Trasforma Gmail in un CRM: 5 semplici passaggi

I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) sono essenziali per monitorare le interazioni con i clienti, gestire le relazioni commerciali e archiviare le informazioni sui clienti. Tuttavia, nonostante siano disponibili numerose soluzioni CRM, le piccole imprese e i liberi professionisti potrebbero preferire un approccio più snello ed economico.

Utilizzare Gmail come CRM può essere un modo conveniente per gestire le relazioni con i clienti direttamente dalla tua casella di posta elettronica.

Ecco una guida pratica su come trasformare Gmail in un efficace CRM, oltre ad alcune alternative.

Come configurare Gmail per l'utilizzo con il CRM

Ti stai chiedendo come sfruttare al meglio il tuo account Gmail? Anche se non è un potente CRM, ci sono comunque alcune funzioni di base che possono esserti utili. Abbiamo creato una guida passo passo per mostrarti come sfruttarlo al meglio.

Passaggio 1: Organizza la tua casella di posta utilizzando etichette e filtri

Utilizza il sistema di etichettatura di Gmail per contrassegnare le email in base ai nomi dei clienti o alle fasi del processo di vendita, come lead, in negoziazione, chiuso. Imposta dei filtri per etichettare automaticamente le email in arrivo in base al mittente o alle parole chiave.

Fase 2: Utilizzare un sistema a stelle e bandiere

Utilizza il sistema a stelle per dare priorità alle interazioni urgenti. Ad esempio, usa una stella per le richieste urgenti dei clienti. Puoi anche contrassegnare le e-mail che potresti voler rivedere in un secondo momento se sei in viaggio.

Passaggio 3: Migliora con Google Contatti

Tieni registri dettagliati in Google Contatti. Quando ricevi un'e-mail, aggiungi il mittente a Google Contatti e includi note su ogni interazione, che possono essere preziose per mantenere una comunicazione personalizzata. Puoi accedere alle note andando sul profilo di un contatto, cliccando su Modifica in alto a destra e scorrendo verso il basso.

Passaggio 4: utilizza Google Tasks e Calendar

Sfrutta al massimo il tuo account Google Workspace utilizzando le integrazioni di Gmail.

• Google Tasks: crea attività direttamente dalle e-mail per i follow-up. Questo può aiutarti a garantire che nessuna richiesta o follow-up dei clienti venga trascurata.
• Google Calendar: utilizza Google Calendar per pianificare riunioni e chiamate direttamente dalle e-mail. Imposta promemoria e invita i clienti agli eventi, tenendo informati tutti gli interessati.

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Passaggio 5: aggiornare e eseguire regolarmente il backup delle informazioni di contatto

Aggiorna regolarmente le informazioni di contatto e i registri delle interazioni. Inoltre, valuta la possibilità di eseguire il backup dei dati di Gmail per evitare di perdere informazioni importanti.

Pro e contro dell'utilizzo di Gmail come CRM

Se non sei pronto per utilizzare un software CRM dedicato, ci sono comunque alcuni pro e contro nel sfruttare al massimo la tua casella di posta Gmail.

Pro:

• Basso costo e facile da avviare.
• Perfetta integrazione con altri servizi Google.
• Un'interfaccia familiare che riduce i tempi di formazione.

Contro:

• Esperienza utente poco intuitiva. Rende più difficile condividere le informazioni di contatto con il proprio team.
• Mancano alcune funzionalità CRM avanzate come la reportistica dettagliata e la segmentazione dei clienti.
• Se non ben organizzato, può diventare disordinato.
• Dipendente dall'integrazione con Gmail di terze parti per la piena funzionalità CRM.
  

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Tuttavia, potresti scoprire che si tratta più che altro di un'alternativa a breve termine, soprattutto per i team di vendita in crescita composti da 20-50 persone che necessitano di funzionalità di collaborazione migliori.

Gmail è un CRM efficace?

