El mejor CRM para empresas de coaching

¿Qué aporta un CRM a los equipos de entrenamiento?

Como empresa de coaching, gestionar las relaciones con los clientes, realizar un seguimiento del progreso y organizar las sesiones puede volverse cada vez más complejo a medida que crece. Un sistema dedicado a la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) puede ayudarle a optimizar estas tareas centralizando la información de los clientes, automatizando los seguimientos y realizando un seguimiento de los objetivos de los clientes, todo ello desde una única plataforma.

Con el CRM adecuado, puede mejorar la comunicación con los clientes, optimizar la organización y centrarse más en ofrecer un coaching eficaz. Un CRM centraliza todos los datos de sus clientes, automatiza tareas repetitivas como la programación y el seguimiento, y proporciona información sobre el progreso de los clientes y el rendimiento del negocio.

Un CRM centraliza los datos de los clientes, automatiza los seguimientos y proporciona información útil para que puedas centrarte en el coaching.

Para equipos de coaching de entre 20 y 50 personas, folk destaca como la solución ideal, ya que ofrece el equilibrio perfecto entre simplicidad y potentes funciones necesarias para gestionar de forma eficiente múltiples coaches y amplias carteras de clientes.

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En esta entrada del blog, exploraremos las mejores opciones de CRM para negocios de coaching como el tuyo, destacando herramientas que te ayudarán a gestionar clientes de forma eficaz y hacer crecer tu negocio.

Por qué necesitas un CRM

Gestionar un negocio de coaching sin un CRM puede ser una tarea abrumadora. A continuación te explicamos por qué necesitas un CRM para optimizar tus operaciones y potenciar tu éxito.

Desafíos sin un CRM

Gestionar un negocio de coaching sin el CRM adecuado en tu conjunto de tecnologías puede afectar a tu flujo de trabajo y alejarte de prioridades importantes.

• Desorganización: sin un CRM, llevar un control de la información de los clientes, los horarios y las comunicaciones puede convertirse en una tarea caótica.
• Oportunidades perdidas: sin un sistema centralizado, es fácil que se pierdan seguimientos importantes y posibles clientes potenciales.
• Procesos ineficientes: las tareas manuales y las herramientas fragmentadas pueden ralentizar su flujo de trabajo y reducir la productividad.
• Falta de información: sin el análisis de datos, carece de la información necesaria para tomar decisiones informadas y realizar un seguimiento del progreso.
• Comunicación inconsistente: una comunicación inconexa puede dar lugar a malentendidos y a una falta de confianza por parte de los clientes.

Ventajas de un CRM

Afortunadamente, el CRM adecuado puede ayudarle a abordar estos retos y aumentar su eficiencia.

• Información centralizada: un CRM consolida todos los datos de los clientes en un solo lugar, lo que facilita su acceso y gestión.
• Mayor eficiencia: automatice las tareas repetitivas y optimice los flujos de trabajo para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
• Mejora de las relaciones con los clientes: realice un seguimiento de las interacciones con los clientes y personalice la comunicación para establecer relaciones más sólidas.
• Mejor toma de decisiones: Obtenga información valiosa a través del análisis de datos para tomar decisiones empresariales informadas.
• Aumento de las ventas: identifique y cultive los clientes potenciales de forma más eficaz para impulsar sus ventas e ingresos.
• Comunicación coherente: Mantenga una comunicación clara y coherente con los clientes para mejorar la confianza y la satisfacción.

Cómo evaluar y elegir un CRM

Con tantos CRM en el mercado, puede resultar difícil determinar qué plataforma se ajusta mejor a los objetivos de tu empresa y al flujo de trabajo de tu equipo. Para ayudarte en el proceso de toma de decisiones, hemos recopilado algunos consejos que puedes adaptar según tus necesidades.

1. Defina sus requisitos.

Para las empresas de coaching, es fundamental identificar las características clave que necesitas en una plataforma CRM. Busca funcionalidades como gestión de clientes, programación, automatización de tareas y herramientas de comunicación. Además, ten en cuenta características específicas del coaching, como el seguimiento del progreso, las notas de las sesiones y los portales de clientes para compartir recursos. Empieza con estas características y no dudes en cambiarlas por otras que se ajusten más a tus necesidades.

