su aplicación independiente Zoho CRM. Hay dos planes de paquete que incluyen CRM Plus y CRM Flex, ambos diseñados para ayudar en la gestión de la experiencia del cliente a lo largo del ciclo de vida del cliente en diferentes niveles. 

Características clave

• Integración de Office 365: Sincroniza tus contactos, tareas, eventos del calendario y conversaciones de tu cuenta de Microsoft en Zoho. 
• Análisis e informes: Ofrece información sobre tendencias de ventas, comportamiento del cliente y métricas de rendimiento. 
• Flujos de trabajo personalizables: Personaliza manualmente tus flujos de trabajo para necesidades operativas específicas o automatiza este proceso. 

Pros

• Gestión de leads y contactos: Puede ayudar a organizar información detallada e historiales de interacción.
• Análisis e informes: Presenta herramientas avanzadas de análisis e informes, ofreciendo información sobre tendencias de ventas, comportamiento del cliente y métricas de rendimiento.
• Escalabilidad: Zoho CRM es escalable, lo que lo hace adecuado para negocios de todos los tamaños, desde pequeñas startups hasta grandes empresas.
• Automatización: Automatiza varios procesos y tareas como marketing por correo electrónico y pronósticos de ventas.

Contras

• Características avanzadas limitadas en planes básicos: Algunas de las características más avanzadas pueden requerir una actualización a planes de mayor nivel, lo que podría aumentar los costos.
• Complejidad con la personalización: Si bien la personalización es una fortaleza, también puede llevar a la complejidad, especialmente para agencias sin soporte de TI dedicado.

Precio y planes

El plan gratuito de Zoho está limitado a tres usuarios. Después de eso, para más funciones y asientos, un plan de suscripción anual es el siguiente:

• Estándar: $14 por usuario, por mes.
• Profesional: $23 por usuario, por mes.
• ‍Empresarial: $40 por usuario, por mes.

4. Nutshell 

Nutshell es un CRM enfocado en ventas que tiene una integración con Microsoft 365. 

Características clave

• Colección de formularios web: Si usas formularios web con frecuencia, puedes usar Nutshell para agregar instantáneamente los datos que recopila a tu CRM para crear nuevos contactos y clientes potenciales. Es completamente personalizable, así que puedes decidir qué datos deseas que recopile.
• Automatización de ventas: Puedes definir cómo se asignan automáticamente los clientes potenciales a tus representantes de ventas y proporcionar a tu equipo recordatorios en cada etapa de la venta, y reducir tus actividades que no son de venta. 
• Atribución de clientes potenciales: Nutshell Analytics ayuda a canalizar y obtener datos y agrega automáticamente nuevos clientes potenciales para que puedas rastrear su origen. También hay una capacidad de informes de atribución, pero eso solo está disponible con la suscripción Pro.

Pros

• Informes y pronósticos: Puedes ver y rastrear fácilmente el rendimiento de ventas de tu equipo mensualmente, o investigar sobre producto, representante y fuente de leads.
• Integración con Microsoft 365: Crea contactos y tareas, ve actividades programadas, escribe notas y rastrea líneas de tiempo de comunicación con la integración de Office 365 de Nutshell. También te permite sincronizar tu correo electrónico y calendario de Office 365.  

Contras

• Enfoque en ventas: A menos que desees un CRM específicamente para tu equipo de ventas, Nutshell está limitado a esa función empresarial particular.
• Planes de precios: Muchas características están restringidas por el plan de precios Pro de Nutshell, que comienza desde $42 por usuario al mes. 

Precio y planes

El plan de suscripción anual de Nutshell es el siguiente.

• Fundación: $16/usuario/mes.
• Pro: $42/usuario/mes.
• Power AI: $52/usuario/mes.
• Empresa: Desde $67/usuario/mes.

Conclusión

folk, Nimble, Zoho y Nutshell demuestran que cada uno tiene claras ventajas para los usuarios de Office 365. Algunos están más orientados hacia funciones comerciales particulares que otros. Con sus capacidades en múltiples funciones comerciales, folk se destaca como una opción principal. Puedes usarlo para cultivar relaciones en tus esfuerzos de ventas, marketing, reclutamiento, asociaciones e inversión. Ya sea como usuario individual o colaborativamente con tu equipo para construir una única fuente de verdad. Prueba folk hoy, gratis. 

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Preguntas Frecuentes

¿Es útil un CRM para los usuarios de Office 365?

Sí, un CRM es muy útil para los usuarios de Office 365. Mejora la productividad al integrarse sin problemas con las aplicaciones de Office 365 como Outlook, facilitando una mejor comunicación, una gestión de datos eficiente y flujos de trabajo optimizados.

¿Qué características deben buscar los usuarios de Office 365 en un CRM?

Al buscar un CRM, los usuarios de Office 365 deben buscar las siguientes características: 

1. Integración con Outlook
2. Múltiples formatos de importación
3. Sincronización de contactos
4. Marketing por correo electrónico (o combinación de correspondencia)
5. Gestión de pipeline
6. Experiencia del usuario

¿Por qué los usuarios de Office 365 utilizan folk como su CRM preferido?

Los usuarios de Office 365 prefieren folk como su CRM porque ofrece una integración fluida con las aplicaciones de Office 365, mejorando la productividad y la colaboración. folk proporciona una gestión intuitiva de leads y contactos, combinación de correspondencia que es compatible con Outlook, y funciones de automatización que se adaptan bien dentro del entorno de Office 365, lo que lo convierte en una opción eficiente y fácil de usar para gestionar relaciones con los clientes.