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¿Enviar correos masivos que aún se sientan personales? No es magia: ¡es la combinación de correspondencia!
Si estás realizando un alcance a gran escala a través de tu CRM, ya sea para ventas, marketing o soporte al cliente, necesitas la combinación de correspondencia para agilizar y personalizar tu comunicación. Es una de las herramientas más poderosas para hacer que cada destinatario sienta que está recibiendo un mensaje escrito solo para él.
Descubre los beneficios de la combinación de correspondencia, cómo funciona y cómo puedes usarlo en folk para conectar sin esfuerzo con tu base de datos a través de Outlook y Gmail.
¿Qué es la combinación de correspondencia?
La combinación de correspondencia es una función de software que permite a los usuarios crear un lote de documentos, correos electrónicos o cartas personalizadas al combinar una plantilla con una fuente de datos, como una hoja de cálculo o base de datos.
¿Cuál es el uso de la combinación de correspondencia?
Las herramientas de combinación de correspondencia son particularmente útiles para enviar comunicaciones masivas donde cada documento o correo electrónico necesita incluir información específica e individualizada—como el nombre del destinatario, la dirección u otros puntos de datos únicos.
Ejemplo de combinación de correspondencia
Típicamente, los usuarios de combinación de correspondencia tienen una plantilla de correo electrónico general que necesitan personalizar.
Por ejemplo, puede tener:
- Un mensaje de correo electrónico general, carta o documento que necesita enviar a su lista de correo.
- Una hoja de cálculo con datos que deberían reemplazar algunos marcadores de posición necesarios para personalizar esto a cada destinatario de su lista de correo, como su nombre, dirección de correo electrónico u otra información personalizada que tenga sobre ellos de reuniones anteriores.
Una herramienta de combinación de correspondencia le permitirá crear variables para que pueda personalizar sus correos electrónicos en masa más allá de la variable {first Name}. Lo que resulta en tener que pasar por un asistente de combinación de correspondencia paso a paso que puede llevar tiempo.
¿Deberías utilizar la función de combinación de correspondencia de un CRM, o una plataforma de combinación de correspondencia separada?
Cuando se trata de ejecutar campañas de correo electrónico personalizadas a gran escala, las empresas a menudo enfrentan una decisión crítica: ¿Deberíamos utilizar la función de combinación de correspondencia integrada en su CRM, o deberíamos optar por una plataforma de combinación de correspondencia dedicada y separada? Comprender las diferencias y ventajas de cada opción puede ayudarte a tomar una decisión informada que se alinee con las necesidades de tu negocio.
Plataformas de combinación de correspondencia
Las plataformas de combinación de correspondencia como Yet Another Mail Merge son herramientas dedicadas diseñadas específicamente para crear y enviar correos electrónicos o documentos masivos personalizados. Si bien las plataformas de combinación de correspondencia ofrecen capacidades poderosas, también vienen con la complejidad de necesitar gestionar y sincronizar datos entre su CRM y la herramienta de combinación de correspondencia, lo que puede ser un proceso que consume tiempo y propenso a errores si no se maneja adecuadamente.
Combinación de correspondencia en un CRM
Utilizar la función de combinación de correspondencia integrada en un CRM ofrece un enfoque más integrado para la comunicación personalizada. Después de todo, los sistemas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) están diseñados para ayudar a las empresas a gestionar sus interacciones con clientes actuales y potenciales. Los CRMs almacenan una gran cantidad de datos sobre el comportamiento del cliente, preferencias e historial de comunicación. Las funciones de combinación de correspondencia deberían poder integrarse sin problemas con los CRMs, permitiendo a las empresas aprovechar estos datos para enviar mensajes personalizados a grandes grupos de personas. Esto asegura que las comunicaciones no solo sean relevantes y dirigidas, sino también consistentes con la voz y el mensaje de la marca.
