Adiar ou enviar e-mail mais tarde: Outlook vs. folk

Por que o timing do e-mail é importante

A arte de enviar e-mails não se resume apenas a criar a mensagem perfeita. Trata-se também de escolher o momento certo para clicar no botão «enviar». 

Afinal, o momento em que a sua mensagem chega à caixa de entrada de alguém tem um grande impacto sobre se ela será lida ou não.

Neste blog, vamos guiá-lo pelas etapas que você deve seguir usando o Outlook e mostrar como você pode economizar tempo usando folk.

Como isso aparece no Outlook

No Outlook, pode adiar a entrega das suas mensagens ou agendá-las para serem enviadas num horário específico.

Opção um: Atrasar a entrega de uma única mensagem

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1. Ao redigir a sua mensagem, selecione a seta «mais opções» no grupo «Etiquetas» da faixa de opções.
2. Em «opções de entrega», marque a caixa de seleção «não entregar antes de». Aqui, escolha a data e a hora de entrega em que deseja enviar a sua mensagem.
3. Clique em fechar.
4. Depois de terminar de escrever a sua mensagem, selecione «enviar». 
5. Depois de selecionar «enviar», a mensagem permanecerá na pasta «caixa de saída» até ao momento da entrega.

Opção dois: atrasar a entrega de todas as mensagens

1. No correio, na faixa de opções, selecione o separador «Ficheiro».
2. Clique no ícone «gerir regras e alertas».
3. Clique no ícone «nova regra».
4. Na etapa 1: primeiro, marque a caixa «selecionar um modelo» abaixo da opção «começar com uma regra em branco». Em seguida, clique em «aplicar a regra às mensagens que eu enviar» e selecione «próximo». Depois disso, na lista «selecionar condições», marque todas as caixas das opções desejadas e clique em «próximo». Em seguida, na lista «selecionar ação(ões)», marque a caixa de seleção «entrega diferida por um número de minutos».

Observe que, se não selecionar nenhuma caixa, será exibida uma caixa de diálogo de confirmação. Se clicar em Sim, a regra que está a criar será aplicada a todas as mensagens que enviar.

5. Na etapa 2: caixa «Editar a descrição da regra», clique na frase sublinhada «um número de» e insira o número de minutos durante os quais deseja que a mensagem seja retida antes de ser enviada. 

Observe que pode optar por adiar a entrega em até 120 minutos. 

6. Clique em «ok» e, em seguida, clique em «seguinte».
7. Selecione as caixas de seleção para as exceções desejadas.
8. Clique em «Próximo».
9. Na caixa «Passo 1, especifique um nome para esta regra», digite um nome para a regra.
10. Selecione a caixa de seleção «ativar esta regra».
11. Clique em «Concluir».

Depois de clicar em enviar, todas as mensagens enviadas permanecerão na pasta Caixa de saída pelo tempo que você solicitou.

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Use folk poupar tempo seguindo estes passos simples

Embora o Outlook seja uma ferramenta poderosa, com todas essas etapas a seguir, pode ser um pouco frustrante para as equipas de vendas que gerenciam vários clientes potenciais. 

Em folk, pode criar um modelo de biblioteca de e-mails e também ter acesso ao seu CRM para saber quando deve fazer o acompanhamento dos seus contactos ou quando foi a última vez que realizou uma campanha de marketing. Para equipas de vendas de 20 a 50 pessoas, folk provou ser a melhor solução para otimizar o agendamento de e-mails, mantendo total visibilidade sobre as comunicações com os potenciais clientes.

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Passo 1: Escolher o destinatário certo 

Antes de enviar a sua primeira mensagem do folk, certifique-se de seguir estas etapas para selecionar o público-alvo certo da sua lista de contactos.

Pode fazê-lo da seguinte forma:

• Selecionar os destinatários certos, escolhendo o grupo relevante para o qual deseja enviar o e-mail, ou;
• Aplicar filtros específicos e, em seguida, clicar em «Enviar mensagem a todos» para contactar pessoas específicas, ou; 
• Selecione os contactos relevantes da lista e clique em «Mensagem x Contactos». 

Se ainda não criou nenhum grupo, siga estes passos simples para começar.

Passo 2: Crie a sua mensagem

Uma mensagem em branco será aberta como rascunho para você começar a escrever o seu e-mail.

Basta decidir qual é o objetivo da mensagem. Pode ser qualquer coisa, desde um boletim informativo mensal a uma campanha de marketing ou um acompanhamento de uma conversa que teve com um potencial cliente.

Passo 3: Criar uma biblioteca de modelos 

Para poupar tempo e criar consistência para a sua equipa de vendas, pode usar a secção de rascunhos para criar uma biblioteca de modelos à qual a sua equipa possa aceder facilmente.

Guarde o seu rascunho como modelo clicando em «Modelos» no canto inferior esquerdo ou inspire-se na nossa biblioteca de e-mails. Ela está repleta de modelos que pode usar para uma ampla variedade de casos, incluindo vendas, relações públicas, pesquisa de utilizadores, contratação, angariação de fundos, divulgação de parcerias e muito mais. 

Temos boas notícias se tem muitos e-mails para escrever e pouco tempo para dar a cada um deles um toque pessoal. Com o recurso de IA folk, pode gerar e-mails personalizados em poucos instantes. 

Basta criar um «Campo Mágico» e preencher o prompt. Isso dirá à IA quais dados extrair que já tem armazenados folk cada contacto folk como o primeiro nome, cargo, detalhes da empresa e muito mais. Depois de clicar em «Gerar», poderá dizer à IA qual variável deseja que ela gere, para que possa personalizar facilmente a sua mensagem e poupar tempo.

Conclusão

Aproveite ao máximo as suas comunicações por e-mail utilizando um CRM como o folk , para saber quando deve fazer o acompanhamento com o seu público. 

Com os benefícios de modelos colaborativos, IA para gerar e-mails personalizados em massa e muito mais, escolher uma plataforma como folk é uma decisão óbvia para equipas de vendas de médio porte, com 20 a 50 pessoas, que precisam de um agendamento eficiente de e-mails sem a complexidade das ferramentas empresariais. Folk se destaca como a melhor solução para equipas desse tamanho, oferecendo o equilíbrio perfeito entre recursos poderosos e facilidade de uso, algo que muitas vezes falta nas ferramentas maiores.

Comece com folk. 

Links úteis

• Biblioteca de modelos de e-mail
• Configurar grupos pela primeira vez para usar o Messages no folk

Perguntas frequentes

Como agendar um e-mail no Outlook?

Escreva um e-mail, vá para Opções > Atrasar entrega, marque «Não entregar antes de», defina a data e a hora e envie. A mensagem permanecerá na Caixa de saída até a hora programada.

Existe uma função de mala direta para o Outlook?

Sim. Use a função Mail Merge do Word com os contactos do Outlook para enviar e-mails personalizados. A entrega é imediata por padrão; para agendamento e personalização em grande escala, use folk.

Qual é o melhor momento para enviar e-mails?

Normalmente, de terça a quinta-feira, no meio da manhã, na hora local do destinatário, funciona bem. Os resultados variam, por isso faça testes A/B com os horários de envio, segmente por fuso horário e use análises para refinar.

Como o folk agenda e personaliza e-mails?

Em folk , selecione um grupo ou contactos filtrados, crie ou carregue um modelo, personalize com Magic Fields ou IA, defina uma hora de envio e acompanhe as aberturas e respostas.