5 funciones que las empresas de coaching necesitan en cualquier software CRM

Tanto si estás creando tu negocio de coaching desde cero como si lo estás ampliando, asegúrate de que cualquier plataforma CRM que consideres tenga las siguientes características.

• Gestión de contactos: un buen CRM debería poder ayudarte a sincronizar la información de contacto en tiempo real, de modo que si actualizas algo desde tu CRM. Un buen CRM debería poder ayudarte a almacenar los datos de tus clientes desde múltiples bandejas de entrada, para que no te limites a Gmail o Outlook.
• Gestión del flujo de trabajo: tu CRM debería ayudarte a ampliar tu base de datos de clientes y a realizar un seguimiento de los clientes existentes. De esta manera, podrás estar al tanto de todas las comunicaciones con tus clientes y gestionar los clientes potenciales sin tener que cambiar constantemente de contexto.
• Toma de notas y recordatorios: cada reunión con un cliente supone un avance, por lo que te interesará encontrar un CRM que te permita crear notas adjuntas al perfil de cada persona. Y que te ofrezca espacio para ampliar las notas de reuniones anteriores. De este modo, no tendrás que buscar entre tus numerosas notas adhesivas y podrás retomar fácilmente el hilo donde lo dejaste.
• Captura de clientes potenciales: si estás buscando más clientes, tu CRM debería poder automatizar el proceso de captura manual de sus datos para que no tengas que copiar y pegar constantemente su información de contacto. Así ahorrarás tiempo y te ahorrarás dolores de cabeza.
• Combinación de correspondencia: en lugar de tener que cambiar de contexto solo para acceder a un sistema de combinación de correspondencia que te proporcione los análisis que necesitas para evaluar el rendimiento de tu campaña de correo electrónico, es mejor buscar un CRM todo en uno. Si además te ayuda con las secuencias y te ofrece asistencia mediante IA para ahorrar tiempo en la personalización de tus correos electrónicos, mejor que mejor.

2. Consideraciones presupuestarias

Equilibrar los presupuestos puede ser complicado. Al seleccionar un CRM, equilibra el coste con el retorno de la inversión. Las soluciones CRM asequibles para empresas de coaching pueden proporcionar funciones sólidas sin arruinarte. Evalúa los modelos de precios, ya sean por suscripción o de pago único, y asegúrate de que se ajustan a las capacidades financieras de tu empresa y aportan valor.

3. Proceso de selección

Investigar y elegir el proveedor de CRM adecuado implica varios pasos. Empieza por recabar recomendaciones de otros coaches y foros del sector. Busca proveedores con opiniones positivas y una sólida reputación en el sector del coaching.

4. Obtenga una demostración

Antes de decidirte por un CRM, es fundamental ver cómo funciona en tiempo real. Una demostración te permitirá comprender claramente las características y la facilidad de uso del CRM, lo que te garantizará que se adapta a las necesidades específicas de tu negocio de coaching. Empieza con una demostración de folk y descubre cómo puede optimizar tus operaciones de coaching.

4 herramientas CRM para crear un negocio de coaching exitoso

Profundicemos en cuatro populares plataformas CRM diseñadas para ayudar a las empresas de coaching.

1. folk

Ideal para: CRM todo en uno con automatización de ventas y marketing para equipos de coaching de entre 20 y 50 personas.

folk es una plataforma integral de gestión de relaciones con los clientes que puede respaldar su proceso de ventas, sus necesidades de marketing por correo electrónico y hacer crecer su base de clientes. También puede almacenar todas sus notas de sesión y permitirle adjuntarlas al perfil de un cliente. Puede utilizarlo como emprendedor individual o invitar a miembros del equipo y ajustar la configuración de privacidad para cada uno. Para empresas de coaching con equipos de entre 20 y 50 personas, folk ofrece la escalabilidad y las funciones de colaboración necesarias para gestionar múltiples coaches, amplias carteras de clientes y complejos flujos de trabajo de coaching de forma fluida.

