El mejor CRM para Office 365

Excel y Outlook son excelentes herramientas para almacenar datos sobre tus relaciones. Hasta que llega el momento de mantener esa información actualizada. Esto requiere mucho esfuerzo manual, lo que a menudo hace que sea la última prioridad en tu lista de tareas pendientes.  

En lugar de tolerar la torpe experiencia que ofrece Office 365, existen programas de gestión de relaciones con los clientes que pueden ayudarte a integrar esto en su plataforma. 

En este blog, analizamos cómo los usuarios de Office 365 pueden sacar el máximo partido a un CRM y qué características deben tener en cuenta. También compararemos los mejores CRM compatibles con Microsoft. 

¿Por qué los usuarios de Office 365 necesitan un CRM?

Una buena plataforma CRM puede ayudarte a optimizar todos los datos que guardas en la suite Office 365. Desde la información de contacto almacenada en Excel hasta la hoja de cálculo del proceso de ventas. 

Un CRM puede automatizar tareas repetitivas que suelen requerir mucho tiempo, como actualizar los datos de contacto, supervisar las fechas de la última interacción y las diversas notas que se guardan sobre cada contacto. Esto significa que podrás ahorrar tiempo y dar prioridad a otras tareas.

Desafíos sin un CRM

Sin el CRM adecuado en tu conjunto de tecnologías, se producirán estos problemas comunes que se pueden evitar fácilmente.

• Desorganización: sin un sistema centralizado, los datos se dispersan, lo que dificulta el seguimiento de las interacciones con los clientes.
• Oportunidades perdidas: los seguimientos importantes pueden pasar desapercibidos, lo que provoca la pérdida de ventas.
• Procesos ineficientes: la introducción manual de datos y la gestión de tareas requieren mucho tiempo y son propensos a errores.
• Falta de información: sin análisis, no se pueden tomar decisiones basadas en datos para mejorar el negocio.
• Comunicación inconsistente: los canales de comunicación inconexos pueden dar lugar a malentendidos y a una mala experiencia del cliente.

Ventajas de un CRM

Afortunadamente, un buen sistema CRM puede ayudarle a abordar estos retos y proporcionarle algunas ventajas adicionales.

• Información centralizada: todos los datos de los clientes se almacenan en un solo lugar, lo que facilita su acceso y gestión.
• Mayor eficiencia: automatice las tareas repetitivas y optimice los flujos de trabajo para ahorrar tiempo y reducir errores.
• Mejora de las relaciones con los clientes: mantenga actualizada la información de contacto, realice un seguimiento de las interacciones y ofrezca un servicio personalizado para mejorar la satisfacción del cliente.
• Mejor toma de decisiones: obtenga información valiosa a través de análisis e informes para tomar decisiones empresariales fundamentadas.
• Aumento de las ventas: identifique y aproveche las oportunidades de venta de forma más eficaz, lo que se traduce en un aumento de los ingresos.
• Comunicación coherente: Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén en sintonía con herramientas de comunicación integradas.

Cómo evaluar y elegir un CRM

Con tantos CRM entre los que elegir, puede resultar difícil saber cuáles son compatibles con Office 365. Para ayudarte, hemos recopilado algunos consejos y una lista de características específicas que debes tener en cuenta.

1. Defina sus requisitos.

A la hora de seleccionar el mejor CRM para Office 365, empieza por identificar las características clave que necesita tu empresa. Busca una integración perfecta con aplicaciones de Office 365 como Outlook, Teams y SharePoint. Ten en cuenta funcionalidades como la gestión de contactos, la automatización de ventas y el análisis de datos. Conocer tus requisitos te ayudará a reducir las opciones a aquellas que se ajustan a tus procesos empresariales.

Las 6 características principales que los usuarios de Office 365 deben buscar en un CRM

