Ritardare o inviare l'e-mail in un secondo momento: Outlook vs folk

Perché è importante il tempismo delle e-mail

L'arte di inviare e-mail non consiste solo nel redigere il messaggio perfetto. Si tratta anche di scegliere il momento giusto per premere il pulsante "Invia". 

Dopotutto, il momento in cui invii un messaggio alla casella di posta elettronica di qualcuno ha un impatto enorme sul fatto che il tuo messaggio venga lasciato non letto o aperto.

In questo blog ti guideremo attraverso i passaggi da seguire utilizzando Outlook e ti mostreremo come risparmiare tempo utilizzando folk.

Come appare in Outlook

In Outlook è possibile ritardare la consegna dei messaggi o pianificarne l'invio in un momento specifico.

Opzione uno: ritardare la consegna di un singolo messaggio

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1. Quando componi il tuo messaggio, seleziona la freccia "Altre opzioni" dal gruppo "Tag" nella barra multifunzione.
2. Sotto "Opzioni di consegna", seleziona la casella "Non consegnare prima di". Qui, scegli la data e l'ora di consegna in cui desideri inviare il tuo messaggio.
3. Clicca su close.
4. Una volta terminato di scrivere il messaggio, seleziona "Invia". 
5. Dopo aver selezionato "Invia", il messaggio rimarrà nella cartella "Posta in uscita" fino al momento della consegna.

Opzione due: ritardare la consegna di tutti i messaggi

1. Nella posta, sul nastro seleziona la scheda "File".
2. Clicca sull'icona "Gestisci regole e avvisi".
3. Clicca sull'icona "nuova regola".
4. Nel passaggio 1: seleziona innanzitutto la casella "Seleziona un modello" sotto la voce "Inizia da una regola vuota". Quindi fai clic su "Applica la regola ai messaggi che invio" e seleziona "Avanti". Successivamente, nell'elenco "Seleziona condizioni", seleziona tutte le caselle relative alle opzioni desiderate, quindi fai clic su "Avanti". Infine, nell'elenco "Seleziona azioni", seleziona la casella di controllo "Consegna differita di un numero di minuti".

Si noti che se non si seleziona alcuna casella, viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma. Se si fa clic su Sì, la regola che si sta creando viene applicata a tutti i messaggi inviati.

5. Nella fase 2: nella casella "Modifica la descrizione della regola", clicca sulla frase sottolineata "un numero di" e inserisci il numero di minuti per cui desideri che il messaggio venga trattenuto prima di essere inviato. 

Si noti che è possibile scegliere di ritardare la consegna fino a 120 minuti. 

6. Clicca su "ok", quindi clicca su "avanti".
7. Selezionare le caselle di controllo relative alle eccezioni desiderate.
8. Clicca su "Avanti".
9. In "Passaggio 1, specificare un nome per questa casella di regole" e digitare un nome per la regola.
10. Seleziona la casella di controllo "Attiva questa regola".
11. Clicca su "Fine".

Dopo aver cliccato su "Invia", tutti i messaggi inviati rimarranno nella cartella "Posta in uscita" per il tempo da te richiesto.

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Utilizza folk risparmiare tempo seguendo questi semplici passaggi

Sebbene Outlook sia uno strumento potente, con tutti questi passaggi da seguire può risultare un po' frustrante per i team di vendita che gestiscono più potenziali clienti. 

In folkè possibile creare un modello di libreria e-mail e avere accesso al proprio CRM per sapere quando ricontattare i propri contatti o quando è stata effettuata l'ultima campagna di marketing. Per i team di vendita composti da 20-50 persone, folk si è dimostrato la soluzione migliore per semplificare la pianificazione delle e-mail, mantenendo al contempo una visibilità completa sulle comunicazioni con i potenziali clienti.

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Fase 1: Scegliere il destinatario giusto 

Prima di inviare il tuo primo messaggio da folk, assicurati di seguire questi passaggi per selezionare il pubblico di destinazione corretto dal tuo elenco di contatti.

