Comment créer une base de données centralisée de contacts

De nos jours, ce n'est pas ce que vous savez qui compte, mais qui vous connaissez. Il est essentiel de mettre en place une stratégie efficace de gestion des contacts pour que les équipes commerciales de 20 à 50 personnes puissent entretenir leurs relations professionnelles.

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Le défi : des données de contact dispersées

Le problème ? Des bases de données de contacts multiples en raison du nombre croissant d'adresses e-mail, de plateformes de réseaux sociaux et de plateformes de marketing par e-mail utilisées par votre équipe. Et aucune plateforme de gestion des contacts autonome pour les regrouper toutes.

Dans ce guide, vous apprendrez :

• Principes de base pour le stockage et la maintenance des données de contact
• Fonctionnalités de gestion des contacts pour établir des priorités
• Pourquoi un CRM est le meilleur moyen de rester organisé et collaboratif

Qu'est-ce qu'une base de données de contacts centralisée ?

Une base de données de contacts centralisée est un système unifié qui regroupe toutes les informations de contact sur une seule plateforme, telle qu'un système de gestion de la relation client (CRM). Elle sert de base à toute organisation qui souhaite conserver des informations à jour sur ses clients, ses fournisseurs et ses clients internes. Il existe plusieurs types de systèmes CRM conçus comme outils de gestion des contacts. Certains systèmes CRM sont conçus pour des équipes spécifiques, tandis que d'autres sont des outils tout-en-un. Il en existe également qui sont davantage axés sur les opérations.

Avantages d'un système centralisé de gestion des contacts

Un CRM simplifie la gestion des données et garantit également la cohérence et l'exactitude à tous les niveaux de l'organisation. Voici quelques avantages auxquels vous pouvez vous attendre.

1. Collaboration interfonctionnelle améliorée

Il va sans dire que lorsque toutes vos informations de contact sont regroupées au même endroit, les différents services peuvent travailler ensemble plus efficacement. Les équipes commerciales peuvent accéder aux dernières informations sur les clients, tandis que le service marketing peut utiliser la même base de données pour ses campagnes, garantissant ainsi la cohérence et l'actualité des messages.

Notre conseil : Si vous recherchez ce type de système CRM, optez pour une solution tout-en-un. Certains CRM ne prennent en charge que certaines fonctions commerciales spécifiques. Un bon CRM peut vous aider dans vos interactions avec les clients, vos campagnes marketing, votre pipeline commercial et améliorer votre expérience client globale.

2. Une source unique de vérité

Sans système centralisé, les notes sont dupliquées et il devient difficile de trouver des informations sur des contacts spécifiques. Les CRM, en particulier ceux dotés de systèmes de gestion des contacts multifonctionnels, peuvent vous aider à créer une source unique et fiable.

En regroupant toutes vos informations clients au même endroit, un CRM vous permet de créer facilement une liste de contacts pour une campagne, de rester à jour avec les nouvelles données de contact, et comprend des outils de gestion des contacts qui vous évitent d'avoir à saisir manuellement les données.

Notre conseil : recherchez un CRM qui permettra à votre équipe de prendre des notes collaboratives et de synchroniser vos coordonnées en temps réel. Ainsi, si vous disposez de coordonnées dans Google Contacts, Microsoft Outlook ou sur les réseaux sociaux, vous pourrez y accéder depuis un seul et même endroit.

3. De meilleures relations avec les clients

Grâce à des coordonnées facilement accessibles, les équipes commerciales très occupées peuvent gérer plus efficacement leurs relations clients sans avoir à changer constamment de contexte pour récupérer des informations de contact basiques dans un compte de messagerie particulier. Elles n'ont plus non plus à passer en revue toutes les cartes de visite obtenues lors d'événements de réseautage.

Notre conseil : recherchez un logiciel de gestion des contacts capable de synchroniser vos contacts provenant de plusieurs domaines dans une seule base de données.

Comment créer une base de données de contacts centralisée à l'aide d'un CRM tout-en-un

Il est difficile de trouver le bon logiciel de gestion des contacts sur un marché aussi saturé. Mais folk se distingue comme la meilleure solution pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes qui ont besoin d'une plateforme tout-en-un. Il peut prendre en charge plusieurs fonctions commerciales et vous aider dans vos efforts de marketing, votre pipeline commercial et votre service client grâce à des fonctionnalités qui automatisent les tâches répétitives.

Étape 1. Importez vos contacts et fusionnez tous vos comptes de messagerie électronique.

Commencez par connecter votre folk à toutes les adresses e-mail dont vous avez besoin pour synchroniser vos contacts. Ainsi, vous pourrez obtenir des informations en temps réel et maintenir à jour les coordonnées de chacun, quel que soit l'endroit d'où vous effectuez la mise à jour. Contrairement aux autres CRM disponibles sur le marché, folk charge à la fois les contacts Google et Microsoft Outlook. Vous pouvez également utiliser Zapier pour importer des contacts à partir d'autres applications tierces telles que Stripe, Typeform, Calendly, Webflow et bien d'autres encore.