• Integración con Outlook: algunos CRM solo admiten la integración con Gmail. Asegúrate de que el CRM que estás considerando admite aplicaciones de terceros, como la integración con Outlook, para que puedas sincronizar y mantener tus contactos en un solo lugar. 
• Múltiples formatos de importación: si desea exportar los contactos que ha guardado en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, asegúrese de que el CRM que está considerando le permita importar archivos .CSV sin problemas. Un buen CRM también puede importar hojas de cálculo .tsv, .xls, .xlsx, .xml y .txt.
• Sincronización de contactos: un buen CRM puede ayudarte a recuperar automáticamente los contactos de Gmail y Outlook, para que no tengas que perder tiempo haciéndolo manualmente. Busca un CRM que te ayude a importar contactos desde iPhone o Android, Outlook, Gmail, Contactos de Google y Calendario de Google y Outlook para que puedas optimizar este proceso.‍
• Marketing por correo electrónico: en lugar de ir y venir de una plataforma a otra, un buen CRM debería tener funciones de marketing por correo electrónico para que puedas acceder a esas listas de contactos y configurar campañas de correo electrónico sin problemas.‍
• Gestión del proceso de ventas: algunos CRM ofrecen soporte para la gestión del proceso de ventas específicamente para ventas, lo que puede resultar bastante limitante. Busque un CRM que le ayude con la gestión del proceso de ventas en múltiples proyectos, de modo que no tenga que invertir en múltiples plataformas para cada uno.‍
• Experiencia del usuario: un buen CRM debe ser intuitivo y no requerir una formación con una curva de aprendizaje pronunciada. Evite los CRM que ofrezcan una experiencia poco fluida.

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2. Consideraciones presupuestarias

Los presupuestos pueden ser difíciles de gestionar, pero es importante equilibrar el coste y el retorno de la inversión. Compare los planes de precios de diferentes soluciones CRM para encontrar uno que se ajuste a su presupuesto y que ofrezca las funciones necesarias. Busque opciones escalables que puedan crecer con su negocio, garantizando un valor a largo plazo. Un CRM asequible para Office 365 no significa renunciar a funciones esenciales.

3. Proceso de selección

Asegúrese de investigar bien y elegir el proveedor de CRM adecuado evaluando su reputación, las opiniones de los clientes y los servicios de asistencia. Busque proveedores especializados en soluciones CRM para Office 365. Un proveedor con una sólida trayectoria en la integración de Office 365 probablemente le ofrecerá una implementación más fluida y una mejor asistencia.

4. Obtenga una demostración

Antes de decidirte por un CRM, es fundamental que compruebes cómo se integra y funciona dentro de tu infraestructura tecnológica y flujo de trabajo actuales. Una demostración te permitirá probarlo de primera mano, explorar sus funciones y comprender si se ajusta a las necesidades de tu empresa. Empieza con una demostración personalizada de folk.

Una comparación de los mejores CRM compatibles con Office 365

1. folk

folk es una plataforma CRM galardonada, muy apreciada por su experiencia de usuario similar a Notion. Incluye una gran cantidad de funciones e integraciones que te ayudarán a optimizar todo en una sola plataforma. Entre ellas se incluyen soporte de IA, marketing por correo electrónico compatible con Gmail y Outlook, campos personalizados y gestión de procesos.

Características principales

• Combinación de correspondencia e integración con Outlook: conecta fácilmente tus cuentas de Microsoft a tu folk . folk fija folk la información extraída de Outlook al perfil de contacto correcto, para que no tengas que hacerlo manualmente. Esto incluye tus contactos de Outlook, información relacionada con el correo electrónico y eventos del calendario, para que puedas realizar un seguimiento de tus interacciones y eventos.
• Gestión de contactos: folk la sincronización de contactos desde múltiples fuentes. Esto incluye herramientas de correo electrónico como Gmail y Outlook, así como plataformas de redes sociales como LinkedIn, Twitter y otras. Múltiples formatos de importación: admite múltiples formatos de importación, incluyendo hojas de cálculo .csv, .tsv, .xls, .xlsx, .xml y .txt. Si desea importar notas e interacciones a través de la importación csv, puede crear fácilmente un campo de texto personalizado dedicado en esa hoja de cálculo para mantener todo junto mientras los importa. 

Ventajas 

• Extensión de Chrome: folkX te permite importar perfiles individuales que encuentres mientras navegas por la web sin salir de la página. folkX también puede importar listas de búsqueda directamente a tu folk , para que no tengas que hacerlo manualmente. Si te falta alguna información de contacto, puedes utilizar la función de enriquecimiento de contactos folk para rellenar los datos que faltan en cuestión de segundos. 
• Marketing por correo electrónico: envía campañas de correo electrónico masivo directamente desde la plataforma. Esto significa que tendrás acceso a las listas de contactos que has dedicado tiempo a organizar, sin tener que exportarlas solo para enviar un correo electrónico. Podrás utilizar una función de inteligencia artificial llamada «Magic Field» que te ayuda a enviar mensajes personalizados a varios destinatarios y acceder a análisis para controlar el rendimiento de tu campaña.
• Gestión de procesos: crea procesos que abarquen múltiples funciones para fomentar las relaciones comerciales entre diferentes áreas. folk las ventas, la contratación, la recaudación de fondos, las asociaciones y las inversiones. Incluye áreas como el capital riesgo, el marketing y mucho más. Organiza tus procesos en forma de lista o utiliza un tablero Kanban para arrastrarlos y soltarlos a lo largo de tu ciclo de procesos internos de ventas, contratación y mucho más. También puede añadir fácilmente usuarios para que su equipo pueda colaborar sin problemas. Su equipo podrá crear notas de forma colaborativa sobre la misma persona para crear una única fuente de información veraz y establecer recordatorios entre ellos cuando sea el momento de hacer un seguimiento.
• Experiencia de usuario intuitiva: Podrás utilizar folk el primer día sin tener que enfrentarte a una curva de aprendizaje pronunciada. Su diseño similar al de Notion crea una experiencia fluida, intuitiva y fácil de usar. Podrás automatizar tareas que, de otro modo, serían manuales y llevarían mucho tiempo, y utilizar funciones como su función de asistencia con IA llamada «Magic Field» sin necesidad de realizar un complicado proceso de configuración. 