Características principales

• Gestión de canalizaciones: Para ayudarle a ampliar su base de datos de clientes y automatizar tareas repetitivas, como organizar contactos duplicados.
• Gestión de contactos: para que puedas gestionar tus clientes en diferentes plataformas y mantenerlos actualizados en tiempo real, además de estar al tanto de tus interacciones con ellos para saber exactamente cuándo realizar un seguimiento.
• Combinación de correspondencia: te permite conectar hasta 5 bandejas de entrada, incluyendo Gmail y Outlook, para que puedas acceder a los contactos de varias cuentas y configurar campañas y secuencias de correo electrónico a medida que construyes relaciones con los clientes.
• Captura de clientes potenciales: te permite capturar información de contacto de toda la web, incluidas plataformas de redes sociales como LinkedIn, Facebook, X y muchas más. Cada folk incluye varias extensiones gratuitas para Chrome que pueden mejorar tu escucha social en LinkedIn, exportar listas de búsqueda e información de contacto sin interrumpir tu flujo de trabajo.
• Toma de notas y recordatorios: Aprovecha las notas para tener todas tus anotaciones en un solo lugar y recordar lo último que hablaste con tu cliente. Sin complicaciones.

Ventajas

• Adecuado para emprendedores individuales y equipos: folk ser utilizado por un solo usuario y puede dar soporte al back-end de tu oficina de coaching cuando estés listo para crecer.
• Fácil de usar: Evite la curva de aprendizaje pronunciada que conlleva la implementación de una nueva plataforma CRM.
• Altamente personalizable: puedes crear fácilmente dashboards folk el ciclo de ventas hasta los clientes potenciales.

Contras

• folk análisis avanzados, incluyendo análisis de la cartera de proyectos y de la fase de negociación, previsiones de ingresos con probabilidades ponderadas, desgloses de rendimiento por propietario, canal, sector, región o cualquier campo personalizado, e información sobre los ingresos.

Precios

Puedes probar folk gratuita con una prueba gratuita de 14 días. Después, los planes de suscripción mensual o anual son los siguientes. 

• Estándar: 24 $ por usuario al mes (contrato anual)
• Premium: 48 $ por usuario y mes (contrato anual)
• Personalizado: desde 80 $ por usuario al mes. 

2. Keap

Ideal para: Pequeñas empresas de coaching con dos o más personas en sus equipos.

Keap es una plataforma CRM diseñada específicamente para apoyar a las pequeñas empresas. Está más dirigida a equipos de dos o más personas que buscan un CRM para su pequeña empresa que cuente con un poco de automatización para las ventas, el marketing y la gestión del ciclo de vida.

Características principales

• Canales personalizables: adapta tus canales de ventas para que se ajusten a tu flujo de trabajo específico de coaching.
• Captura de clientes potenciales: recopile datos con páginas de destino y formularios de su sitio web.
• Aplicación móvil: Gestione su negocio sobre la marcha con la aplicación móvil Keap.

Ventajas

• Automatización: Keap ofrece sólidas funciones de automatización para el marketing por correo electrónico, el seguimiento de clientes y la programación de citas.
• Solución integral para equipos de dos o más personas: combina CRM, marketing por correo electrónico y comercio electrónico.

Contras

• Curva de aprendizaje: La amplia gama de funciones puede resultar abrumadora para los nuevos usuarios.
• Precio: Coste más elevado en comparación con algunos competidores, lo que podría suponer un obstáculo para las empresas de coaching más pequeñas.

Precios

Los planes de precios de Keap son relativamente elevados. El plan de suscripción anual es el siguiente.

• Plan Ignite: desde 249 $ por usuario al mes.
• Plan Grow: desde 329 $ por usuario al mes.
• Plan escalonado: desde 499 $ por usuario al mes.
  

3. Less annoying

Ideal para: software CRM sencillo

Less annoying es una plataforma autofinanciada diseñada para apoyar a las pequeñas empresas.

Características principales

• Simplicidad: Diseñado para ser sencillo y fácil de usar, perfecto para usuarios sin conocimientos técnicos.
• Integraciones: Para Mailchimp, calendario, gestión de contactos y gestión de tareas.