Se la tua azienda non è pronta per espandersi, utilizzare Gmail come sistema CRM di base può essere un modo utile per iniziare. Per quanto riguarda i motivi per cui potresti prenderlo in considerazione, ce ne sono alcuni, tra cui:

1. Conveniente: per le piccole imprese o i privati che già utilizzano Gmail, non sono previsti costi aggiuntivi.
2. Interfaccia familiare: la maggior parte degli utenti ha già familiarità con l'interfaccia di Gmail, il che riduce la curva di apprendimento.
3. Integrazione: Gmail si integra facilmente con altre app Google e molti strumenti di terze parti, migliorando la funzionalità.

Lo svantaggio principale dell'adozione di un sistema CRM basato su Gmail è quello di dover eseguire manualmente operazioni che un CRM tradizionale consente di automatizzare, consentendo un risparmio di tempo. Ciò diventa particolarmente impegnativo per i team di vendita composti da 20-50 persone che necessitano di processi semplificati e funzionalità di collaborazione di gruppo che Gmail semplicemente non è in grado di fornire.

I 5 migliori CRM per Gmail nel 2026!

Quando sarai pronto per passare a un nuovo e brillante sistema CRM, abbiamo selezionato alcuni dei migliori CRM che possono crescere insieme a te senza spendere una fortuna.

1. folk

Ideale per: CRM all-in-one che supporta gli utenti Gmail e Microsoft Outlook

Per i team di vendita composti da 20-50 persone che desiderano passare da Gmail a un CRM adeguato, folk è la soluzione ideale. A differenza delle configurazioni di base di Gmail, folk le funzionalità di collaborazione in team, gestione della pipeline e automazione di cui hanno bisogno i team di vendita in crescita. Si integra perfettamente con Gmail, offrendo al contempo le funzionalità avanzate necessarie ai team per scalare efficacemente le loro operazioni. Dai team di vendita al servizio clienti, dal marketing alla raccolta fondi, folk altamente personalizzabile e può supportare i vostri team e creare un'unica fonte di verità da cui collaborare. Può anche supportare più client di posta elettronica.

Caratteristiche principali

• Acquisizione dei contatti: importa i lead da LinkedIn, Instagram e X utilizzando l'estensione folkX.
• Ricerca commerciale: trova gli indirizzi e-mail con un solo clic, identifica il contatto più forte di un potenziale cliente e importa i dati dal sito web del tuo potenziale cliente con l'AI.
• Comunicazione personale su larga scala: pianifica le e-mail e automatizza le sequenze.
• Oltre 6.000 integrazioni: collega le tue e-mail, il calendario, le piattaforme social e migliaia di altri strumenti.
• Follow-up con l'IA: scopri i migliori lead da ricontattare sulla base delle conversazioni passate utilizzando l'IA.

2. NetHunt CRM

Ideale per: team che utilizzano Gmail e necessitano di maggiore automazione e flessibilità

NetHunt CRM è un CRM nativo di Gmail progettato per i team che desiderano gestire le vendite direttamente dalla propria casella di posta. A differenza delle estensioni della barra laterale, NetHunt è completamente integrato in Gmail, consentendo agli utenti di lavorare con offerte, contatti, flussi di lavoro e attività senza dover cambiare strumento.

Il suo principale punto di forza è la flessibilità: NetHunt offre un'automazione avanzata del flusso di lavoro, una personalizzazione approfondita delle pipeline e dei campi e il supporto per la comunicazione multicanale oltre alla posta elettronica.

Caratteristiche principali

• CRM nativo di Gmail: gestisci offerte, contatti, attività e flussi di lavoro direttamente all'interno di Gmail, senza barra laterale.
• Automazione del flusso di lavoro: crea automazioni in più fasi per l'instradamento dei lead, i follow-up, le attività e gli aggiornamenti della pipeline.
• Elevata personalizzazione: pipeline, campi, flussi di lavoro e logica flessibili che si adattano ai tuoiprocessi‍
• Comunicazione multicanale: acquisisci e gestisci le comunicazioni provenienti da e-mail, chiamate, WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger e altro ancora in un'unica timeline del cliente.