Contras

• La función de informes aún no está disponible en folk, pero lo estará muy pronto.

Precio y planes

Puedes probar folk gratuita con una prueba gratuita de 14 días. Después, los planes de suscripción mensual o anual son los siguientes.

• Estándar: 24 $ por usuario al mes (contrato anual).
• Premium: 48 $ por usuario y mes (contrato anual).
• Personalizado: desde 80 $ por usuario al mes.

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2. Nimble

¿Recuerdas la plataforma Outlook Customer Manager de Microsoft? Nimble fue su recomendación preferida cuando retiraron su CRM en 2019.

Características principales

• Integración con Microsoft 365: funciona en Outlook, Microsoft Teams, dispositivos móviles y web. Crea nuevos contactos y actualiza los existentes directamente desde tu bandeja de entrada de Outlook.
• Gestión de contactos:sincronización entre tu Nimble y Microsoft 365. 
• Extensión para navegador Nimble , para importar contactos y enriquecer los datos de contacto sin problemas.

Ventajas

• Integración con Microsoft y Google: se conecta con tu bandeja de entrada de Outlook y Gmail.
• Seguimiento de correos electrónicos y plantillas: incluye seguimiento de correos electrónicos y plantillas personalizables, y se integra directamente con el correo electrónico de Office 365.
• Seguimiento de ventas y oportunidades: cuenta con herramientas para el seguimiento de oportunidades de venta, la gestión de clientes potenciales y la elaboración de informes sobre el proceso de ventas.
• Accesibilidad móvil: Ofrece una aplicación móvil para acceder a los datos del CRM y realizar tareas sobre la marcha.

Contras

• Experiencia de usuario poco intuitiva: aunque Nimble un CRM impresionante, su experiencia de usuario resulta poco intuitiva y desordenada. La agregación de datos de múltiples fuentes puede provocar en ocasiones una sobrecarga de información, ya que su uso no es intuitivo.
• Formatos de importación: Solo se pueden importar contactos mediante un archivo .CSV. 
• Sincronización bidireccional: Nimble la sincronización bidireccional con los contactos de Google. Solo puede hacerlo con cuentas de Microsoft 365. Sin embargo, eliminar un contacto de Nimble Outlook requiere varios pasos complicados. 

Precio y planes

Nimble ofrece un plan de suscripción, que está disponible tanto de forma mensual como anual. La suscripción anual cuesta 24,90 $ por puesto al mes.

3. Zoho 

La oferta principal Zoho es su aplicación independiente Zoho . Hay dos planes combinados, CRM Plus y CRM Flex, ambos diseñados para ayudar a gestionar la experiencia del cliente a lo largo de su ciclo de vida en diferentes niveles. 

Características principales

• Integración con Office 365: sincroniza tus contactos, tareas, eventos del calendario y conversaciones de tu cuenta de Microsoft con Zoho. 
• Análisis e informes: ofrece información sobre las tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y las métricas de rendimiento. 
• Flujos de trabajo personalizables: personalice manualmente sus flujos de trabajo según las necesidades operativas específicas o automatice este proceso. 

Ventajas

• Gestión de clientes potenciales y contactos: puede ayudar a organizar información detallada e historiales de interacción.
• Análisis e informes: cuenta con herramientas avanzadas de análisis y generación de informes que ofrecen información sobre las tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y las métricas de rendimiento.
• Escalabilidad: Zoho es escalable, lo que lo hace adecuado para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas emergentes hasta grandes empresas.
• Automatización: Automatiza diversos procesos y tareas, como el marketing por correo electrónico y la previsión de ventas.