Étape 2. Fusionnez les informations de contact de vos comptes de réseaux sociaux.

Cette étape est particulièrement utile si votre équipe commerciale utilise beaucoup LinkedIn pour la prospection. Au lieu d'avoir tous vos contacts dans des comptes de réseaux sociaux séparés, folk offre la solution idéale de gestion des contacts pour les équipes commerciales de taille moyenne (20 à 50 personnes) afin de tout regrouper depuis Twitter, LinkedIn, LinkedIn Sales Navigator, Instagram et bien d'autres. Pour importer vos informations de contact depuis LinkedIn, voici 3 étapes simples qui vous permettront d'importer vos contacts LinkedIn.

Étape 3. Importer un fichier CSV

Créer un CRM personnalisé est facile. Dans folk, vous pouvez importer des fichiers contenant des personnes ou des entreprises dans vos groupes. Il vous suffit de sélectionner la vue appropriée avant l'importation (personnes ou entreprises).

Pour importer un fichier .CSV, il suffit de :

1. Allez dans le groupe de votre choix, puis cliquez sur les 3 points en haut à droite, puis sur « Importer CSV ».
2. Sélectionnez le fichier de votre choix (au format csv),
3. Faites correspondre les champs de votre fichier avec folk ,
4. 1. Pour chaque colonne de votre fichier, vous pouvez la faire correspondre au champ approprié dans folk,
   2. Si votre colonne ne correspond à aucun des folk existants, vous pouvez créer le champ directement pendant l'importation (il sera créé en tant que champ texte). Vous pouvez également créer ces champs (de n'importe quel type) avant l'importation afin qu'ils soient reconnus lors de la correspondance.
5. Vérifiez vos données et modifiez-les si nécessaire.
6. Importation.

Étape 4. Utilisez l'outil d'exportation des commentaires folk

L'exportateur de commentaires LinkedInfolk est une toute nouvelle extension Chrome conçue pour vous aider à transformer votre engagement sur LinkedIn en clients potentiels. Elle vous permet d'extraire en un seul clic la liste des personnes qui ont aimé ou commenté une publication LinkedIn spécifique.

Pour commencer à transformer votre engagement en prospects, il vous suffit de :

1. Téléchargez l'outil gratuit depuis le Chrome Web Store,
2. Accédez à l'une de vos publications les plus performantes ou parcourez LinkedIn à la recherche de publications pertinentes pour votre entreprise.
3. Cliquez sur « Exporter les prospects ».
4. Vous recevrez un fichier .CSV dans votre boîte de réception contenant les coordonnées de toutes les personnes qui ont interagi avec la publication, y compris leur commentaire et le type de réaction.
5. Activez votre liste avec folk .

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Conclusion

Même si cela peut sembler intimidant, la création d'un système centralisé de gestion des contacts est facile pour les équipes commerciales. Et, avec tous vos contacts réunis au même endroit, vous pourrez rationaliser votre processus de travail et tirer parti des fonctionnalités d'automatisation folk , ce qui en fait le choix idéal pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes à la recherche d'une gestion complète des contacts. De plus, le meilleur logiciel de gestion des contacts est facile à utiliser dès le premier jour. C'est pourquoi folk apprécié pour son expérience similaire à Notion, ce qui en fait l'un des CRM les plus faciles à utiliser sur le marché. Essayez folk , gratuitement.

Plus de ressources

• Comment exporter les publications, commentaires et mentions « J'aime » LinkedIn
• Exportateur de commentaires LinkedIn

FAQ

Pourquoi devrais-je centraliser ma base de données de contacts ?

La centralisation permet de conserver tous les contacts au même endroit, d'éliminer les doublons et de créer une source unique et fiable. Les équipes ont accès aux mêmes dossiers à jour, ce qui accélère la communication, réduit les saisies manuelles et améliore la collaboration et le reporting.

Existe-t-il un Rolodex numérique ?

Oui. Un CRM moderne sert de fichier numérique, stockant les dossiers des personnes et des entreprises avec des notes, des activités et une synchronisation des e-mails/réseaux sociaux. Des outils tels que folk unifient les contacts provenant des boîtes de réception et des réseaux en un seul hub consultable.

Comment puis-je mettre à jour automatiquement une base de données de contacts ?

Connectez vos e-mails, calendriers et sources sociales à votre CRM, activez la synchronisation bidirectionnelle et dédupliquez régulièrement. Utilisez les automatisations d'enrichissement et d'importation, et attribuez des propriétaires de données afin que les modifications soient mises à jour en temps réel pour toute l'équipe.

Quelles fonctionnalités un système de gestion des contacts doit-il inclure ?

Donnez la priorité aux enregistrements de contacts partagés, à la synchronisation bidirectionnelle Google/Outlook, à l'importation LinkedIn, aux notes collaboratives, aux chronologies d'activité, aux autorisations, à la déduplication, à l'importation CSV et à l'automatisation simple pour les séquences, les tâches et les suivis.