Ventajas

• Asequibilidad: su precio asequible lo hace accesible para las pequeñas empresas.
• Atención al cliente: Excelente servicio de atención al cliente con asistencia personalizada.

Contras

• Funciones limitadas: carece de algunas funciones avanzadas que podrían necesitar las empresas más grandes.
• Personalización: Menos personalizable en comparación con otros CRM más complejos.

Precios

Puedes obtener una prueba gratuita de 30 días. Después, solo hay un plan de precios entre el que elegir, que es de 15 $ por usuario al mes.

4. Honeybook Inc.

Ideal para: enviar facturas y gestionar contratos.

Honeybook es más bien un CRM para tu back office. Te ayuda con la creación y gestión de facturas, la gestión de proyectos y los pagos online.

Características principales

• Gestión de proyectos: gestiona tus proyectos, clientes y pagos en un solo lugar.
• Facturación: Crea fácilmente una factura que se ajuste a tu marca y establece las condiciones de pago, todo en un solo lugar.
• Gestión de contratos: le permite preparar y consultar plantillas revisadas legalmente, y puede permitirle rellenar automáticamente los datos del cliente.

Ventajas

• Integral: Combina CRM, gestión de proyectos y procesamiento de pagos.
• Integraciones: Se integra con herramientas populares como QuickBooks, Google Calendar y Zapier.

Contras

• Complejidad: La variedad de funciones puede resultar compleja de manejar para los principiantes.

Precios

Disfruta de una prueba gratuita de 7 días para cualquier cuenta de Honeybook. Y después, 2 meses gratis si te suscribes a una suscripción anual. A partir de ahí, los planes de precios son los siguientes.

• Plan inicial: desde 16 $ por usuario al mes.
• Plan Essentials: desde 32 $ por usuario al mes.
• Premium : desde 66 $ por usuario al mes.

Conclusión

Aunque Keap, Less Annoying y HoneyBook ofrecen soluciones sólidas para las empresas de coaching, folk destaca como la mejor opción, especialmente para equipos de coaching de entre 20 y 50 personas que necesitan un equilibrio entre funcionalidad avanzada y diseño fácil de usar. A diferencia de otras plataformas con más funciones, folk un CRM intuitivo y flexible que permite a los coaches personalizar los flujos de trabajo, automatizar tareas y dar prioridad a la creación de relaciones sólidas con los clientes, al tiempo que se escala de manera eficiente. Para las empresas de coaching que buscan un CRM optimizado y personalizable que se adapte al tamaño único de su equipo y a sus complejas necesidades, folk la solución perfecta. Prueba folk , gratis.

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Más recursos

• La guía definitiva sobre CRM para pymes

Preguntas frecuentes

¿Qué aporta un CRM a un negocio de coaching?

Un CRM centraliza los datos de los clientes, las notas de las sesiones y las comunicaciones; automatiza los seguimientos y la programación; realiza un seguimiento de los objetivos y los procesos; y ofrece análisis para que los coaches puedan ofrecer experiencias coherentes a medida que crecen.

¿Las empresas de coaching necesitan un CRM?

Sí. Un CRM evita que se pierdan seguimientos, mantiene los registros organizados, estandariza la comunicación y proporciona información sobre el progreso y los ingresos, lo que ahorra tiempo y mejora los resultados de los clientes.

¿Cómo elegir el CRM adecuado para un equipo de coaching?

Enumera las necesidades clave (contactos, canalización, notas, programación, correo electrónico), establece un presupuesto, prueba la usabilidad con una demostración y verifica las integraciones y la automatización. Para equipos de 20 a 50 personas, considera folk para los canales, las secuencias y las notas compartidas.

¿Cuánto cuesta un CRM para entrenadores?

Los precios oscilan entre 15 y 499 dólares por usuario al mes, dependiendo de las funciones y el tamaño del equipo. Ejemplos: herramientas básicas desde 15 a 32 dólares; automatización avanzada desde 249 dólares. folk empieza en 20 $ con una prueba gratuita de 14 días.