Contras

• Funciones avanzadas limitadas en los planes básicos: algunas de las funciones más avanzadas pueden requerir la actualización a planes de nivel superior, lo que podría aumentar los costes.
• Complejidad con la personalización: aunque la personalización es una ventaja, también puede generar complejidad, especialmente para las agencias que no cuentan con un servicio de asistencia informática específico.

Precio y planes

El plan gratuito Zoho está limitado a tres usuarios. A partir de ahí, para obtener más funciones y puestos, el plan de suscripción anual es el siguiente:

• Estándar: 14 $ por usuario al mes.
• Profesional: 23 $ por usuario al mes.
• Empresa: 40 $ por usuario al mes.

4. Nutshell 

Nutshell es un CRM centrado en las ventas que se integra con Microsoft 365. 

Características principales

• Recopilación de formularios web: si utiliza mucho los formularios web, puede utilizar Nutshell instantly los datos que recopila a su CRM y crear nuevos contactos y clientes potenciales. Es totalmente personalizable, por lo que puede decidir qué datos desea que recopile.
• Automatización de ventas: puede definir cómo se asignan automáticamente los clientes potenciales a sus representantes de ventas y proporcionar a su equipo recordatorios en cada etapa de la venta, además de reducir sus actividades no relacionadas con las ventas. 
• Atribución de clientes potenciales: Nutshell ayuda a canalizar y obtener datos, y añade automáticamente nuevos clientes potenciales para que puedas realizar un seguimiento de su origen. También hay una función de informes de atribución, pero solo está disponible en la suscripción Pro.

Ventajas

• Informes y previsiones: puede ver y realizar un seguimiento del rendimiento de las ventas de su equipo fácilmente cada mes, o examinar los productos, los representantes y las fuentes de clientes potenciales.
• Integración con Microsoft 365: Crea contactos y tareas, visualiza actividades programadas, escribe notas y realiza un seguimiento de los cronogramas de comunicación con la integración Nutshell con Office 365. También te permite sincronizar tu correo electrónico y calendario de Office 365.  

Contras

• Enfoque en las ventas: a menos que desee un CRM específico para su equipo de ventas, Nutshell limita a esa función empresarial concreta.
• Planes de precios: Muchas de las funciones están restringidas al plan de precios Pro Nutshell, que tiene un precio inicial de 42 $ por usuario al mes. 

Precio y planes

El plan de suscripción anual Nutshell es el siguiente.

• Fundación: 16 $ por plaza al mes .
• Pro: 42 $/puesto/mes .
• Power AI: 52 $/puesto/mes .
• Empresa: A partirde 67 $/puesto/mes.

Conclusión

folk, Nimble, Zoho Nutshell que Nutshell tiene claras ventajas para los usuarios de Office 365. Algunos están más orientados a funciones empresariales concretas que otros. Con sus capacidades en múltiples funciones empresariales, folk como la mejor opción. Puede utilizarlo para fomentar las relaciones en sus esfuerzos de ventas, marketing, contratación, asociaciones e inversión. Ya sea como usuario individual o en colaboración con su equipo para crear una única fuente de información veraz. Pruebe folk , gratis. 

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Preguntas frecuentes

¿Office 365 incluye un CRM?

No. Microsoft 365 no incluye un CRM completo. Outlook Customer Manager ha dejado de estar disponible. Utilice Microsoft Dynamics 365 (se vende por separado) o conecte un CRM de terceros, como folk, Nimble, Zoho o Nutshell sincronizar contactos, correo electrónico y canalizaciones.

¿Cuál es el mejor CRM para Outlook?

No existe un único CRM que sea el mejor; elija en función de sus necesidades. Priorice la sincronización con Outlook, los contactos bidireccionales, las importaciones, las campañas de correo electrónico, los canales de ventas y la facilidad de uso. Entre las opciones más populares se incluyen folk, Nimble, Zoho y Nutshell.

¿Cómo se importan los contactos de Excel a un CRM?

Limpia tu hoja de cálculo, expórtala a CSV y, a continuación, utiliza la función de importación de tu CRM. Asigna las columnas a los campos (nombre, correo electrónico, teléfono, empresa), configura la deduplicación por correo electrónico, añade campos personalizados para notas y realiza una pequeña importación de prueba antes de importar todos los contactos.

¿Cómo conecto Outlook con un CRM?

En el CRM, abre Integraciones y selecciona Microsoft 365/Outlook. Inicia sesión para autorizar, habilita la sincronización del correo electrónico y el calendario, instala el complemento de Outlook si se ofrece, selecciona la sincronización unidireccional o bidireccional y, a continuación, envía un correo electrónico de prueba para confirmar que se registra en el contacto.