Puoi farlo in questo modo:

• Selezionare i destinatari giusti scegliendo il gruppo pertinente a cui si desidera inviare l'e-mail, oppure;
• Applicare filtri specifici e quindi fare clic su "Invia messaggio a tutti" per contattare persone specifiche, oppure; 
• Seleziona i contatti desiderati dall'elenco, quindi fai clic su "Messaggio x contatti". 

Se non hai ancora creato alcun gruppo, segui questi semplici passaggi per iniziare.

Passaggio 2: Crea il tuo messaggio

Si aprirà un messaggio vuoto come bozza in cui potrai iniziare a scrivere la tua e-mail.

Basta decidere qual è l'obiettivo del messaggio. Può essere qualsiasi cosa, da una newsletter mensile a una campagna di marketing, o un follow-up di una conversazione avuta con un potenziale cliente.

Passaggio 3: Creare una libreria di modelli 

Per risparmiare tempo e garantire coerenza al tuo team di vendita, puoi utilizzare la sezione bozze per creare una libreria di modelli facilmente accessibile dal tuo team.

Salva la tua bozza come modello cliccando su "Modelli" in basso a sinistra o lasciati ispirare dalla nostra libreria di email. È ricca di modelli che puoi utilizzare per un'ampia gamma di casi d'uso, tra cui vendite, pubbliche relazioni, ricerche sugli utenti, assunzioni, raccolta fondi, ricerca di partnership e altro ancora. 

Abbiamo buone notizie se hai molte e-mail da scrivere e non hai abbastanza tempo per dare a ciascuna di esse un tocco personale. Con la funzione AI folk puoi generare e-mail personalizzate in pochi istanti. 

Basta creare un "campo magico" e compilare il prompt. In questo modo l'IA saprà quali dati estrarre da quelli già memorizzati in folk ciascun contatto, come il nome, la qualifica professionale, i dettagli dell'azienda e altro ancora. Una volta cliccato su "Genera", potrai indicare all'IA quale variabile desideri che generi, in modo da personalizzare facilmente il tuo messaggio e risparmiare tempo.

Conclusione

Ottimizza le tue comunicazioni via e-mail utilizzando un CRM come folk , in modo da sapere quando ricontattare il tuo pubblico. 

Grazie ai vantaggi offerti dai modelli collaborativi, dall'intelligenza artificiale per generare e-mail personalizzate in blocco e molto altro ancora, scegliere una piattaforma come folk è una scelta ovvia per i team di vendita di medie dimensioni composti da 20-50 persone che necessitano di una pianificazione efficiente delle e-mail senza la complessità degli strumenti aziendali. Folk si distingue come la soluzione migliore per team di queste dimensioni, offrendo il perfetto equilibrio tra funzionalità potenti e facilità d'uso che spesso manca agli strumenti più grandi.

Inizia con folk. 

Link utili

• Libreria modelli e-mail
• Configurazione dei gruppi per la prima volta per utilizzare Messaggi in folk

Domande frequenti

Come si programma un'e-mail in Outlook?

Componi un'e-mail, vai su Opzioni > Ritarda consegna, seleziona "Non consegnare prima di", imposta la data e l'ora, quindi invia. Il messaggio rimarrà nella Posta in uscita fino all'ora prevista.

Esiste una funzione di stampa unione per Outlook?

Sì. Utilizza la funzione Stampa unione di Word con i contatti di Outlook per inviare e-mail personalizzate. La consegna è immediata per impostazione predefinita; per la pianificazione e la personalizzazione su larga scala, utilizza folk.

Qual è il momento migliore per inviare le e-mail?

In genere, dal martedì al giovedì, la metà della mattinata nell'ora locale del destinatario è il momento migliore. I risultati variano, quindi è consigliabile effettuare test A/B sugli orari di invio, segmentare per fuso orario e utilizzare strumenti di analisi per perfezionare il tutto.

In che modo folk pianifica e personalizza le e-mail?

In folk CRM, seleziona un gruppo o dei contatti filtrati, componi o carica un modello, personalizzalo con Magic Fields o AI, imposta un orario di invio e monitora le aperture e le risposte.