3. HubSpot CRM

Ideale per: piano gratuito per sempre

HubSpot è una soluzione ideale per molte piccole imprese. Tuttavia, anche se si tratta di un CRM gratuito, alcuni dei suoi principali svantaggi, come l'impossibilità di adattarsi alle esigenze dell'azienda e il tempo necessario per comprendere i suoi strumenti CRM di base, possono rappresentare un ostacolo insormontabile per molti.

Caratteristiche principali

• Ricco di funzionalità:HubSpot è uno dei CRM più maturi sul mercato, quindi dispone di una vasta libreria di integrazioni e funzionalità CRM di base.
• Gestione dei contatti: crearecord di contatto, registra le attività di vendita e rivedi le interazioni precedenti. 

• Email marketing:esegui test A/Bsulle righe dell'oggetto, crea e progetta campagne email dal tuo CRM. L'hub di marketing di Hubspot è probabilmente tra i più apprezzati sul mercato. 
• Accesso alla community: perassistenza e richieste di informazioni generali.

4. Copper

Ideale per: utenti Gmail

Copper è un CRM integrato nella tua casella di posta Gmail. Ti offre un feed in tempo reale di tutte le interazioni sui profili dei tuoi contatti. Le sue funzionalità di gestione dei contatti sono piuttosto limitate.

Caratteristiche principali

• Automazione del flusso di lavoro: progettaflussi di lavoro per automatizzare le attività ripetitive e ricevere notifiche quando è necessario intervenire.
• Gestione dei lead: creaun processo ripetibile di qualificazione dei lead. 
• Gestione dei contatti: classificarei contatti per tipo.
• Google Workspace CRM: accedia G Suite tramite un'integrazione Google che suggerisce allegati basati sull'attività e-mail.

Conclusione

Sebbene l'utilizzo degli strumenti di Google Workspace possa essere un modo economico per soddisfare le esigenze di base in materia di CRM, speriamo che l'elenco abbia dimostrato che è possibile integrare completamente Gmail nel vostro CRM con un budget limitato. Un costo contenuto non deve necessariamente significare un accesso limitato alle funzionalità che supporteranno il vostro team e aiuteranno la vostra azienda a crescere. Provate folk , gratuitamente.

Altre risorse

Che tu abbia appena iniziato o che tu stia cercando modi per migliorare il tuo stack tecnologico e la tua strategia di sviluppo aziendale, abbiamo altre risorse per te:

• Vendite guidate dal fondatore 101: strategie attuabili per i fondatori di startup in fase iniziale
• Il moderno stack di vendita per le PMI
• Come sfruttare il social selling su LinkedIn per promuovere nuove opportunità commerciali
• Le 9 migliori tecniche di generazione di lead B2B per il 2024
• La guida definitiva ai CRM per le PMI (include folk, Zoho , Agile CRM e altri)
• Esplorare l'integrazione tra LinkedIn e CRM

Domande frequenti

Gmail dispone di un CRM integrato?

Gmail non include un CRM nativo. È possibile crearne uno approssimativo utilizzando etichette, filtri, stelle, Contatti Google, Attività e Calendario, oppure aggiungendo un'estensione. Per le pipeline, la reportistica e la condivisione tra i membri del team è necessario un CRM dedicato.

Come si usa Gmail come semplice CRM?

Crea etichette e filtri basati sulle fasi, contrassegna le email prioritarie con una stella, aggiungi note in Google Contatti, converti le email in attività, pianifica i follow-up nel Calendario ed esegui regolarmente il backup. Controlla le etichette ogni settimana per mantenere il sistema in ordine.

Gmail è un buon CRM per le piccole imprese?

È adatto all'uso iniziale o individuale grazie al basso costo e alla familiarità. I limiti includono reportistica, segmentazione, automazione e collaborazione insufficienti. Con l'aumentare del volume o la formazione di team, passa a un CRM per risparmiare tempo e centralizzare i dati.

Qual è il miglior CRM per Gmail?

Un CRM che sincronizza Gmail e Calendar, centralizza contatti e trattative e supporta sequenze e automazione è la soluzione migliore. folk si integra con Gmail ed è scalabile da utenti singoli a team.