Un vistazo más cercano a 3 beneficios del proceso de combinación de correspondencia en un CRM
El software de combinación de correspondencia en una plataforma CRM puede ayudarte a aumentar el compromiso a través de la comunicación masiva, crear consistencia en tu mensaje y utilizar tus datos de clientes de manera efectiva. A continuación, exploramos cómo en más detalle.
1. Personalización a gran escala
La combinación de correspondencia permite a las empresas enviar mensajes personalizados a una gran audiencia sin necesidad de entrada manual. Al extraer detalles específicos de un CRM o base de datos, cada correo electrónico o carta puede ser personalizado para incluir el nombre del destinatario, el título del trabajo, la empresa o cualquier otra información relevante. Este nivel de personalización aumenta significativamente la probabilidad de compromiso, ya que los destinatarios son más propensos a responder a un mensaje que parece dirigido directamente a ellos.
2. Consistencia en la comunicación
Al utilizar una plantilla estandarizada en todas las comunicaciones, la combinación de correspondencia asegura que el mensaje se mantenga consistente. Esta consistencia es clave para mantener una imagen profesional y evitar errores que podrían surgir de la entrada manual. Ya sea que estés enviando boletines, facturas o materiales promocionales, la combinación de correspondencia ayuda a mantener un tono y estilo uniformes.
3. Mejora en la gestión de datos
La combinación de correspondencia, cuando se integra con un CRM, asegura que los datos de los clientes se utilicen de manera efectiva. Permite a las empresas segmentar su audiencia y enviar comunicaciones dirigidas basadas en criterios específicos, como ubicación, historial de compras o información demográfica. Este enfoque dirigido no solo mejora la comunicación, sino que también ayuda en una mejor gestión y análisis de datos.
¿Cómo se ve la combinación de correspondencia en folk?
El CRM de folk está diseñado pensando en los modernos profesionales de marketing y ventas, ofreciendo una función de combinación de correspondencia integral que se integra a la perfección con Outlook y Gmail. Esta capacidad es un cambio radical para las empresas que dependen de estas populares plataformas de correo electrónico para sus campañas de marketing y comunicación.
1. Combinación de correspondencia simplificada para Outlook y Gmail
Una de las características destacadas de folk es su capacidad para integrarse directamente con Outlook y Gmail, dos de los clientes de correo electrónico más utilizados. Esta integración simplifica el proceso de envío de correos electrónicos masivos y personalizados al permitir a los usuarios crear y distribuir mensajes directamente desde su panel de control de Folk CRM sin necesidad de cambiar entre plataformas.
2. Gestión de campañas mejorada
La función de combinación de correspondencia de folk también mejora su experiencia general de gestión de campañas al ofrecer campos personalizados, secuencias que automatizan seguimientos repetitivos, seguimiento y análisis, y gestión de plantillas. Esto significa que puede dirigir sus campañas de combinación de correspondencia de manera más efectiva, asegurando que el mensaje correcto llegue a la audiencia correcta en el momento adecuado, ahorrar tiempo utilizando plantillas pre-diseñadas que se pueden personalizar rápidamente, y evaluar la efectividad de sus campañas tomando decisiones basadas en datos para mejorar el alcance.
3. Seguimiento avanzado
A través de la función de seguimiento avanzado de folk, podrás monitorear el rendimiento de tus campañas de marketing por correo electrónico y tomar decisiones informadas que ayudarán a aumentar el compromiso de las futuras. Sin necesidad de cambiar de contexto.
Conclusión
Los correos electrónicos personalizados son clave para el compromiso del cliente y la combinación de correspondencia es una manera eficiente para equipos ocupados que buscan optimizar sus esfuerzos de alcance. Al combinar la eficiencia de la automatización con el impacto de la personalización, una buena función de combinación de correspondencia permite a las empresas conectarse con su audiencia de manera significativa, con datos fácilmente disponibles en su CRM, ahorrando tiempo y reduciendo el dolor de cabeza de buscar información manualmente.
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